WIN WINISIS (=CDS/ISIS).

Wininisis adalah software tepat guna untuk pengelolaan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi, serta Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar.

CDS/ISIS disebarluaskan oleh UNIESO sejak versi DOS tahun 1985 hingga versi Windows 1995.

Program ini paling banyak digunakan oleh unit-unit PUSDOKINFO di Indonesia.

Program CDS/ISI merukan program FREEWARE sehingga dapat diperoleh dan digunakan secara gratis.

Program ini boleh dan mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

UNESCO sebagai pembuat sistem ini berkomitmen untuk mengembangkan terus program ini mengikuti perkembangan teknologi informasi.

 

Konversi dari EXCEL ke  WINISIS
(IMPORT)

Langkah-langkah mengkonversi data yang dibuat dalam EXCEL ke dalam basis data Winisis:

  1. Sekarang kita mau mau mengimpor data excel yang sudah diedit, namanya EDIT.XLSdata EDIT.XLS ini berasal dari database SURAT1 mau dimasukkan ke database SURAT
  2. Buka Program Excel 2007, ada 874 data
  4. Data jangan ada yang tergulung, tampilkan semua dengan cara klik 2x di judul sel (di tempat yang diberi tanda merah).
  5.  
  6.  Lalu simpan dengan nama EDIT1 dalam format Excel 2003
  7.  
  8. Close program Excel 2007
  9. Buka program EXCEL 2003, Pilih format All File, buka file EDIT1
    Lalu save dengan nama EDIT2
  10.  
  11. Maka sekarang kita punya 3 file dalam format EXCEL yaitu EDIT yaitu EDIT, EDIT1 dan EDIT2
  12.  
  13. Tandai DATA di EDIT2.XLS yang mau dibuat EDIT.DBF
  14.  
  15.  
  16. File/Save as/dengan nama: EDIT dalam format dBASE III/Yes
  17.  
  18.  
  19. Close EXCEL 2003/pilih NO
  20.  
  21.  
  22. Maka sekarang kita punya file EDIT.DBF
  23. Copy file program utility DB3ISO.COM ke dalam folder EDIT itu, jadi lokasi foldernya sama dengan file EDIT.DBF.
  24. Sekarang jalankan program DB3ISO dengan mengklik ganda file DB3ISO.
  25. Tekan E untuk memulai proses konversi.
  26. Ketika ditanyakan nama basis data, ketik EDIT.DBF
  27. Ketika ditanyakan OUTPUT ISO FILE yang akan dihasilkan, ketik saja EDIT.ISO, lalu tekan ENTER.
  28. Ketika ditanyakan INPUT FST FILE, tekan saja ENTER.
  29. Ketika ditanyakan kode pembatas ruas (Field Separator), ketik saja # (hash) lalu tekan ENTER.
  30. Ketika ditanyakan kode pembatas cantuman (Record Separator), ketik saja ~ (tilde) lalu tekan ENTER.
  31. Ketika ditanyakan mulai dari nomor berapa, tekan saja ENTER
  32. Ketika ditanyakan nomor terakhir berapa, tekan saja ENTER
  33. Ketika ditanyakan RENUMBER FROM, tekan saja ENTER
  34.  
  35. Lalu tekan X untuk KELUAR. Perhatikan gambar berikut untuk melihat tahapan proses konversi yang diuraikan diatas.
  36. Maka sekarang kita punya file EDIT.ISO
  37.  
  38. Langkah selanjutnya membuat file SURAT.FST, buka program NOTEPAD (Start/All Program/Assessories/NOTEPAD)
  39.  
  40. Ketikan tulisan seperti berikut
    1 0 v1
    2 0 v2
    3 0 ‘^a’v3,’^b’v4,’^c’v5
    4 0 ‘^a’v6,’^b’v7,’^c’v8
    5 0 v9
    6 0 v10
    7 0 v11
    8 0 v12
    9 0 v13
    10 0 ‘^a’v14,’^b’v15,’^c’v16
    11 0 v17
    12 0 v18
  41.  
  42. Save as dengan nama SURAT.FST dalam format All Files
  43. Sekarang berkas SURAT.FST terbentuk di dalam folder EDIT dan siap untuk diimporkan ke basis data pada WINISIS.
  44. Langkah selanjutnya adalah menjalankan program WINISIS .
  45. Buka database SURAT.MST/OK
  46.  
  47. Lihat bahwa DATA yang ada pada SURAT ada berjumlah 880
  48.  
  49. Karena disini masih acak2an, dan mau ditimpa dengan data yang ada pada SURAT1 yang sudah kita buat EDIT.ISO tadi maka kita pilih LOAD (tindas)
  50. Pilih menu DATBASE/IMPORT
  51.  
  52. Klik 2 x pada folder EDIT maka akan muncul tulisan EDIT.ISO/OK
  53.  
  54. Tulis di kolom Reformating FST:  c:\winisis\work\edit\surat.fst
    /Load/OK/OK/Completed
  55.  
  56. Maka akan tampil data surat dengan tampilan baru
    yaitu data yang tercantum ada 874 (sesuai dengan jumlah record excel yang kita buat)
  57.  
  58. Lihat data full text belum sesuai. Sekarang kita edit, klik icon Edit PFT ()
  59.  
  60. Kita rubah kolom bawahnya menjadi dengan coding seperti dibawah ini:‘MFN: ‘,MFN(4)/MDL,
    ”      Jenis Surat: “V1(0,35)/
    ”    Nomor Surat: “V2(0,35)/
    ”  Tanggal Surat: “V3,V4,V5(0,35)/
    “Tanggal Terima: “V6,V7,V8(0,35)/
    ”         Lampiran: “V9(0,35)/
    ”            Perihal: “V10(0,31)/
    ”                Dari: “V11(0,35)/
    ”           Kepada: “V12(0,35)/
    ” Ringkasan Isi Surat: “V13(0,35)/
    ”             Lokasi: “V14,V15,V16(0,35)/
    ”          Full Text: “V17(0,35)/
    ”    Kartu Kendali: “V18(0,35)/
    ‘                     : ‘LINK((‘Klik teks lengkap’),if v11=” then ‘Belum ada teks lengkap’ else ‘OPENFILE ‘,’ ‘,’C:’V17 fi)/
  61. Lihat ada data yang terputus, artinya di excel belum di tampilikan semua, masih ada data yang tergulung
    kita edt lagi data edt2.xls nya
    Setelah diperbaiki maka tampilan akan berubah seperti dibawah ini:
  62.  
  63. Klik Icon Split Database Window ()
    Maka tampilan akan berubah seperti berikut
  64.  
  65. Memperbaiki tampilan:
    1. agar tanggal rata kiri
        a. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: enter sekali/Tags: 3/Subfields: ^a/OK/Yes/
            Tunggu proses replace/Completed        b. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: enter sekali/Tags: 4/Subfields: ^a/OK/Yes/
            Tunggu proses replace/Completed    c. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: \\ /New text: \
                 /OK/Yes/Tunggu proses replace/Completed
  66.  
  67.  
  68.  
  69. Selesai !
  70.