Anita's Personal Blog

Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Tag: Microsoft Word 2003

Cara Membuat Daftar Isi Otomatis dengan MS Word 2003

Cara Membuat Daftar Isi Otomatis dengan MS Word 2003

Daftar Isi

Daftar Isi

Awalnya saya bingung bagaimana cara buat DAFTAR ISI Otomatis, karena halaman Laporan Magang yang saya buat ada sebanyak 256, tidak mungkin saya membuatnya secara manual, karena sering saya edit isinya sehinga halaman2 nya sering berubah-ubah.

Lalu saya cari diinternet, dan ketemu disini http://tutorial-msoffice.blogspot.co.id/2011/01/cara-membuat-daftar-isi-otomatis-pada.html.  Lalu saya coba sendiri dengan cara saya, akhirnya berhasil.  Oleh sebab itu saya ingin berbagi pengetahuan ini, semoga bermanfaat.

Cara saya membuat Daftar Isi secara Otomatis di MS Word 2003:

  1. Buka file laporan magang yang berjudul  LAPORAN.doc
  2. Letakan kursor disamping kanan tulisan judul  BAB 1 PENDAHULUAN/Pilih Style Heading 1
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 1
  3. Letakan kursor disamping kanan tulisan sub judul  1.1. Latar Belakang Masalah/Pilih Style Heading 2
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 2
  4. Letakan kursor disamping kanan tulisan subnya sub judul 1.4.1. Dafsar Pelaksanaan/Pilih Style Heading 3
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 3
  5. Lakukan Tahap 3 s.d 4 tsb diatas disemua Judul, Sub Judul dan Subnya Sub Judul
  6. Langkah berikutnya adalah membuat tulisan DAFTAR ISI dihalaman kosong di halaman yang kita mau taruh tulisan DAFTAR ISI, biasanya diletakkan sebelum halaman BAB I PENDAHULUAN.
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 4
  7. Letakkan kursor paling bawah, disini kita akan menaruh daftar isi otomatis yang sudah kita buat bahan2nya tadi
  8. Untuk memulai pembuatan daftar isi otomatis, klik menu Insert /Reference/Index and Tables
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 5
  9. Maka akan muncul layar Dialog Index and Tables. Klik pada tab Table of Contents.
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 6Pilij Formats: Simple
    Perhatikan karena tadi kita membuat 3 level maka disini langsung diberitahu bahwa Show levels ada 3
    Beri tanda centang pada kotak Right align page numbers/lalu pada kotak Tab leader pilih yang tampilannya titik2
  10. Lalu klik saja tombol OK.
    Maka kan mucul pop up tampilan berikut:
    Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di MS Word 2003 7
  11. Klik tombol OK lagi
    Maka akan muncul Daftar isi otomatis (Content of Table) sebanyak 2 halaman seperti gambar dibawah ini:

    Content of Table

    Content of Table

    Content of Table

    Content of Table

  12. Sekarang kita mau Daftar ISI nya hanya 1 halaman saja, bagaimana caranya?
    Caranya adalah sebagai berikut:
    Tandai (highlight) seluruh Content of Table/Klik menu Format/Pilih Pargraf/Pilih Line Spacing: Single/Before dan After Spacing atur 0 pt

    Tampilkan 2 buah window MS Word

    Tampilkan 2 buah window MS Word

  13. Maka hasil nya adalah tampilan Daftar ISi 1 halaman saja seperti ini:

    Daftar Isi

    Daftar Isi

  14. Kemudian kita sesuaikan Fontnya dengan yang kita mau, yaitu  Arial 11 pt dan tanpa huruf miring maka hasilnya akan seperti ini:

    Daftar Isi dengan Font Arial 11 pixel

    Daftar Isi dengan Font Arial 11 pixel

  15. Sampai disini selesai tugas kita membuat Daftar Isi Otomatis
  16. Nah sekarang masalahnya jika kita ingin merubah nya, misalnya merubah salah satu judul sub babnya, bagaimana caranya?
    Caranya adalah sebagai berikut:

    Tampilkan 2 buah window MS Word

    Tampilkan 2 buah window MS Word

  17. Maka akan muncul tampilan berikut:
    cara_merubah_text_pada_daftar_isi_otomatis_2
  18. Lalu tentukan mau letak splitnya dimana/tekan tombol kanan mouse, maka hasilnya seperti ini:
    cara_merubah_text_pada_daftar_isi_otomatis_3
  19. Nah sekarang kita sudah bekerja pada 2 window
    Window yang atas kita biarkan
    Window yang bawah kita menuju ke text yang mau diubah, yaitu “1.1. Latar Belakang Masalah”

