Cara membuat FONDS di SIKN

Saya melakukan Bimtek/Magang di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan ANRI Jakarta selama 2 hari yaitu hari senin-selasa pada tanggal 10-11 November 2014 yang baru lalu. Saya dibimbing oleh Zahrudin.

Disini saya mempelajari cara membuat FOND di SIKN (https://sikn.jikn.go.id).

Cara membuat FOND di SIKN adalah sebagai berikut:

1. Persiapkan struktur organisasi tempat kita bekerja
   

   Struktur Organisasi IPB

2. Buka BackEnd https://sikn.jikn.go.id
3. Masuk sebagai  Admin Simpul  Jaringan SIKN JIKN
4. Klik Tab Unit Organisasi/buat Nama Unit Alamat Unit Jenis Unit dan Tindakan sesuai struktur organisasi yang kita punyai Note: Karena di struktur organisasi IPB yang tertinggi adalah Majelis Wali Amanat (bukan Rektor), maka kita buat yang pertama adalah Majelis Wali Amanat.  Setelah itu baru lah dibuat nama unit Rektorat dst, buatlah jenis unit nya Non Kearsipan
5. Settingan yang beda ada di Unit Arsip IPB Perhatikan:: Nama Unit: Unit Arsip, Jenis Unitnya kita pilih Kearsipan (gambar keranjang kuning) Nama Unit: Bidang Akuisisi, Jenis Unitnya kita pilih Akuisisi (gambar orang sepasang) Ini artinya unit ini hanya mengelola arsip statis Nama Unit: Layanan, Jenis Unitnya kita pilih Non Kearsipan (gambar sepasang dokumen) Ini artinya unit ini bisa mengelola semua arsip yang ada di IPB Jenis Unit Akuisisi dan Kearsipan tidak usah dipilih, abaikan saja
6. Keluar dari SIKN lalu masuk lagi  sebagai Petugas Editor SIKN JIKN (Untuk membuat/mengedit FOND bisa dilakuan oleh semua pengguna SIKN)
7. Maka akan terlihat tampilan seperti ini:
8. Klik Tab Arsip Statis/FONDS
9. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
10. Pembuatan Fond ini disesuaikan dengan Struktur Organisasi terpusat di Rektorat Fond nya: Rektorat
11. Sub Fond nya adalah unit yang paling dekat ke Rektorat, yaitu: 1. Majelis Wali Amanat 2. Pimpinan Institut 2. Sekretaris Institut 3. Pelaksana Akademis 4. Penunjang
12. Sub Fond nya adalah unit yang paling dekat ke Rektorat, yaitu: 1. Majelis Wali Amanat 2. Pimpinan Institut 2. Sekretaris Institut 3. Pelaksana Akademis 4. Penunjang
13. Sub Series dari Fakultas Pertannian: 1. Departemen Budidaya Pertanian 2. Departemen Ilmu Tanah 3. dst Note: Untuk membuat/ mengedit bisa dilakukan oleh semua pengguna tapi unuk pindah fond haruslah selalu login memakai user dan password sebagai Petugas Editor
14. Keluar dari SIKN lalu masuk lagi  sebagai Petugas Entry SIKN JIKN
15. Lalu pilih
16. Untuk cara pengisian Arsip statis untuk lebih jelasnya bisa melihat gambar dibawah ini:
17. Maka sekarang dalam peng entry an Arsip Statis sudah dapat diilih sendiri FOND nya sesuai dengan yang pernah kita buat
18. Sebaiknya pengisian nama berkas atau nama file menggunakan huruf besar semua
19. Sekarang kita sudah bisa membuat Nama Fonds dan Elemen Fonds dengan cara memilihnya
20. Pemilihan nama Fonds dan Elemen Fonds disesuaikan dengan unit kerja pencipta arsip yang menyimpan arsip asli nya
21. Selesai.

 Pengertian Jenis-jenis Unit di SIKN adalah sebagai berikut:

1. Non Kearsipan adalah unit pengolah yang hanya menciptakan arsip, tidak mengelola arsip

2. Kearsipan adalah unit yang menciptakan arsip dan sekaligus mengelola arsip untuk seluruh unit kerja yang ada di suatu organisasi

3. Akuisisi adalah unit yang mengelola hanya arsip statis

4. Akusisi dan Kearsipan ini pengecualian, sebaiknya tidak di pilih

Copyright © Anita Handayani (https://anitanet.staff.ipb.ac.id)