Pengalaman sebagai Narasumber Pengelolaan Arsip Inaktif

Presentasi Pengelolaan Arsip Inaktif di PT. Jakpro Jakarta 15 Februari 2019

Foto saya bersama Ibu Andam Dewi General Manager Audit Internal PT. Jakpro

Pada hari Jum’at, 15 Februari 2019 yang lalu saya diminta menjadi narasumber tentang Pengelolaan Arsip Inaktif di PT. Jakpro Jakarta oleh Ibu Andam Dewi, General Manager Audit Internal.

Apa sih Arsip Inaktif itu?

Arsip Inaktif adalah:

1. UU 43 tahunb 2009: Arsip yang frekwensi penggunaannya telah  menurun /jarang digunakan
2. PP 28 Tahun 2012 : Arsip  yang frekuensi penggunaannya telah menurun
3. ICA/ARMA : Arsip yang dirujuk/digunakan kurang dari 5-6 kali dalam setahun, termasuk arsip inaktifContoh: Surat tentang permintaan data pegawai tanggal 3 November 2015.  Dengan melihat tanggal surat tsb kita bisa tahu bahwa surat tersebut sudah inaktif.  Selain dengan cara melihat tanggal surat, kita juga bisa melihat Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang ada di unit kerja.

Arsip inaktif yang sudah menumpuk dan tidak teratur akan mudah rusak sehingga informasi yang terkandung didalamnya akan mudah hilang. Bahkan bisa menjadi sarang nyamuk dan tikus. Jadi sebaiknya mengelola arsip inaktif dilakukan sedikit demi sedikit setelah masa retensi arsip yang bersangkutan habis.  Jangan menunggu arsip inaktif sudah menggunung baru dilakukan penataan.

Arsip Inaktif (before and after)

Arsip Inaktif dalam Rak Arsip terbuat dari besi

Tahap-tahap Pembenahan/Pengelolaan Arsip Inaktif yang Kacau:

1. Persiapan: A. IDENTIFIKASI ARSIP INAKTIF:
   a. Meneliti apakah arsip telah inaktif
   b. Meneliti kondisi fisik arsip
   c. Meneliti pencipta arsip
   d. Meneliti sistem kearsipan
   

   Identifikasi Arsip Inaktif

2. Persiapan: B. SURVEY ARSIP INAKTIF:
   

   Survey Arsip menghasilkan Daftar Ikhtisar Arsip Inaktif

   Tujuan Survey Arsip adalah untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan dibenahi.

   Output dari Survey Arsip adalah terbentuknya Daftar Ikhtisar Arsip.
   Survey adalah kegiatan untuk mengumpulkan data dan keseluruhan informasi tentang arsip yang berkaitan dengan struktur dan fungsi organisasi.

   Fungsi survey arsip ini adalah untuk mengetahui data, misalnya data tentang :
   – arsip apa saja yang dimiliki organisasi,
   – bagaimana system pengaturan arsipnya, dan
   – kemungkinan adanya perubahan atau perkembangan struktur organisasi, fungsi organisasi, maupun system kearsipannya.

   Selain itu survey juga untuk mengetahui berapa meter linier arsip yang akan diolah. Hal ini berguna untuk menyusun RAB (Rencana Anggaran Belanja) yang akan diajukan ke pimpinan unit kerja pemilik arsip karena dalam penataan arsip inaktif pasti membutuhkan biaya untuk pengelolaan arsip inaktif.

