Seringkali kita dibuat pusing dengan proses IMPOR data kembali di Program Winisis setelah kita melakukan editing dengan Excel. Maka bersama ini saya tampilkan cara-caranya (secara singkat) untuk memudahkan kita dalam editing. Semoga berguna, terutama buat teman2 Arsiparis.
Langkah-langkah EXPOR:
-
Klik Menu Database/Expor/simpan di folder “work/aturan” dengan nama SK225
(pemberian nama maksimum 6 angka)
Otomatis akan tersimpan dengan nama SK225.iso -
Di kolom Field Separator
tulis # -
Dikolom Record Saparator
tulis ~ -
Dikolom Subfield separator
tulis : -
Perhatikan di kolom Name of output ISO file tertulis: C:\winisis\work\aturan\SK225.iso
-
Klik OK
-
Perhatikan window progress
tertera MFN 225, artinya ada 225 file yang kita expor -
Klik Completed
-
SELESAI PROSES EKSPOR
Sekarang kita punya file ISO dengan nama SK225.iso
Sekarang kita bebas melakukan apa saja
Misalnya melakukan delete record, dan mengentri data lain yang nantinya mengahasilkan format yang sama tapi isinya berbeda
Misalnya ada dua data yang mau kita input terpisah tapi dalam format sama
yaitu data SK Rektor, dan Peraturan Rektor
Atau kita mau lihat apakah data yang kita ketik sudah benar, caranya kita harus melihat dalam program EXCEL
Langkah-langkah
EXPOR ke EXCEL:
-
Klik icon Edit PFT
-
Lalu tuliskan
coding dibawah ini
MFN(4),’~’,V1,’~’,V2^a,’~’,V2^b,’~’,V2^c,’~’,V3,’~’,V4,’~’,V5,’~’,V6,’~’,V10,/ -
Cek apakah data yang mau kita ekspor ke eksel nanti sudah benar
Caranya klik icon halilintar -
Setelah sesuai dengan apa yang kita inginkan, save dengan nama EKSEL
maka file akan tersimpan sebagai eksel.pft -
Klik icon Print Setup
-
Isi MFN Range: 1-255
-
Isi Output to: ASCII File (Windows ANSI)
-
Pilih Pre-defined Format: EKSEL
-
Save dengan nama EDIT
Maka filenya akan tersimpan dengan nama edit.txt -
Buka Excell 2007
-
Pilih Type All File, maka kita akan bisa membuka fite txt yang tadi kita buat
Buka edit.txt -
Pilih Delimited
-
Pilih Windows (ANSI)
-
Next
-
Hapus tanda di kolom tab
-
Beri tanda kolom Other
-
Lalu isi kolomnya dengan tanda: ~
-
Next
-
Finish
-
Maka akan muncul 225 baris data excel
-
Pilih format excel 97-2003
-
Save dengan nama EDIT
maka filenya akan tersimpan secara otomatis dengan nama edit.xls -
Selesai !, silahkan edit data seperlunyanya
Setelah kita isi dengan data Peraturan Rektor, sekarang kita ingin membuat kembali tampilan SK Rektor seperti semula
Maka kita harus melakukan Impor database SK Rektor yang tadi kita buat dengan nama SK225.iso
Perbaiki Tanggalan setelah Import ISO
Langkah-langkah IMPOR:
-
Klik Menu
Database/Impor/SK225.iso -
Perhatikan ada tampilan
Tanggal yang salah, dimana muncul tulisan :a, :b, :c -
Ditampilan muncul tulisan: :a30:bDesember:c2009
Padahal seharusnya tulisan yang muncul adalah “30 Desember 2009” -
Begitu juda di DATA ENTRI muncul tulisan yang sama yaitu “:a30:bDesember:c2009”
Padahal kita seharusnya menggunakan tudung: ^a30^bDesember^c2009
Karena demikianlah cara entri sub field yang benar adalah memakai tanda tudung
(Tanggalan mempunya 3 sub field, yaitu a, b, c ) -
Sekarang kita akan melakukan proses perbaikan, pertama kita lihat dulu tanggal
ada di tag berapa dengan cara klik menu “EDIT/FIELD DEFINITION TABLE” -
Maka kelihatan disitu bahwa “Tanggal” berada pada Tag nomor 2
-
Nah sekarang kita mau menghilangkan tulisan :a :b :c
caranya klik Klik menu UTILS/GLOBAL REPLACE -
Maka akan muncul Window Text
-
Isikan di kolom MFN Limits (Lo/Hi): 1 – 255
karena ada 225 file yang kita ingin rubah -
Lalu isikan dikolom Text to find: :
karena tanda titik dua ini yang mau kita hilangkan -
Lalu isikan di New text: ^
karena kita akan mengganti tulisan titik dua ( : ) dengan tudung ( ^ ) -
Terakhir isikan di kolom Tags: 2
Karena kita sudah tau bahwa database tanggalan ada di tag nomor 2 -
Klik OK/Yes
-
Perhatikan ternyata ada 225 file yang kita replace
-
Sekarang kita lihat bahwa tampilan “tanggalan” sudah benar
-
Begitu juga di data entry tampilan “tangalan” sudah benar seperti yang pernah kita
lakukan yaitu memakai tudung “^” -
Selesai !
Salah:
Recent Comments