Cara membuat FONDS di SIKN

cara_membuat_fond_di_sikn_13

Saya melakukan Bimtek/Magang di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan ANRI Jakarta selama 2 hari yaitu hari senin-selasa pada tanggal 10-11 November 2014 yang baru lalu. Saya dibimbing oleh Zahrudin.

Disini saya mempelajari cara membuat FOND di SIKN (https://sikn.jikn.go.id).

Cara membuat FOND di SIKN adalah sebagai berikut:

  1. Persiapkan struktur organisasi tempat kita bekerja
    Pengesahan Struktur Organisasi IPB

    Struktur Organisasi IPB

  2. Buka BackEnd https://sikn.jikn.go.id
  3. Masuk sebagai  Admin Simpul  Jaringan SIKN JIKN
  4. Klik Tab Unit Organisasi/buat Nama Unit Alamat Unit Jenis Unit dan Tindakan sesuai struktur organisasi yang kita punyai Note: Karena di struktur organisasi IPB yang tertinggi adalah Majelis Wali Amanat (bukan Rektor), maka kita buat yang pertama adalah Majelis Wali Amanat.  Setelah itu baru lah dibuat nama unit Rektorat dst, buatlah jenis unit nya Non Kearsipan cara_membuat_fond_di_sikn_8
  5. Settingan yang beda ada di Unit Arsip IPB cara_membuat_fond_di_sikn_6cara_membuat_fond_di_sikn_10Perhatikan:: Nama Unit: Unit Arsip, Jenis Unitnya kita pilih Kearsipan (gambar keranjang kuning) Nama Unit: Bidang Akuisisi, Jenis Unitnya kita pilih Akuisisi (gambar orang sepasang) Ini artinya unit ini hanya mengelola arsip statis Nama Unit: Layanan, Jenis Unitnya kita pilih Non Kearsipan (gambar sepasang dokumen) Ini artinya unit ini bisa mengelola semua arsip yang ada di IPB Jenis Unit Akuisisi dan Kearsipan tidak usah dipilih, abaikan saja cara_membuat_fond_di_sikn_9cara_membuat_fond_di_sikn_11cara_membuat_fond_di_sikn_1cara_membuat_fond_di_sikn_3 cara_membuat_fond_di_sikn_5
  6. Keluar dari SIKN lalu masuk lagi  sebagai Petugas Editor SIKN JIKN (Untuk membuat/mengedit FOND bisa dilakuan oleh semua pengguna SIKN)
  7. Maka akan terlihat tampilan seperti ini: cara_membuat_fond_di_sikn_12
  8. Klik Tab Arsip Statis/FONDS
  9. Maka akan terbuka tampilan seperti ini: cara_membuat_fond_di_sikn_13
  10. Pembuatan Fond ini disesuaikan dengan Struktur Organisasi terpusat di Rektorat Fond nya: Rektorat
  11. Sub Fond nya adalah unit yang paling dekat ke Rektorat, yaitu: 1. Majelis Wali Amanat 2. Pimpinan Institut 2. Sekretaris Institut 3. Pelaksana Akademis 4. Penunjang
  12. Sub Fond nya adalah unit yang paling dekat ke Rektorat, yaitu: 1. Majelis Wali Amanat 2. Pimpinan Institut 2. Sekretaris Institut 3. Pelaksana Akademis 4. Penunjang
  13. Sub Series dari Fakultas Pertannian: 1. Departemen Budidaya Pertanian 2. Departemen Ilmu Tanah 3. dst cara_membuat_fond_di_sikn_14Note: Untuk membuat/ mengedit bisa dilakukan oleh semua pengguna tapi unuk pindah fond haruslah selalu login memakai user dan password sebagai Petugas Editor
  14. Keluar dari SIKN lalu masuk lagi  sebagai Petugas Entry SIKN JIKN
  15. Lalu pilih cara_membuat_fond_di_sikn_15
  16. Untuk cara pengisian Arsip statis untuk lebih jelasnya bisa melihat gambar dibawah ini: cara_membuat_fond_di_sikn_17cara_membuat_fond_di_sikn_18
  17. Maka sekarang dalam peng entry an Arsip Statis sudah dapat diilih sendiri FOND nya sesuai dengan yang pernah kita buat cara_membuat_fond_di_sikn_20
  18. Sebaiknya pengisian nama berkas atau nama file menggunakan huruf besar semua
  19. Sekarang kita sudah bisa membuat Nama Fonds dan Elemen Fonds dengan cara memilihnya
  20. Pemilihan nama Fonds dan Elemen Fonds disesuaikan dengan unit kerja pencipta arsip yang menyimpan arsip asli nya
  21. Selesai.

 Pengertian Jenis-jenis Unit di SIKN adalah sebagai berikut:

  1. Non Kearsipan adalah unit pengolah yang hanya menciptakan arsip, tidak mengelola arsip

  2. Kearsipan adalah unit yang menciptakan arsip dan sekaligus mengelola arsip untuk seluruh unit kerja yang ada di suatu organisasi

  3. Akuisisi adalah unit yang mengelola hanya arsip statis

  4. Akusisi dan Kearsipan ini pengecualian, sebaiknya tidak di pilih

Copyright © Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)