Anita's Personal Blog

Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Tag: Winisis

Cara Membuat Database BUKU TAMU dengan Program Winisis

Cara Membuat Database BUKU TAMU dengan Program Winisis

Arsip Buku Tamu

Bersama ini saya akan membagikan ilmu tentang cara membuat Database BUKU TAMU dengan menggunakan program Winisis:

Continue reading

Cara Membuat Database PERSONAL FILE dengan Program Winisis

Cara Membuat Database PERSONAL FILE

Bersama ini saya akan menampilkan cara membuat Database PERSONAL FILE dengan menggunakan Program Winisis.

Adapun caranya adalah sebagai berikut:

  1. Tentukan dulu bentuk tampilan (Menu) yang akan kita buat nantinya.
    Misalnya kita akan membuat Menu seperti gambar dibawah ini, yang disimpan di folder d:\winisis\data\arsip\fparsp. Menu Personal File ini kita beri nama pfarsp.mst
    Cara Membuat Database Personal File
  2. File pfarsip.mst nya tersimpan di folder pfarsip, seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Personal File
  3. Sekarang kita buat Struktur Database seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Pesonal FIle
  4. Akan terbentuk Data Entry seperi ini, dan cara entry data yang buat di link an juga seperti ini (untuk foto, entry data seperti ini: \winisis\data\arsip\pfarsp\foto\nnq.jpg) (untuk SK CPNS entry data sepereti ini: \winisis\data\arsip\pfarsp\dokumen\sk-cpns_nnq.pdf), lihat gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Personal File
  5. Ingat semua file pdf di simpan di folder dokumen nya fparsp agar bisa nge link nantinya.
    Cara Membuat Database Personal File
  6. Dan foto juga disimpan di folder foto seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuta Database Personal File
  7. Agar kita bisa menghasilkan menu seperti yang kita inginkan, maka tuliskan coding seperti dibawah ini:
    (‘\chpict ‘,v100),’ ‘,BPICT((‘logoipb.bmp ‘),16),/
    {/QR,box(15),CL2,B,FS30,’No. Urut Rekod: ‘,MFN(4)}/,
    ,CL2,B,FS30,”Nama lengkap : “V10,’ – ‘,v20/
    “NIP : “V15/
    “Unit kerja : “V30/
    “Tempat,tgl. lahir : “V40,’, ‘,v50/
    “Alamat : “V55/
    “TMT PNS IPB : “V60/
    “Golongan : “V70/
    “Pangkat : “V80/
    “Jabatan Fungsional: “V90/
    “Jabatan Struktural: “V91/
    “Status Kepegawaian: “V92/
    #
    link((‘SKP-CPNS’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v510),’ ‘,link((‘SKP-PNS ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v520),’ ‘,link((‘SK-PT ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v530),’ ‘,link((‘SK-MJT ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v540),’ ‘,link((‘Ijazah Terakhir ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v550),’ ‘,link((‘Sert-Diklat ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v560),’ ‘,link((‘KARPEG ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v570)’ ‘,link((‘KARIS/KARSU ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v580),/
    link((‘PAK’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v590),’ ‘,link((‘SETIFIKAT 1 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v591),’ ‘,link((‘SETIFIKAT 2 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v592),’ ‘,link((‘SERTIFIKAT 3 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v593)/
    /QC,BOX(15),F4,FS40,B,’ARSIP PNS IPB’
    (‘\isispatt pat006.bmp ‘)
  8. Download logo IPB dibawah ini dalam bentuk ext.bmp, simpan di folder BG dengan nama logoipb.bmp
  9. Logo ini disimpan dalam folder BG seperti dibawah ini:
    CaraMembuat Database Personal File
  10. Untuk membuat data entry dropdown seperti di menu “Status Kepegawaian”, kita harus membuat file dengan ext val, disini namanya adalah pfarsp.val, buat dengan program notepad
    Tuliskan isinya seperti berikut:92:choice:<>:notype:multi::’Status Kepegawaian: ‘/’Tenaga Pendidik’/’Tenaga Kependidikan’ Maka tampilannya aka seperti gambar dibawah ini:Cara Membuat Database Personal File
  11. Jadi file databasenya seperti ini nantinya:
    Cara Membuat Database Personal File
  12. Selesai ! selamat mencoba!

 

Tulisan ini bisa di download dalam bentuk PDF disini:
Cara_Membuat_Database_ PERSONAL_FILE_oleh_ANITA_HANDAYANI.pdf

 

Penulis: Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)

Cara Membuat Link (Hyperlink) dalam Program Winisis

Cara membuat Link (Hyperlink) dalam Program Winisis.