    

3. Persiapan: C. RENCANA KERJA YANG AKAN DILAKUKAN
   

   Survey Arsip menghasilkan Rencana Kerja

   Rencana kerja yang akan dilakukan pada saat Survey Arsip adalahbmendata berapa keperluan:
   a. Sumber Daya Manusia
   b. Waktu Pengerjaan
   c. Jumlah Peralatan
   d. Boks
   e. Rak
   f.  Folder
   d. Kertas Kissing

   CONTOH HASIL SURVEY:

   

   Contoh Hasil Survey Arsip Inaktif

4. Membuat RAB (Rencana Anggaran Belanja).
   Berdasarkan hasl survey tadi kita bisa membuat perkiraan kebutuhan dalam pengelolaan arsip inaktif.Kebutuhan2 tersebut meliputi: Peralatan dan perlengkapan, Biaya, Tenaga, dan waktu pengolahan arsip.Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam pengelolaan arsip inaktif adalah:
   a. Folder arsip/Kertas Kissing/kertas pembungkus arsip/kertas samson
   b. Boks Arsip
   c. Rak Arsip
   d. Alat tulis kantor (kertas HVS, Ballpoin, Spidol, Cuter, Paper clip warna anti karat, pensil, penghapus, masker, tali rami)
   Boks arsip yang digunakan harus sesuai dengan SK Kepala ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang Standard Boks Arsip. Boks Arsip terbuat dari Karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas linier sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas Medium).
   
   

   Boks Arsip

   RAB (Rencana Anggaran Belanja):
   Beban Muatan
   Berat Rak (Rak Konvensional) 1200 g Per M2,
   Berat Rak (Roll O-Pack) 2.400 Kg Per M2

   Berat Arsip
   1 ml = 35-80Kg, rata-rata 50Kg, 1 Meter Kubik Arsip = 400-800Kg,  Rata-rata 600 Kg)
   (1 Meter Kubik = 12 meter linier)

   PERHITUNGAN PERALATAN:

   a. VOLUME ARSIP

   DIAWALI DENGAN METER KUBIK ( P x L x T )

   DIHITUNG DENGAN  METER LARI (ML)

   1 M KUBIK = 12 M L

   KALAU VOLUME ARSIP 20 M 3 = 20 X 12 = 240 M L

   b. BOKS

   UKURAN BOKS :

   1. BESAR; LEBAR = 20 CM
   2. KECIL; LEBAR = 10 CM

   KALAU VOLUME ARSIP 240 ML = 240 x 100 CM = 24.000 CM

   KEBUTUHAN BOKS BESAR : 24.000 : 20 = 1.200 BOKS.

   KEBUTUHAN BOKS KECIL : 24.000 : 10 = 2.400 BOKS.

   c. RAK
   Bila ukuran rak: 5 Tk a 1 M
   1 rak dapat memuat arsip =
   5 x 1 M = 5 M

   Jumlah rak yg dibutuhkan ;
   240 : 5 = 48 rak

   d. KERTAS PEMBUNGKUS
   Kertas yang digunakan kertas khusus yaitu kertas kissing/samson
   Kertas Samson ukurannya  plano = 90  x 120 CM.
   1 rim kertas ukuran plano = 400 lembar
   1 lembar dapat dijadikan 3 potong,
   1 lembar dapat membungkus arsip setebal 5 CM
   1 rim = 400 x 3 potong  = 1200 potong
   1 rim dapat membungkus arsip; 1200 x 5 CM = 6.000 CM = 60 M
   Kalau volume arsip 240 M memerlukan kertas pembungkus;
   240 : 60 = 4 rim

   e. KARTU DESKRIPSI
   Untuk mengetahui informasi yang ada dalam setiap berkas diperlukan kartu pemerian/deskripsi yang berukuran 10 x 15 CM dengan menggunakan kertas Stensil.
   1 lembar kertas ukuran kuarto/folio dapat dijadikan 4 lembar kartu
   Apabila arsip dalam keadaan kacau 1 lembar kartu rata-rata dapat mencatat 2 CM arsip.
   1 rim kertas ukuran kuwarto  = 400 x 4 lembar = 1.600 lembar
   1 rim dapat mencatat arsip = 1.600 x 2 CM = 3.200 CM = 32 M
   Kalau volume arsip 240 M memerlukan kertas pemerian/deskripsi =      240 : 32 = 7,5 rim dibulatkan = 8 rim

