SEKAT ATAU GUIDE ARSIP

Sekat Arsip sampai Level 4

Sekat Arsip sampai Level 4

SEKAT atau GUIDE Arsip yang umumnya dipakai, hanya sampai level 3 (warna putih, hijau, dan merah), setelah itu baru diletakkan FOLDER Arsip (warna biru muda):

Sekat Arsip sampai dengan level 3 (ready stok)

Sekat Arsip sampai dengan level 3 (ready stok)

Sekat Arsip Primer Warna Putih

Sekat Arsip Primer Warna Putih

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau

Sekat Arsip Tertier Warna Merah

Sekat Arsip Tertier Warna Merah

Contoh bentuk dan warna Sekat / Guide Arsip:

Sekat atau Guide

Contoh bentuk sekat atau guide

Jenjang Masalah yang umum ada dalam penyimpanan arsip:

Jenjang Masalah

Jenjang masalah dalam sekat

Penyekat PRIMER (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus.

Penyekat TERTIER (level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus.

Penyekat QUARTER (level4) berisi sub nya sub-sub masalah, ini biasa dipakai di IPB.

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, folder biasanya berwarna biru muda.

Note: Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan

Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif.

CARA PEMAKAIAN SEKAT atau GUIDE ARSIP:

Contoh: Cuti Tahunan

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 MUTASI.

Penyekat TERTIER (level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 CUTI TAHUNAN.

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 851 Cuti Tahunan Th 2012
  2. 851 Cuti Tahunan Th 2013
  3. 851 Cuti Tahunan Th 2014

Jadi kumpulan Folder Cuti Tahunan yaitu Cuti tahunan tahun 2013 s.d 2014 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 850 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 851 CUTI TAHUNAN (sekat tertier berwarna merah)
Contoh: Perjalanan Dinas

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 000 UMUM.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 090 PERJALANAN DINAS.

Penyekat TERTIER (level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh tidak ada

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 090 Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makassar 2013
  2. 090 Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado 2013

Jadi kumpulan Folder Perjalanan Dinas yaitu Perjalanan Dinas a.n. Budi dan Shinta tahun 2013 kita tempatkan di Sekat 000 UMUM (sekat primer berwarna putih) / 090 PERJALANAN DINAS (sekat sekunder berwarna hijau)

Dalam hal ini tidak ada sekat tertier yang berwarna merah.

Sekat Berkas Tes Kesehatan yang diurut berdasarkan Tahun

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 810 PENGADAAN.

Penyekat TERTIER(level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 812 PENGUJIAN KESEHATAN

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 812 Berkas Tes Kesehatan 2011
  2. 812 Berkas Tes Kesehatan 2012

Jadi kumpulan Folder Berkas Tes Kesehatan tahun 2011 dan 2012 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 810 PENGADAAN (sekat sekunder berwarna hijau) / 812 PENGUJIAN KESEHATAN (sekat tertier berwarna merah)

Sekat Tugas Belajar a.n. Pegawai

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 820 MUTASI.

Penyekat TERTIER(level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 826 TUGAS BELAJAR.

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 826 a.n. Agnia
  2. 826 a.n. Anita dst

Jadi kumpulan Folder Berkas Tugas Belajar atas nama dosen atau pegawai kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 820 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 826 TUGAS BELAJAR (sekat tertier berwarna merah)

Warna sekat bebas saja tergantung keinginan.  Contohnya gambar diatas Sekat primer berwarna hijau, sekat sekunder berwarna pink, sekat tertier berwarna putih.

:)

Ada 3 macam folder yaitu:

  1. Folder Individual, berisi arsip dari satu koresponden,perorangan atau instansi, diletakkan diposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis atau nomor.
  2. Folder Khusus, berisi arsip yang menunjukkan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi mengikuti guode sekunder (guide pembantu) dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus seperti: Aplikasi (lamaran), pertama sisusun berdasarkan nama responden, jika koresponden mempunyai lebih dari satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal.
  3. Folder macam-macam, berisi arsip yang bermacam-macam koresponden, diatur berdasar nama koresponden kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, tanggal baru ada di depan. Folder ini diletakkan paling belakang ditiap-tiap alphabet atau nomor.
Folder Arsip Warna Biru Muda

Folder Arsip Warna Biru Muda

Folder dengan tab diatas

Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya

Huruf dan Label di Tab. Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca.

CARA PEMAKAIAN FOLDER:

Folder berisi Berkas/surat, biasanya berwarna biru muda.

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja (Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis).

