|
KODE
|
SUBYEK |
JANGKA WAKTU SIMPAN (TAHUN)
|
NILAI GUNA
|
KETERANGAN
|
|
AKTIF
|
INAKTIF
|
JADWAL RENTENSI ARSIP IPB
A. SUBSTANTIF
|
| KEMAHASISWAAN |
|
KM
|
KEMAHASISWAAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan IPB meliputi: organisasi mahasiswa (senat mahasiswa, BEM, HIMA), penalaran (riset/karya tulis mahasiswa, penataran, diskusi, seminar, pemilihan mahasiswa berprestasi, pers kampus, resimen mahasiswa, dsb.), kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, konseling, poliklinik, askes, dsb.), bursa kerja, kerohanian, dan reward bagi mahasiswa, keringanan/pembebasan SPP |
|
|
|
|
|
KM.01
|
|
Organisasi Kemahasiswaan ! |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi Mahasiswa di tingkat Institut/Fakultas/Departemen |
|
|
|
|
|
KM.01.01
|
Senat mahasiswa |
3 |
4 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Pengangkatan pengurus senat |
1 tahun setelah pergantian pengurus |
2 |
Adm. |
Permanen |
|
|
Kegiatan senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) |
3 |
4 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan pengurus senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) |
3 |
4 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan senat fakultas-fakultas |
3 |
4 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan pengurus senat fakultas-fakultas |
3 |
4 |
Adm. |
Musnah |
|
KM.01.02
|
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) |
2 |
3 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Kegiatan Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah |
|
KM.01.03 |
Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD) |
2
|
3
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Kegiatan Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD) |
2
|
3
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Kegiatan Pengurus Himpunan Mahasiwa Departemen (HMD) |
2
|
3
|
Adm.
|
Musnah
|
|
KM.01.04 |
Ikatan Alumni |
3
|
4
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Korespondensi berkaitan dengan kegiatan Ikatan Alumni IPB |
2
|
4
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan kegiatan- kegiatan Ikatan Alumni IPB |
2
|
4
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Laporan pertanggungjawaban Ikatan Alumni IPB |
3
|
4
|
Informasi
|
Dinilai kembali
|
| KM.02 |
|
Penalaran |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan ilmiah dan prestasi akademik mahasiswa |
|
|
|
|
|
KM.02.01 |
Karya Tulis Ilmiah |
3
|
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Publikasi/brosur lomba karya tulis iImiah mahasiswa |
2
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Formulir lomba, formulir latihan penulisan karya ilmiah mahasiswa |
2
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Pengumuman berkenaan dengan karya tulis ilmiah mahasiswa |
2
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat-menyurat berkenaan dengan karya tulis ilmiah mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Naskah-naskah karya tulis iImiah mahasiswa |
2
|
3
|
Informasi |
Ditransfer ke Arsip IPB |
|
KM.02.02
|
Mahasiswa Berprestasi |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen (Arsip IPB) |
|
|
Usulan nama mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Seleksi mahasiswa berprestasi |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Pengumuman mahasiswa berprestasi |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat-menyurat berkenaan dengan mahasiswa berprestasi |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Pemberitahuan/sertifikat bagi mahasiswa berprestasi |
8
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen (Arsip IPB) |
|
KM.02.03
|
Seminar oleh Organisasi Kemahasiswaan |
3
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen (Arsip IPB) |
|
|
Proposal penyelenggaraan Seminar dari organisasi Kemahasiswaan |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat izin, surat persetujuan, dan surat lainnya berkaitan dengan seminar mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan seminar oleh organisasi kemahasiswaan |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM.02.04
|
Studi banding oleh organisasi kemahasiswaan |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Proposal melakukan studi banding |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat izin, surat persetujuan, dan surat lain berkaitan dengan studi banding mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan studi banding oleh organisasi kemahasiswaan |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
| KM.03 |
|
Bakat/Minat |
|
|
|
|
|
|
Dokumen berkatian dengan kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, terutama yang terkait dengan kegiatan alam, seni, dan budaya |
|
|
|
|
|
KM.03.01
|
Kesenian |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan kesenian oleh mahasiswa, misalnya : koor, tari karawitan, theater, fotografi, band, melukis dll. |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM.03.02
|
Olah Raga dan Bela Diri |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan olahraga mahasiswa, misalnya : volley, basket, sepakbola, futsal, karate, pencak silat, badminton dll. |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Lomba-lomba olahraga dan atau untuk mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM.03.03
|
Pencinta Alam |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan pencinta alam oleh mahasiswa, misalnya, arung jeram, panjat tebing, dll. |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Pelatihan bagi mahasiswa di bidang pencinta alam |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM.03.04
|
Bhakti Sosial dan Kemasyarakatan |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan donor darah oleh mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan bhakti sosial mahasiswa, dll |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM03.05
|
Kerohanian |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kerohanian Islam |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kerohanian Kristen |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kerohanian Katholik |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kerohanian Hindu dan Budha |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM.03.06
|
Kegiatan Ilmiah dan Penelitian Mahasiswa |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan mahasiswa yang berkaitan
dengan kegiatan ilmiah dan penelitian |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
KM.03.07
|
Resimen Mahasiswa (Menwa) dan Unit Bela Negara |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan resimen mahasiswa (menwa) |
3
|
4
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan bela Negara |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
| KM.04 |
|
Kesejahteraan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan dasar mahasiswa untuk menunjang kelancaran belaiar di IPB |
|
Personal File Mahasiswa |
Informasi
|
|
|
KM.04.01
|
Beasiswa Bagi Mahasiswa |
8 |
10 |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Penawaran beasiswa |
3 |
5 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Seleksi calon penerima beasiswa |
3 |
5 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Daftar mahasiswa penerima beasiswa |
3 |
5 |
Adm.
|
Permanen
|
|
|
Daftar sponsor beasiswa |
3 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pelaksanaan penerimaan beasiswa |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Laporan penerimaan bea siswa |
|
|
Informasi
|
Permanen
|
|
KM.04.02
|
Mahasiswa Asing |
2 |
3 |
Adm.
|
Permanen
|
|
|
Berkas perorangan mahasiswa: surat penetapan menjadi mahasiswa, kartu induk mahasiswa, kartu mahasiswa, kartu rencana studi, kartu hasil studi, kartu daftar ulang, kartu tanda registrasi administrasi mahasiswa, kartu peserta kuliah/praktikum, kartu tanda anggota perpustakaan/cyber mahasiswa, surat keterangan ijin |
Selama yang bersangkutan menjadi mahasiswa |
3 |
Adm.
|
Permanen/Dinilai kembali
|
|
KM.04.03
|
DataAlumni |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Biodata lulusan dan daftar alumni |
8 |
Personal File Mahasiswa
|
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Permohonan-permohonan dan dokumen berkaitan dengan data alumni |
8 |
Personal File Mahasiswa
|
Informasi
|
Permanen
|
|
KM.04.04
|
Bursa Kerja |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Acara bursa pasar kerja di kampus IPB (road-show) bagi Mahasiswa/alumni |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Permintaan pemasangan lowongan kerja dari perusahaan perusahaan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Poster/edaran/pengumuman lowongan kerja bagi mahasiswa/alumni |
3 |
4 |
Adm. |
Musnah |
|
KM.04.05 |
Kesehatan dan Asuransi |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Asuransi kecelakaan bagi mahasiswa |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Bantuan biaya pengobatan bagi mahasiswa |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi |
Dinilai kembali |
|
KM.04.06 |
Persatuan Orang-tua Mahasiswa (POM) |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Surat menyurat berkaitan dengan kegiatan organisasi persatuan orang tua mahasiswa |
8 |
Personal File Mahasiswa |
Informasi |
Dinilai kembali |
|
KM.04.07 |
Pengenalan Kampus dan Pembekalan bagi Mahasiswa Baru |
4 |
5 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Kegiatan pengenalan kampus bagi mahasiswa baru di tingkat universitas/fakultas a.l. pembekalan, pelatihan, pengembangan diri, pengenalan organisasi/kemahasiswaan, camping, dll. |
|
|
|
|
| PENDIDIKAN DAN PELATIHAN |
| PL |
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DOSEN DAN TENAGA PENUNJANG |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan studi lanjut yang akan dan sedang diikuti oleh tanaga pendidik dan tenaga kependidikan (dosen dan tenaga penunjang) di tingkat S1 s/d S3 dan pelatihan/kursus peningkatan mutu, serta laporan perkembangan studi maupun laporan keuangannya. |
|
|
|
|
| PL.01 |
|
Pendidikan Tugas Belajar/Studi Lanjut tingkat Sarjana, Magister, Doktoral, maupun peningkatan mutu melalui kursus/pelatihan, dll. |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan karyawan akademik (dosen dan peneliti) serta karyawan administrasi |
|
|
|
|
|
PL.01.01 |
Studi Lanjut Tingkat S1, S2, dan S3 Dalam dan Luar Negeri |
4
|
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Surat menyurat permohonan dari pegawai dan atau usulan studi lanjut S1, S2, dan S3 |
4
|
Personal File Pegawai |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Surat-surat sponsor |
6
|
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Edaran/pengumuman berkenaan dengan studi lanjut PTB |
6
|
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Laporan kemajuan pendidikan |
6
|
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
PL.01.02 |
Peningkatan Mutu Staf melalui Kursus/Pelatihan Internal dan Eksternal IPB |
1
|
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Surat menyurat kursus peningkatan mutu/pelatihan bagi tenaga pendidik dan kependidikan |
1
|
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
PL.01.03 |
Program/Tawaran Studi Lanjut/Training/Kursus/Pelatihan bagi Pegawai |
4
|
4
|
Administratif |
Dinilai kembali |
|
|
Tawaran studi lanjut/training/pelatihan/kursus dari dalam dan luar IPB |
4 |
4 |
Administratif |
Dinilai kembali |
|
|
Tawaran program beasiswa/grant /hibah studi lanjut/training bagi pegawai |
4 |
4 |
Administratif |
Dinilai kembali |
|
|
Korespondensi berkaitan dengan pertukaran ilmuwan dan sandwich program |
4 |
4 |
Administratif |
Dinilai kembali |
| PL02 |
|
Laporan Mengikuti Pelatihan/Kursus Peningkatan Mutu/Tugas Belajar/Studi Lanjut |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Laporan mengikuti pendidikan/pelatihan/kursus peningkatan mutu |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Ikatan kerja dan surat perjanjian tugas belajar |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Laporan hasil tes masuk ke universitas yang dituju untuk studi lanjut |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Laporan perkembangan studi lanjut/tugas belajar |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Permohonan perpanjangan masa studi |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Laporan halangan/ketidakmampuan/rintangan selama studi lanjut |
6 |
Personal File Pegawai |
Pendidikan |
Permanen |
| PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT |
|
PM
|
PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penelitian yang dimulai dengan penyusunan proyek proposal hingga publikasi hasil penelitian serta dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat dan jasa konsultasi |
|
|
|
|
|
PM.01
|
|
Penelitian |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan mencakup perencanaan penyusunan, pelaksanaan, pemantauan, dan penilaian kembali penelitian-penelitian di lingkungan IPB |
|
|
|
|
|
PM.01.01
|
Proyek Proposal Penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pemberitahuan/tawaran/informasi tentang penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Penyusunan dan pengajuan proyek proposal penelitian termasuk susunan tim |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Persetujuan pelaksanaan penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Laporan penelitian |
3 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
PM.01.02
|
Sumber Pendanaan Penelitian |
3 |
3 |
Keuangan
|
Musnah setelah proyek usai |
|
|
Kontrak/perjanjian pelaksanaan penelitian, tahap pencarian dana pelaksanaan |
3 |
3 |
Keuangan
|
Musnah setelah proyek usai |
|
|
Rencana anggaran penelitian |
3 |
3 |
Keuangan
|
Musnah setelah proyek usai |
|
|
Realisasi penggunaan dana penelitian dan laporan keuangan pelaksanaan penelitian |
3 |
3 |
Keuangan
|
Musnah setelah proyek usai |
|
PM.01.03
|
Pelaksanaan Penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan penelitian, surat ijin, jadwal |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pengumpulan data, evaluasi, dan pengolahan data untuk penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Penulisan hasil penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
PM.01.04
|
Evaluasi, Pelaporan, dan Publikasi Hasil Penelitian |
3 |
|
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Evaluasi hasil penelitian |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Laporan hasil penelitian (laporan pelaksanaan dan laporan keuangannya) |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Publikasi penelitian baik melalui media massa/jurnal maupun seminar hasil penelitian |
3 |
4 |
Informasi
|
Dinilai kembali
|
|
|
Dokumentasi hasil penelitian yang dipublikasikan |
3 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
PM.02
|
|
Pengabdian Masyarakat dan Jasa Konsultasi |
3 |
|
|
|
|
|
Dokumen yang melibatkan kegiatan institut dengan masyarakat, baik kegiatan sosial kemasyarakatan maupun jasa konsultasi bersifat professional |
3 |
|
|
|
|
PM.02.01
|
Kegiatan Pengabdian Masyarakat |
3 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat dalam rangka kegiatan operasional pengabdian masyarakat |
3 |
|
|
|
|
|
Laporan Pelaksanaan kegiatan Pengabdian masyarakat |
3 |
3 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
PM.02.02
|
KKL dan KKN : pedoman, program kegiatan, kurikulum, jadwal pembekalan, pengumuman pelaksanaan, pelaksanaan kegiatan |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan kegiatan |
2 |
3 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Piagam penghargaan KKL dan KKN |
2 |
3 |
Adm.
