Tag: Diklat Fungsional Arsiparis Ahli

[Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Pengelolaan Arsip Statis

13/06/2016 / anita handayani / 0 Comments

Cara Pengelolaan Arsip Statis

Dalam pasal 59 Ayat 2 PP Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

[Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Prosedur Pemberkasan Arsip

13/06/2016 / anita handayani / 0 Comments

Praktek penataan berkas

Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

Tujuan penataan berkas:

Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
Mempermudah penyusutan arsip

Prinsip Penataan Berkas, lebih lengkapnya bisa dilihat disini, ada yang disebut Dosier, Seri, dan Rubrik/Subjek.

Note: Penataan berkas yang dilakukan di unit kerja pencipta arsip bisa bergantian antara dosier / rubrik / seri tergantung jenis berkas nya. Yang terbaik jika bisa menyusun berkas berdasarkan Dosier karena bercerita dari awal sampai akhir kegiatan.

Setiap folder bisa berisi satu berkas yang disusun secara Dosier (arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas, contoh Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012), atau disusun secara Seri (arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas, contoh Seri Surat Edaran tahun 2009), atau beberapa berkas arsip yang disusun berdasarkan Rubrik/Subjek (arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas, contoh Berkas Pembelian ATK, 2012 ). Dosier, Seri dan Rubrik adalah bentuk-bentuk penyusunan sekumpulan arsip dalam satu berkas.

Alat pemberkasan:

Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
Indeks

Tahap-tahap Pemberkasan

Praktek penataan berkas

Bentuk Form Daftar Klasifikasi Kemanan dan Akses Arsip

04/05/2016 / anita handayani / 2 Comments

Bentuk Form Daftar Klasifikasi Kemanan dan Akses Arsip

Note:
Jenis berkas yang Klasifikasi Keamanannya boleh diakses (tanda bintang) diserahkan ke PPID (Pejabat Pengelola Informasi Dinamis) yang berkedudukan di Humas untuk menguploadnya.

Contoh formulir isian Daftar Klasifikasi Kemanan dan Akses Arsip ini bisa di download dalam bentuk file DOC disini: form_daftar_klasifikasi_keamanan_arsip.doc

Penulis: Anita Handayani