    Merubah Sub Judul

    Merubah Sub Judul

  20. Kita mau merubah tulisan”1.1.  Latar Belakang Masalah”  menjadi  “1.1.  Latar Belakang”Kita ubah dulu text nya di windows kedua
    cara_merubah_text_pada_daftar_isi_otomatis_5
  21. Setelah itu baru kita update isi text di Daftar isinya Klik tombol kanan mouse pada  area Table of Contents/Pilih Update Field

    Update Field

    Update Field

  22. Maka akan muncul pop up window “Update Table of Contents”/Pilih Update entire table

    Update entire table

    Update entire table

  23. Klik Ok, maka kan muncul tampilan seperti ini:

    Tampilan Table of Content setelah merubah text sub judul

    Tampilan Table of Content setelah merubah text sub judul

  24. Sekarang remove splitnya dengan cara klik menu Window/Remove Split

    Remove Split Window

    Remove Split Window

  25. Maka akan muncul tampilan Table of Contents seperti berikut:

    Hasil Content of Table setelah perubahan

    Hasil Content of Table setelah perubahan

  26. Nah sudah berhasil kita merubah text nya
    Selanjutnya jika ingin merubah bentuk font bisa dilakukan langsung, hasilnya menjadi seperti ini:

    Hasil Edit tampilan Table of Content

    Hasil Edit tampilan Table of Content

  27. Selesai !
    Dengan mudah kita bisa membuat Daftar Isi Otomatis lengkap dengan garis titik yang menghubungkan judul halaman dengan nomor halamannya.  Jadi tidak usah capek2 mengetik garis titik2 nya karena sudah otomatis dibuatkan oleh sistem.

Artikel tentang “Cara Membuat Daftar Isi Otomatis dengan MS Word 2003” ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini: Cara Membuat Daftar Isi Otomatis dengan MS Word 2003 oleh Anita Handayani.pdf

Copyright © Anita Handayani

Cara Membuat Nomor Urut Halaman Beda Format di MS Word 2003

Cara Membuat Nomor Urut Halaman Beda Format di MS Word 2003

Contoh Nomor Urut Halaman Berbeda Format

Contoh Nomor Urut Halaman Berbeda Format

Selama ini saya membuat halaman judul yang tidak memiliki nomor halaman,  kata pengantar, daftar isi, daftar gambar/tabel yang menggunakan format nomor angka romawi (i, ii, iii, iv dst.) dibuat dan disimpan dalam dalam file yang berbeda dengan halaman bab pendahuluan hingga lampiran yang mengggunakan format nomor biasa (1.2, 3 dst).

Sekarang saya mau membuat semua halaman berbeda format tersebut dalam satu file.  Saya searching di internet, ketemu caranya.  Lalu saya coba sendiri.  Berhasil ! . Oleh sebab itu saya ingin berbagi pengetahuan tentang Cara Membuat Nomor Urut Halaman Beda Format di MS Word 2003.  Semoga bermanfaat.

