Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL

Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL

Penjelasan atau petunjuk pengisian Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL:

1. Form D.1.3 Program Arsip Vital adalah formulir isian yang harus diisi oleh Pencipta Arsip, yaitu petugas persuratan (pengelola arsip) yang ditandatangani oleh KTU nya.
2. Arsip Vital Apaan Sih?
   Apa Yang Bapak/Ibu Pahami Sebagai Arsip Vital?
   Arsip Vital Pribadi Apa Yang Bapak Ibu Miliki Di Rumah?
   

   Contoh Arsip Vital Milik Pribadi

   Contoh Arsip Vital Pribadi:
   Suart Nikah
   Peta Rumah
   Surat Tanah
   Surat Rumah
   Ijazah
   BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor)
   SIM (Surat Izin Mengemudi)
   KTP (Kartu Tanda Penduduk)
   KK (Kartu Keluarga)

   

   Contoh Arsip Vital Personal

   Contoh Arsip Vital Personal:
   Ijazah
   Surat Kematian
   SK CPNS
   SK PNS
   SK Kenaikan Golongan
   SK Pensiun

3. 

   Contoh Arsip Vital Milik Negara

   Contoh Arsip Vital Negara:
   Surat MoU
   Peta Gedung
   Sertifikat Tanah
   Sertifikat Pendirian Gedung
   BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor)
   Kwitansi Pembelian Mobil
   Surat Keputusan Pengadilan

4. Definisi Arsip Vital menurut UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
   

   Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.

   Definisi Arsip Vital menurut Perka ANRI No. 6 Tahun 2005,

   Arsip vital negara untuk selanjutnya disebut Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi. Apabila arsip vital hilang tidak dapat diganti dan menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.

   

   Contoh Surat/Dokumen yang termasuk Arsip Vital

   Contoh Dokumen/Arsip Vital:
   1. Kebijakan Startegis (asli)
   2. Bukti Kepemilikan Asset
   3. Personal File
   4. Hak Paten, Copy Right
   5. Berkas Perkara Pengadilan
   6. Dokumen Terkai Hak Stakeholder dll.

   

   Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Hak

   Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Hak:
   1. Piutang yang dapat diterima
   2. Keamanan Sosial
   3. Pembayaran Gaji
   4. Surat Pensiun
   5. Berkas Asuransi
   6. DOkumen yang berkaitan dengan Kontrak, Kredit, Obligasi
   7. Berkas Pegawai (Personal File)

   

   Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Aset

   Contoh Arsip Vital Asset:
   1. Sertifikat Tanah
   2. IMB (Izin Mendirikan Bangunan)
   3. BPKB
   4. STNK Kendaraan Bermotor

   

   Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Non-Aset

   Contoh Arsip Vital Non Asset:
   1. Surat Izin Trayek
   2. Surat Izin Penerbangan
   3. Surat Izin KApal
   4. Surat Izin Penambangan

5. Arsip Vital dalam Konteks Pengelolaan Arsip Dinamis:
   
6. Komposisi ideal Arsip pada suatu Organisasi:
   10 % Arsip Permanen
   20 % Arsip Aktif
   30 % Arsip Inaktif
   1 – 5 % Arsip Vital
   10 % Arsip Permanen
   35 % Arsip Tidak Berguna
   
7. Faktor-faktor Perusak Arsip Vital:
   1. Gempa Bumi
   2. Gunung Meletus
   3. Banjir
   4. Perang
   5. Pencurian

8. Faktor Perusak Arsip Vital Lainnya:

   1. Faktor Fisika, berupa suhu temperatur, kelembapan udara, serta sinar cahaya dan debu yang menerpa langsung ke arsip

   2. Faktor Kimia, berupa media penyimpanan arsip berikut yang menyertainya seperti kertas, tinta maupun media magnetik

   3. Faktor Biota, berupa gangguan kerusakan yang disebabkan oleh makhluk hidup seperti serangga, binatang pengerat, rayap, jamur, dan lumut.

   

9. Metode perlindungan arsip vital:
   1. Duplikasi, Alih Media
   2. Dispersal (meletakkan copy nya di beberapa tempat)
   3. Peralatan Khusus (Vaulting)
   
10. Jenis peralatan khusus untuk menyimpan arsip vital
    

    Peralatan Khusus (Vaulting) tempat menyimpan Arsip vital

11. Tata cara pengamanan fisik arsip vital
    

    Tata Cara Pengamanan Fisik Arsip vital

12. Sarana dan Prasarana Ruang Penyimpanan Arsip Vital
    

    Lemari Besi tempat Penyimpanan Arsip Vital

    

    Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip Vital

13. Cara penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan
    

    Bentuk Lemari Penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan

14. Metode Perlindungan Arsip Vital
    Bahaya yang mengintai Arsip Vital:
    1. Pencurian Dokumen
    2. Salah Penempatan
    3. Kebocoran Informasi
    4. Air / Banjir
    5. Serangga, hewan pengerat
    6. Jamur, lumut, kelembaban yang berlebihan
    7.  Debu
    8. Cahaya yang terlalu terik
    9. Bahan kimia berbahaya
    

    Metode Perlindungan Arsip Vital

15. Metode Penyimpanan Arsip Vital
    

    Metode Penyimpanan Arsip Vital

    On Site = Di dalam gedung
    Off Site = Di luar gedung

16. Cara penyelamatan dan pemulihan arsip vital:
    1. Evakuasi
    2. Stabilisasi
    3. Identifikasi Kerusakan
    4. Recovery Fisik dan tempat penyimpanan
    5. Penyimpanan kembali
    

    Tata Cara Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

    

    Penyelamatan Arsip Vital di Aceh pasca musibah Tsunami

    

    Pelestarian dan Penyelamatan Arsip Vital

17. Selesai.

Penulis: Anita Handayani