Rancangan

Jadwal Retensi Arsip (JRA) Subtantif

Perguruan Tinggi

NO
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
KETERANGAN
AKTIF
INAKTIF
1 2 3 4 5

A

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
1 Penerimaan mahasiswa baru
a Daya tampung mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali rekapitulasi daya tampung dinilai kembali
b Administrasi dan seleksi mahasiswa baru 1 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
– Daftar calon mahasiswa penetapan
– Tes masuk penerimaan dan
– Hasil penilaian test mahasiswa baru
– Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima yang diterima permanen
c Naskah soal 1 tahun setelah pelaksanaan – Musnah, kecuali master dinilai kembali
d Orientasi mahasiswa baru 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas perorangan mahasiswa
– Sertifikat /piagam/surat keterangan
– Administrasi penyelenggaraan
– Laporan orientasi
 
e Berkas pendaftaran
1) Yang diterima 1 tahun – Masuk ke berkas perorangan  mahasiswa
2) Yang tidak diterima 1 tahun – Musnah
f Data mahasiswa yang diterima 1 tahun 2 tahun Permanen
2 Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi :
a Registrasi administrasi, termasuk kelengkapan administrasi, bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali kasus
b Registrasi akademik
1) Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler (swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah
2) Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler (swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah
3) Kalender akademik (administrasi sampai dengan penetapan) 2 tahun – Musnah
3 Perkuliahan
a Administrasi  dan jadwal perkuliahan
1) Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan 1 tahun – Musnah
2) Jadwal kuliah semester (gasal, genap) 2 tahun 3 tahun Musnah
b Daftar kehadiran
1) Mahasiswa 2 tahun – Musnah
2) Dosen 1 tahun setelah penetapan angka kredit – Musnah
3) Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
4) Evaluasi kehadiran 1 tahun – Musnah
c Daftar mahasiswa peserta mata kuliah Selama ybs masih aktif kuliah 4 tahun Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional permanen
4 Kurikulum
a Administrasi pelaksanaan kurikulum
– Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) Selama masih berlaku 4 tahun Asli penetapan kurikulum Permanen, hasil cetak Musnah
– Silabus
– GBPP
– SAP
b Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi :
1) Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali
2) Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3) Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c Evaluasi dan pengembangan kurikulum
– Penetapan kurikulum baru Selama masih berlaku 4 tahun Permanen
5 Program Studi
a Administrasi penyelenggaraan program studi
1) Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru Selama masih berlaku 2  tahun Permanen
2) Penolakan usulan pembukaan program studi baru 1 tahun 2 tahun Musnah
b Evaluasi pelaksanaan program studi baru 2 tahun 2 tahun Musnah, kecuali laporan tahunan Permanen
6 Evaluasi mahasiswa
a Ujian kompetensi dasar/terpadu
1) Administrasi ujian kompetensi dasar (tahapan1,2,3,4) 2 tahun 3 tahun Musnah
2) Nilai hasil  ujian kompetensi dasar (tahapan 1,2,3,4) Selama ybs masih aktif kuliah 3 tahun Dinilai kembali, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen
3) Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM), meliputi administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM sampai dengan piagam/sertifikat KKN/KMM 1 tahun setelah kegiatan dilaksanakan 2 tahun Musnah, kecuali piagam/sertifikat masuk berkas perorangan mahasiswa
b Remidi ujian kompetensi dasar
1) Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) 2 tahun 3 tahun Musnah
2) Nilai hasil  ujian remidi kompetensi dasar (1,2,3,4) Selama ybs masih aktif kuliah 3 tahun Musnah, kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa
c Tugas akhir (skripsi, thesis, desertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang mahasiswa)
1) Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa 1 tahun setelah ujian dilaksanakan 2 tahun Musnah, kecuali laporan akhir Dinilai kembali
2) Nilai tugas akhir 1 tahun setelah ujian dilaksanakan 2 tahun Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
7 Kelulusan (Yudisium)
a Administrasi kelulusan 1 tahun 1 tahun Musnah
b Penetapan kelulusan 1 tahun 3 tahun Permanen
c Ijazah dan transkrip 1 tahun 3 tahun Vital
– Berkas pengusulan pengadaan blangko
– Salinan pengganti ijazah dan transkrip
d Buku induk nomor registrasi lulusan 1 tahun 3 tahun Vital
8 Dosen
a Pengajaran
1) Daftar hadir mengajar 1 tahun setelah penetapan angka kredit – Musnah
2) Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk berkas perorangan dosen
3) Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
b Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
c Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkas perorangan dosen
– Dosen pembimbing akademik
– Dosen pembimbing tugas akhir
– Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4)
– Dosen penguji ujian tugas akhir
– Dosen pendamping asistensi
d Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) 2 tahun 3 tahun Permanen
9 Penunjang Pendidikan
a Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) 2 tahun 1 tahun Musnah
b Ketentuan pemakaian  (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Dinilai kembali
10 Alumni
a Data alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
c Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Musnah
e Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