   f. TENAGA dan WAKTU
   Untuk arsip dalam keadaan kacau, 1 orang tenaga mampu mengerjakan/menghasilkan = 0,5 M perhari
   Apabila tersedia tenaga untuk melaksanakan pembenahan 10 orang berarti 1 hari menghasilkan = 10 x 0,5 M = 5 M
   Kalau volume arsip 240 M memerlukan waktu selama; 240 : 5 = 48 hari

   g. PERLENGKAPAN LAINNYA
   ATK : Pensil, Spidol, Penghapus, Klip secukupnya
   Masker : Secukupnya ( 1 Masker = 7 hari)
   Tali rafia/Benang secukupnya
   Sabun dan handuk kecil : untuk membersihkan tangan sehabis membenahi arsip diperlukan secukupnya.

   h. RUMUS

   

   Rumus RAB Arsip Inaktif

   g. FORMULIR PENDATAAN ARSIP

   

   Contoh Isian Form Pendataan Arsip Inaktif

    

5. REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF:
   A. Pemilahan Arsip yaitu Memilah antara arsip dan non arsip
   B. Penyusunan Kelmpok Arsip yaitu a. Memilah berdasarkan struktur organisasi, b. Memilah berdasarkan klasifikasi masalah arsip, c. Memilah berdasarkan kronologis
   

   Rekonstriuksi Arsip Inaktif

   Rekonstruksi arsip (pengaturan kembali) adalah kegiatan pengembalian penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya.
   Tujuannya agar unit kerja yg memiliki arsip tersebut tidak kebingungan pada saat akan mencari arsipnya karena penataannya sama dengan penataan masa arsip tersebut masih aktif di ruang kerja mereka.
   Arsip inaktif diolah di tempat khusus pengolah arsip agar ruang kerja tidak kelihatan kumuh dan berantakan,Arsip yang menumpuk diikat lalu angkut ke ruang pengolahan arsip inaktif.
   Lalu arsip inaktif di pilah antara arsip dan non arsip.Identifikasi dan kelompokkan arsip yaitu arsip dipilah berdasarkan kronologis TAHUN, untuk memudahkan pada saat menentukan umur arsip inaktif tersebut nantinya.
   Lalu pilah lagi berdasarkan MASALAH yang berpedoman pada Klasifikasi Arsip yang sudah ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
   Contoh: Masalah Undangan kode arsipnya 119Pemilahan:
   a. Non arsip contohnya amplop, map, blanko, formulir kosong, dus, dan kertas2 tidak terpakai. Pisahkan dari tumpukan arsip inaktif.
   b. Duplikasi (kopian)
   c. Arsip

6. Non arsip dan duplikasi di musnahkan (dibuang)
   yang Arsip dibagi dua yaitu arsip yang memberkas dan Arsip yang berupa lembaran lepas
7. PENDESKRIPSIAN:
   

   Pendeskripsian

   Yang perlu diperhatikan dalam membuat Pendeskripsian Arsip Inaktif yaitu:
   a. Bentuk Redaksi
   b. Isi Informasi
   c. Kurun Waktu / Periode
   d. Tingkat Keaslian / Perkembangan
   e. Jumlah / Volume
   f. Keterangan Khusus
   g. Ukuran (Arsip Bentuk Khusus)

   Arsip yang memberkas diberi penomoran pada kartu deskripsi dengan nomor sementaraSetelah arsip dikelompokkan berdasarkan TAHUN lalu berdasarkan MASALAH maka sekarang buat KARTU DESKRIPSI untuk menuliskan isi arsip.

   Kartu Pendeskripsian disebut juga sebagai Kartu Fisches.

   Satu lembar kertas ukuran kuarto/folio dapat dijadikan 4 lembar Kartu Fisches.,

   

   Contoh Kartu Deskripsi

   Pendeskripsian dalam Kartu ini berguna untuk menuliskan isi informasi yang ada dalam setiap berkas arsip tsb, bukan setiap lembar arsip.

   

   Contoh Pendeskripsian Arsip Kertas

   

   Contoh Pendeskripsian Arsip Media Baru

   Contoh Pendeskripsian Arsip Inaktif:

   1. Kartu deskripsi pertama dibuat oleh Anita (nama Anita disingkat A)
      
   2. Ini Kartu Deskripsi kedua yang dibuat oleh Anita
      
   3. Kartu Deskripsi ketiga adalah Kartu Deskripsi yang dibuat oleh Uuh (nama Uuh disingkat U)
      
   4. Kartu Deskripsi keempat adalah  Kartu Deskripsi keempat dibuat oleh Uuh
      
   5. Kartu Deskripsi kelima adalah  Kartu Deskripsi oleh Wartono (nama Wartono disingkat W)

   

   Setelah selesai pembuatan Deskripsi arsip maka sekarang adalah Pembuatan SKEMA pengelompokan arsip, yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi.

   Penyusunan skema pengelompokan arsip ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, deskripsi, atau kombinasi.

8. MANUVER:
   Pemberkasan dipisah lagi per unit kerja dan per masalahSetelah itu kita melakukan MANUVER KARTU DESKRIPSI.
   Manuver kartu deskripsi adalah menyusun/mengelompokkan kartu deskripsi dan berkas merdasarkan masalah setelah itu baru di kelompokkan berdasarkan kronologis tahun.MANUVER BERKAS:
   Manuver berkas adalah menata berkas yang sudah kita beri nomor tadi sesuaikan dedngan urutan kartu deskripsi yang sudah kita susun.
   Contoh praktek Manuver bisa dilihat disini secara online: https://anitanet.staff.ipb.ac.id/form-d-1-5-pengolahan-arsip-inaktif/
   

   Manuver adalah penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara.

   Manuver Fisches/Informasi adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat.

   Setelah semua Kartu deskripsi dibuat lalu dikumpulkan dan dipisahkan berdasarkan klasifikasinya.

   Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema.

   

   Nomor Definitif adalah angka 1 yang ada diujung kanan atas

   Contoh praktek Manuver:

   1. Urutkan Lembar Deskripsi tersebut berdasarkan kurun waktunya
      Urutan nomor satu adalah yang bulannya paling muda, yaitu bulan Pebruari, kartu ini berikan Nomor Definitif 1
      
   2. Urutan kedua yang kurun waktunya Bulan April, kartu ini berikan Nomor Definitif 2
      
   3. Urutan ketiga adalah yang kurun waktunya bulan Mei, kartu ini berikan Nomor Definitif 3
      
   4. Urutan keempat adalah yang kurun waktunya bulan Agustus, kartu ini berikan Nomor Definitif 4
      
   5. Urutan kelima Agustus lagi (jika bulannya sama lihat nomor suratnya buat mengurutkannya), kartu ini berikan Nomor Definitif 5
      
9. Lembaran lepas juga dipisah lagi per unit kerja dan  per masalah
10. Pemisahan kartu deskripsi dengan arsip
11. PEMBUATAN SKEMA/KLASIFIKASI
    

    Pembuatan Skema

12. Penomoran:
    Pengaturan kartu dengan  nomor definitif
    

    Penomoran Definitif

    Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi.
    Penomoran yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.
    Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

    Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

    Manuver berkas adalah proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.

    Penomoran Berkas adalah pemberian nomor definitif/nomor urut pada berkas yang telah tersusun berdasarkan skema.

    Contoh Penomoran Arsip Inaktif:

    1. Urutan nomor satu adalah yang bulannya paling muda, yaitu bulan Pebruari (kartu A2), kartu ini berikan Nomor Definitif 1
    2. Urutan kedua yang kurun waktunya Bulan April (kartu U1), kartu ini berikan Nomor Definitif 2
    3. Urutan ketiga adalah yang kurun waktunya bulan Mei (kartu U2), kartu ini berikan Nomor Definitif 3
    4. Urutan keempat adalah yang kurun waktunya bulan Agustus (kartu A1), kartu ini berikan Nomor Definitif 4
    5. Urutan kelima Agustus lagi (jika bulannya sama lihat nomor suratnya buat mengurutkannya) (kartu W1), kartu ini berikan Nomor Definitif 5

    Catatan:
    Nomor urut (Nomor Defnitif) pada kartu deskripsi sama dengan nomor urut pada arsipnya.

