POLA KLASIFIKASI ARSIP
IPB 2014

Daftar Klasifikasi Arsip di lingkungan Institut Pertanian Bogor digunakan oleh petugas arsip sebagai pedoman penataan arsip secara sistematis sehingga memudahkan penemuan kembali arsip apabila diperlukan.

Arsip diklasifikasi berdasarkan perbedaan yang ada, kemudian dikelompokkan berdasarkan persamaannya.

Daftar Klasifikasi Arsip ini disusun berdasarkan masalah, yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan semua satuan organisasi dalam lingkungan Institut Pertanian Bogor, yang terdiri dari Tugas Umum dan Pembangunan Bidang Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Daftar Klasifikasi Arsip ini disusun secara berjenjang dengan menggunakan prinsip PERKEMBANGAN dari yang bersifat umum kepada yang bersifat khusus sebagai jembatan penolong dalam menemukan KODE MASALAH.

Untuk dapat mengklasifikasikan berkas/dokumen dengan KODE setepat-tepatnya HARUSlah difahami benar MASALAH YANG DIKANDUNGNYA.

Untuk menentukan malah dalam suatu berkas, misalnya surat, terkadang TIDAK MUDAH, karena pada umumnya PERIHAL yang tercantum dalam surat SERINGKALI tidak merupakan petunjuk yang tepat untuk menentukan kode klasifikasi.

Mengingat bahwa penemuan kembali berkas banyak TERGANTUNG pada ketepatan pemberian kode klasifikasi, maka PERLU dibaca dan difahami masalah yang terkandung dalam suatu berkas. Maka harus BERHATI-HATI dan KONSISTEN dalam MEMILIH MASALAH yang akan ditentukan menjadi MASALAH POKOK.

Dalam perkembangan pelaksanaan nantinya apabila ada perincian kode klasifikasi yang belum termuat dalam Daftar Klasifikasi Arsip Institut Pertanian Bogor ini, maka bisa ditambahkan atau dikembangkan sendiri kodenya sesuai dengan keperluan, dan memberitahukan hal tersebut kepada pimpinan Unit Arsip IPB.

 