B

PENELITIAN
1 Penawaran Penelitian 2 tahun 1 tahun Musnah
2 Perencanaan Penelitian, meliputi :
a Proposal penelitian
1) Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program penelitian surat ijin penelitian) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
2) Proposal ditolak 1 tahun – Musnah
3 Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Permanen
4 Penyebaran Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Musnah
5 Penemuan Teknologi Terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen
6 Forum Komunikasi Penelitian dan Pengembangan 1 tahun 2 tahun Musnah
7 Data Statistik Penelitian 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali master Permanen
8 Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
9 Sosialisasi dan Diseminasi Hasil Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

C

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
1 Penawaran Pengabdian 2 tahun 1 tahun Musnah
2 Perencanaan Pengabdian
a. Proposal pengabdian yang disetujui 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Proposal pengabdian yang ditolak 1 tahun – Musnah
3 Laporan dan Evaluasi  Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Permanen
4 Penyebaran Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Musnah
5 Forum Komunikasi Pengabdian 1 tahun 2 tahun Musnah
6 Data Statistik Pengabdian 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali master Permanen
7 Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
9 Penyuluhan dan Konsultasi 2 tahun 3 tahun Musnah
10 Bantuan Sosial 2 tahun 3 tahun Musnah

D

TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
1 Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut kebijakan Perguruan Tinggi) 5 tahun 3 tahun Permanen
2 Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut Perguruan Tinggi) 5 tahun 3 tahun Permanen
3 Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan komisi guru besar sampai dengan pemberhentian keanggotaan) 5 tahun 3 tahun Permanen
4 Perencanaan Program Kerja, Pembinaan, Penilaian,  Pengembangan Komisi Guru Besar 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
5 Badan Penjamin Mutu Akademik 5 tahun 3 tahun Permanen
Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu, laporan dan evaluasi
6 Badan Audit Internal 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Berkaitan dengan audit internal, laporan dan evaluasi

E

DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
1 Data akademik 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali master Permanen
– Data kepakaran
– Data lulusan mahasiswa
– Data mahasiswa asing
2 Data mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali master Permanen
– Data prestasi mahasiswa
– Data inventori mahasiswa
– Data nilai akhir/transkrip
– Data mahasiswa asing
3 Statistik perguruan tinggi 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali master Permanen
4 Informasi akademis 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali master Permanen
– Profil lembaga
– Publikasi dan informasi
– Buku pedoman akademik
– Buku wisuda
– Buku dies natalis
– Orasi Ilmiah
5 Bursa Kerja dan Bursa Pendidikan 1 tahun – Musnah

F

KEMAHASISWAAN
1 Status mahasiswa, meliputi :
a Cuti/selang  mahasiswa 1 tahun 2 tahun Musnah
b Putus kuliah /Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c Laporan status mahasiswa 1  tahun – Musnah
2 Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah 1 tahun – Masuk berkas perorangan mahasiswa
3 Keputusan pemulihan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkas perorangan mahasiswa
4 Pembinaan/pelatihan mahasiswa
a Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) 2 tahun 2 tahun Musnah
b Bimbingan dan konseling 2 tahun 2 tahun Musnah
c Pengembangan kewirausahaan 2 tahun 2 tahun Musnah
5 Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi :
a Beasiswa Selama masih menerima beasiswa 4 tahun Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk berkas perorangan
– Ketentuan beasiswa
– Tawaran beasiswa
– Daftar calon penerima beasiswa
– Seleksi calon penerima beasiswa
– Penetapan penerima beasiswa
– Perpanjangan beasiswa
b Keringanan SPP 2 tahun 2 tahun Musnah
– Penawaran/ketentuan keringanan SPP
– Seleksi calon penerima beasiswa
– Usulan calon penerima keringanan SPP
– Penetapan penerimaan keringanan SPP
c Dana kasih 1 tahun – Musnah
– Usulan / permohonan
– Tanda terima
d Asuransi kesehatan 1 tahun – Musnah
– Usulan / permohonan
– Tanda terima
e Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, poliklinik, transportasi) Sampai dengan tidak berlaku – Musnah
6 Organisasi  Mahasiswa, meliputi :
a Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF) 2 tahun 3 tahun Musnah
b Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah
c Pengangkatan pengurus 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 tahun Dinilai kembali
d Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
7 Himpunan Orangtua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa (IKOMA) 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali
8 Kegiatan Mahasiswa 1 tahun setelah pemeriksaan 3 tahun Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional
– Program kreatifitas mahasiswa
– Kegiatan ilmiah, minat bakat dan penalaran
– Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak
– Laporan kegiatan
9 Lomba Kegiatan  Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
10 Pengembangan Sain, Teknologi, Seni, Budaya dan Olah Raga 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
11 Mahasiswa berprestasi 1 tahun 2 tahun Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas perorangan mahasiswa
– Administrasi pendaftaran dan seleksi
– Penetapan penghargaan
12 Mahasiswa meninggal dunia 2 tahun – Masuk berkas perorangan mahasiswa
13 Berkas perorangan mahasiswa Selama menjadi mahasiswa 3 tahun Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen
– Kartu mahasiswa
– Kartu tanda anggota perpustakaan
– Kartu Rencana Studi (KRS)
– Kartu Hasil Studi (KHS)
– Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM)
– Surat keterangan izin/tugas
……………., ………April 2012
Rektor …………………….
…………………………………..