Cara Membuat Nomor Urut Halaman Beda Format di MS Word 2003:
  1. Semula saya mempunyai 2 buah file untuk membuat Buku Inventaris Arsip Statis, nama ffielnya:
    A Cover Inventaris Arsip Statis Daftar Isi.doc  dan
    B Isi Inventaris Arsip Statis BAB I.doc
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0
  2. Lalu sekarang disatukan namanya menjadi satu file yaitu BUKU_INVENTARIS_ARSIP_STATIS.doc
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_2
    Satukan semua halaman (halaman cover, kata pengantar, daftar isi, bab pendahuluan sampai lampiran) menjadi satu file.
  3. Setelah disatukan ternyata semua halaman adalah dalam format nomor biasa
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_3
    Karena kita mau membuat format tampilan yang berbeda antara halaman cover, daftar isi, kata pengantar, daftar gambar/tabel yang memakai format nomor angka romawi dan halaman BAB I s.d halaman Lampiran memakai format nomor biasa, maka kita harus buat page brake
    Illustrasinya seperti ini:
    illustrasi_penulisan_beda_format
    Seperti contoh illustrasi diatas, halaman pertama, kedua, dan ketiga format penulisan halaman menggunakan angka romawi sedangkan pada halaman BAB I memakai format halaman nomor biasa.Cara membuat 2 format penomoran yang berbeda dalam satu buah laporan atau satu buah file adalah dengan menggunakan section break.  Dengan menggunakan section break maka kita dapat menggabungkan format penulisan yang berbeda dalam satu file.Buat Header Section 1 dan Header Section 2
  4. Pada halaman Page 1/Klik tab Menu View/Header and Footer
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_4
  5. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_5Semua halaman berada pada Header Section 1
  6. Karena di halaman BAB I akan dibuat format nomor yang berbeda , maka kita harus membuatnya menjadi Header Section 2
  7. Buka halaman Bab I, teranyata berada di Page 4 dan Nomor halaman juga menunjukkan angka 4
    Padahal kita mau membuat Nomornya menjadi Nomor halaman 1
    Klik Insert/Break
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_6
  8. Lalu Klik  Menu Insert/Break, maka akan terbka tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_7
    Deafultnya yang tercentang adalah Page break
  9. Tandai kotak “Next page”
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_8
  10. Klik OK, maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_9
    Tidak terjadi perubahan kalau kita lihat dengan kasat mata
  11. Untuk melihat nya kita Klik tab Menu View/Header and Footer maka akan kelihatan sekarang bahwa Bab I ada di Section 2
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_10
  12. Jika kita ingin merubah nomor halaman hanya BAB I kebawah, maka kita harus menghilangkan tulisan Same as Previous yang ada di atas kanan dengan cara klik icon Swich Between Header and Footer
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_11
  13. Hasilnya seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_12
  14. Nah setelah tampilannya seperti ini, barulah kita klik icon “Swich Between Header and Footer” agar berpindah tampikannya menjadi footer
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_13
  15. Klik Close untuk menutup Pop up window “Header and Footer
  16. Nah sekarang kita ganti nomor halaman 4 menjadi 1
    Klik menu Insert/Page Number
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_14
  17. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_15
  18. Atur menjadi:
    Alignment: Center
    Klik Format
    Start at : 1
    Klik OK 2x untuk menutup Pop up Page Number Format dan Page Numbers, maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_16
    Maka sekarang berubah BAB I PENDAHULUAN berada pada Page 1, bukan Page 4 lagi pada Section 2
  19. Kita lihat secara keseluruhan:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_17
    Halaman Cover adalah halaman 1
    Halaman Bab 1 juga halaman 1
  20. Nah sekarang kita akan merubah halaman cover menjadi halaman i
    Jadi halaman cover, kata pengantar, dan daftar isi ingin diubah menjadi halaman i, ii, iii
    Kembali ke halaman cover, peratikan kita berada di Page 1 pada Section 1
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_18
  21. Klik menu Insert/Page Number maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_19
  22. Pilih Number Format: i, ii, ii, …
    Start at : i
    Klik Ok, maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_20
  23. Tampilan secara keseluruhan menjadi seperti ini sekarang:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_21
  24. Hilangkan nomor halaman pada cover
    Klik menu Insert/Page Number
    hilangkan tanda centang pada kotak “Show number on first page
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_22
  25. Klik OK, maka tampilannya akan berubah menjadi seperti ini:
    cara _membuat_nomor_halaman_beda_format_0_23
  26. SELESAI !!!!

    Contoh Nomor Urut Halaman Berbeda Format

    Contoh Nomor Urut Halaman Berbeda Format

Artikel tentang “Cara Membuat Nomor Urut Halaman Beda Format di MS Word 2003” ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini: Cara Membuat Nomor Urut Halaman Beda Format di MS Word 2003 oleh Anita Handayani.pdf

Copyright © Anita Handayani

Cara membuat Daftar Indeks secara otomatis di MS Word 2003

Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

Semula saya bingung bagaimana cara mebuat daftar indeks yang mengacu ke No. Definitif Arsip yang berjumlah 255 arsip. Karena biasanya Indeks otomatis itu mengacu ke halaman (page).

Lumayan pusing saya memikirkannya.  Kemudian muncul ide.  Saya membuat dulu No. Definitif menjadi No. halaman (Page) setelah itu baru di eksekusi.  Ternyata saya Berhasil !!! membuat Indeks secara otomatis di MS Word 2003, lega banget deh.

Indeks diperlukan untuk memudahkan pembaca mencari nama atau istilah yang disebutkan dalam buku. Jadi, bila ingin memeriksa istilah tertentu dalam buku secara cepat, maka cukup membuka halaman-halaman tertentu seperti yang tertera pada indeks, tanpa harus membaca buku tersebut secara keseluruhan.

Nah sekarang saya mau berbagi pengetahuan tersebut.  Semoga bermanfaat.

Cara membuat Daftar Indeks secara otomatis di MS Word 2003:
  1. Setelah jadi Uraian Informasi Arsip pada Buku Inventaris seperti ini:
    Contoh Daftar Arsip Statis di Buku Inventaris

    Contoh Daftar Arsip Statis di Buku Inventaris

    Contoh Daftar Arsip Statis yang mau dibuat daftar Indeks nya

    Contoh Daftar Arsip Statis yang mau dibuat daftar Indeks nya

  2. Karena saya mau membuat Indeks yang mengacu ke nomor definitif arsip (yaitu nomor yang ada disisi kiri), bukan mengacu ke page atau halaman buku, maka saya buat tepisah dulu data tersebut diatas sehingga No. Definitif = Nomor halaman.
    nomor definitif 1 dibuat menjadi halaman 1

    nomor definitif 1 dibuat menjadi halaman 1

     

    nomor definitif 255 dibuat menjadi halaman 255

    nomor definitif 255 dibuat menjadi halaman 255

    dan begitu seterusnya sampai nomor definitif terakhir, karena nomor definitif yang saya buat ada 255 arsip maka lumayan capek juga membuat nya menjadi 255 halaman :)