A. SUBSTANTIF

PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
PP.00 Penerimaan mahasiswa baru
00 Daya tampung mahasiswa
01 Kepanitiaan PMB (nama, tugas, notulen, pelaksanaan, surat)
02 Administrasi pendaftaran dan seleksi mahasiswa baru
00 Daftar calon mahasiswa
01 Tes masuk
02 Hasil penilaian tes mahasiswa baru
03 Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima
03 Naskah soal tes PMB
04 Penetapan mahasiswa yang diterima
05 Orientasi mahasiswa baru
00 Sertifikat/piagam/surat keterangan
01 Administrasi penyelenggaraan
02 Laporan orientasi
06 Berkas pendaftaran
00 Yang diterima
01 Yang tidak diterima
07 Data mahasiswa yang diterima
08 Mahasiswa asing
00 Registrasi
01 Rekomendasi
02 Pertukaran mahasiswa
03 Personal file
PP.01 Registrasi mahasiswa
00 Registrasi administrasi
00 Bukti pembayaran pendidikan
01 Daftar ulang mahasiswa lama
00 FRS
01 KRS
02 KHS
03 IRS
02 Daftar registrasi mahasiswa baru
00 FRS
01 KRS
02 KHS
03 IRS
03 Daftar registrasi mahasiswa reguler dan non reguler
00 FRS
01 KRS
02 KHS
03 IRS
PP.02 Perkuliahan
00 Jadwal perkuliahan
00 Administrasi penyusunan/Jadwal/perkuliahan
01 Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap)
01 Daftar kehadiran
00 Mahasiswa
01 Dosen
02 Laporan kehadiran
03 Pelayanan data kehadiran
02 Daftar mahasiswa peserta mata kuliah
PP.03 Kurikulum
00 Kalender akademik
00 Administrasi penyusunan kalender akademik
01 Penetapan kalender akademik
02 Pendistribusian
01 Administrasi pelaksanaan kurikulum
00 Buku pedoman akademik
01 Katalog IPB, katalog fakultas/program studi
02 Prasyarat mata kuliah
03 Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB)
04 Silabus
05 GBPP
06 SAP (kuliah dan praktikum)
07 Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya
02 Bahan ajar / media pembelajaran / modul
00 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan
01 Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran
02 Pengembangan proses belajar mengajar
03 Modul perkuliahan / praktikum
03 Evaluasi dan pengembangan kurikulum
00 Penetapan kurikulum baru
PP.04 Program studi
00 Administrasi penyelenggaraan program studi
00 Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru
01 Penolakan usulan pembukaan program studi baru
01 Evaluasi dan tindak lanjut
PP.05 Evaluasi mahasiswa
00 Ujian tengah semester
00 Administrasi ujian tengah semester
01 Nilai hasil ujian tengah semester
01 Ujian akhir semester
00 Administrasi ujian akhir semester
01 Nilai hasil ujian akhir semester
02 Tugas akhir (penelitian, skripsi, tesis, disertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang)
00 Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa
01 Nilai tugas akhir
PP.06 Kelulusan (yudisium)
00 Administrasi kelulusan
01 Penetapan kelulusan
02 Ijazah dan transkrip
00 Berkas pegusulan pengadaan blanko
01 Duplikat ijazah dan transkrip
02 Surat keterangan pengganti ijazah dan transkrip
03 Buku induk nomor registrasi lulusan
03 Wisuda (pendaftaran, pelaksanaan, pasca wisuda)
PP.07 Dosen
00 Pengajaran
00 Daftar hadir mengajar
01 Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP)
02 Laporan realisasi pengajaran
01 Evaluasi mahasiswa terhadap dosen
02 Pembimbingan dan pengujian mahasiswa
00 Dosen pembimbing akademik
01 Dosen pembimbing tugas akhir
02 Dosen penguji ujian semester
03 Dosen penguji ujian tugas akhir
04 Dosen pendamping asistensi
PP.08 Penunjang pendidikan
00 Administrasi pelaksana kegiatan (laboratorium, perpustakaan, unit arsip, kebun percobaan, studio, bengkel, asrama, UPT, poliklinik, unit keamanan, unit pengadaan, dll)
01 Ketentuan pemakaian