|
Permanen
|
|
PM.02.03
|
Konsultan dan Jasa Konsultasi |
|
|
|
|
|
|
Operasional kegiatan konsultan dan pemberian jasa konsultasi, misalnya konsultan pertanian, pembinaan pengusaha kecil, inkubator bisnis, dll |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Konsultan dan jasa konsultasi berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pembinaan dalam rangka kegiatan pengabdian masyarakat untuk pembinaan pengusaha kecil, inkubator bisnis, dll |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
PM.02.04
|
Kursus dan Pelatihan |
3 |
4 |
Adm
|
Musnah
|
|
|
Pendaftaran kursus/pelatihan terkait kegiatan pengabdian masyarakat |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Jadwal kursus: kursus bahasa, kursus pajak, kursus komputer,dll. |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pembagian kelas dan instruktur |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pelaksaaan kursus |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Evaluasi atas pelaksaaan kursus/pelatihan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Laporanpelaksaan kursus/pelatihan |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Sertifikat bagi peserta yang mengikuti kursus/pelatihan |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
PM.02.05
|
Penyuluhan |
3 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Penyuluhan berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat |
3 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Surat ini melakukan penyuluhan/izin untuk atasan dari tenaga yang akan memberi penyuluhan |
3 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Surat tugas melakukan penyuluhan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Undangan pelaksanaan kegiatan penyuluhan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Laporan hasil pelaksanaan kegiatan penyuluhan |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Sertifikat bagi tenaga penyuluh dan peserta |
3 |
Personal File
|
Adm.
|
Dinilai kembali
|
| PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN |
|
PP
|
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan dan pengajaran antara lain dimulai penerimaan mahasiswa baru, pendaftaran mahasiswa, pedoman dan proses belajar mengajar, ujian tengah semester dan akhir semester, tugas akhir, penulisan skripsi/tesis/disertasi, hingga kegiatan wisuda |
|
|
|
|
|
PP.01
|
|
Penerimaan Mahasiswa Baru |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa baru, mulai dari pembentukan panitia PMB, pelaksanaan kegiatan, notulen rapat, penjualan formulir pendaftaran, persyaratan, hingga ujian seleksi (kartu ujian, tata tertib ujian, soal ujian berita acara, daftar nilai dan pengumuman hasil ujian) |
|
|
|
|
|
PP.01.01
|
Kepanitiaan PMB |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Usulan nama-nama yang dimasukkan dalam kepanitian PMB |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan Tugas Panitia PMB, dan pelaksanaan kegiatan PMB |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Operasional rapat-rapat Panitia PMB dan notula rapat PMB |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Penerimaan mahasiswa baru jalur USMI |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Permohonan agar dapat dimasukkan dalam daftar USMI |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pengiriman informasi penerimaan mahasiswa baru ke SMU |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat lainnya dalam rangka penerimaan Mahasiswa baru |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
PP.01.02
|
Pendaftaran mahasiswa baru |
|
|
|
|
|
|
Jadwal penerimaan mahasiswa baru |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Prosedur pendaftaran, formulir pendaftaran, dan persyaratan-persyaratan penerimaan mahasiswa baru |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Ssurat-menyurat lainnya dalam rangka pendaftaran mahasiswa baru |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
PP.01.03
|
Uj ian seleksi |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Ujian tes masuk |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Tes buta wama |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Kartu peserta ujian masuk |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Daftar hadir peserta ujian,pengawas ujian |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Daftar nilai tes masuk (pengumuman kelulusan) |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Daftar mahasiswa yang diterima |
3 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
PP.02
|
|
Registrasi, cuti, mutasi, dan pemberhentian |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan registrasi, cuti, mutasi, dan pemberhentian kuliah mahasiswa |
|
|
|
|
|
PP.02.01
|
Registrasi Pendaftaran, Nomor lnduk Mahasiswa, Kartu Mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan pendaftaran/registrasi mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
Identitas biodata serta kelengkapan lainnya dalam rangka pemberian NIM mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
Penerbitan/pembuatan kartu mahasiswa, daftar NIM |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Perubahan NIM karena pindah fakultas atau alasan lainnya |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Registrasi akademik mahasiswa gagal lulus di fakultas |
2 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Laporan pelaksanaan registrasi |
2 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat keterangan kehilangan kartu mahasiswa |
2 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.02.02
|
NIM dan Mahasiswa Pindahan Internal |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Persyaratan mendapat NIM (nomor induk mahasiswa) |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Mahasiswa pindahan internal (transfer) dan konversi nilai mahasiswa pindahan internal |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.02.03
|
Rencana Studi Mahasiswa |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
KRS (kartu rencana studi) mahasiswa |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
KBT (kartu batal tambah), batal tambah dan atau mundur matakuliah |
6 |
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Izin tidak kuliah 1 semester atau lebih atau jangka waktu tertentukarena kasus tertentu |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Mahasiswa aktif kuliah kembali |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Dispensasi ikut kuliah |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.02.04 |
Cuti Kuliah Mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Permohonan cuti kuliah dan pertimbangan penundaan/penolakan cuti
kuliah mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
SK Cuti kuliah mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
SK Pengaktifan kembali kuliah mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.02.05 |
Mutasi Mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Permohonan mutasi mahasiswa dari perguruan tinggi lain ke IPB atau dari IPB ke perguruan tinggi lain |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Transkrip dan konversi mata kuliah mahasiswa pindahan eksternal |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Persetujuan/penolakan mutasi eksternal mahasiswa dengan membuat KRS baru |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.02.06 |
Pengunduran Diri/Berhenti Ku1iah/DO/Peringatan/Sanksi/Skorsing Mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat peringatan evaluasi putus studi |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Usulan DO/putus studi |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Peringatan/sanksi/skorsing bagi mahasiswa bermasalah |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Pengunduran diri, pemberhentian kuliah, atau DO mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.02.07 |
Perpanjangan Masa Studi Mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat permohonan perpanjangan masa studi |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
| PP.03 |
|
Pedoman Belajar Mengajar |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan pedoman yang digunakan dalam proses belajar mengajar mengikuti silabus (garis-garis besar materi perkuliahan yang berlaku di setiap fakultas, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, pola penilaian dan bahan bacaan wajib serta pendukung lainnya), SAP, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang bersangkutan, buku ajar (penerbitan buku yang dijadikan referensi/pedoman belajar mengajar), kurikulum (rencana pengembangan kurikulum mata kuliah, mulai dari proposal kegiatan, pelaksanaan sampai dengan hasil akhir lokakarya |
|
|
|
|
|
PP.03.01
|
Katalog dan Silabus |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Katalog IPB, katalog fakultas/program studi |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Silabus matakuliah termasuk bobot sks-nya dan kode mata kuliah
(penetapan kode, perubahan kode matakuliah, dll.) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Prasyarat matakuliah |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
PP.03.02
|
Satuan Acara Perkuliahan |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
SAP (satuan acara perkuliahan) berisi jadwal dan materi tiapmatakuliah |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Modul-modul tiap matakuliah |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
PP.03.03
|
Satuan Acara Praktikum |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Satuan acara praktikum pada tiap muta kuliah praktikum |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Modul-modul tiap matakuliah praktikum |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
PP.03.04
|
Kurikulum |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Penyusunan kurikulum fakultas/program studi |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Penambahan/pertukaran/pengurangan/perubahan/penyempurnaan kurikulum |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pedoman penyusunan kurikulum pendidikan tinggi |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Kurikulum inti pendidikan tinggi |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Kurikulum institusional dan kurikulum operasional |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Matakuliah Dasar Umum (MKDU) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Matakuliah Pengembangan Kepribadian (MPK) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Matakuliah Keilmuan dan Keterampilan (MKK) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Matakuliah Keahlian Berkarya (MKB) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Matakuliah Perilaku Berkarya (MPB) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Matakuliah Berkehidupan Bersama (MBB) |
5 |
6 |
Pendidikan
|
Dinilai kembali
|
|
PP.03.05
|
Pola Penilaian dan Produktivitas |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Penilaian hasiI belajar mahasiswa |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Data terkait predikat kelulusan dan atau produktivitas |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Kesalahan dan perbaikan nilai mahasiswa |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.04
|
|
Proses Belajar Mengajar |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan proses belajar- mengajar, akademik, jadwal kuliah, daftar hadir dosen dan mahasiswa |
|
|
|
|
|
PP.04.01
|
Kalender Akademik |
|
|
|
|
|
|
Pengangkatan tim penyusun kalender akademik |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Proses penyusunan kalender akademik |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
SK penetapan jadwal kegiatan/kalender akademik selama 1 tahun (semester ganjil/genap) |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pendistribusian |
|
|
|
|
|
|
Perubahan jadwal kalender akademik |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Surat edaran, atau pengumuman berkait semester padat/semester pendek |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
PP.04.02
|
Jadwal Kuliah dan Beban Mengajar/Beban Instruksional |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Jadwal kuliah dan ruangannya |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pembagian ruang kuliah |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Beban sks matakuliahlbeban mengajar/beban instruksional |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Dosen pembina matakuliah, dosen/asisten pengganti, dan pembimbing akademik (PA) |
2 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Kuliah responsi//KK/praktikum/pengalihan jam kuliah |
5 |
5 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Himpunan jadwal perkuliahan, himpunan jadwal ujian mahasiswa |
Sampai diperbaharui
|
5 |
Adm.
