Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

Tujuan penataan berkas:

1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
2. Mempermudah penyusutan arsip

Prinsip Penataan Berkas, lebih lengkapnya bisa dilihat disini, ada yang disebut Dosier, Seri, dan Rubrik/Subjek.

Note: Penataan berkas yang dilakukan di unit kerja pencipta arsip bisa bergantian antara dosier / rubrik / seri tergantung jenis berkas nya. Yang terbaik jika bisa menyusun berkas berdasarkan Dosier karena bercerita dari awal sampai akhir kegiatan.

Setiap folder bisa berisi satu berkas yang disusun secara Dosier (arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas, contoh Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012), atau disusun secara Seri (arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas, contoh Seri Surat Edaran tahun 2009), atau beberapa berkas arsip yang disusun berdasarkan Rubrik/Subjek (arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas, contoh Berkas Pembelian ATK, 2012 ).  Dosier, Seri dan Rubrik adalah bentuk-bentuk penyusunan sekumpulan arsip dalam satu berkas.

Alat pemberkasan:

1. Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
2. Indeks

Continue reading