02 Olahraga dan seni
PP.09 Alumni
00 Registrasi alumni
01 Organisasi alumni
02 Program kegiatan alumni
03 Penelusuran alumni
04 Laporan perkembangan alumni
PP.10 Evaluasi pendidikan
00 Rencana evaluasi
01 Pelaksanaan evaluasi
02 Hasil dan tindak lanjut
03 Pelaporan
PP.11 Akreditasi
00 Akreditasi institusi
01 Akreditasi unit kerja/fakultas/departemen
02 Akreditasi program studi
KM KEMAHASISWAAN
KM.00 Status mahasiswa
00 Cuti mahasiswa
01 Putus kuliah dan DO
02 Perpanjangan masa studi
03 Laporan status mahasiswa
04 Mutasi Mahasiswa
05 Skorsing, dll
KM.01 Dispensasi tidak mengikuti kuliah
KM.02 Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa
00 Beasiswa
00 Ketentuan beasiswa
01 Tawaran beasiswa
02 Daftar calon penerima beasiswa
03 Seleksi calon penerima beasiswa
04 Penetapan penerima beasiswa
05 Perpanjangan beasiswa
01 Keringanan SPP
02 Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi, dll)
KM.03 Organisasi mahasiswa
00 Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)
01 Proses pembentukan pengurus
02 Pengangkatan pengurus
03 Laporan pelaksanaan kegiatan
KM.04 Himpunan orangtua mahasiswa
KM.05 Kegiatan mahasiswa (umum, agama, sosial dll)
00 Proses usulan sampai dengan laporan kegiatan mahasiswa yang diterima
01 Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang ditolak
KM.06 Lomba kegiatan kemahasiswaan lokal/nasional/internasional
KM.07 Pengembangan seni, budaya, dan olah raga
KM.08 Mahasiswa berprestasi
00 Administrasi pendaftaran dan seleksi
01 Penetapan
KM.09 Mahasiswa meningal dunia
KM.10 Berkas perorangan mahasiswa
00 Kartu induk mahasiswa
01 Kartu mahasiswa
02 Kartu peserta kuliah
03 Kartu tanda anggota perpustakaan
04 Kartu Rencana Studi (KRS)
05 Kartu Hasil Studi (KHS)
06 Kartu daftar ulang
07 Kartu Tanda Registrasi administrasi Mahasiswa (KTRM)
08 Surat Keterangan ijin/tugas belajar
PN PENELITIAN
PN.01 Penawaran penelitian
00 Perencanaan penelitian
00 Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, proposal penelitian, surat ijin penelitian)
01 Proposal ditolak
PN.02 Laporan dan evaluasi hasil penelitian
PN.03 Penyebaran hasil penelitian
PN.04 Forum komunikasi penelitian dan pengembangan
PN.05 Data statistik penelitian
PN.06 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil penelitian
PN.07 Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian, dan pengembangan
PM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
PM.00 Penyuluhan
PM.01 Bantuan sosial
PM.02 Konsultasi
PM.03 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
00 Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN
01 Piagam/sertifikat KKN
PM.04 Penemuan teknologi terbarukan
DT TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
DT.00 Majelis Wali Amanat (MWA)
DT.01 Senat Akademik (SA)
DT.02 Dewan Guru Besar (DGB)
00 Komisi Guru Besar
00 Proses pengangkatan Komisi Guru Besar
01 Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan
DT.03 Perencanaan, program kerja, pembinaan, penilaian, pengembangan Komisi Guru Besar
DT.04 Badan Penjamin Mutu Akademik
DT.05 Badan/Kantor Audit Internal
AK DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
AK.00 Data akademik
00 Data kepakaran
01 Data lulusan mahasiswa
02 Data mahasiswa asing dan Program Darma
AK.01 Data mahasiswa
00 Data prestasi mahasiswa
01 Data inventori mahasiswa
02 Data nilai akhir/transkrip
03 Data mahasiswa asing
AK.02 Statistik Perguruan Tinggi
AK.03 Informasi akademik
00 Profil lembaga
01 Publikasi dan informasi akademik
02 Buku pedoman akademik
03 EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)
04 Buku wisuda
05 Buku dies natalis


