Cara Membuat Inventaris Arsip

Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 14 November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Cara Membuat Inventaris Arsip Statis bernama Rini Susilowati yang sehari-harinya bertugas di Ruang Baca ANRI Jakarta. Saya diterima dengan baik dan ramah.

Rini Susilowati (Arsiparis di ANRI Jakarta)

Berikut saya sajikan cara membuat inventaris arsip statis.

Cara Membuat Inventaris Arsip Statis:

1. Dipilih berdasarkan sifat keputusan, misalnya tidak rahasia, rahasia, sangat rahasia.
   Arsip statis yang mau diolah adalah Surat Keputusan Rektor yang bersifat TIDAK rahasia.

2. Siapkan Arsip statis yang mau dibuatkan Inventaris.
   Dalam hal ini saya mengambil contoh Arsip Statis yang diserahkan Fakultas Teknologi Pertanian IPB ke Unit Arsip IPB untuk dibuatkan Inventaris Arsip nya. Jadi dalam hal ini Pencipta Arsip adalah Fakultas Teknologi Pertanian IPB. Disini hanya akan membuat Inventaris arsip SK Rektor yang terbit tahun 1997 (karena contohnya hanya ada 5 beras SK Rektor tahun 1997)
   1) SK No. 012/Um/1997
   ..\cara_membuat_inventaris_arsip_statis\pdf\arsip_statis_fateta_2.pdf

   2) SK No. 013/Um/1997
   ..\cara_membuat_inventaris_arsip_statis\pdf\arsip_statis_fateta_3.pdf

   3) SK No. 025/K13/HK/PP/1997
   ..\cara_membuat_inventaris_arsip_statis\pdf\arsip_statis_fateta_5.pdf

   4) SK No. 040/K13/Hk/PP/1997
   ..\cara_membuat_inventaris_arsip_statis\pdf\arsip_statis_fateta_1.pdf
   
   5) SK No. 091/K13/Hk/PP/1997
   ..\cara_membuat_inventaris_arsip_statis\pdf\arsip_statis_fateta_4.pdf
   

3. Buat Deskripsi, tempelkan di depan arsip nya
   Contoh:
   1. Kartu deskripsi pertama dibuat oleh Anita (nama Anita disingkat A)

   
   2. Ini Kartu Deskripsi kedua yang dibuat oleh Anita
   
   3. Kartu Deskripsi yang dibuat oleh Uuh (nama Uuh disingkat U)
   
   4. Kartu Deskripsi keempat dibuat oleh Uuh

   
   5. Kartu Deskripsi kelima dibuat oleh Wartono (nama Wartono disingkat W)
   
   

4. Urutkan Lembar Deskripsi tersebut berdasarkan kurun waktunya
   1. Urutan noor satu adalah yang bulannya paling muda, yaitu bulan Pebruari2. Urutan kedua yang kurun waktunya Bulan April3. Urutan ketiga adalah yang kurun waktunya bulan Mei 4. Agustus5. Agustus (jika bulannya sama lihat nomor suratnya buat mengurutkannya)

5. Tempelkan semua Deskripsi di Arsipnya (untuk menempelkannya dengan menggunakan paper clip warna). Lalu berikan nomor urut pada lembar deskripsi dan arsip statisnya pakai pensil saja (angka yang di tulis di lembar deskripsi harus sama dengan angka pada arsip statisnya) lalu beri lingkaran sebagai penanda saja.
   Note: disini lingkarannya diberi warna sebagai penanda saja agar lebih kelihatan.
   Ralat:
   Nomor urut pada karu deskripsi harus sama dengan nomor urut pada arsipnya. Setelah semua Kartu deskripsi dibuat lalu dikumpulkan dan dipisahkan berdasarkan klasifikasinya. Kemudian data yang ada di Kartu Deskripsi tsb dientry sehingga terbentuk sebuah database. Sekarang Kartu Deskripsi boleh dibuang, karena Kartu Deskripsi bukan berfungsi sebagai Kartu Kendali. Setelah terbentuk database barulah dibuat file Menu yang diberi judul “Inventaris Arsip Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor Tahun 1997 (Seri Keputusan Rektor)”.
   1.
   2.
   3.
   4.
   5.
   

6. Buat Skema Pengaturan Arsip
   Dikelompokkan
   Karena arsip yang di olah adalah SK maka pengelompokannya hanya ada satu yaitu UMUM
   (Pada saat pembuatan skema ini lah muncul kategori arsipnya, karenan disini yang kita olah adalah arsip SK Rektor maka masuk ke kategori Umum)
   

7. Sekarang barulah kita buat Inventaris Arsip nya
   (Kode nama hilang, sekarang yang ada adalah nomor urut)
   Tampilan di dalam bukunya adalah sebagai berikut:
   
   
8. Inventaris ini dijilid menjadi sebuah buku, bukunya diberi judul:
   
9. Didalam Buku Inventaris berisi:
   

10. Setelah selesai arsip aslinya dibungkus dengan kertas kissing (kertas bebas asam)
    Dibungkus seperti ini:
    
    

11. Lalu Masukkan ke Box File
    Di depan dan di sisi Box diberi tulisan seperti berikut:

    

12. selesai !!!

     

Copyright © Anita Handayani (https://anitanet.staff.ipb.ac.id)

Jangan Lupa Support Admin untuk Like dan Share artikel ini

Cuma butuh 10 detik kok buat share dan klik Like