  3. Save dengan nama file no_definitif=no_halaman.doc
    nama_file_no_definitif=no_halaman_2

    Save File

    Save File

  4. Di Page 1/Klik Menu Insert/Reference/Index and Tables

    Page 1

    Page 1

  5. Maka akan muncul tampilan seperti ini, yaitu pop up “Index and Tables”

    Pop up Index and Tables

    Pop up Index and Tables

  6. Klik Mark Entry
    Klik Mark Entry
  7. Maka akan muncul Pop up window “Mark Index Entry”,  tampilan seperti ini:

    Pop up Mark Index Entry

    Pop up Mark Index Entry

  8. Lalu beri higlight (tandai) satu kata saja yang mau di index, misalnya kata “Pemberhentian”

    Tandai 1 kata yang mau diindex

    Tandai 1 kata yang mau diindex

  9. Lalu Klik bagain atas Pop up window “Mark Index Entry”, di tempat yang ada tanda kotak merah, maka tulisan “Pemberhentian” akan masuk ke kotak isian “Index Main Entry”

    Klik bagian atas pop up window "Mark Index Entry)

    Klik bagian atas pop up window “Mark Index Entry)

  10. Lalu Klik  “Mark All”

    Klik Mark All

    Klik Mark All

  11. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

    Klik, OK

    Klik, OK

  12. Klik OK, maka akan muncul tampilan seperti ini, yaitu muncul scrpt indexing disetiap kalimat yang ada

    Script Indexing

    Script Indexing

  13. Lalu tambahkan halaman kosong pada halaman terakhir, jadi jumlah halaman sekarang ada 256, tuliskan halaman berjudul INDEX
    (Karena No. Definitif yang mau kita buat index ada sebanyak 255 arsip, maka halaman terakhirnya adalah halaman 255)

    Halaman INDEX

    Halaman INDEX

  14. Aktifkan icon π/Letakkan kursor di tanda lingkaran merah yang ada pada gambar dibawah ini/Klik Menu Insert/Reference/Index and Tables

    Klik Index and Tables

    Klik Index and Tables

  15. Maka akan muncul pop up window “Index and Tables”

    Pop up window Index and Tables

    Pop up window Index and Tables

  16. Pilih Type: Run_in/Pilih Formats: Bulleted/Klik OK/maka akan muncul tampilan seperti ini:
    Halaman Index yang mengacu ke No. Definitif Arsip BERHASIL dibuat

    Halaman Index yang mengacu ke No. Definitif Arsip BERHASIL dibuat

     

  17. Kita periksa di bagian judul Index, tampilannya seperti ini, siiip…. berhasil

    Tampilan halaman Index yang mengacu kepada No. Definitif Arsip

    Tampilan halaman Index yang mengacu kepada No. Definitif Arsip

  18. Lalu Tandai seluruh text index yang ada/klik Menu Edit/Copy atau Ctrl+C
    Kita mau memindahkan data index ini ke buku inventaris di BAB III

    Tandai seluruh data Index lalu Copy

    Tandai seluruh data Index lalu Copy

  19. Lalu buka file “BUKU_INVENTARIS_ARSIP_STATIS.doc/Pastekan di BAB III INDEKS dengan cara Klik menu Edit/Paste atau Ctrl+V

    Bab III : INDEKS

    Bab III : INDEKS

  20. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

    Tampilan data Indexing di Buku Inventaris

    Tampilan data Indexing di Buku Inventaris

  21. Maka sekerang pembuatan halaman Indeks di Buku Inventaris sudah selesai
    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

  22. Sekarang kita Cek, Apakah nama Aat Atnah, S.Sos  benar ada di No. 77?
    Hasil cek ternyata BENAR
    Yes, benar text Aat Atnah, S.Sos ada di Nomor Definitif atau Nomor Urut ke 77 dan pada nomor halaman 32 pada file BUKU_INVENTARIS_ARSIP_STATIS.doc

    Benar, di No. 77 ada Nama Aat Atnah, S.Sos

    Benar, di No. 77 ada Nama Aat Atnah, S.Sos

    Lengkapnya tampilannya seperti ini:

    Benar bahwa Nama Aat Atnah ada di Nomor Urut 77 pada Halaman 32

    Benar bahwa Nama Aat Atnah ada di Nomor Urut 77 pada Halaman 32

  23. SELESAI !

Artikel tentang “Cara Membuat Index Secara Otomatis di MS Word 2003” ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini:  cara_membuat_index_secara_otomatis_di_ms_word_2003_oleh_anita_handayani.pdf

Copyright © Anita Handayani