B. FASILITATIF

HK HUKUM
HK.00 Peraturan/Keputusan/Instruksi (melipui, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah)
00 Peraturan Rektor/Koordinator Kopertis
01 Keputusan Rektor/Koordinator Kopertis
02 Keputusan/peraturan pejabat lainnya
03 Dan lain-lain
HK.01 Instrumen hukum (meliputi draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah)
00 Standar/Pedoman
01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis
02 Surat Edaran
03 MOU, kontrak, kerjasama
HK.02 Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern)
00 UU, PP pengganti UU, PP, Perpres, Permen (meliputi, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, risalah)
01 Undang-Undang
02 Peraturan Pemerintah pengganti Undang-Undang
03 Peraturan Pemerintah
04 Peraturan dan Keputusan Presiden
05 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen
06 Dan lain-lain
HK.03 Sosialisasi atau penyuluhan hukum
00 Sosialisasi
01 Penyuluhan
02 Pembinaan hukum
HK.04 Bantuan dan konsultasi hukum (berkas-berkas bantuan/konsultasi hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara, dan Agama)
00 Kasus/Sengketa Hukum Pidana
00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran
01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
03 Telaahan hukum dan opini hukum
01 Kasus/Sengketa Hukum Perdata
00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata
01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
03 Telaahan hukum dan opini hukum
02 Kasus/Sengketa Hukum Tata Usaha Negara
00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara
01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
03 Telaahan hukum dan opini hukum
03 Kasus/Sengketa Hukum Agama
HK.05 Perizinan
00 Berkas perizinan sejak permohonan sampai diterbitkannya surat izin
HK.06 Sertifikasi dan paten
00 Sertifikasi
01 Hak paten
02 Hak atas kekayaan intelektual (HAKI)
OT ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN
OT.00 Statuta
OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis
OT.02 Tata laksana organisasi
00 Sistem dan prosedur kerja
01 Pembakuan sarana kerja
OT.03 Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan
OT.04 Evaluasi organisasi dan tata kerja
00 Laporan berkala
00 Laporan Bulanan
01 Laporan Triwulanan
02 Laporan Semesteran/Tengah Tahunan
03 Laporan Tahunan Unit Kerja
04 Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis
01 Laporan insidentil
OT.05 Sejarah Organisasi
OT.06 Pengembangan/penambahan atau perampingan organisasi
KS KERJA SAMA
KS.00 Kerjasama Dalam Negeri
00 Kerjasama dengan lembaga pemerintah
01 Kerjasama dengan swasta/LSM
02 Kerjasama antar perguruan tinggi
03 Kerjasama dengan perusahaan
KS.01 Kerjasama Luar Negeri (bilateral, regional, multilateral)
00 Kerjasama antar pemerintah
01 Kerjasama dengan badan internasional
02 Kerjasama dengan lembaga non pemerintah
03 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
04 Kerjasama dengan sekolah asing di Indonesia
05 Kerjasama dengan sekolah Indonesia di luar negeri
06 Pertukaran pelajar/mahasiswa
HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM.00 Hubungan antar lembaga
00 Hubungan antar lembaga pemerintah
01 Hubungan dengan swasta / LSM
02 Hubungan dengan perusahaan
03 Hubungan dengan perguruan tinggi
04 Hubungan dengan media massa
HM.01 Siaran pers/berita
HM.02 Kunjungan wartawan / liputan
HM.03 Kunjungan dinas
00 Dalam Negeri
01 Luar Negeri
HM.04 Dengar pendapat dengan DPR/DPRD atau Sidang Kabinet
HM.05 Penerbitan, promosi, dan publikasi
00 Buletin/majalah
01 Pameran
02 Sayembara/lomba/festival
03 Pembuatan spanduk / iklan
04 Brosur/leaflet/poster/plakat
HM.06 Dokumentasi/liputan kegiatan kedinasan
00 Foto/audio/video/film
01 Guntingan koran / kliping koran
HM.07 Perpustakaan
00 Pengadaan buku / bahan pustaka
01 Daftar koleksi
02 Kartu Anggota / Keanggotaan
03 Katalog
04 Peminjaman