Caranya:

  1. Jalankan program WINISIS lalu cari folder ATURAN

    Didalam folder ATURAN ada file:

    1. AATURA.fmt

    2. ATURAN.fdt

    3. ATURAN.fst

    4. ATURAN.mst

    5. ATURAN.pvt

    6. ATURAN.val (ini file buatan untuk membuat drop down)

    7. ATUTAN.cnt

    8. ATURAN.ifp

    9. ATURAN.l01

    10. ATURAN.l02

    11. ATURAN.n01

    12. ATURAN.n02

    13. ATURAN.xrf

    14 CATATAN.txt, DOUBLE.pft, dan TEST.pft, ATURAN.val adalah

    file yang kita buat (bukan default)

     

  2. lalu buka file ATURAN.mst

     

    C:\WINISIS\DATA\arsip\ATURAN\aturan.mst

  3. lalu klik icon Edit PFT

  4. Lalu salin coding ini di kolom Edit PFT (sesuaikan nomor v nya sesuai dengan yang kita buat)

     

    BPICT((‘logoipb1.bmp’),16)/####
    FS30, B, CL1’MFN: ‘,MFN(5)/MHL , CL2
    {/QC,BOX(15),{CL2,B, FS50,’PERATURAN REKTOR IPB’}}/# BOX(7),FS30
    “Nomor Surat : “V1(0,23)/
    ‘Tanggal : ‘V2^a,’ ‘,v2^b,’ ‘,v2^c/
    “Tentang : “V3(0,24)/
    “Keterangan : “V4(0,23)/
    “Operator Input : “V5(0,23)/
    “Lokasi : “V6(0,23)/FS17, CL12
    “Lokasi Dokumen Lengkap : “v10(0,20)/FS30

    ‘ ‘LINK((‘Klik Dokumen Lengkap disini’),if v10=” then ‘Belum ada teks lengkap, Maaf!’ else ‘OPENFILE ‘,’ ‘,’C:‘ V10 fi)/
    ‘ ‘if v10=” then ‘Kosong’ fi
    /

    if v10<>” then
    ‘Dokumen Lengkap: ‘

    link((‘Ada’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v10)/

    fi,
    if v10=” then ‘Dokumen Lengkap: Tidak ada’ fi ,/

    {/QC,BOX(4),B,FS40, CL2’ARSIP UNIVERSITAS-IPB’}/
    {cl10,bpict((‘pat006’),(‘logoipb1.bmp’),0), qr ,f1,cl10,
    ‘\htcolor7’,}#,cl10,fonts((roman,Times New Roman)),cols((0,0,0),(0,0,188),(128,0,0))

    Note:
    1) Coding ini hanya berlaku jika hyperlink disimpan di folder C !
    Jika kita menyimpan winisis di folder D maka tulisan C: harus diganti menjadi D:
    Ingat ya, untuk membuat link bisa berjalan dengan baik maka harus diperhatikan semua address sudah sesuai atau belum. Sebab kalau tidak sesuai maka akan muncul pesan “Error Code : 2”
    2) Jika Dokumen Data kita isikan maka akan muncul komentar “Ada” pada kolom Dokumen Lengkap, jika kita kosongkan paka akan muncul tulisan “Tidak ada” pada kolom Dokumen Lengkap.

  5. Coba perhatikan:if v10<>’ ‘ artinya jika V10 tidak kosong (=V10 diisi)if v10=’ ‘ artinya jika V10 sama dengan kosong (=V10 tidak diisi)Klik tombol HALILINTAR untuk melihat hasilnya, kalau ada yang salah silahkan di edit duluKemudian save dengan cara meg klik icon klik tombol SAVE lalu beri nama ATURAN.PFT atau ATURAN1.PFT, DOUBLE.PFT, atauTEST.PFT (atau jika mau di save dengan nama lain juga boleh asalkanmasih dalam format mst gunanya agar setiap settingan kita tidakhilang) pada foldewr ATURANMaka sekarang kita punya 4 format yaitu ALL, ATURAN, ATURA 1 atauDOUBLE atau TEST(Pemberian nama usahakan tidak ada huruf X dan Y)Jika kita pilih ALL maka akan muncul tampilan seperti berikut:
    yaitu tampilan asli tanpa sentuhan program apapun

     

  6. Kita pilih format

    ATURAN maka tampilannya akan seperti gambar dibawah ini.

    Jika “Dokumen Lengkap” nya diisi maka tampilannya akan seperti gambar berikut dibawah ini.

     

    Dan apabila kita klik tulisan “Klik Dokumen Lengkap Disini” maka akan keluar dokumen yang dimaksud dalam bentuk pdf (karena kita menyimpannya dalam bentuk file pdf)

  7. Maka tampilannya akan seperti gambar berikut jika “Dokumen Lengkap” tidak ada (tidak diisi) tamplannya akan seperti

    gambar berikut.

    Dan jika kita klik tulisan “Klik Dokumen Lengkap Disini” maka akan

    keluar tulisan warning “Belum ada teks lengkap, Maaf!”

