NO
|
JENIS ARSIP
|
JANGKA WAKTU SIMPAN
|
KETERANGAN
|
AKTIF
|
INAKTIF
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
A
|
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
|
|
|
|
1 |
Penerimaan mahasiswa baru |
|
|
|
|
a |
Daya tampung mahasiswa |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali rekapitulasi daya tampung dinilai kembali |
|
b |
Administrasi dan seleksi mahasiswa baru |
1 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali |
|
|
– |
Daftar calon mahasiswa |
|
|
penetapan |
|
|
– |
Tes masuk |
|
|
penerimaan dan |
|
|
– |
Hasil penilaian test mahasiswa baru |
|
|
|
|
|
– |
Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima |
|
|
yang diterima permanen |
|
c |
Naskah soal |
1 tahun setelah pelaksanaan |
– |
Musnah, kecuali master dinilai kembali |
|
d |
Orientasi mahasiswa baru |
1 tahun |
4 tahun |
Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas perorangan mahasiswa |
|
|
– |
Sertifikat /piagam/surat keterangan |
|
|
– |
Administrasi penyelenggaraan |
|
|
– |
Laporan orientasi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
e |
Berkas pendaftaran |
|
|
|
|
|
1) |
Yang diterima |
1 tahun |
– |
Masuk ke berkas perorangan mahasiswa |
|
|
2) |
Yang tidak diterima |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
f |
Data mahasiswa yang diterima |
1 tahun |
2 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi : |
|
|
|
|
a |
Registrasi administrasi, termasuk kelengkapan administrasi, bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali kasus |
|
b |
Registrasi akademik |
|
|
|
|
|
1) |
Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler (swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS |
Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa |
2 tahun |
Musnah |
|
|
2) |
Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler (swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS |
Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa |
2 tahun |
Musnah |
|
|
3) |
Kalender akademik (administrasi sampai dengan penetapan) |
2 tahun |
– |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Perkuliahan |
|
|
|
|
a |
Administrasi dan jadwal perkuliahan |
|
|
|
|
|
1) |
Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
2) |
Jadwal kuliah semester (gasal, genap) |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
b |
Daftar kehadiran |
|
|
|
|
|
1) |
Mahasiswa |
2 tahun |
– |
Musnah |
|
|
2) |
Dosen |
1 tahun setelah penetapan angka kredit |
– |
Musnah |
|
|
3) |
Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai Kembali |
|
|
4) |
Evaluasi kehadiran |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
c |
Daftar mahasiswa peserta mata kuliah |
Selama ybs masih aktif kuliah |
4 tahun |
Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Kurikulum |
|
|
|
|
a |
Administrasi pelaksanaan kurikulum |
|
|
|
|
|
– |
Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) |
Selama masih berlaku |
4 tahun |
Asli penetapan kurikulum Permanen, hasil cetak Musnah |
|
|
– |
Silabus |
|
|
– |
GBPP |
|
|
– |
SAP |
|
|
|
|
b |
Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi : |
|
|
|
|
|
1) |
Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan |
2 tahun |
2 tahun |
Dinilai kembali |
|
2) |
Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
3) |
Pengembangan proses belajar mengajar |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
c |
Evaluasi dan pengembangan kurikulum |
|
|
|
|
|
– |
Penetapan kurikulum baru |
Selama masih berlaku |
4 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Program Studi |
|
|
|
|
a |
Administrasi penyelenggaraan program studi |
|
|
|
|
|
1) |
Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru |
Selama masih berlaku |
2 tahun |
Permanen |
|
|
2) |
Penolakan usulan pembukaan program studi baru |
1 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
b |
Evaluasi pelaksanaan program studi baru |
2 tahun |
2 tahun |
Musnah, kecuali laporan tahunan Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Evaluasi mahasiswa |
|
|
|
|
a |
Ujian kompetensi dasar/terpadu |
|
|
|
|
|
1) |
Administrasi ujian kompetensi dasar (tahapan1,2,3,4) |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
2) |
Nilai hasil ujian kompetensi dasar (tahapan 1,2,3,4) |
Selama ybs masih aktif kuliah |
3 tahun |
Dinilai kembali, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen |
|
|
3) |
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM), meliputi administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM sampai dengan piagam/sertifikat KKN/KMM |
1 tahun setelah kegiatan dilaksanakan |
2 tahun |
Musnah, kecuali piagam/sertifikat masuk berkas perorangan mahasiswa |
|
b |
Remidi ujian kompetensi dasar |
|
|
|
|
|
1) |
Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
2) |
Nilai hasil ujian remidi kompetensi dasar (1,2,3,4) |
Selama ybs masih aktif kuliah |
3 tahun |
Musnah, kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa |
|
c |
Tugas akhir (skripsi, thesis, desertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang mahasiswa) |
|
|
|
|
|
1) |
Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa |
1 tahun setelah ujian dilaksanakan |
2 tahun |
Musnah, kecuali laporan akhir Dinilai kembali |
|
|
2) |
Nilai tugas akhir |
1 tahun setelah ujian dilaksanakan |
2 tahun |
Masuk ke berkas perorangan mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Kelulusan (Yudisium) |
|
|
|
|
a |
Administrasi kelulusan |
1 tahun |
1 tahun |
Musnah |
|
b |
Penetapan kelulusan |
1 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
c |
Ijazah dan transkrip |
1 tahun |
3 tahun |
Vital |
|
|
– |
Berkas pengusulan pengadaan blangko |
|
|
– |
Salinan pengganti ijazah dan transkrip |
|
d |
Buku induk nomor registrasi lulusan |
1 tahun |
3 tahun |
Vital |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Dosen |
|
|
|
|
a |
Pengajaran |
|
|
|
|
|
1) |
Daftar hadir mengajar |
1 tahun setelah penetapan angka kredit |
– |
Musnah |
|
|
2) |
Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) |
2 tahun |
3 tahun |
Masuk berkas perorangan dosen |
|
|
3) |
Laporan realisasi pengajaran |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai Kembali |
|
b |
Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai Kembali |
|
c |
Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa |
2 tahun |
3 tahun |
Masuk berkas perorangan dosen |
|
|
– |
Dosen pembimbing akademik |
|
|
– |
Dosen pembimbing tugas akhir |
|
|
– |
Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) |
|
|
– |
Dosen penguji ujian tugas akhir |
|
|
– |
Dosen pendamping asistensi |
|
d |
Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) |
2 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
Penunjang Pendidikan |
|
|
|
|
a |
Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) |
2 tahun |
1 tahun |
Musnah |
|
b |
Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) |
Sampai dengan tidak berlaku |
2 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
Alumni |
|
|
|
|
a |
Data alumni |
1 tahun |
2 tahun |
Dinilai kembali |
|
b |
Organisasi alumni |
2 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
c |
Program kegiatan alumni |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
d |
Penelusuran alumni |
1 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
e |
Laporan perkembangan alumni |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B
|
PENELITIAN
|
|
|
|
1 |
Penawaran Penelitian |
2 tahun |
1 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Perencanaan Penelitian, meliputi : |
|
|
|
|
a |
Proposal penelitian |
|
|
|
|
|
1) |
Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program penelitian surat ijin penelitian) |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
2) |
Proposal ditolak |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Penyebaran Hasil Penelitian |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Penemuan Teknologi Terbarukan |
2 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Forum Komunikasi Penelitian dan Pengembangan |
1 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Data Statistik Penelitian |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali master Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
Sosialisasi dan Diseminasi Hasil Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C
|
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
|
|
|
|
1 |
Penawaran Pengabdian |
2 tahun |
1 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Perencanaan Pengabdian |
|
|
|
|
a. |
Proposal pengabdian yang disetujui |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
b. |
Proposal pengabdian yang ditolak |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Laporan dan Evaluasi Hasil Pengabdian |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Penyebaran Hasil Pengabdian |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Forum Komunikasi Pengabdian |
1 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Data Statistik Pengabdian |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali master Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengabdian |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
Penyuluhan dan Konsultasi |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
Bantuan Sosial |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
D
|
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
|
|
|
|
1 |
Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut kebijakan Perguruan Tinggi) |
5 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut Perguruan Tinggi) |
5 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan komisi guru besar sampai dengan pemberhentian keanggotaan) |
5 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Perencanaan Program Kerja, Pembinaan, Penilaian, Pengembangan Komisi Guru Besar |
5 tahun |
3 tahun |
Dinilai Kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Badan Penjamin Mutu Akademik |
5 tahun |
3 tahun |
Permanen |
|
Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu, laporan dan evaluasi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Badan Audit Internal |
5 tahun |
3 tahun |
Dinilai Kembali |
|
Berkaitan dengan audit internal, laporan dan evaluasi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
E
|