05 Penghapusan buku / bahan pustaka
HM.08 Guntingan berita / kliping koran
HM.09 Pengumuman / pemberitahuan
HM.10 Studi banding, magang, praktek kerja
PR PERENCANAAN
PR.00 Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendukung
PR.01 RPJM bidang pendidikan / pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan bidang pendidikan (Renstra)
PR.02 Program Kerja Tahunan dan lima tahunan
00 Program kerja tahunan/lima tahunan unit kerja
01 Program kerja tahunan/lima tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
00 LAKIP unit kerja
01 LAKIP Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.04 Laporan Monitoring dan Evaluasi program
00 Laporan Monitoring dan Evaluasi masing-masing unit kerja
01 Laporan Monitoring dan Evaluasi tingkat Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.05 Laporan Perencanaan
00 Laporan berkala
01 Laporan insidentil
LK PERLENGKAPAN
LK.00 Rencana kebutuhan barang
00 Usulan unit kerja
01 Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis
LK.01 Berkas Penawaran / Dokumen pengadaan barang dan jasa melalui jasa konvensional dan e-procurement
LK.02 Pengadaan barang
00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung)
00 Usulan unit kerja beserta data pendukung
01 Proses pengadaan barang
02 Serah terima barang
01 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang
00 Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang
01 Pengadaan barang investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang
02 Pengadaan barang melalui bantuan/hibah
03 Pengadaan barang melalui tukar-menukar
04 Pengadaan barang melalui pinjaman
05 Pengadaan barang melalui sewa
LK.03 Pengadaan jasa
00 Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga, terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian
LK.04 Penyimpanan/pergudangan
00 Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan
LK.05 Kartu barang / kartu gudang
LK.06 Penyaluran / distribusi
00 Berkas penyaluran/distribusi barang : surat permintaan barang dari unit kerja / formulir permintaan, persetujuan sampai dengan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
LK.07 Inventaris barang
00 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01 Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02 Daftar Inventaris Barang (DIB)
03 Kartu Inventaris Barang (KIB)
LK.08 Perbaikan/pemeliharaan (Surat Permintaan Perbaikan, Penawaran pada/dari rekanan, SPK, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan)
00 Pemeliharaan barang bergerak / inventaris kantor
01 Perbaikan/pemeliharaan barang investasi
LK.09 Penghapusan barang
00 Penghapusan barangbergerak / barang inventaris kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan , panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
01 Penghapusan barang investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang.
LK.10 Bukti-bukti kepemilikan aset
00 Sertifikat Tanah
01 IMB
02 BPKB
03 STNK
04 Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas
05 Daftar aset
TU KETATAUSAHAAN
TU.00 Persuratan
00 Surat Tugas/Perintah beserta lampirannya (yang sifatnya umum)
01 Surat Undangan
02 Pengumuman
03 Risalah/Notulen Rapat
00 Rapat staf
01 Rapat pimpinan
04 Daftar nama/alamat kantor
05 Daftar nama/alamat pejabat
06 Ucapan terima kasih
07 Surat Kuasa
08 Surat Keterangan
09 Administrasi pengendalian surat
00 Formulir
01 Buku Agenda
02 Buku Ekspedisi
03 Kartu Kendali
04 Lembar Pengantar
10 Data surat masuk dan keluar
11 Pendistribusian surat
TU.01 Kearsipan
00 Administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku)
01 Permintaan penggandaan dokumen/arsip
02 Pengelolaan Arsip Dinamis
03 Pengelolaan Arsip Statis
04 Pembinaan kearsipan
00 Sosialisasi/penyuluhan kearsipan
01 Bimbingan teknis
02 Monitoring
05 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