|
Musnah
|
|
PP.04.03
|
Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Daftar hadir dosen dan mahasiswa |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Permohonan/pemberian izin bagi mahasiswa untuk tidak mengikuti kuliah |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan daftar hadir dosen dan mahasiswa |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.05
|
|
Ujian Semester, Transkrip, dan Ijazah |
|
|
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan ujian semester, nilai ujian, transkrip |
|
|
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.05.01
|
Jadwal/Ruang/Petugas Ujian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Jadwal ujian tengah semester (UTS), ujian akhir semester (UAS), dan Semester Pendek (SP) yang meliputi hari, tanggal, jam, matakuliah, ruangan, dan petugas pengawas ujian dll. |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Panitia penyelenggaraan ujian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan jadwal ujian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.05.02
|
Soal-soal Ujian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Soal-soal ujian tengah/akhir semester dan semester pendek |
2 |
5 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan soal-soal ujian |
2 |
5 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.05.03
|
Pelaksanaan Ujian |
2 |
2 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Peserta Ujian tengah semester, ujian akhir semester dan semester pendek |
2 |
2 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Berita acara ujian |
2 |
2 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Daftar hadir mahasiswa peserta ujian |
2 |
2 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Tata tertib pelaksanaan ujian |
2 |
2 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Dispensasi berkenaan dengan pelaksanaan ujian |
2 |
2 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Ujian ulangan khusus |
2 |
3 |
Pendidikan
|
|
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan pelaksanaan ujian tengah semester, ujian semester, dan ujian ulangan khusus |
2 |
3 |
Pendidikan
|
|
|
|
Evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian |
2 |
3 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Laporan penyelenggaraan ujian |
2 |
3 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
PP.05.04
|
Nilai Ujian Mahasiswa, Transkrip, dan Ijazah |
|
|
|
|
|
|
Nilai ujian tengah-semester dan nilai ujian akhir semester |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Perbaikan nilai/nomor/nama mahasiswa, kasus perubahan nilai, atau kasus lainnya berkaitan dengan nilai |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Nilai tunda, nilai hutang |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Penulisan transkrip/ijazah, salinan transkrip/ijazah |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Penandatanganan ijazah oleh pimpinan institut, penyetaraan/legalisasi/pengesahan oleh dekan |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Pemberian kartu hasil studi (KHS), transkrip, atau ijazah mahasiswa |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Koreksi transkrip/ijazah, kasus kehilangan transkrip/ijazah |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat keputusan pemberian ijazah (SK kelulusan) |
5 |
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.06
|
|
Tugas Akhir |
|
|
Pendidikan |
Musnah |
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik |
|
|
|
|
|
PP.06.01
|
Kuliah Kerja Nyata (KKN) |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan KKN |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Penyelenggaraan KKN (kuliah kerja nyata) |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat ijin penyelenggaraan KKN |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat tugas dosen pembimbing KKN |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Formulir penilaian KKN |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Evaluasi pelaksanaan KKN |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Laporan hasil pelaksanaan KKN |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.06.02
|
KKL/PKL/Tugas Mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
SK/surat pembentukan Tim/Panitia berkaitan dengan penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat ijin penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat tugas dosen pembimbing KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Formulir penilaian KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Evaluasi pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Laporan hasil pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengajar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengaiar |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.06.03
|
Magang/Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Peneyelenggaraan Magang/Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat ijin melakukan Magang/Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat tugas dosen pembimbing Magang/Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Formulir penilaian Magang/ Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Evaluasi dan laporan pelaksanaan Magang/ Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Korespondesi (surat-menyurat) dalam rangka pelaksanaan Magang/ Koas |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.07
|
|
Skripsi/Non Skripsi |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir bagi mahasiswa program sarjana, mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan pelaksanaan ujian skripsi |
|
|
|
|
|
PP.07.01
|
Penentuan Dosen Pembimbing |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Usulan dosen pembimbing skripsi/non-skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Penetapan dosen pembimbing skripsi/non-skripsi |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Evaluasi dosen yang berwenang sebagai pembimbing skripsi/non-skripsi |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.07.02
|
Usulan Penelitian |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Usulan Penelitian oleh mahasiswa untuk menyusun skripsi |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat ijin penelitian dalam rangka penulisan skripsi |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Undangan seminar penelitian dalam rangka penulisan skripsi |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Formulir-formulir untuk penilaian usulan penelitian |
3 |
4 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.07.03
|
Pelaksanaan Penelitian |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi sejak awal penelitian hingga akhir penelitian |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.07.04
|
Ujian Hasil Penelitian |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat ujian hasil penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan ujian hasil penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.07.05
|
Sidang Komprehensif Skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Jadwal sidang komprehensiftennasuk waktu, presensi, ruangan, penguji,dll |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan sidang komprehensif skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Hasil nilai sidang komprehensif untuk penilaian skripsi |
3 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.07.06
|
Skripsi Final |
1 |
3 |
Pendidikn
|
Permanen
|
|
PP.08
|
|
Tesis/Disertasi |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir bagi mahasiswa Program pascasarjana (PPs) mulai penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, hingga pelaksanaan ujian tesis/disertasi |
|
|
|
|
|
PP.08.01
|
Penentuan Dosen Pembimbing |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Usulan dosen pembimbing tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Penentuan dosen pembimbing tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Daftar nama dosen pembimbing tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.08.02
|
Usulan Penelitian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Usulan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Usulan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.08.03
|
Pelaksanaan Penelitian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan pelaksanaan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.08.04
|
Ujian Hasil Penelitian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan ujian hail penelitian tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Laporan atas ujian hail penelitian |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.08.05
|
Sidang Konprehensif Tesis/Disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Jadwal sidang konprehensif termasuk waktu, daftar hadir, ruangan, penguji dll. |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Pelaksanaan sidang konprehensif |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
|
Hasil sidang konprehensif untuk penilaian tesis/disertasi |
2 |
3 |
Pendidikan
|
Musnah
|
|
PP.08.06
|
Tesis/Disertasi Final |
1 |
3 |
Pendidikan
|
Permanen
|
| PP.09 |
|
Wisuda |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara wisuda |
|
|
|
|
|
PP.09.01
|
Pendaftaran Peserta |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pengumuman akan diselenggarakannya wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pendaftaran peserta wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Kelengkapan peserta wisuda baik persyaratan administratif (foto, biodata), akademik, maupun perlengkapan wisuda (toga, dll.). |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
PP.09.02
|
Persiapan, Penyelenggaraan,dan Pasca Acara Wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pembentukan panitia wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Izin melaksanakan wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Rapat wisuda: undangan rapat, notula/risalah rapat,evaluasi wisuda, dl1 |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Rapat wisuda, undangan rapat, notula/risalah rapat, evaluasi wisuda, dll. |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Perlengkapan penyelenggarakan wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Koor, MC, sambutan alumni, dll berkaitan acara wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Sambutan-sambutan untuk buku wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Buku wisuda |
2 |
3 |
Adm.
|
Permanen
|
|
PP.10
|
|
Personal File Mahasiswa |
|
|
|
|
|
|
Dokumen personal file mahasiswa yang masih aktif/tidak aktif lagi sejak mendaftar hingga memperoleh transkrip dan ijazah |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat keterangan bagi mahasiswa/alumni |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat penunjukkan untuk hadir mewakili fakultas/universitas dalam berbagai pertemuan |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Adm. |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
| PP.11 |
|
Penerimaan Mahasiswa Asing |
|
|
|
|
|
|
Dokumen berkaitan dgn penerimaaan mahasiswa asing mulai registrasi mahasiswa asing, rekomendasi/ijin, kegiatan pertukaran mahasiswa, dan personal file mahasiswa asing |
|
|
|
|
|
PP.11.01 |
Registrasi Mahasiswa Asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Pendaftaran mahasiswa asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Korespondensi/surat-menyurat dalam rangka pendaftaran mahasiswa asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.11.02 |
Rekomendasi Mahasiswa Asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Permohonan rekomendasi mahasiswa asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Jawaban atas permohonan rekomendasi mahasiswa asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.11.03 |
Ijin Mahasiswa Asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Ijin penerimaan mahasiswa asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Korespondensi dalam rangka memperoleh ijin menerima mahasiswa asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.11.04 |
Pertukaran Mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Usulan nama mahasiswa yang diutus dalam rangka pertukaran mahasiswa (student exchange) |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Surat-menyurat dalam rangka pertukaran mahasiswa (student exchange) |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Laporan berkatian dengan pertukaran mahasiswa |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
PP.11.05 |
Persoanl File Mahasiswa Asing |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
|
|
Dokumen personal file mahasiswa asing yang sudah tidak aktif lagi mulai dari penerimaan hingga selesai atau tidak aktif lagi |
6
|
Personal File Mahasiswa |
Pendidikan |
Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun |
| SARANA PENUNJANG AKADEMIK |
|
|
|
|
|
SA
|