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

Tujuan penataan berkas:

  1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
  2. Mempermudah penyusutan arsip
    Point kedua ini yang tidak bisa kita kerjakan (yaitu tidak bisa melakukan penyusutan arsip, sehingga nanti arsip akan menumpuk setinggi gunung) jika kita hanya menyimpan surat seperti biasanya yaitu pakai map gantung (1 map gantung berisi sekelompok pokok masalah yang sama yang tidak memberkas) tanpa menggunakan sekat/guide.
Folder berisi berkas

Contoh FOLDER berisi berkas (= berisi himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis)

CARA PENYIMPANAN SEKAT dan FOLDER di Filling Cabinet di Sekretariat Kantor :

Berkas ditaruh di dalam Filling Cabinet

Contoh Sekat (Guide) dan Folder yang ditaruh di Filling Cabinet

HARGA

Harga folder arsip (warna biru laut)  Rp. 3.500 per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs.  

Harga Sekat arsip Rp. 3000 per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs.

Sekat arsip level 1 warna puth

Sekat arsip level 2 warna hijau

Sekat arsip level 3 warna merah

Untuk sekat level 4 berwarna kuning minimal pemesanan 1000 pcs karena ready stock hanya sampai sekat level 3.

Harga Box Arsip polos yang besar Rp. 15.000/bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 12500 gram
(ukuran Box Besar 37 x 16 x 27 cm, kwalitas Standard ANRI). 

Harga Box Arsip polos yang kecil Rp. 12.000/bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 1100 gram
(ukuran Box Kecil 37 x 9 x 27 cm , kwalitas Standard ANRI). 

Ongkos cetak logo hitam (sablon) Rp. 500 per pcs

Harga Box Arsip sablon yang besar Rp. 15.500/bh,  minimal pemesanan 1 ikat 300 buah. 

Harga Box Arsip sablon  yang kecil Rp. 12.500/bh, minimal pemesanan 300 buah. 

Harga box yang dalamnya berwarna putih tapi bagian luarnya tetap coklat, pH antara 6-7 Rp. 19.000/bh, minimal pemesanan 1000 buah (yang ini tidak Ready Stock alias Special Order)

Free Ongkos Kirim ke Jabotabek.

PENGIRIMAN

25 boks diikat menjadi satu
Tinggi tumpukannya sekitar 8 cm
Berat 1 ikat box besar isi 25 box yaitu 12.500 gram.
Berat 1 ikat box kecil isi 25 box yaitu 1.100 gram.

Per 50 box ukurannya 107 x 17 x 77 cm

CARA PEMESANAN

Untuk Box polos minimal pemesanan 1 ikat yaitu 25 buah box.

Untuk luar daerah Jabotabek, pembayaran barang dulu, ongkir setelah ada resi pengiriman.
Contoh resi pengiriman ke Purwakrata:

Pemesanan ke saya, Anita, no hp 08129668892
E-mail anitanet@apps.ipb.ac.id, anitasite@gmail.com

Hati-hati: “Jangan salah beli box arsip, jika salah beli maka akan dapat box arsip yang kualitasnya seperti kardus indomie, yang gampang pletat pletot ketika di rangkai”

Contoh Ongkir Box Arsip Kecil 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Contoh Ongkir Box Arsip Kecil 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Contoh Ongkir Box Arsip Besar 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Contoh Ongkir Box Arsip Besar 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Sekat Arsip sampai Level 4

Sekat Arsip sampai Level 4 warna kuning

Sekat Arsip Primer Warna Putih

Sekat Arsip Primer Warna Putih, Harga Sekat arsip Rp. 3000 per pcs

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau.  Harga sekat arsip Rp. 3000 per pcs

Sekat Arsip Tertier Warna Merah

Sekat Arsip Tertier Warna Merah.  Harga sekat arsip Rp. 3000 per pcs

Folder Arsip Warna Biru Muda

Folder Arsip Warna Biru Muda.  Harga Folder Arsip Rp. 3500 per pcs

Bentuk dan Ukuran Box Arsip ukuran Besar dan Kecil

Bentuk dan Ukuran Box Arsip ukuran Besar dan Kecil.  Harga Box Arsip ukuran besar Rp. 15.000 per buah.  Harga Box Arsip ukuran kecil Rp. 12.000 per buah

Tampilan Asli Box Arsip ukuran Besar dan Kecil

Tampilan Asli Box Arsip ukuran Besar dan Kecil

Link terkait:

  1. [Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Prosedur Pemberkasan Arsip
  2. Kepka ANRI No.11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP

 

Penulis: Anita Handayani