Kelemahan portal  JIKN dan SIKN yang saya rasakan sampai dengan saat ini, Selasa 10 Oktober 2015, dan Minggu 18 September 2016 yaitu:

  1. Jika kita membuka file pdf selalu tampilannya menajdi error, hal ini disebabkan ada security yang bernama Silver Light.  Statusnya Error open file pdf :( .
    Contoh errornya seperti ini, file pdf nya tidak bisa open 100%:

    Gagal open file pdf di Portal JIKN pada hari ini 24 November 2015

    Gagal open file pdf di Portal JIKN pada hari ini 24 November 2015

    Error Lihat File pdf di portal JIKN

    Error Lihat File pdf di portal JIKN

    Tampilan Error di JIKN September 2016

    Tampilan Error di JIKN September 2016

    Yang sudah Bagus:

    1) Security nya OK
    2) Protokol SSL nya sudah keren
    3) Ada Certificate Verisign Port 443 TCP

    Pertanyaan:

    1)  Seperti apa sih dasar sistem JIKN itu, apakah hanya sekedar input?
    2)  Mengapa harus pake Java Runtime+Silverlight?
    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN ANRI:
    Kedua software tsb digunakan utk melakukan upload dan download softkopi digital
    Kedua software tsb memiliki tingkat keamanan yang sangat tinggi utk digunakan dibanding HTML biasa
    Kedua software tsb memiliki tingkat keamanan yang sangat tinggi utk digunakan dibanding HTML biasa dan javascript
    3)  Browser yang kita pakai selalu update, tapi kadang 3rd applicationnya yg gak update. Google jelas selalu update baik add in dan securitynya
    4) Kenapa saat buka JIKN, Silverlightnya harus online install? walau silverlight secara lokal sudah terinstall
    5)  Kompabilitas nya masih perlu diperbaiki
    6)  Resiko 3rd party (third party) kadang gak kompatibel, Sementara browser skr sudah ter integrasi *.pdf.  Harusnya kalo sudah jalan musti yg sudah stabil add onnya.
    7)  Seharusnya copy protectionnya diperkuat, seperti watermark dan metafile PDF nya
    8)  Data server JIKN ada disini
    http://toolbar.netcraft.com/site_report?url=http://www.jikn.go.id

    Data Server JIKN pada tgl 12 Oktober 2015

    Data Server JIKN pada tgl 12 Oktober 2015

    9) Ternyata JIKN memakai windows server 2008 sebagai web servernya
    10) Hosting History
    Netblock owner IP address OS Web server Last seen Refresh
    PT TELKOM INDONESIA Menara Multimedia Lt. 7 Jl. Kebonsirih No.12 JAKARTA 118.97.213.12 Windows Server 2008 Microsoft-IIS/7.5 12-Oct-2015

    Hosting History

    Hosting History

    10) Current version: Silverlight 5 (5.1.40728.0).  Ini versi Silverlight terbaru. Silverlight 5 tsb bisa kompatibel dengan OS Server Windows 2008.  Hanya kadang ada browser (atau OS) yang lebih tinggi versinya kadang gak kompatibel dgn silverlight bawaan web.  Solusinya… fix dulu problemnya di sisi server atau security di add on diperketat, watermark di semua extension diperketat. Kalau masih repot pakai silverlight, pakai saja acrobat sebagai Viewer nya.  Kita kan pengennya semudah membuka attachment di e-mail nya gmail.  Di Gmail gak ada lagi online install yg kadang memakan waktu untuk menampilkan sebuah file

    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    Google Chrome terbaru secara default menutup aplikasi java dan silverlight. setelah instalasi ke 2 software tersebut, user harus membuka blokir terhadap kedua aplikasi tersebut melalui konsul di google chrome. berbeda dengan browser lain seperti mozilla firefox, opera, safari, internet eksplorer,mereka secara default tidak memblokir silverlight dan java. Jadi saran kami gunakanlah selain google chrome.seperti mozilla firefox.

    Berarti ada masalah di KOMPABILITAS di Operating System Windows 7 64 bit yang saya gunakan. Teman2, Bagaimana ya cara mengatasi Masalah kompabilitas windows 7 ? Help dong…. sebab di saya benar2 belum bisa open nih format file pdf JIKN nya di semua browser.  Kalau file image dengan format jpg gak masalah :(