SARANA PENUNJANG AKADEMIK |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sarana penunjang akademik, untuk menunjang kegiatan pendidikan dan pengajaran serta penelitian dan pengabdian masyarakat, meliputi perpustakaan danlaboratorium, kurikulum, bahan ajar/media pembelajaran, deskripsi mata kuliah |
|
|
|
|
|
SA.01
|
|
Perpustakaan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan, operasional perpustakaan |
|
|
|
|
|
SA.01.01
|
Pengembangan Koleksi/Pengadaan Buku |
4 |
5 |
Adm. dan Pendidikan |
Musnah |
|
|
Daftar pengembangan koleksi perpustakaan dari internal IPB meliputi buku karangan dosen, skripsi, tesis, disertasi mahasiswa, laporan penelitian dan buku dari eksternal IPB |
4 |
5 |
Adm. dan Pendidikan |
Musnah |
|
|
Pembelian buku/jurnal/majalah oleh perpustakaan |
4
|
5
|
Adm. dan Pendidikan |
Musnah |
|
|
Program tukar menukar buku berkaitan pengembangan/pengadaan bahan pustaka |
4
|
5
|
Adm. dan Pendidikan |
Musnah |
|
|
Hibah/hadiah/sumbangan buku untuk perpustakaan |
4
|
5
|
Adm. dan Pendidikan |
Musnah |
|
|
Buku yang dibeli atau diterima dari program pertukaran, sumbangan, dll. |
3
|
5
|
Adm. dan Pendidikan |
Ditransfer ke Perpustakaan IPB |
|
SA.01.02 |
Layanan Teknis Perpustakaan/Pengolahan Buku |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Panduan katalogisasi/klasifikasi buku dan teknis pelayanan di perpustakaan |
10
|
11
|
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan layanan teknis di perpustakaan |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Teknis layanan lainnya di perpustakaan |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
SA.01.03 |
Layanan Pemakai/Peminjam Buku |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Layanan referensi dan sirkulasi |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat-menyurat: usulan, saran, input, yang berkaitan dengan layanan bagi peminjam buku |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Layanan di perpustakaan dengan fasilitas komputerisasi (layanan elektronis seperti layanan via internet dan intranet) |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
SA.01.04 |
Manajemen Perpustakaan |
5
|
5
|
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Manajerial perpustakaan baik berupa kebijakan, pedoman, maupun kegiatan administrasi yang menunjang kelancaran operasional perpustakaan |
5
|
5
|
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan manajemen perpustakaan |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
| SA.02 |
|
Laboratorium |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan kegiatan rencana kerja, materi praktikum, penggunaan, pemeliharaan, anggaran dan inventaris/peralatan laboratorium |
|
|
|
|
|
SA.02.01 |
Rencana Kerja |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Sumbangan pengadaan laboratorium dari alumni/donatur/hasil suatu acara |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Pengadaan/pendirian laboratorium dan rencana kerja penggunaan laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan rencana kerja penataan laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
SA.02.02 |
Materi Praktikum |
5
|
5
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Usulan ketetapan, maupun perubahan materi praktikum laboratorium |
5
|
5
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Evaluasi atas materi praktikum laboratorium |
5
|
5
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
SA.02.03 |
Penggunaan Laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan operasional penggunaan laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Ijin penggunaan/praktek |
1 setelah diperbaharui |
2
|
Adm. |
Permanen |
|
SA.02.04 |
Pemeliharaan Laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan rencana kerja pemeliharaan laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
|
Inventaris/Peralatan Laboratorium |
5
|
5
|
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Daftar inventaris peralatan laboratorium |
5
|
5
|
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Surat-menyurat berkaitan dengan inventaris/peralatan laboratorium |
3
|
5
|
Adm. |
Musnah |
|
SA.02.05 |
Kurikulum |
5
|
5
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Pelaksanaan kurikulum |
2
|
3
|
Pendidikan |
Musnah |
|
|
Penyusunan dan pengembangan kurikulum |
2 setelah diperbaharui |
3
|
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Penyusunan kurikulum baru |
2 setelah ditetapkan |
3
|
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Penetapan kurikulum |
2
|
3
|
Pendidikan |
Musnah |
|
|
Pelaksanaan kurikulum |
2
|
3
|
Pendidikan |
Musnah |
|
SA.02.06 |
Deskripsi Mata Kuliah |
5
|
5
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Kode mata kuliah |
Selama masih dipakai |
3
|
Pendidikan |
Permanen |
|
|
Daftar buku rujukan |
2
|
3
|
Pendidikan |
Musnah |
|
|
Daftar SKS |
2
|
3
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
SA.02.07 |
Bahan Ajar/Media Pembelajaran |
|
|
|
|
|
|
Penyusunan bahan ajar/bana penunjang pendidikan |
2 setelah diperbaharui |
3
|
Pendidikan |
Musnah |
|
|
Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran |
2
|
4
|
Pendidikan |
Dinilai kembali |
|
|
Pengembangan proses belajar mengajar |
2
|
3
|
Pendidikan |
Permanen |
JADWAL RENTENSI ARSIP IPB
B. FASILITATIF
|
| HUKUM DAN ORGANISASI |
|
|
|
|
| HO |
HUKUM DAN ORGANISASI |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan proses penyusunan peraturan yang diterbitkan dari dalam dan luar IPB mulai dari Undang-undang (UU) Peraturan Pemerintah (PP), Keputusan Presiden (Kepres), Instruksi Presiden (Inpres), Surat Edaran (SE) , Peraturan Menteri (Permen), Instruksi Menteri, Keputusan Rektor sampai dengan keputusan Dekan, kontrak kerja yang melibatkan sivitas akademika serta kasus perdata yang melibatkan lembaga dengan pihak lain, sejak awal pemeriksaan hingga keputusan pengadilan dan produk hukum yang berkaitan dengan organisasi |
|
|
|
|
| HO.01 |
|
Peraturan Perundang-undangan |
|
|
|
|
|
|
Berkas yang berhubungan dengan dokumentasi produk dan referensi hukum meliputi Undang-undag, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden, Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen dan lain-lain |
|
|
|
|
|
HO.01.01 |
Undang-undang |
|
|
|
|
|
|
RUU (Rancangan Undang-undang) |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
UU (Undang-undang) yang disetujuioleh DPR Rl |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
HO.01.02 |
Peraturan Pemerintah |
|
|
|
|
|
|
PP (Peraturan Pemerintah) atau PP pengganti UU |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Keputusan dan instruksi Presiden |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
HO.01.03 |
Keputusan dan Instruksi Menteri dan Sekretaris Negara |
|
|
|
|
|
|
Keputusan/instruksi/edaran Menteri dan Sekneg |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
HO.01.04 |
Keputusan/Instruksi/Edaran Dirjen/Irjen/Sekjen/BAN |
|
|
|
|
|
|
Keputusan/instruksi/edaran Dirjen |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Keputusan/instruksiledaran Irjen |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Keputusan/instruksi/edaran Sekjen |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Keputusan/instruksi/edaran BAN |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
HO.01.05 |
Keputusan/Instruksi/Edaran Lembaga Pemerintah Non Departemen |
|
|
|
|
|
|
Keputusan/instruksi/edaran Kepala BKN, BPK, Bappenas, LIPI, dll |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
HO.01.06 |
Keputusan/Peraturan Majelis Wali Amanah (MWA), Senat Akademik (SA), Rektor, Dekan: |
|
|
|
|
|
|
AD/ART |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Naskah Akademik |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Struktur organisasi |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
dll. |
|
|
|
|
| HO.02 |
|
Instrumen Hukum |
|
|
|
|
|
H0.02.01 |
Pedoman/Standar internal IPB |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Prosedur kerja/Juklak/Juknis |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Surat edaran |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
MOU, Kontrak, Kerjasama |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Bantuan konsultasi hukum/advokasi |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Perijinan |
4 |
4 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Kebebasan akademik dan kode etik |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
| HO.03 |
|
Produk hukum yang berkaitan dengan organisasi |
|
|
|
|
|
HO.03.01 |
Statuta IPB |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Renstra |
5 |
10 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Struktur tugas dan Fungsi organisasi perguruan tinggi |
5 |
10 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Tata kerja organisasi |
4 |
5 |
Hukum |
Permanen |
|
|
Uraian/analisis jabatan/analisis manejemen, serta penyusunan ketatalaksanaan |
4 |
5 |
Hukum |
Dinilai kembali |
|
|
Evaluasi dan laporan kinerja: |
|
|
|
|
|
|
– Laporan bulanan, triwulan, semesteran |
1 |
2 |
Hukum |
Musnah |
|
|
– Laporan tahunan unit kerja |
1 |
2 |
Hukum |
Permanen |
| HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER |
| HM |
HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER |
|
|
|
|
| Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kehumasan dan protokoler dalam rangka advokasi dan promosi IPB |
| HM.01 |
|
Humas |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan advokasi dan promosi universitas yang menyangkut pemberitaan di media, pameran, penyelenggaraan festival, sayembara, iklan dll |
|
|
|
|
|
HM.01.01 |
Kunjungan, Pameran, dan Promosi |
|
|
|
|
|
|
Kegiatan promosi ke SMU-SMU, pameran/eksebisi yang mendukung promosi |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Kegiatan promosi lainnya, misalnya kunjungan siswa SMU ke kampus IPB |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Kegiatan dan korespondensi berkaitan dengan Tim Advokasi dan Promosi IPB |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
HM.01.02 |
Kunjungan Dinas Dalam Negeri dan Luar Negeri |
2
|
4
|
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Kunjungan DPR |
2
|
4
|
Informasi |
Permanen |
|
HM.01.03 |
Pers |
|
|
|
|
|
|
Siaran pers/Pers release |
2
|
3
|
Informasi |
Permanen |
|
|
Peliputan berita di media massa cetak dan elektronik |
2
|
3
|
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Konferensi Pers atas undangan Pimpinan di lingkungan IPB |
2
|
3
|
Informasi |
Permanen |
|
HM.01.04 |
Publikasi dan Dokumentasi |
|
|
|
|
|
|
Pembuatan Warna Warta, buku agenda tahunan, Website, klipping koran/guntingan berita, buku telpon, |
1
|
2
|
Informasi |
Dinilai kembali |
|
|
Brosur, Leaflet, Poster, Kalender, pengumuman, |
1
|
2
|
Informasi |
Musnah |
|
HM.01.05 |
Promosi Elektronis dan Benda Promosi |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Kegiatan Promosi melalui sarana teknologi informasi (computerized information) |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Pembuatan dan penanganan benda-benda promosi misalnya pena, plakat, dll |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Pembuatan video/CD IPB, misalnya”Selayang pandang IPB”, website |
2
|
3
|
Informasi |
Musnah |
|
HM.01.06 |
Mitrakerja/Partisipasi/Sponsor |
|
|
|
|
|
|
Hubungan antar lembaga pemerintah |
2 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Hubungan dengan swasta/LSM |
2 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Hubungan dengan perushaaan |
2 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Hubungan dengan perguruan tinggi |
2 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
|
Hubungan dengan media massa |
2 |
4 |
Informasi
|
Permanen
|
|
HM.02
|
|
Protokoler |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler dalam penyelenggaraan pertemuan dan acara di lingkungan IPB dalam rangka promosi dan kerjasama |
|
|
|
|
|
HM.02.01
|
Persiapan, Penyelenggaraan Acara dan Peresmian |
|
|
|
|
|
|
Kegiatan protokoler dalam penyelenggaraan pertemuan yang dihadiri oleh pejabat pemerintah, kedutaan negara asing, atau kalangan cendekiawan, tokoh-tokoh tertentu |
1 |
2 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Pengurusan izin penyelenggaraan acara |
1 |
2 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Dies Natalis IPB |
1 |
2 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Peresmian-peresmian |
1 |
2 |
Informasi
|
Dinilai kembali
|
|
|
Rabuan Bersama Warga IPB |
1 |
2 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Acara “Pulang Kandang” |
1 |
2 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Halal bi halal warga IPB |
1 |
2 |
Informasi
|
Musnah
|
|
HM.02.02
|
Berita Acara |
|
|
|
|
|
|
Berita acara pertermuan, acara serah terirna, berita acara lainnya |
2 |
3 |
Informasi
|
Musnah
|
|
HM.02.03
|
Perlombaan/Sayembara/Pertunjukan |
|
|
|
|
|
|
Perlombaan bidang karya ilmiah, olahraga, seni budaya, dll |
2 |
3 |
Informasi