00 Daftar Pertelaan Arsip
01 Pemeliharaan arsip (pembersihan, fumigasi, dll)
06 Peminjaman dan penggunaan arsip
07 Penyusutan arsip
00 Pemindahan arsip inaktif
00 Berita acara pemindahan
01 Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan
01 Pemusnahan arsip
00 Berita acara pemusnahan
01 Daftar arsip yang dimusnahkan
02 Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan pemusnahan arsip dari instansi terkait
03 Keputusan pemusnahan
02 Penyerahan arsip
00 Berita Acara Serah Terima Arsip
01 Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan
08 Berkas proses alih media arsip
09 Penetapan instrumen kearsipan (JRA dll)
RT KERUMAHTANGGAAN
RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya serta pemeliharaan dan perbaikannya
RT.01 Pengamanan/sekuriti
00 Personil
01 Administrasi
02 Jadwal piket
RT.02 Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
RT.03 Telekomunikasi
RT.04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi
RT.05 Kebersihan gedung dan taman
RT.06 Konsumsi dan akomodasi (termasuk pakaian dinas)
RT.07 Perjalanan dinas
RT.08 Pengurusan visa/paspor
RT.09 Penerimaan tamu
00 Tamu biasa
01 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya)
02 Tamu asing
03 Buku Tamu
RT.10 Acara kedinasan
00 Upacara/seremonial
01 Pelantikan
02 Jamuan makan
RT.11 Kegiatan sosial dan keagamaan
00 Bakti sosial
01 Wisata dan hiburan
02 Keagamaan
TI INFORMATIKA/SIM/TIK
TI.00 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi
00 Sistem informasi
00 SIM kepegawaian
01 SIM keuangan
02 SIM barang
03 SIM persuratan
04 SIM akademik
05 SIM kearsipan
01 Sistem komunikasi
TI.01 Pengumpulan dan pengolahan data
TI.02 Data base
TI.03 Hardware, software, dan netware
TI.04 Design sistem informasi dan komunikasi
TI.05 Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan
TI.06 Evaluasi sistem dan media
TI.07 Media Informasi
TI.08 Pemeliharaan, perbaikan, penggantian sistem informasi
DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DL.00 Rencana program diklat
00 Rencana kebutuhan
01 Kurikulum diklat
02 Modul/materi/bahan diklat
03 Jadwal/silabus dan panduan fasilitator
DL.01 Penyelenggaraan diklat
00 Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain.
DL.02 Laporan/evaluasi diklat
DL.03 Buku register peserta/alumni diklat
DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL
DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat
00 Diklat dalam negeri
01 Diklat luar negeri
DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal
00 Pendidikan dalam negeri
01 Pendidikan luar negeri
DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop
00 Penyelenggaraan seminar
01 Pengiriman peserta mengikuti seminar
DL.08 Data dan Sistem Informasi Diklat
PG PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN
PG.00 Administrasi kegiatan pengkajian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dll.
PG.01 Data dan informasi pendidikan
00 Pengumpulan data
01 Pengolahan data
02 Data informasi dan statistik
PG.02 Pelaksanaan pengembangan
00 Kurikulum
01 Penilaian dan pengujian
02 Kebijakan dan inovasi
03 Statistik bidang pendidikan
PG.03 Hasil pengkajian dan pengembangan
00 Proses sistem pengujian
01 Pengembangan kurikulum
02 Kebijakan, inovasi pendidikan
PG.04 Sosialisasi dan diseminasi hasil pengkajian dan pengembangan
PG.05 Bimbingan teknis pengkajian dan pengembangan
PG.06 Forum komunikasi pengkajian dan pengembangan
WS PENGAWASAN
WS.00 Perencanaan
00 Program kerja pemeriksaan tahunan
01 Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah
02 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
03 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
04 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis
WS.01 Administrasi pengawasan meliputi: surat penugasan, surat pemberitahuan, dll.