  2. Di gadget iphone dengan browser Safari juga tidak bisa membuka FILE DIGITAL pada portal JIKN. Comment yang keluar ketika kita klik Silverlight adalah “One moment, please, while the current Silverlight installation status is determined…  Microsoft Silverlight may not be supported on your harddware or operating system”.
    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    untuk upload massal belum bisa digunakan karena masih dalam pengembangan.
  3. Di bbm (Blackberry) sama sekali FILE DIGITAL tidak bisa di klik link nya,
    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
  4. Upload database secara massal di SIKN belum pernah berhasil saya lakukan, entah apa salahnya saya juga tak mengerti padahal saya sudah mengikuti cara2 sesuai dengan petunjuk yaitu mengisi data di excellnya tinggal pilih saja.
    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
  5. Jika ada kesalahan dalam membuat nama file tidak dapat diperbaiki karena sudah terinkripsi katanya.  Ini benar2 membuat para pemula menjadi susah karena satu kesalahan saja benar2 berakibat fatal, alias tidak bisa di edit.
    Jawaban dari Admini SIKN dan JIKN:
    Kalau yang dimaksud adalah berkas itu bisa diedit, sedangkan kalau yang dimaksud adalah softcopy digital, itu juga bisa diedit.hanya caranya dihapus dulu baru diupload ulang, tetapi statusnya masih DRAF dan dilakukan oleh petugas entry sebelum dinyatakan VALID.
  6. Data yang diisikan di SIKN tidak seluruhnya terhubung ke JIKN.  Data yang ada di JIKN tidak sama (berbeda) dengan data yang di entry oleh petugas di SIKN. Perhatijkan gambar dibawah ini, di SIKN diisikan bahwa Keberadaan dan Lokasi Arsip Asli ada di Kantor Hukum, tai di JIKN sama sekali keterangan tempat dimana arsip asli tsb berada tidak tercantum, kosong saja.
    Data yang diisikan di SIKN

    Data yang diisikan di SIKN

    Data yang tampil di Portal JIKN

    Data yang tampil di Portal JIKN

    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    Bu, ke-2 item yang dibandingkan itu sebenarnya adalah dua item yang berbeda. 😀
    Coba Ibu Anita cek kembali… Lihat field Hal/Judul.
    Untuk item ke-1 (yang ada di aplikasi SIKN), Hal/Judul berbunyi Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 6/IT3/KU/2014 tentang Perubahan Peraturan…
    Untuk item ke-2 (yang ada di website JIKN), Hal/Judul berbunyi Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 1/IT3/KU/2014 tentang Petunjuk Operasional Kegiatan…
    Jadi, item yang Bu Anita sandingkan adalah dua item yang berbeda… 😀

    Oh ma’af, okey saya perbaiki, ini tampilan metadata nya di JIKN (Metadata arsip Metadata di JIKN tentang Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 6/IT3/KU/2014)

    Metadata di JIKN tentang Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 6/IT3/KU/2014 tentang Perubahan Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 1/IT3/KU/2014 Tentang Petunjuk Operasional Kegiatan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Institut Pertanian Bogor Tahun Anggaran 2014. Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif. Klasifikasi Keuangan. Klasifikasi KU. Arsip Statis IPB Tahun 2014.

    Metadata di JIKN tentang Salinan Peraturan Rektor IPB Nomor 6/IT3/KU/2014 tentang Perubahan Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 1/IT3/KU/2014 Tentang Petunjuk Operasional Kegiatan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Institut Pertanian Bogor Tahun Anggaran 2014. Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif. Klasifikasi Keuangan. Klasifikasi KU. Arsip Statis IPB Tahun 2014.

  7. Quick edit buat kolom UNIT KERJA sama sekali TIDAK berfungsi.
    Berikut saya kirimkan screenshotnya
    Tolong aktifkan ya….seperti kolom2 isian yang lain agar lebih cepat dalam proses entry data.
    (Saya ingin kolom isian pada UNIT KERJA sama seperti kolom isian PENCIPTA ARSIP yang mana sudah berjalan dengan baik quick editnya, begitu mouse diarahkan ke kotak isiannya langsung terbuka tampilan data yang pernah diisi, jadi kita tidak perlu capek2 mengetiknya lagi satu persatu karena salah mengetik itu bisa saja terjadi kalau tidak hati2)

    Quick Edit di SIKN untuk Kolom Unit Kerja Tidak Berfungsi

    Quick Edit di SIKN untuk Kolom Unit Kerja Tidak Berfungsi

    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    Untuk Quick Edit, lihat dulu status itemnya, apakah DRAFT, TERDAFTAR, VALID, TERPUBLIKASI…
    Jika statusnya DRAFT, hanya petugas entry yang bisa mengedit
    Jika statusnya TERDAFTAR, hanya petugas editor yang bisa mengedit
    Jika statusnya VALID, hanya petugas PPID yang bisa mengedit
    Jika statusnya TERPUBLIKASI, tidak ada yang bisa mengedit. Kecuali di-UNPUBLISH terlebih dahulu.