|
Musnah
|
| PERENCANAAN |
| PR
|
PERENCANAAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan baik rencana jangka panjang maupun pendek di segala bidang |
|
|
|
|
| PR.01 |
|
Perencanaan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan umum, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang |
|
|
|
|
|
PR.01.01 |
Rencana Kerja Lima Tahun |
|
|
|
|
|
|
Penyusunan Rencana Kerja Lima Tahun |
10
|
12
|
Informasi |
Permanen |
|
|
Dokumen Rencana Kerja Lima Tahun |
10
|
12
|
Informasi |
Permanen |
|
PR.01.02 |
Rencana lnduk Pengembangan |
|
|
|
|
|
|
Proses penyusunan/perumusan |
10
|
12
|
Informasi |
Permanen |
|
|
Pengesahan RIP |
10
|
12
|
Informasi |
Permanen |
|
|
Dokumen RIP |
10
|
12
|
Informasi |
Permanen |
|
PR.01.03 |
Rencana Program Kerja |
|
|
|
|
|
|
Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendudukan |
1
|
2
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Program kerja tahunan Unit Kerja |
1
|
2
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Program kerja tahunan IPB |
1
|
2
|
Informasi |
Permanen |
|
PR.01.04 |
Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) |
|
|
|
|
|
|
LAKIP Unit Kerja |
2
|
4
|
Informasi |
Musnah |
|
|
LAKIP IPB |
2
|
4
|
Informasi |
Permanen |
|
PR.01.05 |
Evaluasi Program |
|
|
|
|
|
|
Evaluasi masing-masing unit kerja |
2
|
4
|
Informasi |
Musnah |
|
|
Evaluasi tingkat institut |
2
|
4
|
Informasi |
Permanen |
| PERLENGKAPAN (SARANA DAN PRASARANA) / FASILITAS PROPERTI |
|
LK/FP
|
PERLENGKAPAN (SARANA DAN PRASARANA) / FASILITAS PROPERTI |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penvusutan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur) kampus IPB |
|
|
|
|
|
LK.01
|
|
Perencanaan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur) |
|
|
|
|
|
LK.01.01
|
Sarana |
|
|
|
|
|
|
Rencana pengadaan sarana atau segala hal yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan (alat, media, gedung, ruangan, dll) |
4 |
6 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan rencana pengadaan sarana |
4 |
6 |
Informasi
|
Musnah
|
|
LK.01.02
|
Prasarana |
|
|
|
|
|
|
Rencana pengadaan prasarana atau segala yang merupakan penunjang
terselenggaranya suatu proses; misalnya jalan, listrik, air, parkir, dll) |
4 |
6 |
Informasi
|
Musnah
|
|
|
Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan rencana pengadaan prasarana |
4 |
6 |
Informasi
|
Musnah
|
|
LK.02
|
|
Pengadaan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur) |
|
|
|
|
|
LK.02.01
|
Tanah |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan/perluasan tanah |
4 |
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Tawar-menawar kavling/tanah/kebun/sawah |
3 |
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
LK.02.02
|
Bangunan/Ruangan |
|
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana bangunan |
3 |
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Perencaan asuransi bangunan |
3 |
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Sewa ruangan untuk berbagai keperluan baik dari internal maupun eksternal IPB |
3 |
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Peminjaman ruangan seminar/aula/auditorium/kelas/lapangan/laboratorium oleh internal maupun eksternal IPB |
3 |
|
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Peta/denah arah kampus, peta/denah gedung atau ruangan-ruangan di kampus IPB |
5 |
|
Hukum dan Adm. |
Musnah
|
|
LK.02.03
|
Perabotan |
|
5 |
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Pengadaan perabot termasuk perabot dapur |
3 |
5 |
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
|
Perencanaan lelang/pemusnahan/penyusutan perabotan |
3 |
5 |
Hukum dan Adm. |
Permanen
|
|
LK.02.04
|
Kendaraan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan kendaraan dan barang bergerak lainnya |
Sampai dengan barang didistribusikan |
|
Adm. |
Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun |
|
|
Perencanaan asuransi dan tawaran kendaraan dari pihak luar |
Sampai dengan barang didistribusikan |
|
Adm. |
Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun |
|
|
Pengadaan perlengkapan kendaraan seperti ban mobil, AC mobil, dll. |
Sampai dengan barang didistribusikan |
|
Adm. |
Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun |
|
LK.02.05
|
Mesin/Peralatan Kantor |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan mesin/peralatan kantor (misalnya fotokopi, komputer, mesin tik, dll) |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Perencanaan lelang/pemusnahan/penyusutan mesin/peralatan kantor |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Korespondensi/surat-menyurat berkaitan dengan kegiatan pengadaan
Mesin/peralatan kantor |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.02.06
|
Peralatan/Perlengkapan Penunjang Teknologi Informasi dan Komputer |
|
|
|
|
|
|
Kegiatan pengadaan peralatan dan perlengkapan penunjang teknologi informasi dan komputer (kabel, instalasi/jaringan, meja komputer, dll) |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Penawaran, tender, dan korespondensi berkaitan dengan perlengkapan dan peralatan penunjang berkaitan dengan pengadaan teknologi informasi dan komputer |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.02.07
|
Peralatan Elektronik, Telekomunikasi, dan Rekaman |
|
|
|
|
|
|
Pengadaan TV, kulkas, kipas/AC, telpon/HP, VCD player, infocus, mesin tik, faksimile, dll |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pengadaan spare-part atau perlengkapan alat elektronik, misalnya remote-control, dll |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Tawaran-tawaran peralatan elektronik |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.02.08
|
Alat Tulis Kantor dan Formulir/Blangko |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan kegiatan pengadaan alat tulis Kantor/stationery (penawaran dll) |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Manajeman pengadaan/pengurusan/pendistribusian alat tulis kantor |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Formulir/blangko, transkrip,- sertifikat, ijazah,dll. |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.02.09
|
Peralatan dan Perlengkapan Lainnya |
|
|
|
|
|
|
Tawaran pengadalan peralatan dan perlengkapan lain |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pengadaan seragam petugas/pegawai, termasuk pakaian, sepatu, topi, dll. |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Pengadaan peralatan untuk bekerja lainnya, misalnya asesoris mobil, helm, lukisan, dll) |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.03
|
|
Inventarisasi |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan Inventarisasi barang bergerak dan tidak bergerak serta rekaman data dan peristiwa |
|
|
|
|
|
LK.03.01
|
Barang Bergerak |
|
|
|
|
|
|
Daftar inventaris & Dokumen berkaitan dengan inventaris barang bergerak |
1 sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pemakaian/operasional mobil/motor atau pemakaian barang bergerak lainnya |
1 |
2 |
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Kartu inventarisasi barang |
1 sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.03.02
|
Barang Tidak Bergerak |
|
|
|
|
|
|
Daftar inventaris barang tidak bergerak |
5 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan Inventarisasi barang tidak bergerak |
5 |
5 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
LK.03.03
|
Rekaman Data dan Peristiwa |
|
|
|
|
|
|
Inventaris benda-benda rekaman data dan peristiwa antara lain berupa foto-foto, album, video, CD (compact disk), VCD/DVD, kaset, buku-buku sejarah, disket, floppy disk, USB/flas-disk, dll |
5 |
5 |
Adm.
|
Permanen
|
|
LK.04
|
|
Pemeliharaan/Perbaikan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan sarana/prasarana kampus |
|
|
|
|
|
LK.04.01
|
Bangunan danTanah |
|
|
|
|
|
|
Prosedur/manajemen/tata cara pemeliharaan/perawatan bangunan/fisik kampus |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/perawatan bangunan/fisik kampus |
3 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
LK.04.02
|
Elektrikal dan Sarana Komunikasi |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan sarana kampus jenis elektrik dan sarana komunikasi |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.04.03
|
Mekanikal, Plumbing, dan Tata udara/AC |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan mekanikal/plumbing, tata udara/AC |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.04.05
|
Kebersihan dan Pertamanan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kebersihan, lingkungan dan pertamanan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.04.06
|
Kendaraan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perawatan/pemeliharaan kendaraan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.04.07
|
Perabotan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan perabotan |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.04.08
|
Peralatan Lainnya |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan peralatan lainnya |
3 |
4 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.05
|
|
Penghapusan/Penyusutan Barang |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan barang bergerak dan barang tidak bergerak |
|
|
|
|
|
LK.05.01
|
Penghapusan/Penyusutan Barang Bergerak |
|
|
|
|
|
|
Usulan dan atau rencana penghapusan/penyusutan barang bergerak |
1 tahun setelah penghapusan |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Dokumen dan daftar barang bergerak yang dihapus/disusutkan |
1 tahun setelah penghapusan |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Lelang barang bergerak terkait penghapusan/penyusutan barang bergerak |
1 tahun setelah penghapusan |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
LK.05.02
|
Penghapusan/Penyusutan Barang Tidak Bergerak |
|
|
|
|
|
|
Usulan dan atau rencana penghapusan/penyusutan barang tidak bergerak |
1 tahun setelah penghapusan |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Dokumen dan daftar barang tidak bergerak yang dihapus/disusutkan |
1 tahun setelah penghapusan |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Lelang barang tidak bergerak dalam rangka penghapusan/penyusutan barang tidak bergerak |
1 tahun setelah penghapusan |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
LK.06
|
|
Bukti-bukti Kepemilikan Aset: |
|
|
|
|
|
LK.06.01
|
|
|
|
|
|
|
|
Sertifikat tanah, IMB, BPKB, STNK, Denah/gambar bangunan, instalasi listrik, air, gas, jaringan komputer/FO |
Sampai dengan dihapuskan/dipindah-tangankan |
|
|
|
|
LK.07
|
|
Penyimpanan/Pergudangan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen berkaitan dengan administrasi pergudangan |
|
|
|
|
|
LK.07.01
|
|
|
|
|
|
|
|
Tanda-terima/surat pengantar pengiriman barang, surat pernyataan harga dan mutu barang, berita acara serah terima barang, buku terima barang, buku persediaan barang atau kartu stok barang |
Sampai dengan barang didistribusikan |
2 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.07.02
|
|
|
|
|
|
|
|
Kartu barang/kartu gudang |
Sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
LK.08
|
|
Penyaluran/Distribusi |
|
|
|
|
|
LK.08.01
|
Dokumen yang berkaitan dengan distribusi barang: |
|
|
|
|
|
|
Surat permintaan barang/formulir permintaan/persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB) |
1 tahun setelah pemeriksanaan |
2 |
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.09
|
|
Otoritas Kampus dan Kantin Kampus |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sistem kemanan/ketertiban lingkungan kampus serta kegiatan kantin kampus |
|
|
|
|
|
LK.09.01
|
Keamanan dan Ketertiban |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan sistem keamanan/ketertiban kampus |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Berita acara kejadian/peristiwa berkenaan dengan keamanan dan ketertiban |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sistem keamanan dan ketertiban kampus |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.09.02
|
Lingkungan, Bebas Polusi Kendaraan, Asap Rokok, Narkoba/NAPZA |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan lingkungan, bebas polusi kendaraan, asap rokok, narkoba/NAPZA dll |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Berita acara kejadian/peristiwa berkenaan dengan lingkungan bebas narkoba/NAPZA dll |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penertiban narkoba/NAPZA dll |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.09.03
|
Perparkiran |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan sistem perparkiran |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan parkir di sekitar lingkungan kampus |
3 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
LK.09.04
|
Kantin/Kampus |
2 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Permohonan, tawaran, persetujuan, penolakan & evaluasi atas pembukaan kantin di kampus IPB |
2 |
|
Adm.
