1. SDM
  2. Waktu Pengerjaan
  3. Jumlah Peralatan : Box Arsip, Rak Arsip, Folder Arsip, Kertas Kissing

Perhitungan Peralatan :

  1. Volume Arsip
    m3 (p, l, t) = meter kubik
    Dihituing denganb meter lari (ml)|
    Rumus : 1 meter kubik = 12 meter lari
    Jika volume arsip ada 20 meter kubik = 20 m3 = 12 x 20 = 240 meter lari
     
  2. Box
    Rumus : Ukuran Box Besar = 20 cm, Ukuran Box Kecil + 10 cm
    Jika volume arsip ada 240 meter lari =  240 m lari = 240 x 100 = 24000 cm lari
    Note : Karena ukuran box arsip ada dalam cm maka kita buat volume arsipnya juga dalam ukuran cm.
    Jadi KEBUTUHAN Box Arsip Besar = 24000 : 20 = 1200 buah box arsip besar
    Atau
    Kebutuhan Box Arsip Kecil = 24000 : 10 = 2400 buah bpx arsip kecil
     
  3. Rak
    Rumus : Ukuran 1 rak arsip = 5 tingkat @ 1 meter
    1 Rak dapat memuat arsip = 5 x 1 meter = 5 meter
    Jadi rak yang dibutuhkan = 240 meter lari : 5 meter x 1 rak = 48 bh rak arsip
     
  4. Kertas pembungkus
    Kertas samson atau kertas kissing ukuran plano = 90 x 120 cm
    1 rim kertas ukuran plano = 400 lembar
    1 lembar dapat dijadikan 3 potong
    Rumus : 1 lembar kertas dapat membungkus asrsip setebal 5 cm
    Jadi 1 rim kertas dapat dipotong menjadi = 400 x 3 potong = 1200 potongh
    Jadi 1 rim kertas dapat membungkus arsip sebanyak = 1200 potong x 5 cm = 6000 cm = 60 m
    Jika volume arsip ada 240 meter lari maka memerlukan kertas pembungkus sebanayak = 240 meter lari : 60 meter = 4 rim
     
  5. Kartu deskripsi
    1 lembar kertas ukuran kwarto dapat dijadikan 4 lembar kartu deskripsi
    1 rim kertas kwarto = 4000 lembar x 4 lembar = 1600 lembar kartu deskripsi
    Rumus : 1 lembar kartu deskripsi rata-rata dapat mencatat 2 cm arsip
    1 rim kertas kwarto dapat mencatat arsip sebanyak = 1600 lembar x 2 cm = 4200 cm = 32 meter
    Jika volume arsip ada 240 meter lari maka memerlukan kertas deskripsi sebanyak = 240 meter lari : 32 meter = 7,2 rim setara dengan 8 rim kerttas kwarto
     
  6. Tenaga dan Waktu
    Rumus : Untuk Arsip kacau 1 orang mampu mengerjakan 0,5 meter lari per hari
    Jika tersedia 10 orang
    Maka dalam 1 hari 10 orang tersebut dapat menghasilkan pengolahan arsip sebanyak = 10 x 0,5 meter = 5 meter lari
    Jika volume arsip ada 240 meter lari, maka petugas yang 10 orang tersebut memerlukan waktu pengolahan arsip tersebut selama = 240 meter lari : 5 meter lari x 1 hari = 48 hari
    Jadi waktu yang diperlukan untuk mengolah arsip tersebut adalah 48 hari.
     
  7. Perlengkapan lainnya:
    ATK : Pensil, Spidol, Penghapus, Klip berlapis plastik
    Masker secukupnya
    Sabun dan handuk kecil
     
  8. RUMUS
    VA = Volume Arsip = panjang x lebar x tinggi arsip = satuannya m3
    TA = Tebal Arsip
    TB = Tebal Box
    Tebal Box Ukuran Besar = 20 cm
    Tebal Box UkuranKecil = 10 cm
    IS = Isi Shel/Tray
    1 ml = 1 meter lari = 5 box besar = 10 box kecil = 13 ordner tebal 10 cm
    1 m3 = 12 ml = 12 meter lari
    FOLDER = VA x 100 : TA x 1 Folder
    BOX = VA x 100 : TA x 1 Box
    RAK = VA : IS x 1 Rak
    Lama hari = VA : Kemampuan ratarata per orang x 1 hari


Tahapan Pengolahan Arsip Kacau :

  1. Dibersihkan. Ambil Kemoceng, bersihkan arsip semrawut itu dari debu dan kotoran
  2. Dipilah yang arsip dan bukan arsip
  3. Dicatat di kertas deskripsi
    Ini dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara secara berurut
  4. Isi kertas deskripsi di input ke komputer
  5. Dimanuver datanya ke excell
  6. Diberi nomor tetap yaitu Nomor Definitif (nomor inilah yang dipakai untuk menyimpan arsip)
  7. Dimanuver fisik arsip (merubah nomor urut berdasarkan Kode Klasifikasi Arsip)


Instrumen Pengolahan Arsip Dinamis yang perlu dibuat :

  1. Pedoman Tata Naskah Dinas
  2. Pola Klasifikasi
  3. JRA (Jadwal Retensi Arsip (harus persetujuan Kepala ANRI)
  4. Pedoman SKKA (Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip)
     

Arsip Dinamis :
Penyimpanan Ordner yang ada bolongnya untuk arsip-arsip keuangan dan arsip-arsip yang akan musnah
Sekat Sekunder dan Tersier harus banyak
Sekat primer sedikit saja
Arsip yang permanen disimpan di Clear Holder atau Ordner yang ada jepitnya (arsipnya tidak boleh dibolongi)

Arsip aktif rata-rata disimpan selama 2 tahun.
Rak Arsip Statis dan Rak Arsip Inaktif biasanya ada 5 ambal.
1 ambal rak ini bisa diisi 5 pcs box arsip ukuran besar.

Jika menemukan arsip, kita harus tahu dulu klasifikasinya, masa retensinya dan nasib akhirnya (apakah musnah, atau pindah menjadi Arsip Inaktif, atau serah ke Lembaga Kearsipan sebagai arsip statis). Nasib akhir ini bisa disebut penyusutan.

Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang :

  1. Tidak memiliki nilai guna
  2. Telah habis masa retensinya dan bereketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
  3. Tidak ada Peraturan Perundang-undangan yang melarang
  4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Pengelolaan Arsip Statis :

  1. Akuisisi arsip (Pengumpulan Arsip)
  2. Pemeliharaan Arsip dan Pengolahan Arsip
  3. Preservasi (Preventif, Kuratif), Reboxing
  4. Pelayanan (akses arsip ini tujuannya untuk pendayagunaan arsip)
    (Pasal 59 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

Pengolahan Arsip Statis dilaksanakan berdasarkan struktur penataan yaitu:

  1. Fonds
  2. Seri
  3. Berkas
  4. Item

Aplikasi arsip berguna hanya untuk mempermudah mencari arsip.
Yang paling utama adalah jika mencari arsipnya bisa ketemu arsipnya.

Penulis: Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)