WS.02 Pelaksanaan pengawasan, meliputi keuangan, manajemen, dan operasional
00 Rutin
01 Khusus
02 Monitoring
WS.03 Laporan
00 Laporan hasil pemeriksaan BPK
01 Laporan hasil pemeriksaan BPKP
02 Laporan hasil pemeriksaan Itjen
03 Laporan pengaduan masyarakat
04 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
05 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
07 Laporan pemutakhiran data / rekonsiliasi
08 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
09 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
10 Laporan hasil seminar/lokakarya
11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi/Kopertis
12 Analisis hasil pengawasan
13 Ekspose hasil pengawasan
WS.04 Laporan tindak lanjut
WS.05 Administrasi layanan pengawasan eksternal
WS.06 Penanganan kasus
00 Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis serta penyelesaiannya
KP KEPEGAWAIAN
KP.00 Pengadaan pegawai
00 Formasi pegawai
00 Analisis jabatan
01 Analisis dan perencanaan kebutuhan pegawai
02 Evaluasi jabatan
03 Standar kompetensi dan kualifikasi
04 Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
05 Usulan dari unit kerja
06 Usulan penerimaan alokasi/formasi
07 SK penetapan formasi
01 Penerimaan pegawai
00 Proses penerimaan
00 Pengumuman
01 Seleksi administrasi
02 Pemanggilan peserta tes
03 Pelaksanaan ujian tertulis
04 Keputusan hasil ujian tertulis
05 Wawancara
06 SK penetapan tahap akhir
01 Lamaran yang tidak diterima
02 Pengangkatan pegawai
00 Usul pengangkatan CPNS/PNS
00 Berkas lamaran yang diterima
01 Surat keterangan hasil screening
02 Berkas usul CPNS/PNS
01 SK Kolektif
02 SK Perorangan
03 Pegawai Kontrak IPB
KP.01 Mutasi pegawai
00 Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan
01 Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional
02 Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan: Usul, Nota persetujuan
03 Mutasi keluarga: kawin, cerai, kelahiran anak, adopsi anak, meninggal dunia
04 Kenaikan gaji berkala
KP.02 Pembinaan karir pegawai
00 Prajabatan, diklat, kursus, magang, tugas belajar, ujian dinas, ujian penyesuaian ijazah, ijin belajar
01 Laporan kegiatan, STTPL
02 Pembinaan Jabatan Fungsional
03 Pembinaan Jabatan Struktural
04 Peninjauan masa kerja
05 DP3
06 Disiplin pegawai
00 Daftar hadir, rekap daftar hadir
01 Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi
07 Penyelesaian keberatan pegawai
KP.03 Administrasi pegawai
00 Cuti
00 Cuti diluar tanggungan negara
01 Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti alasan penting, cuti melahirkan, cuti besar)
01 Dokumen identitas pegawai
00 Pembuatan KARPEG/KARIS/KARSU/NIP/NPWP
02 Keanggotaan organisasi profesi /kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan, dll.)
00 Keangotaan parpol, LSM, ormas
03 Surat ijin, surat tugas, Surat perjalanan dinas (DL/LN)
KP.04 Kesejahteraan pegawai
00 Layanan kesehatan pegawai
00 Asuransi sosial PNS, asuransi komersil, poliklinik
01 Layanan kesejahteraan
00 Insentif kinerja
01 Bapetarum (bantuan perumahan)
02 Rumah dinas
03 Taspen
04 Olahraga dan rekreasi
05 Koperasi
06 Bantuan sosial
07 Angkutan pegawai (jemputan)
KP.05 Pemberhentian pegawai /pensiun
00 Pemberhentian pegawai, pensiun, meninggal
00 Proses pemberhentian pegawai
01 SK pemberhentian, pensiun, meninggal
01 Pemberhentian dengan tidak hormat
00 Proses pemberhentian
01 SK pemberhentian, SK pemutusan hubungan kerja
KP.06 Pemberian tanda jasa / penghargaan
00 Satya lencana
01 Dosen/pegawai berprestasi
02 Penghargaan lainnya
KP.07 Dokumentasi kepegawaian (personal file)
00 Berkas PNS
01 Berkas pegawai kontrak
KU KEUANGAN
KU.00 Penyusunan Anggaran
00 Petunjuk/pedoman penyusunan anggaran
01 Bahan penyusunan anggaran
02 Target penerimaan anggaran
KU.01 Rencana Anggaran
00 Arah Kebijakan umum, strategi, prioritas, dan renstra
01 Usulan Rencana Anggaran
02 Pembahasan anggaran