|
Musnah
|
|
|
Korespondensi berkaitan dengan pelayanan, kebersihan, dan ketertiban kantin kampus |
2 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
|
Perjanjian/perpanjangan/pemberhentian perjanjian berkaitan dengan pembukaan kantin di kampus |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
| TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI |
|
TI
|
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan bidang manajemen sistem informasi meliputi jaringan, perangkat keras, perangkat lunak, dan manajemen data |
|
|
|
|
|
TI.01
|
|
Perangkat Komputer |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi |
|
|
|
|
|
TI.01.01
|
Perangkat Keras |
|
|
|
|
|
|
Permohonan dan jawaban atas pemintaan pemeliharaan/perawatan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi universitas |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Prosedur/tata cara pengadaan dan pemeliharaan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Daftar perangkat komputer yang disusutkan yang mendukung sistem informasi |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan perangkat keras komputer |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.01.02
|
Media Penyimpanan |
|
|
|
|
|
|
Permohonan dan jawaban atas permintaan pengadaan media penyimpanan data, mencakup media optik dan magnetik |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari media penyimpanan data mencakup media optik dan magnetik |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.01.03
|
Perangkat Lunak |
|
|
|
|
|
|
Permohonan dan jawaban atas pemintaan pengadaan media penyimpanan data mencakup media optik dan magnetik |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat lunak komputer termasuk paket-paket aplikasi |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.02
|
|
Telekomunikasi dan Jaringan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari sistem telekomunikasi dan sistem jaringan |
|
|
|
|
|
TI.02.01
|
Perangkat Keras Jaringan |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat keras jaringan |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat keras jaringan |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.02.02
|
Perangkat Lunak Jaringan |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat lunak jaringan |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat lunak jaringan |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.02.03
|
Aplikasi Jaringan Komunikasi Data |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat jaringan komunikasi data |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari aplikasi jaringan komunikasi data, mencakup otomasi kantor, telekonferensi, serta internet dan aplikasinya |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.03
|
|
Sistem Informasi Manajemen (SIM) : |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen yang digunakan di lingkungan IPB |
|
|
|
|
|
TI.03.01
|
SIM Kemahasiswaan, SIM Kepegawaian,SIM Keuangan, SIM Perlengkapan, SIM Persuratan dan Kearsipan |
Sampai dengan diperbaharui |
3 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
TI.03.02
|
Disain Sistem Informasi dan Komunikasi |
Sampai dengan diperbaharui |
3 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
TI.03.03
|
Evakuasi sistem dan media |
1 |
2 |
Adm. |
Musnah
|
|
TI.03.04
|
Database |
Sampai dengan diperbaharui |
3 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
| PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN |
|
WS
|
PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan keuangan terhadap pelaksanan manajemen dan operasional universitas |
|
|
|
|
|
WS.01
|
|
Keuangan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan keuangan yang dilakukan oleh pihak internal dan eksternal IPB |
|
|
|
|
|
WS.01.01
|
Internal |
|
|
|
|
|
|
Pengawasan dan pemeriksaan laporan keuangan yang dilakukan oleh internal auditor, misalnya pemeriksaan kas kecil, petty-cash dll |
5 |
10 |
Keuangan |
Dinilai kembali
|
|
|
Pengawasan dan pemeriksaan atas prosedur keuangan dan tatacara pengadaan |
5 |
10 |
Keuangan |
Dinilai kembali
|
|
WS.01.02
|
Eksternal |
5 |
10 |
Keuangan |
Dinilai kembali
|
|
|
Pengawasan dan pemeriksaan laporan keuangan yang dilakukan oleh kantor akuntan publik |
5 |
10 |
Keuangan |
Dinilai kembali
|
|
|
Pengawasan dan pemeriksaan lainnya yang dilakukan oleh eksternal IPB |
5 |
10 |
Keuangan |
Dinilai kembali
|
|
WS.02
|
|
Manajemen dan Operasional |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan pemeriksaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan manaiemen dan operasional institut |
|
|
|
|
|
WS.02.01
|
Proses Belajar Mengajar |
3 |
2 tahun |
Pendidikan |
Musnah
|
|
|
Hasil pemeriksaan dan pengawasan dan atau umpan balik dari mahasiswa terhadap kinerja belajar mengajar, antara lain kualitas mata kuliah, staf dosen, metode pengajaran, materi kuliah, pola penilaian dll. |
3 |
2 tahun |
Pendidikan |
Musnah
|
|
|
Evaluasi atas kineja proses belajar mengajar |
3 |
2 tahun |
Pendidikan |
Musnah
|
|
WS.02.02
|
Sumber Daya Manusia |
|
|
|
|
|
|
Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap SDM |
40 |
Personal File Pegawai |
Adm. |
Permanen
|
|
|
Audit operasional bidang SDM |
40 |
Personal File Pegawai |
Adm. |
Permanen
|
|
WS.02.03
|
lnventaris |
|
|
|
|
|
|
Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap inventaris barang-barang IPB |
5 |
10 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Pengkodean inventarisasi barang-barang IPB |
5 |
10 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.02.04
|
Pelaksanaan Standar Mutu |
|
|
|
|
|
|
Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan standar kinerja
manajemen dan operasional, meliputi baik standar nasional Indonesia maupun organisasi standar internasional (ISO) |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Surat-menvurat berkenaan dengan pelaksanaan standar mutu nasional maupun standar internasional |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
WS.02.05
|
Akreditasi |
|
|
|
|
|
|
Borang-borang akreditasi |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Portofolio institusi |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Evaluasi penyelenggaraan program studi |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hasil peringkat akreditasi semua program studi baik tingkat S 1, S2, maupun S3 |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hasil pemeriksaan dan pengawasan berkenaan dengan penilaian dalam rangka akreditasi program-program studi di IPB |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
WS.02.06
|
Laporan |
|
|
|
|
|
|
Laporan kegiatan dari semua unit kerja di lingkungan IPB baik laporan bidang akademik, administrasi, kemahasiswaan, keuangan, SDM |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Laporan dari unit-unit kerja untuk bahan laporan tahunan rektor, laporan selama masa jabatan Rektor, laporan untuk buku wisuda, laporan untuk akreditasi, visitasi, dll |
5 |
10 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
WS.03
|
|
Penanganan Kasus |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kasus-kasus perdata atau pidana di lingkungan IPB atau berkaitan dengan IPB |
|
|
|
|
|
WS.03.01
|
Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada IPB |
1 setelah ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Permanen
|
|
WS.03.02
|
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana/perdata baik kejahatan maupun pelanggaran: |
Sampai dengan diperbaharuinya kewajiban |
4 |
Adm. |
Permanen
|
|
|
Proses verbal mulai dari penyilidikan, penyidikan, vonis |
|
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Berkas pembelaan dan bantuan hukum |
|
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Telaahan hukum dan opnini hukum |
|
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.03.02
|
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa tata-usaha negara |
|
|
|
|
|
|
Proses verbal mulai dari penyilidikan, penyidikan, vonis |
|
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Berkas pembelaan dan bantuan hukum |
|
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
|
Telaahan hukum dan opnini hukum |
|
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04
|
|
Laporan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan hasil laporan pemeriksaan dan pengawasan : |
|
|
|
|
|
WS.04.01
|
Laporan hasil pemeriksaaan BPK, BPKP, Itjen |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.02
|
Laporan pengaduan masyarakat |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.03
|
Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.04
|
Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.05
|
Laporan pemutakhiran data |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.06
|
Laporan hasil studi kebijakan pengawasan |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.07
|
Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.08
|
Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan IPB |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.09
|
Analisis hasil pengawasan dan ekspose hasil pengawasan |
Sampai dengan ditindaklanjuti |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
WS.04.10
|
Laporan tindak lanjut |
Sampai dengan tindaklanjut selesai |
4 |
Adm. |
Permanen
|
| KETATAUSAHAAN |
|
TU
|
KETATAUSAHAAN |
|
|
|
|
| Dokumen berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran dalam menunjang fungsi unit kerja di lingkungan institut, mencakup kesekretariatan, tata persuratan dan sistem kearsipan |
|
|
|
|
|
TU.01
|
|
Kesekretariatan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen berkaitan dengan kegiatan kesekretariatan, mencakup rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan surat |
|
|
|
|
|
TU.01.01
|
Administrasi Rapat dan Pertemuan |
|
|
|
|
|
|
Undangan rapat/seminar/konfrensi/diskusi/panel/rapat umum/pertemuan |
1 tahun setelah dilaksanakan |
2 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Risalah/notulen rapat staf |
1 |
2 |
Adm |
Dinilai kembali |
|
|
Risalah/notulen rapat pimpinan |
1 |
4 |
Adm |
Permanen |
|
|
Daftar nama/alamat kantor/alamat pejabat |
Sampai dengan diperbaharui |
|
Adm, |
Musnah |
|
|
Ucapan terima kasih, surat kuasa, surat keterangan |
1 |
2 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Permohonan dan jawaban menjadi pembicara/narasumber/moderator/keynote speaker/MC/pengisi acara/dosen tamu |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Permohonan dan jawaban atas permohonan dana, izin menyelenggarakan rapat/ seminar/konfrensi/diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Pointers/papers/makalah/hand-out/materi rapat/prosiding, seminar/ konferensi/ diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum |
2 |
3 |
informasi |
Bila berbentuk buku diserahkan Perpustakaan |
|
|
Biodata pembicara/moderator/keynote speaker/narasumber/dosen tamu |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah |
|
TU.01.02
|
Tatapersurataan |
5 |
5 |
Adm. |
Musnah/alih media |
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pengurusan surat mulai menerima, mengirimkan surat masuk dan keluar, hingga mengarahkan dan mendistribusikan surat ke meja-meja kerja |
|
|
|
|
|
TU.02.01
|
Pengurusan Surat Masuk/Surat Keluar |
|
|
|
|
|
|
Pedoman pengelolaan surat masuk/Surat Keluar |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Disposisi surat masuk dan pencatatannya |
2 |
3 |
Adm. |
Musnah |
|
|
Daftar/pencatatan pengirimansurat keluar |
3 |
5 |
Adm. |
Musnah |
|
TU.03
|
|
Sistem Kearsipan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan manajemen arsip aktif (pengelolaan arsip aktif) dan administrasi arsip statis guna memenuhi kebutuhan operasional institut, persyaratan akuntabilitas, ekspektasi stakeholders, dan masyarakat |
|
|
|
|
|
TU.03.01
|
Manajemen arsip aktif/arsip dinamis dan manajemen korespondensi |
|
|
|
|
|
|
Kebijakan, pedoman, prosedur pemberkasan dan manajemen korespondensi |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Format/template/standarisasi formulir dan laporan |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Skema klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Transfer rekod aktif/inaktif dari unit kerja ke Arsip Universitas |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Manajemen korespondensi |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
TU.03.02
|
Administrasi Arsip Statis |
|
|
|
|
|
|
Administrasi arsip statis di Arsip Universitas |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
|
Kebijakan, pedoman, prosedur penyusutan, penyimpanan, pelestarian, dan atau pemeliharaan arsip statis |
3 |
5 |
Adm. |
Dinilai kembali |
|
TU.03.03
|
Pembinaan kearsipan: |
|
|
|
|
|
|
Sosialisasi/penyuluhan kearsipan/bimbingan teknis/monitoring |
2 |
2 |
Adm. |
Musnah |
|
TU.03.04
|
Penyimpanan dan pemeliharaan arsip |
|
|
|
|
|
|
Daftar pertelaan arsip |
Sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm |
Musnah |
|
|
Pemeliharaan arsip |
2 |
|
Adm. |
Musnah |
|
TU.03.05
|
Penyusutan arsip |
|
|
|
|
|
|
Pemindahan arsip inaktif: berita acara pemindahan, dan daftar pertelaaan arsip yang dipindahkan |
Sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm |
Musnah |
|
|
Pemusnahan arsip : berita acara pemusnahan, dan daftar arsip yang dimusnahkan, rekomendasi/pertimbangan/persetujuan, pemusnahan arsip dari instansi terkait dan keputusan pemusnahan |
Disimpan selamanya di unit kerja |
– |
Adm |
– |
|
|
Penyerahan arsip : berita acara serah terima arsi, daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan |
Disimpan selamanya di unit kerja |
– |
Adm |
– |
|
TU.03.05
|
Berkas proses alih media arsip |
1 |
2 |
Adm. |
Musnah |
| KEPEGAWAIAN |
|
KP
|
KEPEGAWAIAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengangkatan yang dimulai dengan rencana pengadaan hingga pemberhentian pegawai |
|
|
|
|
|
KP.01
|
|
Pengadaan Kepegawaian
Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan pegawai mulai perencanaan, analisa kebutuhan, proses penerimaan, hingga pengangkatan |
|
|
|
|
|
KP.01.01
|
Formasi Pegawai:
Analisa kebutuhan pegawai |
2 |
3 |
Informasi |
Musnah |
|
|
Usulan dari unit kerja |
2 |
3 |
|
|
|
|
Usulan penerimaan alokasi/formasi |
2 |
3 |
|
|
|
|
SK Penetapan formasi |
2 |
3 |
|
|
|
KP.01.02
|
Penerimaan Pegawai:
a. Proses penerimaan: |
2 |
3 |
Informasi |
Musnah |
|
|
Pengumuman |
2 |
3 |
|
Musnah |
|
|
Seleksi administrasi |
2 |
3 |
|
Musnah |
|
|
Pemanggilan peserta tes |
2 |
3 |
|
Musnah |
|
|
Pelaksanaan ujian tertulis |
2 |
3 |
|
Musnah |
|
|
Keputusan hasil ujian tertulis |
2 |
3 |
|
Musnah |
|
|
Wawancara |
2 |
3 |
|
Ditinjau kembali |
|
|
SK penetapan tahap akhir |
|
|
|
|
|
|
b. Lamaran yang tidak diterima |
1 |
2 |
|
