Persiapan Penggunaan Aplikasi SIKD

Cara Persiapan Penggunaan Aplikasi SIKD:

1. Setelah kita berhasil install SIKD maka kita akan mendapat tampilan default/pertama aplikasi SIKD seperti gambar dibawah ini.

    Buka browser firefox/ketikkan http://localhost/sikd
   

2. Login dengan menggunakan:

   User: admin
   Pass:  123

   Kode:  ……  (tuliskan kode sesuai dengan tulisan merah yang tertera diatasnya)
   /Lalu klik tombol “Masuk”
   Note:  Untuk persiapan penggunaan aplikasi SIKD ini kita harus login sebagai Admin, ingat ya……

3. Maka muncul tampilan seperti ini:

   

4. Klik Tab “Menu Admin”

5. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

   

6. Klik “Pengaturan Umum”

7. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

   

8. Pilih “Pengaturan Halaman Depan”

9. Maka akan muncul tampilan seperti ini :

   

10. Nah siapkan logo Unit kerja kita
    Misalnya kita mau memasukkan logo IPB seperti gambar dibawah ini

    Dan menuliskan Visi dan Misi unit kerja kita

    Misalnya saya akan memasukkan Visi Misi Unit Arsip IPB yaitu:

    Visi:
    Menjadi pusat pengelolaan arsip bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan arsip yang mendukung proses pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi di IPB.

    Misi:
    1. Mendukung visi dan misi IPB
    2. Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan
    3. Memberi layanan dokumen kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum secara efektif dan efisien sesuai aturan yang berlaku

    Lalu simpan tulisan nya seperti ini:

    

    Masukkan logo IPB dengan cara klik icon upload/browse/LOGO-ARSIP.jpg

    Maka tampilannya menjadi seperti ini:

    Percantik tampilannya dengan cara edit logonya dan  ganti jenis font nya

    

11. Terakhir klik tombol “Simpan Perubahan”Maka semua yang kita buat sekarang sudah tersimpanNanti Home nya berubah menjadi seperti ini:Nah pengaturan tampilan di home SIKD sudah selesai

12. Lalu  Masuk lagi sebagai  Admin

13. Sekarang kita Isi Klasifikasi
    Klasifikasi Arsip sampai Tertier saja
    Sub tertier tidak perlu
    JRA nempel di tertiernya
    JRA tidak menempel di klasifikasi induk
    JRA itu menempel di klasifikasi arsip anak paling bawah

14. Lalu Klik tab “Klasifikasi & Berkas”/”Pengaturan Klasifikasi”
    

15. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

    

16. Sorot tulisan “SK – Semua Klasifikasi”

    

17. Lalu klik “Tambah”

    

18. Lalu isikan data yang diminta sesuai data Klasifikasi Arsip yang dimiliki
    Misalnya kita masukkan DL = PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

    

19. Jika mau menambahkan lagi, sorot induk data yang mau ditambahkan/Tambah/tulis sub nya pada kotak Kode/tulis nama nya pada kota Kode/Simpan

    

    Note: Perhatikan kode DL di depannya otomotis dibuatkan oleh sistem

20. Lanjutkan tulis sub sub nya lagi:

    

    Note:  Perhatikankode DL.00 di depannya otomatis dibuakan oleh sistem

    Buat begitu seterusnya… sampai semua klasifikasi arsip masuk ke SIKD

21. Sekarang yang dilakukan admin adalah membuat Pengaturan Unit Kerja
    Posisi paling atas adalah UNIT ARSIP
    karena nanti yang mengakuisisi arsip adalah Unit Arsip
22. Klik tab “Unit Kerja & Pengguna”/lalu Klik “Pengaturan Unit Kerja”
23. Sorot Unit Arsip/Klik Tambah
24. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    Nah sekarang kita isi data dibawahnya sesuai data jabatan di Unit Kerja kita
25. Buat catatan dulu, apa yang mau diisikan sehingga tidak bingung nantinya.Disini saya mencontohkan penggunaan Aplikasi SIKD di Fakultas Pertanian IPBDi Fakultas Pertanian ada 3 jabatan yaitu:
    1. Dekan
    2. Wakil Dekan
    3. Kepala Tata UsahaJika di Fakultas Pengaturan Unit Kerjanya menjadi seperti ini:
    • Unit Kearsipan (Jabatan: Unit Arsip)
      • Dekan Fakultas (Jabatan: Dekan)
        • Wakil Dekan (Jabatan: Wakil Dekan)
          • Tata Usaha (Jabatan: Kepala Tata Usaha)