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
|
|
|
|
1 |
Data akademik |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali master Permanen |
|
– |
Data kepakaran |
|
– |
Data lulusan mahasiswa |
|
– |
Data mahasiswa asing |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Data mahasiswa |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali master Permanen |
|
– |
Data prestasi mahasiswa |
|
– |
Data inventori mahasiswa |
|
– |
Data nilai akhir/transkrip |
|
– |
Data mahasiswa asing |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Statistik perguruan tinggi |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali master Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Informasi akademis |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah, kecuali master Permanen |
|
– |
Profil lembaga |
|
– |
Publikasi dan informasi |
|
– |
Buku pedoman akademik |
|
– |
Buku wisuda |
|
– |
Buku dies natalis |
|
– |
Orasi Ilmiah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Bursa Kerja dan Bursa Pendidikan |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
F
|
KEMAHASISWAAN
|
|
|
|
1 |
Status mahasiswa, meliputi : |
|
|
|
|
a |
Cuti/selang mahasiswa |
1 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
b |
Putus kuliah /Drop-Out (DO) |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
c |
Laporan status mahasiswa |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah |
1 tahun |
– |
Masuk berkas perorangan mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Keputusan pemulihan mahasiswa |
2 tahun |
3 tahun |
Masuk berkas perorangan mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Pembinaan/pelatihan mahasiswa |
|
|
|
|
a |
Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) |
2 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
b |
Bimbingan dan konseling |
2 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
c |
Pengembangan kewirausahaan |
2 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi : |
|
|
|
|
a |
Beasiswa |
Selama masih menerima beasiswa |
4 tahun |
Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk berkas perorangan |
|
|
– |
Ketentuan beasiswa |
|
|
– |
Tawaran beasiswa |
|
|
– |
Daftar calon penerima beasiswa |
|
|
– |
Seleksi calon penerima beasiswa |
|
|
– |
Penetapan penerima beasiswa |
|
|
– |
Perpanjangan beasiswa |
|
|
|
b |
Keringanan SPP |
2 tahun |
2 tahun |
Musnah |
|
|
– |
Penawaran/ketentuan keringanan SPP |
|
|
|
|
|
– |
Seleksi calon penerima beasiswa |
|
|
|
|
|
– |
Usulan calon penerima keringanan SPP |
|
|
|
|
|
– |
Penetapan penerimaan keringanan SPP |
|
|
|
|
c |
Dana kasih |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
|
– |
Usulan / permohonan |
|
|
|
|
|
– |
Tanda terima |
|
|
|
|
d |
Asuransi kesehatan |
1 tahun |
– |
Musnah |
|
|
– |
Usulan / permohonan |
|
|
|
|
|
– |
Tanda terima |
|
|
|
|
e |
Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, poliklinik, transportasi) |
Sampai dengan tidak berlaku |
– |
Musnah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Organisasi Mahasiswa, meliputi : |
|
|
|
|
a |
Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF) |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
b |
Proses pembentukan pengurus |
2 tahun |
3 tahun |
Musnah |
|
c |
Pengangkatan pengurus |
1 tahun setelah pergantian pengurus |
2 tahun |
Dinilai kembali |
|
d |
Laporan pelaksanaan kegiatan |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Himpunan Orangtua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa (IKOMA) |
2 tahun |
2 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Kegiatan Mahasiswa |
1 tahun setelah pemeriksaan |
3 tahun |
Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional |
|
– |
Program kreatifitas mahasiswa |
|
|
– |
Kegiatan ilmiah, minat bakat dan penalaran |
|
|
|
– |
Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak |
|
|
|
– |
Laporan kegiatan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional |
1 tahun |
2 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
Pengembangan Sain, Teknologi, Seni, Budaya dan Olah Raga |
2 tahun |
3 tahun |
Dinilai kembali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
Mahasiswa berprestasi |
1 tahun |
2 tahun |
Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas perorangan mahasiswa |
|
– |
Administrasi pendaftaran dan seleksi |
|
|
|
– |
Penetapan penghargaan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12 |
Mahasiswa meninggal dunia |
2 tahun |
– |
Masuk berkas perorangan mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13 |
Berkas perorangan mahasiswa |
Selama menjadi mahasiswa |
3 tahun |
Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen |
|
|
|
|
|
|
|
– |
Kartu mahasiswa |
|
– |
Kartu tanda anggota perpustakaan |
|
– |
Kartu Rencana Studi (KRS) |
|
– |
Kartu Hasil Studi (KHS) |
|
– |
Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) |
|
– |
Surat keterangan izin/tugas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……………., ………April 2012 |
|
|
|
|
|
|
|
Rektor ……………………. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
………………………………….. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Leave a Reply