Musnah |
|
KP.01.03
|
Pengangkatan Pegawai:
a. Usul pengangkatan CPNS/PNS |
2 tahun setelah SK terbit |
3 |
Informasi |
Musnah |
|
|
Berkas lamaran yang diterima |
|
|
|
|
|
|
Surat keterangan hasil screening |
|
|
|
|
|
|
Berkas usul CPNS/PNS |
|
|
|
|
|
|
b. SK Kolektif |
2 tahun setelah tahun anggaran |
3 |
Informasi |
Musnah |
|
|
c. SK Perorangan |
– |
Personal File |
Informasi |
Permanen |
|
|
Pegawai Kontrak IPB |
– |
Personal File |
Informasi |
Permanen |
|
KP.02
|
|
Pembinaan Karir Pegawai
Dokumen yang berkaitan dengan mutasi pegawai, kenaikan pangkat, jabatan fungsionil, jabatan structural, diklat, , tugas perbantuan, alih tugas/alih jabatan, disiplin pegawai, DP3, peninjauan masa kerja dan lain-lain |
|
|
|
|
|
KP.02.01
|
Mutasi Pegawai:
a. Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan |
1 tahun setelah SK terbit |
Personal file |
Informasi |
Permanen |
|
|
b. Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan structural/fungsionil |
1 tahun setelah SK terbit |
Personal file |
Informasi |
Permanen |
|
|
c. Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan:
Usul, Nota persetujuan |
1 |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
|
d. Mutasi keluarga:
Kawin/ceria, kelahiran anak |
1 |
2 |
Informasi |
Diperbaharui |
|
|
e. Kenaikan gaji berkala |
1 tahun setekah SK terbit |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
KP.02.02
|
Karir Pegawai:
a. Diklat/kursus/magang/tugas belajar/ujian dinas/ijin belajar, |
1 |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
|
b. Laporan kegiatan, STTPL |
1 |
Personal File |
Informasi |
Permanuen |
|
|
c. Peninjauan masa kerja |
1 tahun setelah SK terbit |
3 |
Informasi |
Musnah |
|
|
d. DP3 |
|
3 |
Informasi |
Musnah |
|
|
e. Disiplin pegawai: |
|
|
|
|
|
|
Daftar hadir, rekap daftar hadir, |
1 |
3 |
|
Musnah |
|
|
Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi |
1 |
3 |
|
Ditinjau kembali |
|
|
f. Pelesaian pengelolaan keberatan pegawai
|
1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap |
2 |
|
Musnah |
|
KP.03
|
|
Administrasi Pegawai
Dokumen yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian: cuti pegawai, dokumen identitas pegawai, surat-surat keterangan, surat perintah |
|
|
|
|
|
KP.03.01
|
a. Cuti:
Cuti diluar tanggungan Negara |
1 tahun setelah SK terbit |
2 tahun setelah pelaksanaan |
Informasi |
Musnah |
|
|
Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti alas an penting, cuti
melahirkan, cuti besar) |
1 satu setelah pelaksanaan |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
|
b. Dokumen identitas pegawai:
Pembuatan KARPEG/KARIS/KARSU/NIP |
1 |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
|
c. Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan (KORPRI, Dharm
Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan dll) |
1 |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
|
Keanggotaan Parpol, LSM, Ormas |
1 |
2 |
Informasi |
Musnah |
|
|
d. Surat ijin, surat tugas, SK Perjalanan Dinas (DL/LN) |
1 |
2 |
Administrasi |
Musnah |
|
KP.04
|
|
Kesejahteraan Pegawai
Dokumen yang berkaitan dengan layanan kesehatan, bantuan sosial, jemputan pegawai, rekreasi dan olahraga, perumahan, koperasi, asuransi, tunjangan hari tua (THT), insentif kinerja |
|
|
|
|
|
KP.04.01
|
a. Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai:
Asuransi Sosial PNS, asuransi komersil, poliklinik |
1 |
Personal file |
Administrasi |
Ditinjau kembali |
|
|
b. Insentif kinerja |
1 |
3 |
Administras |
Musnah setelah digunakan |
|
|
c. Bapetarum (Bantuan Perumahan) |
1 |
Personal file |
Administras |
Musnah |
|
|
d. Taspen |
1 tahun setelah SK keluar |
Personal file |
Administras |
Musnah |
|
|
e. Olahraga dan rekreasi |
1 |
2 |
Administras |
Musnah setelah pensiun |
|
|
f. Koperasi |
1 |
2 |
Administras |
Musnah |
|
|
g. Bantuan social |
1 |
2 |
Administras |
Musnah |
|
|
h. Angkutan pegawai (jemputan) |
1 |
2 |
Administras |
Musnah |
|
KP.05
|
|
Pemberhentian Pegawai/Pensiun
Dokumen berkaitan dengan pemberhentian pegawai, baik dengan hormat maupun dengan tidak hormat |
|
|
|
Musnah |
|
KP.05.01
|
a. Pemberhentian pegawai/pensiun/meninggal:
Proses pemberhentian pegawai |
1 tahun setelah SK terbit |
2 |
Administrasi |
Musnah |
|
|
SK Keputusan Pemberhentian/pensiun/meninggal |
|
Personal FIle |
Informasi |
Permanen |
|
|
b. Pemberhentian dengan tidak hormat:
Proses pemberhentian |
1 |
– |
Administrasi |
Musnah |
|
|
SK Pemberhentian, SK Pemutusan hubungan kerja |
1 tahun setelah SK terbit |
Personal File |
Informasi |
Permanen |
|
KP.06
|
|
Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan |
|
|
|
|
|
KP.06.01
|
Satya Lencana, Dosen/Pegawai berprestasi, dan berbagai penghargaan yang diberikan oleh institusi |
1 setelah memperoleh penghargaan |
Personal file |
Informasi |
Permanen |
|
KP.07
|
|
Dokumentasi Kepegawaian(Berkas perorangan pegawai negeri sipil dan pegawai kontrak IPB) |
1 setelah pensiun/ berhenti |
Sampai hak / kewajiban habis |
|
Permanen |
|
|
Berkas perorangan terdiri dari:
a.
b.
c.
e.
f.
g. |
|
|
|
|
| KEUANGAN |
| KU |
KEUANGAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan bidang keuangan dan akutansi dimulai dengan kegiatan perencanaan, penerimaan dan pengeluaran/realisasi anggaran. |
|
|
|
|
|
KU.01
|
|
Rencana Anggaran |
4 |
4 |
Keuangan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Usul Rencana Anggaran |
4 |
4 |
Keuangan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Penyususnan Rencana Anggaran |
4 |
4 |
Keuangan
|
Dinilai kembali
|
|
|
Revisi Rencana Anggaran |
4
|
4
|
Keuangan |
Dinilai kembali |
|
|
Persetujuan/pengesahan Rencana Anggaran |
4
|
4
|
Keuangan |
Dinilai kembali |
|
|
Perpanjangan Rencana Anggaran |
4
|
4
|
Keuangan |
Dinilai kembali |
| KU.02 |
|
Penerimaan |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi pendaftaran mhs baru/registrasi ulang mhs lama/pembayaran SPP, uang kuliah pokok, uang kuliah sks, denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan bukti penerimaan dari usaha/sumber/pihak lain, dana bantuan dari dalam dan luar negeri, sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil penelitian dan kerjasama, dan bunga bank |
|
|
|
|
|
KU.02.01 |
Uang pembelian formulir calon mahasiswa baru |
4
|
4
|
Keuangan |
Dinilai kembali |
|
|
Uang pembeIian formuIir di bank, di Bagian Pendaftaran, di kampus atau di tempat lainnya yang berkerjasama dengan IPB |
4
|
4
|
Keuangan |
Dinilai kembali |
|
|
Rekapitulasi penjualan formulir mahasiswa baru IPB |
4
|
4
|
Keuangan |
Dinilai kembali |
|
KU.02.02 |
Uang Pengembangan Pendidikan dan Uang Kuliah |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang Pengembangan Pendidikan (UPP); baik UPP wajib maupun sukarela |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang kuliah pokok dan uang kuIiah per kredit |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang kepanitraan, uang praktikum |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang pendaftaran semester, uang, uang jaket, uang denda keterlambatan, atau uang administrasi lainnya. |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Denda atas keterlambatan pembayaran angsuran uang kuliah/hutang mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang permintaan salinan transkrip |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.02.03 |
Uang Ujian |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang ujian komprehensif/ujian ulangan khusus |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang ujian sidang skripsi/tesis/disertasi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.02.04 |
Uang Wisuda |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Uang wisuda, uang iuran alumni |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.02.05 |
Donatur atau Hibah |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Donatur atau Hibah dari penyelenggara acara seminar/konferensi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Donatur atau Hibah dari penyelenggaraan pertandingan/turnamen |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Donatur atau Hibah dari alumni |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Donatur atau Hibah dari perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Donatur atau Hibah dari instansi pemerintah |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Dana dari Bank Dunia melalui proyek TPSDP (Technological and Professional Skill Development Sector Project), dan atau dana dari proyek |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.02.06 |
Hasil Kerjasama |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan dari hasil kerjasama dengan perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan dari hasil kerjasama dengan instansi pemerintah |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.02.07 |
Bunga Bank |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan dari bunga bank tabungan, bunga dana rekening giro, bunga deposito |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan dari investasi lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.02.08 |
Penerimaan /Masukan Lain |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Kelebihan-kelebihan pembayaran misalnya honor, dana, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan yang diperoleh dari surplus proyek penelitian |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan yang diperoleh dari surplus proyek kegiatan pengabdian masyarakat |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan dari hasil turnamen, konser, pameran, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Penerimaan dari usaha lain |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
| KU.03 |
|
Pengeluaran/Realisasi Anggaran |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran |
|
|
|
|
|
KU.03.01 |
Gaji/Tunjangan/Insentif/Honorarium |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran gaji/imbal jasa termasuk transpor, uang beras, tunjangan-tunjangan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran insentif/honorarium kepanitiaan/tim/gugus tugas/komisi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit diaudit |
|
|
Pembayaran tujangan hari raya (THR), bonus, atau gaji ke-13 dan tunjangan lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pekerjaan ekstra/pekerjaan tambahan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran uang lembur |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pensiun, dana hari tua, Jamsostek |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.02 |
Operasional Rumah Tangga dan Kend:araan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran listrik, telpon, air |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pembelian seragam supir/satuan kebersihan/pegawai lain dan perlengkapan lain |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pembelian stationary/pembelian band-width untuk ekpansi jaringan komputer di lingkungan IPB, pembelian alat dapur (kompor dll), lukisan, jam dll. |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran konsumsi rapat: kue (snack), makan, minum (gula, kopi, teh, air dll dan kue-kue (konsumsi) untuk rapat-rapat |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya berbagai macam upacara (pelantikan, syukuran, dll.) |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pengeluaran kepanitiaan upacara non akademik (panitia pelantikan, panitia halal bil halal dan syukuran tahun baru, panitia keakraban, dies natalis, lustrum, dll.) misalnya: biaya rapat panitia, biaya pembelian untuk penghargaan (cincin penghargaan dl1.), biaya pembelian door-prize, konsumsi acara, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pembelian alat-alat rumah tangga, kebersihan, pertamanan, pembelian bingkisan, biaya piknik karyawan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran berlangganan koran, majalah, penjilidan laporan, buku, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.03 |
Operasional Akademik dan Teknologi Sistem Informasi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengembalian kelebihan pembayaran uang kuliah mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Potongan uang kuliah atas prestasi akademik yang diperoleh mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran honor mengawas ujian, honor koreksi ujian, honor pembimbing skipsi/tesis/disertasi, honor penguji ujian. |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran honor tulisan/karya ilmiah dosen/pimpinan IPB |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran honor kelebihan beban mengajar/beban instruksional |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran honor dosen pengganti/dosen luar biasa/dosen tamu/praktisi/pakar |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran honor, transpor dosen honorer, atau asisten dosen |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran honorarium mengajar semester padat |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran tunjangan P A (penasihat akademik) |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran cetak ijazah, cetak transkrip, cetak KRS, cetak daftar presensi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya visitasi dan biaya lain berkenaan dengan akreditasi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembelian teaching-aids (in-focus dll) |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembelian alat-alat laboratorium/praktikum |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembelian buku-buku, jurnal/buletin/majalah ilmiah |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembelian Hardware, software, spare-part komputer dan atau jaringn, upgrade komputer hardware maupun software, service printer, dan jaringan berkaitan deng SIM/IT) |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pemeliharaan alat-alat praktikum dan laboratorium |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pengurusan NIRM, perpanjangan masa studi, dll. |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya rapat-rapat, honor rapat dosen tennasuk pertanggungjawabannya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya penerbitan jurnal-jurnal ilmiah |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya mengikuti penataran bersifat akademik |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka penyelenggaraan acara wisuda |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya-biaya pendirian dan pengembangan program studi/fakultas termasuk biaya studi kelayakan, biaya proposal pendirian, biaya pengawasan, biaya visitasi, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya rapat-rapat Senat Universitas, Senat Fakultas |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya akademik lainnya dan laporan pengelauran operasional akademik lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.04 |
