Temu Teknis Penyusunan Instrumen Dalam Rangka Implementasi SIKD di BUMN dan PTN dilaksanakan tanggal 4-6 Agustus 2015 di Hotel The Mirah, Bogor.

Temu Teknis Penyusunan Instrumen Dalam Rangka Implementasi SIKD di BUMN dan PTN

Temu Teknis Penyusunan Instrumen Dalam Rangka Implementasi SIKD di BUMN dan PTN

Diskusi Kelompok

Diskusi Kelompok

 Dari Unit Arsip IPB yang ditugaskan untul menghadiri acara Temu Teknis ini adalah:

  1. Drs. Badolahi Mustafa, M.Lib (Kepala Arsip IPB)
  2. Ir. Setyo Edy Susanto (Kasubag. Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan IPB)
  3. Dra. Sri Nooryani (Kasubag Akuisisi dan Pengolahan Arsip IPB)
  4. Ir. Anita Handayani (Staf IT Kearsipan)
Presentasi "Pengolahan Arsip dengan 4 Instrumen oleh Drs. Badolahi Mustafa, M.Lib

Presentasi “Pengolahan Arsip dengan 4 Instrumen oleh Drs. Badolahi Mustafa, M.Lib

Drs. Badolahi Mustafa, M.Lib menyampaikan materi Pengolahan Arsip dengan 4 Instrumen

Drs. Badolahi Mustafa, M.Lib menyampaikan materi Pengolahan Arsip dengan 4 Instrumen

Dalam kesempatan ini Kepala Arsip IPB menyampaikan makalahnya yang berjudul Pengolahan Arsip IPB dengan 4 Instrumen.

4 Instrumen yang dimaksud, biasa disingkat dengan sebutan NSPK.

NSPK adalah singkatan dari Norma, Standar. Prosedur, Kriteria.

Norma adalah aturan atau ketentuan yang dipakai sebagai tatanan untuk penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi.  Contoh NORMA dalam bidang kearsipan yaitu:

  1. UU No.43/2009 tentang Kearsipan
  2. PP No.28/2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan
  3. Perka ANRI No.24/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Perguruan Tinggi

Standar adalah acuan yang dipakai sebagai patokan dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi.  Contoh STANDAR dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi adalah:

  1. JRA (Jadwal Retensi Arsip)
  2. Kode Klasifikasi Surat
  3. Standar Boks Arsip yang digunakan

Prosedur adalah metode atau tata cara untuk penyelenggaraan keguatan di suatu instansi.  Contoh PROSEDUR dalam bidang kearsipan:

  1. Cara penentuan JRA suatu arsip tertentu
  2. Cara pemusnahan arsip
  3. Cara mengoperaikan SIKD/SIKS/SIKN

Kriteria adalah ukuran yang dipergunakan menjadi dasar dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instasi.  Contoh KRITERIA dalam bidang kearsipan:

  1. Syarat/kriteria untuk dapat menjadi fungsional arsiparis tingkat ahli
  2. Syarat/kriteria jenjang jabatran fungsional arsiparis yang dapat dilaksanakan dalam suatu kegiatan tertentu dalam bidang kearsipan

NSPK KEarsipan minimal terdiri dari 4 hal yaitu:

  1. Klasifikasi Arsip
  2. KlasifikasiJadwal Retensi Arsip
  3. Hak Akses dan Keamanan Arsip

NSPK Unit Arsip IPB terdiri dari:

  1. Tata Naskah Dinas / Tata Persiratan IPB
  2. Klasifikasi Arsip IPB
  3. JRA (Jadwal Retensi Arsip) IPB
  4. Hak Akses dan Keamanan Arsip IPB

Tata Naskah Dinas (Tata Persuratan) mengatur “Format dan Prosedur penciptaan serta Produk arsip” yaitu tentang:

  1. Bagaimana format surat dan dokumen seharusnya
  2. Bentuk kop dan logo surat
  3. Sipa boleh mengirim surat, kemana
  4. Siapa penandatangan surat
  5. Bagimana sistem penomoran
  6. Kedepannya juga akan diatur tentang jenis dan spesifikasi kertas yang digunakan

Pola Klasifikasi mengatur “Pengelompokan dan Pengkodean Surat” yaitu tentang

  1. Surat dikelompokkan berdasarkan kategorinya
  2. dilakukan pengkodean surat/arsip

Jadwal Retensi Arsip mengatur “Umur (tahun) suatu Surat dapat disimpan dan Prosedur Penyusustan Arsip” yaitu:

  1. Sipa yang boleh mengakses arsip apa
  2. Siapa yang bertanggungjawab terhadap arsip siapa
  3. Bagaimana keamanan arsip

Akuisis Arsip mengatur “Cara Memperoleh Arsip” yaitu:

  1. Bagaimana prosedur mendapatkan dan mengumpulkan arsip dari seluruh unit kerja di lingkungan IPB (pasif dan proaktigf)
  2. Jenis arsip apa yang di akuisisi

Layanan Arsip mengatur “Cara Melayankan Arsip” yatu:

  1. Bagaiman memberi layanan arsip kepada pengguna arsip
  2. Promosi/advokasi kearsipan

Alih Media Arsip mengatur “Proses Alih Media Arsip” yaitu:

  1. Bagaimana alih media arsip konvensional ke format digital dilakukan
  2. Arsip apa saja yang di alih media kan

Penyediaan Arsip Dinamis mengatur “Proses Menyesiakan Arsip Dinamis” yaitu

  1. Pengolahan arsip dinamis
  2. Penataan arsip dinamis
  3. Pelayanan arsip dinamis

Pengolahan Arsip Statis mengatur “Pengolahan Arsip Statis” yaitu:

  1. Mengolah arsip statis
  2. Menata arsip statis

Pembinaan profesi tenaga kearsipan IPB mengatur “Pembinaan SDM Kearsipan” yaitu:

  1. Fingsional arsiparis
  2. Tenaga kearsipan lainnya
  3. Bimtek, Diklat, Semnar dan Kegiatan lain dibidang kearsipan

Proses penyusunan NSPK adalah sebagai berikut:

  1. Ide
  2. Pengajuan proposal
  3. Studi literatur
  4. Penyusunan draft
  5. Konsinyasi atau rapat2 internal
  6. Sosialisasi
  7. Finalisasi
  8. Pengajuan menjadi peraturan Rektor
  9. Perbanyakan

 

Penulis: Anita Handayani