  8. Setelah Petugas Entry selesai lalu kita masuk ke Petugas Editor maka di Dasbornya selalu ada Keterangan tentang Jumlah Arsip Yang Akan Diperiksa TETAPI jika kita masuk ke Petugas Editor di dasbornya. Admin JIKN-SIKN, tolong dong di Dasbor PPID juga dibuatkan Keterangan tentang Jumlah Arsip yang Akan Diperiksa seperti halnya di Dasbor Petugas Editor
    di_dasbor_editor_ada_ket_ttg_jml_arsip_yg_akan_diperiksa

    Dasbor Petugas EDITOR selalu ADA Keterangan tentang Jumlah Arsip Yang AKAN Diperiksa

    di_dasbor_ppid_statis_tidak_ada_keterangan_ttg_jml_arsop_yg_akan_diperiksa

    Tapi di Dashbor PPID Statis TIDAK ada keterangan tentang jumlah arsip yang AKAN diperiksa

    Bisa tidak isi an kolom yang berulang2 dibuatkan defaultnya (seperti halnya di kolom nama pimpinan) untuk semua kolom sehingga tidak membuat lama petugas mengetik satu2?.  Buat Admin SIKN-JIKN: dii Dasbor PPID (Statis) tolong dong buatkan keterangan tentang berapa file yang harus di periksa.
    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    Keterangan “Jumlah Arsip yang Akan Diperiksa” hanya berlaku untuk Petugas Editor bu Anita. Karena “Memeriksa Arsip” itu tugasnya Petugas Editor (note: Memeriksa = Memvalidasi)…
    Sedangkan PPID baik PPID Dinamis maupun PPID Statis, tugasnya hanya mengatur status keterbukaan bagi publik untuk arsip yang telah diperiksa oleh Petugas Editor.

Pertanyaan:

  1. Apakah arsip yang di upload di SIKN harus selalu yang asli? artinya harus yang mempunyai cap basah.  Nah bagaimana dengan arsip statis yang keberadaan arsip aslinya sudah tidak tahu ada dimana, apakah bisa di upload sementara dan kalau sudah ketemu yang aslinya nanti yang lama dihapus.  Buat Admin SIKN-JIKN: Melihat kasus ini, tolong dong ada fasilitas buat menghapus atau mengedit data yang sudah di PUBLIKASI.
    Masalah Enkripsi mohon jangan menghambat tersimpannya sebuah informasi penting dan bersejarah.
    Contoh Arsip Statis Sejarah Pendirian Institut Pertanian Bogor seperti gambar dibawah ini:

    Kepmen Nomor 91 Tahun 1963 tentang Pendirian Institut Pertanian di Bogor Halaman 1

    Kepmen No. 91 Tahun 1963 tentang Pendirian Institut Pertanian di Bogor (halaman 1)

    Kepmen Nomor 91 Tahun 1963 tentang Pendirian Institut Pertanian di Bogor Halaman 2

    Kepmen No. 91 Tahun 1963 tentang Pendirian Institut Pertanian di Bogor (halaman 2)

    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    Arsip yang diupload ke SIKN harus otentik… Yang menentukan suatu arsip Otentik atau Tidak Otentik adalah instansi yang memiliki arsip tersebut…
    Dan yang namanya Otentik tidak harus ditdandai dengan cap basah, apalagi untuk arsip statis yang dibuat sudah sudah lama sekali…

  2. Bagaimana cara masuk pada list 10 Pengguna SIKN Teraktif seperti gambar dibawah ini?
    10 Pengguna SIKN Teraktif pada tanggal 10 Oktober 2015

    10 Pengguna SIKN Teraktif pada tanggal 10 Oktober 2015

    Jawaban dari Admin SIKN dan JIKN:
    Jika mau masuk dalam dafatar 10 Pengguna SIKN Teraktif maka harus upload arsip ke SIKN lebih banyak atau sama dengan 274 buah arsip.

 

Catatan:

  1. JIKN singkatan dari kata  Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, alamat URL nya: http://www.jikn.go.id
  2. SIKN singkatan kata dari SIstem Informasi Kearsipan Nasional, alamat URL nya https://sikn.jikn.go.id

Sumber:
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/aboutme/diklat/tutorial-sikn-dan-jikn-ipb/kelemahan-portal-jikn-dan-sikn/

Artikel ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini:
kelemahan_portal_jikn_dan_sikn_oleh_anita_handayani_simpul_jaringan_ipb.pdf

Artikel ini bisa di download dalam bentuk file doc disini:
kelemahan_portal_jikn_dan_sikn_oleh_anita_handayani.doc

Update 24 November 2015