Operasional Penelitian non-PTB/Operasioanal Semianr/Simposium |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembuatan proposal penelitian |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya melakukan survey dan mengumpuIkan data |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya melakukan penelitian tennasuk seminar hasil penelitian |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya bagi asisten peneliti/mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya penjilidan laporan hasil penelitian |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya penyelenggaraan seminar/konferensi/simposium/sarasehan/diskusi/ short course/workshop (konsumsi, penggandaan makalah, buku tamu, dll.) |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Honor pembicara, penyaji makalah, panelis, narasumber, moderator atau MC |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.05 |
Operasioanal Penagbdian kepada Masyarakat |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya survey lapangan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya kegiatan operasional pengabdian masyarakat, misalnya pembuatan MCK, pembelian bibit tanaman atau bibit unggul temak, penyuluhan, pengobatan, khitanan masal, ketrampilan bagi masyarakat desa, donator untuk acara-acara sosial dan atau untukyang membutuhkan, bantuan/sumbangan untuk yang terkena bencana/musibah, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya jasa konsultan, kursus |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembuatan laporan kegiatan pengabdian masyarakat |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.06 |
Operaslonal Kemahaslswaan dan Alumni |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengeluaran kegiatan organisasi kemahasiswaan (UKM, UKK, Senat, BPM, HMI) |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengeluaran kegiatan ikatan/perkumpulan alumni |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengeluaran berkaitan dengan kegiatan kampus dan pembekalan bagi mahasiswa baru baik di tingkat fakultas maupun universitas |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Kontribusi bagi kegiatan kemahasiswaan yang turut meningkatkan citra IPB |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Kontribusi bagi kegiatan alumni yang turut meningkatkan citra IPB |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.07 |
Operasional Kerjasama, perjalanan Dinas, Tugas Belajar; Peningkatan Mutu Pegawai dan Biaya Pegawai |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya-biaya operasional program tugas belajar (PTB) yang diajukan/dibayar sejak mendaftar hingga selesai |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Laporan personal keuangan PTB |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Laporan keuangan pendaftaran studi PTB di universitas yang dituju |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Laporan keuangan baik berupa laporan pembayaran uang kuliah, uang ujian, uang fotokopi, uang buku, uang ujian, uang sidang, dll dalam rangka studi lanjut |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Permohonan penambahan biaya kuliah atau biaya lainnya dalam rangka studi lanjut |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Rekapitulasi laporan keuangan PTB sejak mendaftar hingga selesai |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya penelitian PTB dalam rangka penulisan skripsi/tesis/disertasi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka perjalanan dinas pegawai baik untuk pimpinan, dosen, peneliti, karyawan administrasi, dan atau mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengeluaran dalam rangka kerjasama dengan pihak lain |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pemasangan iklan dalam rangka penerimaan pegawai, biaya tes/seleksi pegawai |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya tes untuk kenaikan golongan, tes untuk promosi, atau tes pegawai untuk hal lain |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.08 |
Operasioanal Humas |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya yang dikeluarkan dalam kunjungan promosi ke SMU-SMU |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembuatan design dan pemasangan iklan/logo/ucapan-ucapan di koran, majalah, buku tahunan, yellow page, agenda, bulletin, buku riset, jurnal, buku panduan masuk perguruan tinggi, buku direktori perguruan tinggi, buku daftar akreditasi dll. |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya ikut pameran, pendaftaran, petugas, konsumsi, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Transpor untuk wartawan yang meliput berita dan yang memuat berita |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya design dan pembuatan banner untuk pameran, video profil |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya design dan cetak kalender, agenda, brosur/leaflet, poster, katalog, iklan, map, memo, ballpen, barang-barang souvenir dll dalam rangka promosi |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya-biaya publikasi, protokoler, dan humas |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.09 |
Pengadaan, Sewa, dan Perneliharaan Sarana dan Prasarana |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pembelian peralatan kuliah (kursi, meja kuliah, papan tulis/white board, kapur tulis, spidol, penghapus papan tulis, dll |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya beli/sewa alat/mesin kantor/elektronik misalnya beli/sewa mesin fotokopi, televisi, kulkas, radio, dll. |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengadaan alat-alat berat seperti lift, mesin diesel, atau alat berat lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembelian, pemakaian, peminjaman, dan pemeliharaan kendaraan dinas untuk operasional kegiatan sehari-hari |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Biaya pemeliharaan barang-barang penunjang sarana dan prasarana |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.10 |
Pengembangan Sarana dan Prasarana |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Perluasan gedung untuk perkuliahan dan kebutuhan lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengembangan sarana olah-raga |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengembangan sarana parkir |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pengembangan sarana dan prasarana lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.11 |
Pinjaman/Hutang Mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Dokumen yang berisi permohonan beserta jawabannya baik penolakan maupun persetujuan pembayaran uang kuliah secara diangsur bagi mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Permohonan perpanjangan angsuran hutang mahasiswa |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.12 |
Pinjaman/Hutang Pegawai |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Hutang yang diajukan karyawan untuk pembelian barang-barang ataupun hutang uang |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Persetujuan/penolakan atas pegnajuan hutang pegawai |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Permohonan perpanjangan atau permohonan keringanan pembayaran hutang pegawai karena sesuatu hal misalnya karena meninggal dunia, sakit, halangan lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.13 |
Pajak |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pemayaran pajak kendaraan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pajak penghasilan (PPh dan PPn) pegawai dan atau pimpinan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pajak bumi dan bangunan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran pajak pembelian barang-barang impor |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Bantuan pajak |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Pembayaran Retribusi dan penyetoran pajak lainnya |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
KU.03.14 |
Laporan Keuangan |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Laporan keuangan dalam bentuk buku besar |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Laporan keuangan dalam bentuk jurnal |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Laporan keuangan yang sudah diaudit oleh akuntan internal maupun akutan publik |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
|
|
Hasil evaluasi atas laporan keuangan yang telah dibuat |
4
|
10
|
Keuangan |
Setelah 10 tahun diaudit |
| PENGEMBANGAN |
|
PG
|
PENGEMBANGAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan administrasi pengembangan |
|
|
|
|
|
PG.01
|
|
|
|
|
|
|
|
PG.01.01
|
Dokumen yang berkaitan dengan administrasi pengembangan, meliputi: perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain |
Sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
PG.01.02
|
Data dan informasi pendidikan: pengumpulan data, pengolahan data, dan data informasi dan statistik |
Sampai dengan diperbaharui |
2 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
|
PG.01.03
|
Hasil pengembangan: proses sistem pengujian, pengembangan kurikulum, dan kebijakan, inovasi pendidikan |
1 |
4 |
Adm. |
Dinilai kembali
|
| HUBUNGAN KELEMBAGAAN |
|
HL
|
HUBUNGAN KELEMBAGAAN |
|
|
|
|
| Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara unit kerja (Pimpinan Univ./Fakultas/Lembaga/Pusat/Biro/Unit/Laboratorium/TU/Dosen?peneliti) dalam lingkungan IPB (intern) dan hubungan kerjasama antar-universitas dengan institutsi di luar universitas (ekstern) |
|
|
|
|
|
HL.10
|
|
Hubungan Internal |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara unit kerja (Pimpinan Universitas/Fakultas/LembagaiPusatiBiro/Unit/Laboratori m/TU/Doseni/Peneliti) dalam lingkungan IPB] yang bersifat administratif dan manaierial |
|
|
|
|
|
HL.10.01
|
Hubungan antar-unit kerja di lingkungan IPB |
5 |
|
Dinilai kembali
|
|
|
|
Hubungan kerja antara Pimpinan Univ./Fakultas/Lembaga/Pusat/Biro/Unit (hubungan kerja direktif, hirarki, fungsional, pengawasan, konsultatif) |
5 |
|
Dinilai kembali
|
|
|
HL.10.02
|
Senat Universitas/Fakultas |
5 |
|
Dinilai kembali
|
|
|
|
Hubungan kerja senat universitasdan senat fakultas |
5 |
|
Dinilai kembali
|
|
|
|
Korespondensi dan kegiatan senat universitasdan senat fakultas |
5 |
|
Dinilai kembali
|
|
|
HL.20
|
|
Hubungan Eksternal |
|
|
|
|
|
|
Dokumen yang terkait dengan hulmngan kerja an tar universitas dengan institusi- institusi di luar universitas, lembaga pemerintah maupun non-pemerintah, serta di dalam maupun luar negeri |
|
|
|
|
|
HL.20.01
|
Depdiknas dan Dikti |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat degan Depdiknas |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan Ditjen Dikti |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.02
|
Kopertis, BM-PTSI, BAN, ptisi, Asosiasi BPPTSI |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyuratdengan Kopertis |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan BM-PTSI |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat merat dengan BAN, Aptisi |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan Asosiasi BPPTSI |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.03
|
Instansi Pemerintah Lain |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan instansi pemerintah baik departemen maupun non-departemen |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan lembaga/komisi pemerintah (LIPI, BPPT, Komnas HAM KPU. PM!. BPS, dll.) |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.04
|
Swasta/Profesil AsosiasilLSM |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan perusahaan dan organisasi swasta |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan ikatan profesi, asosiasi, dan LSM {misalnva IKAPI, MKGR, dll) |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.05
|
APTIK |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat dengan APTIK |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Pertemuan/RUA APTIK |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat degan unika/sekolah tinggi anggota APTIK berkaitan dengan APTIK, misalnya pertemuan/rapat APTIK, beasiswa, APTIK/Misereor, dll |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.06
|
ASEACCU (the Association of Southeast and East Asian Catholic Colleges and Universities) |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerjasama dan surat menyurat berkaitan dengan ASEACCU |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan universitas/perguruan tinggi anggota ASEACCU berkaitan dengan ASEACCU, misalnya pertemuan ASEACCU, program kerja ASEACCU dll |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.07
|
IFCU (International Federation of Catholic Universities) |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dan surat menyurat berkaitan dengan IFCU |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Statuta, program kerja, daftar anggota, kepengurusan, tawaran-tawaran, iuran, dan lainnya berkaitan dengan IFCU |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan universitas anggota IFCU berkaitan dengan IFCU, misalnya dengan ur,iversitas Nijrnegen (KUN) di Belanda sebagai anggota IFCU |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.08
|
Perguruan Tinggi Dalam Negeri |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan PTS (perguruan tinggi swasta) dalam negeri |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan PTN (perguruan tingi negeri) dalam negeri |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.09
|
Perguruan Tinggi Luar Negeri |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan PTS luar negeri yang tidakberkaitan dengan IFCU |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan PTN luar negeri |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.10
|
Lembaga Internasional |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan lembaga internasional baik dalam maupun luar negeri (AUP, lOP, AMINEF, KAAD, DAAD, PBB, ILO, WHO, UNICEF, dll.) |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan kerja dengan kedutaan negara-negara sahabat |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Hubungan keria dengan pernerintah dan lembaganegara-negara sahabat |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
HL.20.11
|
Lembaga/unit Ekstern Yng Dimiliki/Bekerjasama dengan Yayasan IPB |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
|
|
Korespondensi dan hubungan kerja dengan Rumah Sakit IPB, Pusat Pengembangan Parawisata P3IPB), Rumah Duka IPB, Yayasan IPB, Lembaga Tknologi, dan atau lembaga/unit lainnya yang dimiliki/bekerjasama dengan Yayasan IPB |
4 |
4 |
Adm.
|
Dinilai kembali
|
. Semoga bermanfaat !
Subscribe
in a reader
Recent Comments