    Kemudian data yang ada di Kartu Deskripsi tsb dientry sehingga terbentuk sebuah database.

    Sekarang Kartu Deskripsi boleh dibuang, karena Kartu Deskripsi bukan berfungsi sebagai Kartu Kendali. Setelah terbentuk database barulah dibuat file Menu yang diberi judul “Inventaris Arsip Inaktif  ……”.

13. Penempatan arsip inaktif dalam Folder atau Kertas Kissing
    Memasukkan arsip ke dalam folder Berkas yang telah tersusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.Folder dan pembungkus:
    1. Sebelum dimasukkan dan ditata di dalam boks, arsip perlu dibungkus supaya terlindungi dan kesatuannya relatif terjaga. Kertas yang biasa digunakan untuk membungkus arsip antara lain: kertas kissing, kertas samson, kertas payung, kertas roti atau kertas chasing lainnya.
    2. Akhir-akhir ini pemakaian kertas bungkus arsip sudah diganti dengan folder.

    Adapun Standarisasi folder sebagai berikut :

    1. folder arsip terbuat dari kertas manila karton
    2. folder mempunyai 2 ukuran yaitu: besar yang berfungsi untuk menyimpan arsip kertas dan folder kecil yang berfungsi untuk menyimpan kartu kendali atau kartu deskripsi
    3. bentuk folder menyerupai map dengan tab di sisi kanan sebagai tempat untuk menuliskan kode atau indeks
    4. warna folder disesuaikan dengan kebutuhan instansi
    5. setiap folder maksimal dapat menampung 3 cm arsip atau ± 150 lembar kertas dan minimal 5 lembar arsip
    6. satu folder digunakan untuk menyimpan satu subjek atau 1 berkas. Jika tidak cukup maka dapat digunakab lebih dari satu folder
    7. folder diletakkan di belakang guide/sekat dalam boks arsip
    8. lipatan skor folder digunakan sesuai dengan ketebalan atau jumlah arsip yang disimpan

    

    

    

    Folder Arsip Warna Biru Muda

    

    Folder Arsip

    
    Pembungkusan arsip dengan memberi nomor definitif diatas kertas pembungkus.
    Berkas arsip diikat lalu dibungkus dengan kertas kissing kemudian diikat lagi dengan benang kasur atau tali bangunan sambil diberi nomor arsip definitif yang ada di Daftar Arsip Inaktif.  Setelah itu baru dimasukkan ke folder arsip, kemudian barulah dimasukkan ke Boks Arsip.
    Note:
    Menyimpan dalam Boks arsip boleh menggunakan folder + kertas kissing, atau menggunakan kertas kissing saja.
    

14. Penempatan arsip inaktif dalam Box Arsip
    
    

    Boks Arsip yang sudah di sablon labelnya

    Boks arsip ditempel kertas label gunanya sebagai petunjuk isi arsip yang ada di dalam boks tersebut.

    Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

    Folder arsip dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1 (satu).

    Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama.

    Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan.

    Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk memudahkan dalam pencarian.

    Penataan arsip dan boks:

    1. Menempatkan arsip (berkas) pada satu bok atas berkas yang sangat berdekatan
    2. Mengisi berkas/arsip dalam bok tidak terlalu penuh
    3. Penomoran bok harus konsisten

    Boks Arsip:

    1. Boks mempunyai standar 2 ukuran :
       Ukuran Boks Arsip Kecil 37 9 27 (panjang 37 cm, lebar 9 cm, tinggi 27 cm)
       Ukuran Boks Arsip Besar 37 19 27 (panjang 37 cm, lebar 19 cm, tinggi 27 cm)
    2. Boks dibuat dari bahan karton gelombang, berbentuk kotak empat persegi panjang, berlubang sisi depan dan belakangnya serta memiliki penutup untuk menjamin sirkulasi udara dan kebersihan.
    3. Boks dari bahan plastik bebas asam karena mahal jarang digunakan tetapi boks ini lebih kuat dibanding boks karton.
       d. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm dan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm.
    4. Boks arsip dapat berwarna coklat, coklat muda, biru muda atau warna lain yang tidak menyilaukan dan tidak terlalu gelap.
    5. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedang toleransi kekosongan

    

15. Labeling
    Pemberian LABEL pada Boks Arsip.
    

    Pelabelan

    Arsip yang telah diberi nomor definitif dan dibungkus dengan kertas kissing lalu dimasukan ke dalam folder setelah itu dimasukan ke dalam boks arsip.
    Boks arsip diberi LABEL secara berurutan sesuai dengan nomor arsip yang ada dalam boks.

    

    Contoh Label Boks Arsip

16. Penataan Arsip dalam Rak
    Setelah Arsip disimpan dalam Boks arsip maka kemudian disimpan di Rak Arsip.
    Rak arsip diberi nomor, hambalan dan boksnya pun diberi nomor agar lebih memudahkan pada saat mencari dan menemukan arsip.
    Rak arsip konvensional sebaiknya terbuat dari metal atau baja yang tidak mudah berkarat.
    Minimalisir penggunaan rak kayu karena mudah terbakar dan mudah dimakan rayap.
    Rak arsip sebaiknya dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.
    Rak dibuat hampir setinggi ruangan dengan jarak 60 cm dari langit-langit agar penggunaan ruangan optimal.
    Antar rak bagian atas diikat dengan kawat baja agar kuat dan stabil.
    Rak sebaiknya tidak berada di bawah pipa air, kabel listrik dan lampu.
    Jarak antara rak dan tembok berkisar antara 70 – 80 cm.
    Jarak antar rak berkisar 100 – 110 cm.Kelebihan Rak Arsip Konvensional:
    a. Harganya jauh lebih murah daripada Rak arsip moder (roll o’pack)
    b. Arsip tidak dapat diakses secara bersamaan,

    c. Dapat menyesuaikan ketinggian ruangan
    d. Sirkulasi udara lancar, dan
    e. Tidak menuntut konstruksi bangunan yang kuat.Kekurangan Rak Arsip Konvensional:
    a. Keamanan arsip kurang terjaga
    c. Kurang rapih
    d. Mudah terkena debu sehingga harus selalu tersedia kemoceng untuk membersihkannya

    
17. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
    

    Pembuatan DAFTAR ARSIP INAKTIF

    Setelah selesai pembuatan skema, langkah selanjutnya adalah Pengetikan Daftar Arsip Inaktif.
    Arsip-arsip yang dituangkan pada kartu segera dipindahkan ke dalam Daftar Arsip Inaktif yang urutannya sesuai dengan skema.
    Penomoran pada daftar arsip dengan menggunakan nomor definitif, sedangkan nomor-nomor yang ada pada kartu yang merupakan nomor sementara segera diganti.

    Setelah arsip diurutkan berdasarkan masalah dan kronologis tahun maka sekarang kita buat DAFTAR ARSIP INAKTIF dengan menggunakan program Excel.
    Daftar arsip inaktif sangan penting dibuat karena daftar ini merupakan jalan masuk untuk mencari arsip pada saat diperlukan dengan cara klik tombol CTRL+F (menu Find) maka akan ketemu arsip yang dicari disimpan dimana dalam hitungan detik.