03 Revisi anggaran
04 Pengesahan RKA oleh MWA
05 Perpanjangan rencana anggaran
KU.02 Pelaksanaan anggaran
00 Pengusulan/pencairan anggaran
01 Pendapatan/penerimaan
00 APBN
01 Dana Masyarakat
00 Penjualan formulir mahasiswa baru dan rekapnya
01 Uang pengembangan pendidikan dan uang kuliah meliputi : uang kuliah pokok, uang kuliah per kredit, uang kepanitiaan, uang praktikum, uang pendaftaran semester , uang jaket, denda keterlambatan dan uang administrasi lainnya.
02 Uang ujian, meliputi ujian siding dan komprehensif
03 Uang wisuda termasuk dari alumni
04 Donatur atau hibah dari : penyelenggara seminar / konferensi, penyelenggara pertandingan/turnamen, alumni, perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri, instansi pemerintah, Bank Dunia.
05 Hasil Kerjasama meliputi swasta dan instansi pemerintah, dalam dan luar negeri
06 Bunga Bank dan investasi lainnya
07 Penerimaan lain meliputi: kelebihan pembayaran, surplus proyek penelitian, usaha lain, dll
08 Jasa layanan
09 Pengelolaan aset
10 Lain-lain
02 Belanja
00 Honorarium
00 Daftar honor/gaji
01 Tunjangan
02 Lembur
03 Pajak
04 Pensiun, dana hari tua, jamsostek
05 Barang
00 Dokumen pengadaan barang/jasa beserta data pendukungnya
– Barang habis pakai
– Barang inventaris
– Jasa
01 Operasional kerumahtanggaan, meliputi: kendaraan, listrik, telepon, air, seragam, alat dapur, alat kebersihan, konsumsi, kepanitiaan upacara non akademik, pertamanan, Koran, penjilidan, dll.
02 Operasional Akademik, meliputi: kelebihan bayar uang kuliah, potongan uang kuliah, honor mengawas, honor koreksi, honor pembimbing, honor penguji, honor lainnya, sarana prasarana, cetak/copy, pengembangan program studi, rapat, visitasi, dll.
03 Operasional penelitian, meliputi: biaya proposal, survey, penelitian, asisten, copy/jilid, seminar, dll
04 Operasional pengabdian kepada masyarakat, meliputi: survey, pelaksanaan di lapangan, jasa konsultan, pembuatan laporan, dll.
05 Operasional Kemahasiswaan dan alumni, meliputi: biaya organisasi kemahasiswaan, ikatan alumni, mahasiswa baru, kegiatan mahasiswa, kegiatan alumni, dll.
06 Operasional kerjasama, perjalanan dinas, tugas belajar, peningkatan mutu pegawai, biaya pegawai, penerimaan pegawai, kenaikan golongan, dll.
07 Operasional humas, meliputi: promosi, pameran, wartawan, protokoler, publikasi, dll
08 Pengadaan, sewa, pemeliharaan sarana dan prasarana, meliputi: peralatan kuliah, alat kantor, alat berat, kendaraan dinas, dll.
09 Pengembangan sarana dan prasarana, meliputi: perluasan/penambahan gedung, pengembangan sarana olahraga, sarana parker, dll.
10 Pinjaman/Hutang mahasiswa, meliputi: dokumen permohonan, persetujuan/penolakan, perpanjangan
11 Pinjaman/Hutang pegawai, meliputi: dokumen permohonan, persetujuan/penolakan, perpanjangan
06 Investasi
00 Aktiva berwujud
01 Aktiva tidak berwujud
02 Surat berharga
03 Surat Perintah Pembayaran (SPP)
04 Pembukuan anggaran
00 Buku Kas Umum
01 Buku Kas Pembantu
02 Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran
03 Rekening Koran Bank
KU.03 Laporan pertanggungjawaban keuangan
00 Arus kas
00 Berita Acara Pemeriksaan
01 Kas
01 Laporan keuangan tahunan
00 Realisasi anggaran
01 Neraca
02 Catatan atas Laporan Keuangan
KU.04 Bantuan/pinjaman (DN/LN)
00 MOU
KU.05 Perbendaharaan
KU.06 Sistem Akuntansi/Keuangan
00 Manual Implementasi Sistem Akuntansi/Keuangan
01 Berita Acara Rekonsiliasi
02 Daftar Transaksi, Pengeluaran, Penerimaan, Dokumen Sumber, Bukti Jurnal, Surat Tanda Setor, Surat Setor Bukan Pajak, SPM
03 Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca Bulanan/Triwulanan/Semesteran

Pola Klasifikasi Arsip IPB 2014, Pola Klasifikasi Arsip Perguran Tinggi 2014 ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini:
DAFTAR_KLASIFIKASI_ARSIP-IPB-edy.pdf

Link Terkait:

  1. JRA IPB 2014
  2. KLASIFIKASI ARSIP IPB 2014