  8. Selesai !

     

 

Cara Membuat Tutorial Entry Data di Program Winisis

Cara Membuat Tutorial Entry Data di Winisis:

Contoh: Kita ingin menampilkan cara penulisan di field Lokasi yang memakai tudung ^a ^b dan ^c

Seperti gambar dibawah ini:

Caranya:

  1. Buka File dengan extention .MST, disini kita buka file dengan nama SWRAK.MST

    yang mempunyai Field Table sebagai berikut:

     

  2. Pilih menu Edit/Data Entry Worksheet

     

  3. Lalu pilih field Lokasi di kolom Data Entry Fields (kolom sebelah kanan)

  4. Lalu klik icon Worksheet Definition yang ada disebelah kanan atas pada window Data Entry Worksheet (SWRAK)

  5. Lalu di kolom Help (jangan lupa berikan jarak 3 spasi sebelum menulis) lalu tuliskan:     “Cara Pengisian ^aFilling Kabinet^bNomor Laci Surat^cKode Surat”

  6. Lalu klik OK/OK/Yes/OK

  7. Selesai, Selamat Mencoba!

    Maka sekarang setiap kita arahkan mouse di kolom Lokasi akan tampil tutorial cara pengisiannya

    Seperti contoh gambar berikut:

Konversi dari WINISIS ke EXCEL (Export)

Kita ingin membuat file EDIT.XLS.

WINISIS (=CDS/ISIS).

Wininisis adalah software tepat guna untuk pengelolaan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi, serta Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar.

CDS/ISIS disebarluaskan oleh UNIESO sejak versi DOS tahun 1985 hingga versi Windows 1995.

Program ini paling banyak digunakan oleh unit-unit PUSDOKINFO di Indonesia.

Program CDS/ISI merukan program FREEWARE sehingga dapat diperoleh dan digunakan secara gratis.

Program ini boleh dan mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

UNESCO sebagai pembuat sistem ini berkomitmen untuk mengembangkan terus program ini mengikuti perkembangan teknologi informasi.


 Konversi dari WINISIS ke EXCEL
(EXPORT)

Langkah-langkah membuat format baru dengan nama EKSEL di dalam basis data Winisis:

  1. Jalankan program WINISIS dengan nama SURAT1, lalu klik icon Edit PFT (  ) ,  Klik icon Save ( ) yang disamping kiri bawah, beri nama EKSEL, maka sekarang kita punya 3 format yaitu ALL, SURAT1, dan EKSEL
    (Pemberian nama usahakan tidak ada huruf X dan Y)
  2.  
  3.  Buka format EKSEL
  4.  
  5.  Kosongkan kolom yang dibawahnya ganti dengan tulisan/coding dibawah ini (tanpa spasi)MFN(4),’~’,V1,’~’,V2,’~’,V3^a,’~’,V3^b,’~’,V3^c,’~’,V4^a,’~’,V4^b,’~’,V4^c,’~’,V5,’~’,V6,’~’,V7,’~’,V8,’~’,V9,’~’,V10^a,’~’,V10^b,’~’,V10^c,’~’,V11,/
  6.  Klik icon halilintar () untuk melihat hasilnya, kalau ada yang salah silahkan di edit dulu
  7.  Setelah sesuai jangan lupa klik icon Save () ke format EKSEL
  8.  
  9.  Klik icon Print Setup ()
  10.  Isi MFN Range        : 1-874
     Output To              : ASCII File (Windows-ANSI)
     Pre-defined Format : EKSEL
  11.  
  12.  Klik Print yang ada dikanan bawah
  13. Tulis nama file misalnya EDIT.txt pada kotak File Name, letakkan pada folder C:\WINISIS\WORK\EDIT\
  14.  Tunggu proses export data ke EDIT.TXT
  15.  
  16.  Sekarang kita punya file EDIT.txt.  Close program Winisis
  17.  Jalankan Program Excel 2007
  18.  Buka file EDIT.TXT dengan cara pilih type ALL FILE
  19.  
  20.  Delimited/Window (ANSI)/Next
  21.  
  22.  /hilangkan check list di Tab, pilih Other ketikkan ~
  23.  
  24.  /Next
  25.  
  26.  /Finish
  27.  Maka akan terbuka window excel seperti dibawah ini:
  28.  
  29.  
  30.  Lihat bahwa kita sudah berhasil menambah satu buah record yaitu record 874
  31.  /Save dengan nama EDIT.xls dalam format Excel 97-2003 Template(karena nanti dalam proses import akan dibuka memakai MS. Excel 2003 yang didalamnya ada format DBASE III)
  32.  
  33.  Selesai!.  Sekarang kita sudah punya file excel Persuratan dengan nama EDIT.XLS
  34.