    

    Daftar Arsip Inaktif (Contoh)

    Data Daftar Arsip Inaktif tentang ….. (isi berdasarkan Kode Klasifikasi Arsip)
    a. Nomor Arsip
    b. Kode Klasifikasi
    c. Uraian Informasi Asrsip
    c. Kurun Waktu (dalam satuan tahun)
    d. Jumlah (dalam satuan berkas)
    e. Keterangan, biasanya berisi Lokasi Simpan (Nomor Rak, Nomor Hambalan, Nomor Boks)

    

    Contoh Kolom Data Daftar Arsip Inaktif

    

    Contoh kolom data Daftar Arsip Inaktif jika mau dipindahkan menjadi ke Lembaga Kearsipan sebagai Arsip Statis nantinya

    

    Formulir Isian Daftar Arsip Inaktif yang Diserahkan

18. Sediakan Buku Peminjaman Arsip Inaktif
    Data yang ada dalam buku peminjaman arsip inaktif adalah sebagai berikut:
    Buku Peminjaman Arsip Inaktif
    Unit Kerja …..
    a. Nomor
    b. Nama Peminjam
    c. Unit Kerja
    d. Tanggal Peminjaman
    e. Identitas Arsip
    f. Kode Arsip
    g. Tanggal Pinjam
    h. Paraf Peminjam
    i. Tanggal Kembali
    j. Paraf Petugas
    k. Keterangan
    

    Buku Peminjaman Arsipm Inaktif

19. Siapkan Out Indicator berupa Out guide dan
20. Selesai

Diagram Pembenahan Arsip Inaktif

Arsip Inaktif disimpan di Record Center

Plang Record Center di FAPET UGM

RECORD CENTER adalah:

1. Tempat penyimpanan arsip2 inaktif yg berasal dari unit2 kerja atau central file dalam lingkungan suatu organisasi
2. Suatu bangunan yg secara khusus dirancang dan dikonstruksi untuk penyimpanan arsip inaktif secara murah

Record Center di PT. Jakpro terletak di Direktorat Operasi

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI RECORD CENTER:

1. Arsip Kertas
2. Memerlukan Suhu 13 – 18 derajad celcius dan Kelembabanan 55-65%
3. Cahaya / Penerangan: Tidak menyilaukan, Tidak terbayang,   Tidak Kontras
4. Penomoran Box
5. Untuk arsip peta dan bagan/chart digunakan lemari gantung
6. Keamanan Arsip : Tertutup bagi yang tidak berkepentingan, Dibuat kunci kombinasi

PENGELOLAAN COMMERCIAL RECORD CENTRE:

1. Ruang penerimaan / penampungan (Receiving space)
   Menampung arsip-arsip yang baru datang dari pemiliknya disebut juga ruang transit
2. Ruang fumigasi (Fumigation Room)
   Sebelum disimpan sebaiknya arsip difumigasi terlebih dahulu
3. Ruang pengelolaan (Preparation Room)
   Besarnya 2 X dari ruang penerimaan
   Sortir, memberkaskan, menata, menyimpan
4. Ruang Penyimpanan (Storage Area)
   Menyimpan arsip
   Diperhatikan jenis arsip
5. Ruang Pemusnahan (Disposal Room)
   Memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai
6. Ruang peminjaman Arsip (Reference Service)
   Melayani peminjam (Instansi pemilik arsip)
7. Ruang Kantor (Office Area)
   Melakukan kegiatan administrasi

Untuk arsip teratur tidak banyak menimbulkan persoalan karena dengan mudah akan dapat diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order).

AZAS PENATAAN ARSIP INAKTIFAZAS PENATAAN ARSIP INAKTIF :

1. Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance)
   yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya. Misalnya arsip di lingkungan Universitas maka arsip kita pilah berdasarkan unit kerja pencipta arsip tersebut, yaitu arsip Faperta, FKH dsb.
2. Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order)
   yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah. Misalnya saat arsipnya aktif system penyimpanannya menggunakan penataan  model Agenda atau Abjad maka dalam penataann sebaiknya juga menggunakan Agenda atau Abjad.
3. Berdasarkan Masalah
   Apabila arsipnya sangat kacau, terlepas lembaran2 yang tidak jelas maka kita sebaiknya menggunakan system masalah atau berdasarkan struktur organisasinya (tupoksi organisasi).  Arsip inaktif dipilah berdasarkan Masalah.
   Misalnya, arsip keuangan, arsip kepegawaian dst sesuai dengan Klasifikasi Arsip yang dipakai di unit kerja pencipta arsip.Contoh klasifikasi dan Kodenya:
   1. MoU (105)
   2. Surat Edaran (103)
   3. Surat Keputusan (111)
   4. Surat Keterangan (112)
   5. Surat Kuasa (113)
   6. Surat Perjanjian Kerja (117)
   7. Surat Tugas (118)
   8. Undangan (119 )

