Anita's Personal Blog

Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Tag: Pemberkasan Arsip

[Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Prosedur Pemberkasan Arsip

Praktek penataan berkas

Praktek penataan berkas

Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

Tujuan penataan berkas:

  1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
  2. Mempermudah penyusutan arsip

Prinsip Penataan Berkas, lebih lengkapnya bisa dilihat disini, ada yang disebut Dosier, Seri, dan Rubrik/Subjek.

Note: Penataan berkas yang dilakukan di unit kerja pencipta arsip bisa bergantian antara dosier / rubrik / seri tergantung jenis berkas nya. Yang terbaik jika bisa menyusun berkas berdasarkan Dosier karena bercerita dari awal sampai akhir kegiatan.

Setiap folder bisa berisi satu berkas yang disusun secara Dosier (arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas, contoh Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012), atau disusun secara Seri (arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas, contoh Seri Surat Edaran tahun 2009), atau beberapa berkas arsip yang disusun berdasarkan Rubrik/Subjek (arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas, contoh Berkas Pembelian ATK, 2012 ).  Dosier, Seri dan Rubrik adalah bentuk-bentuk penyusunan sekumpulan arsip dalam satu berkas.

Alat pemberkasan:

  1. Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
  2. Indeks
Tahap-tahap Pemberkasan

Tahap-tahap Pemberkasan

Praktek penataan berkas

Praktek penataan berkas

Continue reading

Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem Berkas

Cara Menyimpan Arsip Dinamis
dengan Sistem Berkas
(PEMBERKASAN ARSIP AKTIF)

cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_25Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 14 November 2014 yang baru lalu.  Yang menjelaskan tentang Pemberkasan arsip ini bernama Novi Elita, yaitu arsiparis yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6.  Saya senang sekali karena diterima dengan baik dan ramah.

Berikut saya sajikan cara penyimpanan berkas arsip dinamis (arsip aktif) yang dilakukan oleh Direktorat Kearsipan Pusat ANRI yang patut kita contoh karena penyimpanan arsipnya ada dalam satu berkas yang bercerita dari awal sampai akhir arsip itu tercipta. Continue reading