Tugas Petugas Entry SIKN yang  Kedua Kali Bertugas dan Seterusnya (Lengkap)

Cara Meregistrasi Arsip dari DRAFT menjadi TERDAFTAR

Penulis:  Ir. Anita Handayani
Admin Simpul Jaringan IPB

tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_2_edit

tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_metadata_03_IT3_PP_2012

tahap_10_petugas_entry_sikn_kedua_arsip_03_IT3_PP_2012_tapil_di_jikn

Cara Registrasi Arsip Statis oleh Petugas Entry yang Kedua dan Seterusnya di SIKN : 

  1. Siapkan Arsip yang mau di upload ke SIKN dalam bentuk file Acrobat Reade (pdf),
  2. Masuk ke SIKN (http://sikn.jikn.go.id) sebagai Petugas Entry
    : 7482.anita
    : YgRv7i2u
  3. Klik tab menu Arsip Statis
  4. Pilih pilihan Pengelola Arsip Statis
  5. Klik Tambah
  6. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_1
  7. Isikan data yang diminta, contohnya seperti gambar dibawah ini:
    tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_2_editIsi datanya sbb:
    Nama Fonds:  Institut Pertanian Bogor
    Elemen Fonds: Kantor Hukum, Promosi dan Humas
    Kode Klasifikasi File: SP.PP.2012
    Nomor File: SP.PP.2012/2
    Nama File: per_rektor_ipb_no_03_IT3_PP_2010.pdf
    Deskripsi File:
    Peraturan Rektor IPB Nomor 08/I3/PP/2010 tentang Tata Tertib Penyelenggaraan Program Pendidikan Sarjana Kurikulum Sistem Mayor-Minor Institut Pertanian Bogor
    Lokasi File: UA.L1.R1.B1/10
  8. Klik Simpan/File Tersimpan
  9. Lalu Search nama file tadi, yaitu per_rektor_ipb_no_03_IT3_PP_2010.pdf
  10. Klik Detail
  11. Klik Tambah
  12. Maka akan terbuka Form REGISTRASI BERKAS
    Isikan datanya sesuai dengan data excell yang sudah kita buat
    Nah sekarang kita isi INFORMASI FILE nya
    Isikan data yang diminta, sbb:

    FILE DIGITAL
    Klasifikasi Akses: Terbuka
    Tipe Metadata Arsip: Kertas
    Aplikasi Pencipta:  Adobe Acrobat
    REGISTRASI ARSIP
    Nomor Arsip: UA.L1.R1.B1/17
    Kode Klasifikasi: SP.PP.2012/2
    Pencipta Arsip: Institut Pertanian Bogor (IPB)
    Unit Kerja: Unit Arsip IPB
    Uraian Informasi:

    Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 03/IT3/PP/2012 tentang Pemberian Keringanan Besarnya Biaya Peningkatan Mutu Pendidikan (BPMP) Bagi Mahasiswa Program Pendidikan Sarjana Institut Pertanian Bogor.  Pola Klasifikasi Arsip Subtantif.  Klasifikasi Pendidikan dan  Pengajaran.  Klasifikasi PP.  Arsip Statis IPB Tahun 2011. 

    Keterangan: Arsip Statis, Salinan Surat Keputusan Rektor IPB Asli, Kondisi Baik, Ada Tanda tangan, Ada Cap Dinas
    Tanggal Arsip: 927/01/2012
    Jumlah: 3 Lembar
    INFORMASI DETAIL
    Arsip Aset: Tidak
    Hal/Judul:

    Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 03/IT3/PP/2012 tentang Pemberian Keringanan Besarnya Biaya Peningkatan Mutu Pendidikan (BPMP) Bagi Mahasiswa Program Pendidikan Sarjana IPB

    Klasifikasi Keamanan: Biasa/Terbuka
    Petugas Registrasi: Ir. Anita Handayani
    Jenis Naskah: Peraturan Rektor
    Tingkat Perkembangan: Asli
    Kategori Arsip: Arsip Umum
    Arsip Vital: Tidak
    Tingkat Urgensi: Biasa
    Bahasa: Indonesia
    Penerima/Pengirim: Kantor Hukum, Promosi dan Humas IPB
    Bahasa: Indonesia
    Nama Pimpinan Unit: Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib
    Jabatan Pimpinan Unit: Kepala Unit Arsip IPB
    Riwayat Administrasi/Biografis:
    Riwayat Kearsipan:
    Sumber Akuisisi: Dari Kantor Hukum, Promosi dan Humas IPB
    Informasi Jadwal Retensi: Permanen
    Penambahan:
    Sistem Penataan
    Ketentuan Akses:
    Ketentuan Reproduksi: Boleh di Kopi
    Karakteristik Fisik dan Ketentuan Teknis: Kondisi Baik
    Sarana Temu Balik: JIKN
    Keberadaan Dan Lokasi Arsip Asli: Kantor Hukum, Promosi dan Humas IPB
    Keberadaan Dan Lokasi Salinan/ Kopi: Unit Arsip IPB
    Arsip Terkait:
    Publikasi:
    Catatan dari Arsiparis:
    Peraturan-peraturan atau Konvensi:
    Waktu Deskripsi: 31/02/2015

  13. Screenshot hasil entry data tersebut diatas
  14. Klik Simpan/Simpan Item Berhasil
  15. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:
    tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_metadata_03_IT3_PP_2012
  16. Klik Daftar File Digital
  17. Klik Initialize, Mohon tunggu !
  18. Klik File Data
  19. Ambil File yang mau di upload, yaitu  per_rektor_ipb_no_03_IT3_PP_2010.pdf
  20. Klik Open
  21. Klik tanda panah kecil di sampiang nama file yang mau di upload
  22. Setelah proses upload mencapai 100%, Klik Selesai
  23. Klik Kembali
  24. Klik Metadata untuk melihat apakah hasil entry an data kita sudah benar atau belum
    tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_data_arsip_03_IT3_PP_2012_metadata
  25. Klik File untuk melihat apakan nama file pdf yang di upload sudah seusai
  26. Klik Setujui/Ya
  27. Sampai disini REGITER ARSIP SUKSES !!! dimana status DRAFT sudah berubah menjadi status TERDAFTAR
    tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_03_IT3_PP_2012_status_terdaftar_setelah_status_edit
  28. Berikutnya adalah tugas Petugas Editor (yang mem validator) dan Petugas PPID Statis (yang mem publikasi)
  29. Setelah petugas PPID Statis menjadikan statusnya menjadi Publikasi
    Maka akan muncul arsip ini di JIKN
    tahap_10_petugas_entry_siks_kedua_arsip_03_IT3_PP_2012_tampil_di_jikn
  30. Klik  Detail maka akan muncul tampilan di JIKN nya sperti ini:
    tahap_10_petugas_entry_sikn_kedua_arsip_03_IT3_PP_2012_tampil_di_jikn_klik_detail
  31. Klik Lihat
  32. Maka akan muncul tampilan file pdf nya seperti berikut:
    tahap_10_petugas_entry_sikn_kedua_arsip_03_IT3_PP_2012_tampil_di_jikn_klik_detail_klik_always
  33. Klik Always allow plog ins on jikn.go.id
  34. Maka akan running proses downliad file per_rektor_IPB_no_03_IT3_PP_2012.pdf nya
  35. Tampilan nya seperti berikut:
    tahap_10_petugas_entry_sikn_kedua_arsip_03_IT3_PP_2012_tapil_di_jikn
  36. Selesai !

Copyright © Anita Handayani


FacebookTwitterGoogle+PinterestLinkedInWhatsAppLineShare/Bookmark