    Karena saya bekerja di Unit Arsip IPB maka saya buatnya menjadi seperti ini:

    • Unit Kearsipan (Jabatan: Unit Arsip)

    • Kepala Unit Arsip (Jabatan: Kepala)
      
      • Bidang Akusisi dan Pengolahan Arsip
        (Jabatan: Kepala Bidang Akuisisi)
        
      • Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan
        (Jabatan: Kepala Bidang Layanan)
        
      • Tata Usaha
        

    Kotak status aktif biarkan tercentang (sudah terisi secara default nya)

26. Nah sekarang kita mulai mengisi data dibawah Unit Kearsipan
    Note:
    Posisi paling atas selalu namanya Unit Kearsipan, karena nantinya yang mengakuisis arsip adalah UNIT KEARSIPAN
    
27. Kita mulai dari Kepala Unit atau Dekan Fakultas
    
28. Klik Simpan, maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
29. Klik OK
30. Lalu sorot lagi tulisan Kepala Unit Arsip
    Lalu buat:
    1.  Bidang Akusisi dan Pengolahan Arsip
    (Jabatan: Kepala Bidang Akuisisi)
    2.  Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan
    (Jabatan: Kepala Bidang Layanan)
    3. Tata Usaha
    (Jabatan: Kepala Tata Usaha)
    
31. Sampai sini Pengisian Unit Kerja Sudah Selesai>
    Perhatikan tampilan strukturnya jadi seperti gambar dibawah ini:

    Note:

    • Petugas Arsip yang mengentri Berkas akan masuk sebagai Petugas di Bidang Unit Arsip
    • Anda sebagai Petugas yang mengentry Berkas nantinya berada di Unit Kearsipan
32. Sampai sini “Pengaturan Unit Kerja” sudah selesai !
    
33. Sekarang Admin akan membuat Pengaturan Pengguna
    
34. Klik Tambah
    
35. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    Isi datanya:
    Klik Unit Kerja: Unit Kearsipan
    Tipe Pengguna: Administrator Pusat
    Nama Lengkap: Siti Juhroh
    Nama Jabatan: Unit Kearsipan
    LoginPengguna: uuh
    Kata Sandi: 123
36. Klik Simpan
37. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
38. Lakukan berikutnya seperti ituIsi datanya:
    Klik Unit Kerja: Kepala Unit Arsip
    Tipe Pengguna: Administrator Unit
    Nama Lengkap: Drs. B. Mustafa, M.Lib
    Nama Jabatan: Kepala (Data ini otomatis terisi seperti ini)
    LoginPengguna: mustafa
    Kata Sandi: 123
39. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
40. Klik Tambah lagi
41. Buat pengguna lainnya
    Isi datanya:
    Klik Unit Kerja: Kepala Bedang Akuisisi dan Pengolahan Arsip
    Tipe Pengguna: Administrator Unit
    Nama Lengkap: Dra. Sri Nooryani
    Nama Jabatan: Kepala Bidang Akuisisi (Data ini otomatis terisi seperti ini)
    Login Pengguna: nur
    Kata Sandi: 123Isi datanya:
    Klik Unit Kerja: Kepala Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan
    Tipe Pengguna: Administrator Unit
    Nama Lengkap: Dra. Sri Nooryani
    Nama Jabatan: Kepala Bidang Layanan (Data ini otomatis terisi seperti ini)
    Login Pengguna: edy
    Kata Sandi: 123Isi datanya:
    Unit Kerja: Tata Usaha
    Tipe Pengguna: Administrator Unit
    Nama Lengkap: Ir. Anita HAndayani
    Nama Jabatan: Kepala Tata Usaha (Data ini otomatis terisi seperti ini)
    Login Pengguna: anita
    Kata Sandi: 123
42. Hasil akhir
    
43. Sampai disini Pengaturan Pengguna telah selesai !
44. Petugas Admin Logout, berikutnya tugas Pengguna, yaitu Unit Kearsipan yang akan mengentry berkas yang masuk (tutorialnya silahkan menuju Cara Penggunaan Aplikasi SIKD)

Link Terkait:

1. Cara Install Aplikasi SIKD
2. Cara Persiapan Penggunaan SIKD
3. Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD

 Copyright © Anita Handayani