Ada 3 Kategori untuk Arsip yang tidak teratur:

1. Arsip kacau, adalah arsip yang tidak teratur disebabkan terjadinya percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.
2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas, tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip dan non arsip.
3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval) sulit dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.

SKEMA PROSES PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF:

Proses Pengelolaan Arsip Inaktif

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF:

Prosedur Pegelolaan Arsip Inaktif

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF:

1. Menentukan kapan arsip dipindah
   – Berdasarkan JRA + frekuensi penggunaan
   – Biasanya dilakukan secara periodik
2. Menentukan arsip yang dipindah
   – Menyeleksi arsip inaktif  berdasarkan frekuensi penggunaan
   – Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan
   – Dimintakan persetujuan atasan
3. Menyiapkan arsip  yang akan dipindahkan
   – Menyiapkan daftar arsip yang dipindah
   – Memasukan arsip yang akan dipindah ke dalam bok
   – Memberi label pada bok yang telah diisi arsip
4. Menyiapkan ruang simpan
   – Kegiatan ini berlangsung dipusat arsip
5. Menerima arsip
   – Meneliti kelengkapan arsip
   – Mencocokan antara daftar arsip + fisik arsip
   – Biasanya dibuat berita acara pindah yang dilengkapi daftarnya

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF:

Prosedur Temu Balik Arsip Inaktif

PROSEDUR TEMU BALIK LAYANAN INFORMASI ARSIP INAKTIF

• Penetapan Kewenangan Penggunaan
• Penentuan batas kewenangan peminjam
• Hirarki jabatan menentukan kewenangan penggunaan

Prosedur Pencarian & Pengambilan Arsip Inaktif:

• Permintaan / pemesanan arsip inaktif (lisan, telepon, tertulis)  formulir peminjam
• Pencarian Arsip Inaktif   (melihat Daftar Arsip Inaktif)
• Pengambilan Arsip Inaktif  (Kelokasi dengan berdasar Daftar Arsip Inaktif,  Out Guide/Out Sheet)

Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari box arsip.
Apabila yang sedang dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka akan mempergunakan out sheet.

Out Guide Arsip menurut Perka ANRI No.50 TAhun 2015

Out Sheet Arsip menurut Perka ANRI No.50 TAhun 2015

Prosedur Pengendalian Peminjaman Arsip Inaktif

Prosedur Pengendalian Peminjaman Arsip Inaktif:

• Pencatatan
  (Buku pengendalian / formulir)
• Penggunaan carrier folder
  (Folder / box khusus sebagai tempat pembawa arsip yang     dipinjam)
• Waktu peminjaman
  (Penentuan waktu peminjaman menjadi kebijakan     masing-masing instansi)
• Pengambilan & Penyimpanan kembali Kembali
  (Dikembalikan ketempat semula dengan diteliti     kelengkapannya)
• Tindak Lanjut
  (Dibuat aturan jika ada arsip yang hilang, dibuat     arsip     pengganti/ sanksi hukum)

Sarana: Kartu Peminjaman

Sarana: Out Indikator

Pest Control

Fogging (pengasapan)

Pest Contol adalah penyemprotan insektisida untuk membunuh dan mencegah hama tikus dan serangga lainya yang masuk area kantor arsip.

Dalam pelaksanaan Pest Control ini juga dilakukan fogging / pengasapan agar serangga dan nyamuk dapat diberantas sehingga tidak menyebabkan penyakit.

Penulis:  Anita Handayani