Persiapan Penggunaan Aplikasi SIKD
Cara Persiapan Penggunaan Aplikasi SIKD:
- Setelah kita berhasil install SIKD maka kita akan mendapat tampilan default/pertama aplikasi SIKD seperti gambar dibawah ini.
Buka browser firefox/ketikkan http://localhost/sikd
-
Login dengan menggunakan:
User: admin
Pass: 123Kode: …… (tuliskan kode sesuai dengan tulisan merah yang tertera diatasnya)
/Lalu klik tombol “Masuk”
Note: Untuk persiapan penggunaan aplikasi SIKD ini kita harus login sebagai Admin, ingat ya……
- Maka muncul tampilan seperti ini:
-
Klik Tab “Menu Admin”
-
Maka akan muncul tampilan seperti ini:
-
Klik “Pengaturan Umum”
-
Maka akan muncul tampilan seperti ini:
-
Pilih “Pengaturan Halaman Depan”
-
Maka akan muncul tampilan seperti ini :
-
Nah siapkan logo Unit kerja kita
Misalnya kita mau memasukkan logo IPB seperti gambar dibawah iniDan menuliskan Visi dan Misi unit kerja kita
Misalnya saya akan memasukkan Visi Misi Unit Arsip IPB yaitu:
Visi:
Menjadi pusat pengelolaan arsip bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan arsip yang mendukung proses pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi di IPB.Misi:
1. Mendukung visi dan misi IPB
2. Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan
3. Memberi layanan dokumen kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum secara efektif dan efisien sesuai aturan yang berlakuLalu simpan tulisan nya seperti ini:
Masukkan logo IPB dengan cara klik icon upload/browse/LOGO-ARSIP.jpg
Maka tampilannya menjadi seperti ini:
Percantik tampilannya dengan cara edit logonya dan ganti jenis font nya
- Terakhir klik tombol “Simpan Perubahan”Maka semua yang kita buat sekarang sudah tersimpanNanti Home nya berubah menjadi seperti ini:
Nah pengaturan tampilan di home SIKD sudah selesai
-
Lalu Masuk lagi sebagai Admin
- Sekarang kita Isi Klasifikasi
Klasifikasi Arsip sampai Tertier saja
Sub tertier tidak perlu
JRA nempel di tertiernya
JRA tidak menempel di klasifikasi induk
JRA itu menempel di klasifikasi arsip anak paling bawah -
Lalu Klik tab “Klasifikasi & Berkas”/”Pengaturan Klasifikasi”
-
Maka akan muncul tampilan seperti ini:
-
Sorot tulisan “SK – Semua Klasifikasi”
-
Lalu klik “Tambah”
-
Lalu isikan data yang diminta sesuai data Klasifikasi Arsip yang dimiliki
Misalnya kita masukkan DL = PENDIDIKAN DAN PELATIHAN -
Jika mau menambahkan lagi, sorot induk data yang mau ditambahkan/Tambah/tulis sub nya pada kotak Kode/tulis nama nya pada kota Kode/Simpan
Note: Perhatikan kode DL di depannya otomotis dibuatkan oleh sistem
-
Lanjutkan tulis sub sub nya lagi:
Note: Perhatikankode DL.00 di depannya otomatis dibuakan oleh sistem
Buat begitu seterusnya… sampai semua klasifikasi arsip masuk ke SIKD
- Sekarang yang dilakukan admin adalah membuat Pengaturan Unit Kerja
Posisi paling atas adalah UNIT ARSIP
karena nanti yang mengakuisisi arsip adalah Unit Arsip - Klik tab “Unit Kerja & Pengguna”/lalu Klik “Pengaturan Unit Kerja”
- Sorot Unit Arsip/Klik Tambah
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
Nah sekarang kita isi data dibawahnya sesuai data jabatan di Unit Kerja kita
- Buat catatan dulu, apa yang mau diisikan sehingga tidak bingung nantinya.Disini saya mencontohkan penggunaan Aplikasi SIKD di Fakultas Pertanian IPBDi Fakultas Pertanian ada 3 jabatan yaitu:
1. Dekan
2. Wakil Dekan
3. Kepala Tata UsahaJika di Fakultas Pengaturan Unit Kerjanya menjadi seperti ini:- Unit Kearsipan (Jabatan: Unit Arsip)
- Dekan Fakultas (Jabatan: Dekan)
- Wakil Dekan (Jabatan: Wakil Dekan)
- Tata Usaha (Jabatan: Kepala Tata Usaha)
- Wakil Dekan (Jabatan: Wakil Dekan)
