Seringkali kita dibuat pusing dengan proses IMPOR data kembali di Program Winisis setelah kita melakukan editing dengan Excel.  Maka bersama ini saya tampilkan cara-caranya (secara singkat) untuk memudahkan kita dalam editing.  Semoga berguna, terutama buat teman2 Arsiparis.

 
Langkah-langkah EXPOR:

1. Klik Menu Database/Expor/simpan di folder “work/aturan” dengan nama SK225
   (pemberian nama maksimum 6 angka)
   Otomatis akan tersimpan dengan nama SK225.iso

2. Di kolom Field Separator
   tulis #

3. Dikolom Record Saparator
   tulis ~

4. Dikolom Subfield separator
   tulis :

5. Perhatikan di kolom Name of output ISO file tertulis: C:\winisis\work\aturan\SK225.iso

6. Klik OK

7. Perhatikan window progress
   tertera MFN 225, artinya ada 225 file yang kita expor

8. Klik Completed

9. SELESAI PROSES EKSPOR
   Sekarang kita punya file ISO dengan nama SK225.iso
   

Sekarang kita bebas melakukan apa saja

Misalnya melakukan delete record, dan mengentri data lain yang nantinya mengahasilkan format yang sama tapi isinya berbeda

Misalnya ada dua data yang mau kita input terpisah tapi dalam format sama

yaitu data SK Rektor, dan Peraturan Rektor

Atau kita mau lihat apakah data yang kita ketik sudah benar, caranya kita harus melihat dalam program EXCEL

Langkah-langkah
EXPOR ke EXCEL:

1. Klik icon Edit PFT

2. Lalu tuliskan
   coding dibawah ini
   MFN(4),’~’,V1,’~’,V2^a,’~’,V2^b,’~’,V2^c,’~’,V3,’~’,V4,’~’,V5,’~’,V6,’~’,V10,/

3. Cek apakah data yang mau kita ekspor ke eksel nanti sudah benar
   Caranya klik icon halilintar

4. Setelah sesuai dengan apa yang kita inginkan, save dengan nama EKSEL
   maka file akan tersimpan sebagai eksel.pft

5. Klik icon Print Setup

6. Isi MFN Range: 1-255

7. Isi Output to: ASCII File (Windows ANSI)

8. Pilih Pre-defined Format: EKSEL

9. Save dengan nama EDIT
   Maka filenya akan tersimpan dengan nama edit.txt

10. Buka Excell 2007

11. Pilih Type All File, maka kita akan bisa membuka fite txt yang tadi kita buat
    Buka edit.txt

12. Pilih Delimited

13. Pilih Windows (ANSI)

14. Next

15. Hapus tanda di kolom tab

16. Beri tanda kolom Other

17. Lalu isi kolomnya dengan tanda: ~

18. Next

19. Finish

20. Maka akan muncul 225 baris data excel

21. Pilih format excel 97-2003

22. Save dengan nama EDIT
    maka filenya akan tersimpan secara otomatis dengan nama edit.xls

23. Selesai !, silahkan edit data seperlunyanya

Setelah kita isi dengan data Peraturan Rektor, sekarang kita ingin membuat kembali tampilan SK Rektor seperti semula
Maka kita harus melakukan Impor database SK Rektor yang tadi kita buat dengan nama SK225.iso

Perbaiki Tanggalan setelah Import ISO

Langkah-langkah IMPOR:

1. Klik Menu
   Database/Impor/SK225.iso

2. Perhatikan ada tampilan
   Tanggal yang salah, dimana muncul tulisan :a, :b, :c

3. Ditampilan muncul tulisan:    :a30:bDesember:c2009
   Padahal seharusnya tulisan yang muncul adalah “30 Desember 2009″

4. Begitu juda di DATA ENTRI muncul tulisan yang sama yaitu “:a30:bDesember:c2009″
   Padahal kita seharusnya menggunakan tudung:     ^a30^bDesember^c2009
   Karena demikianlah cara entri sub field yang benar adalah memakai tanda tudung
   (Tanggalan mempunya 3 sub field, yaitu a, b, c )

5. Sekarang kita akan melakukan proses perbaikan, pertama kita lihat dulu tanggal
   ada di tag berapa dengan cara klik menu “EDIT/FIELD DEFINITION TABLE”

6. Maka kelihatan disitu bahwa “Tanggal” berada pada Tag nomor 2

7. Nah sekarang kita mau menghilangkan tulisan :a :b :c
   caranya klik Klik menu UTILS/GLOBAL REPLACE

8. Maka akan muncul Window Text

9. Isikan di kolom MFN Limits (Lo/Hi): 1 – 255
   karena ada 225 file yang kita ingin rubah

10. Lalu isikan dikolom Text to find:   :
    karena tanda titik dua ini yang mau kita hilangkan

11. Lalu isikan di New text:   ^
    karena kita akan mengganti tulisan titik dua ( : ) dengan tudung ( ^ )

12. Terakhir isikan di kolom Tags:   2
    Karena kita sudah tau bahwa database tanggalan ada di tag nomor 2

13. Klik OK/Yes

14. Perhatikan ternyata ada 225 file yang kita replace

15. Sekarang kita lihat bahwa tampilan “tanggalan” sudah benar

16. Begitu juga di data entry tampilan “tangalan” sudah benar seperti yang pernah kita
    lakukan yaitu memakai tudung “^”

17. Selesai !

Salah: 

 Betul: