Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKAA

Soal Latihan Penggunaan Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA)

Tujuan Pemberkasan dengan Klasifikasi:

1.  Menemukan kembali informasi dengan CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN
2.  Menyatukan informasi arsip
3.  Menjamin ketersediaan arsip
4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
5. Mempermudah penyusustan arsip

Instrumen Pengelolaan Arsip yang harus dimiliki adalah :

1. PEDOMAN Tata Naskah Dinas (TND)
2. Klasifikasi Arsip (KA)
3. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
4. PEDOMAN Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA)

Tujuan Pemberkasan dengan Klasifikasi:

1.  Menemukan kembali informasi dengan CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN
2.  Menyatukan informasi arsip
3.  Menjamin ketersediaan arsip
4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
5. Mempermudah penyusustan arsip

Soal Latihan Penggunaan KA, JRA dan SKKA:
Berkaskanlah !

1. Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip — Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus — 12/1015
2. Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen — Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN — 8/10/15
3. Undangan pesera diklat teknis pemberkasan arsip — Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN — 14/10/15
4. Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober 2015 — Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa semester 5 — 13/10/15
5. Contoh sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip — 20/10/15
6. Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen — 21/10/15
7. Proposal Penelitian (proposal skripsi) — Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepala KAdep TIN) — 16/10/15
8. Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip — 20/10/15
9. Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN — Surat dari KAdep TIN ke Dekan Fateta — 23/10/15
10. Persetujuan proposal penelitian — Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko — 21/10/15

Berkaskanlah arsip tersebut dalam DAFTAR ARSIP AKTIF berikut:

Daftar Arsip Aktif

Kolom-kolom yang ada dalam Daftar Arsip Aktif:

1. No.
2. No. Berkas
3. No. Item Arsip
4. Kode Klasifikasi
5. Uraian Informasi Berkas
6. Uraian Informasi Arsip
7. Tanggal
8. Kurun Waktu
9. Jumlah
10. Lokasi Simpan
11. Retensi Aktif (tahun)
12. Musnah/Permanen
13. Tanggal Close
14. Tgl Mulai Aktif
15. Tgl Mulai Pindah
16. Sifat Arsip
17. Tingkat Perkembangan
18. File pdf
19. Tunjuk Silang
20. Vital/Tidak

Jawaban:

1. Buat Daftar Isi Berkas —-> setelah dibuat buku per nomor berkas lalu ditaruh di depan di dalam Folder
2. Buat Daftar Berkas —–>  setelah dibuat buku ditaruh di laci Filling Cabinet bagian depan
3. Buat Daftar Arsip Aktif —–> setelah dibuat buku ditaruh di meja sekretariat tata usaha

Daftar Isi Berkas

Daftar Berkas

Daftar Arsip Aktif (Jawaban Soal Latihan)

Keterangan:

1. Jangan pernah memberikan Kode Surat dari Kode Hal yang ada pada surat, tapi harus dibaca dulu isinya secara keseluruhan
2. Tanggal surat keluar adalah tanggal ditandatanganinya surat, bukan tanggal mulai diketik
3. Tgl Surat Masuk adalah Tgl. kita terima surat
4. Tgl. Close adalahTgl berapa lengkapnya berkas tsb
5. Tgl. Mulai Aktif : Secara aturan sulit.  Maka di lapangan Tgl. Mulai Aktif diundur menjadi tagl 1 Januari pada tahun berikutnya
6. Boleh menyimpan arsip lebih lama daripada retensinya
7. Rumus mulai pindah = Tgl. mulai aktif + Retensinya
   Rumus ini berguna untuk mengetahui surat2 mana saja yang harus mulai dipindahkan
8. Sifat Arsip: Terbuka, Tertutup, Rahasia
9. Tingkat perkembangan: Asli, Copy
10. Arsip vital : arsip yang sangat penting yang jika hilang akan mengganggu jalannya organisasi, contoh: surat tanah
11. Jika melakukan pemusnahan maka File DIgital + suratnya harus dimusnahkan juga. Tidak boleh menyimpan file digital lagi kalau sudah statusnya dimusnahkan.  Kecuali ada jaminan tidak akan mem print ulang (jika mau disimpan)
12. PEDOMAN Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), PEDOMAN Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA) yang buat adalah Unit ARsip + Sekretariat Rektor
13. Syarat arsip mulai dimusnahkan:
    1) Tidak bermasalah dengan hukum
    2) Sudah habis masa retensinya
    3) Tidak melanggar Undang-undang
    4) Tidak bernilai guna
    5) Keterangan musnah di JRA
14. Perhatikan Nomor Surat yang tercantum pada surat asli tidak di catat atau tidak diperlukan lagi karena sudah diganti dengan nomor berkas.  Semua surat sudah disimpan berdasarkan berkas (= sekumpulan item surat yang saling terkait)

Softcopy File excel Daftar Arsip Aktif tsb diatas bisa di download disini:
daftar-arsip-aktif-jawabansoallatihan.xls

Penulis: Anita Handayani