- Dekan Fakultas (Jabatan: Dekan)
Karena saya bekerja di Unit Arsip IPB maka saya buatnya menjadi seperti ini:
- Unit Kearsipan (Jabatan: Unit Arsip)
- Kepala Unit Arsip (Jabatan: Kepala)
- Bidang Akusisi dan Pengolahan Arsip
(Jabatan: Kepala Bidang Akuisisi)
- Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan
(Jabatan: Kepala Bidang Layanan)
- Tata Usaha
- Bidang Akusisi dan Pengolahan Arsip
Kotak status aktif biarkan tercentang (sudah terisi secara default nya)
- Unit Kearsipan (Jabatan: Unit Arsip)
- Nah sekarang kita mulai mengisi data dibawah Unit Kearsipan
Note:
Posisi paling atas selalu namanya Unit Kearsipan, karena nantinya yang mengakuisis arsip adalah UNIT KEARSIPAN
- Kita mulai dari Kepala Unit atau Dekan Fakultas
- Klik Simpan, maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Klik OK
- Lalu sorot lagi tulisan Kepala Unit Arsip
Lalu buat:
1. Bidang Akusisi dan Pengolahan Arsip
(Jabatan: Kepala Bidang Akuisisi)
2. Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan
(Jabatan: Kepala Bidang Layanan)
3. Tata Usaha
(Jabatan: Kepala Tata Usaha)
- Sampai sini Pengisian Unit Kerja Sudah Selesai>
Perhatikan tampilan strukturnya jadi seperti gambar dibawah ini:- Petugas Arsip yang mengentri Berkas akan masuk sebagai Petugas di Bidang Unit Arsip
- Anda sebagai Petugas yang mengentry Berkas nantinya berada di Unit Kearsipan
- Sampai sini “Pengaturan Unit Kerja” sudah selesai !
- Sekarang Admin akan membuat Pengaturan Pengguna
- Klik Tambah
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
Isi datanya:
Klik Unit Kerja: Unit Kearsipan
Tipe Pengguna: Administrator Pusat
Nama Lengkap: Siti Juhroh
Nama Jabatan: Unit Kearsipan
LoginPengguna: uuh
Kata Sandi: 123 - Klik Simpan
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Lakukan berikutnya seperti itu
Isi datanya:
Klik Unit Kerja: Kepala Unit Arsip
Tipe Pengguna: Administrator Unit
Nama Lengkap: Drs. B. Mustafa, M.Lib
Nama Jabatan: Kepala (Data ini otomatis terisi seperti ini)
LoginPengguna: mustafa
Kata Sandi: 123 - Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Klik Tambah lagi
- Buat pengguna lainnya
Isi datanya:
Klik Unit Kerja: Kepala Bedang Akuisisi dan Pengolahan Arsip
Tipe Pengguna: Administrator Unit
Nama Lengkap: Dra. Sri Nooryani
Nama Jabatan: Kepala Bidang Akuisisi (Data ini otomatis terisi seperti ini)
Login Pengguna: nur
Kata Sandi: 123Isi datanya:
Klik Unit Kerja: Kepala Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan
Tipe Pengguna: Administrator Unit
Nama Lengkap: Dra. Sri Nooryani
Nama Jabatan: Kepala Bidang Layanan (Data ini otomatis terisi seperti ini)
Login Pengguna: edy
Kata Sandi: 123Isi datanya:
Unit Kerja: Tata Usaha
Tipe Pengguna: Administrator Unit
Nama Lengkap: Ir. Anita HAndayani
Nama Jabatan: Kepala Tata Usaha (Data ini otomatis terisi seperti ini)
Login Pengguna: anita
Kata Sandi: 123 - Hasil akhir
- Sampai disini Pengaturan Pengguna telah selesai !
- Petugas Admin Logout, berikutnya tugas Pengguna, yaitu Unit Kearsipan yang akan mengentry berkas yang masuk (tutorialnya silahkan menuju Cara Penggunaan Aplikasi SIKD)
Link Terkait:
Copyright © Anita Handayani
assalamualaikum bu anita.
kalo boleh saya bertanya.
disana ditulis type pengguna.
ko type penggunanya administator semua ya ?
bukannya 1 Admin dan pejabat struktural ?
atas pencerahannya saya ucapkan terimakasih
Jawaban untuk Angga: Itu judulnya adalah Persiapan Penggunaan SIKD jadi hanya Admin yang bisa melakukan. Sedangkan Pejabat Strukturalnya nanti kalau SIKD nya sudah jadi baru bisa login setelah dibuatkan nama login dan passwordnya oleh Admin.