Sibuk Bekerja di Kantor

Seringkali teman2 saya para arsiparis kelihatan sibuk dengan buku JRA nya, maka bersama ini saya mencoba membantu membuatkan JRA online sehingga teman2 saya tersebut bisa lebih dimudahkan dalam menyelesaikan tugasnya :-) . Semoga bermanfaat !

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) – IPB

 A. SUBTANTIF

Kemahasiswaan (KM)

Pendidikan dan Pelatihan Dosen dan Tenaga Penunjang (PL)

Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (PM)

Pendidikan dan Pengajaran (PP)

Sarana Penunjang Akademik (SA)

B. FASILITATIF

Hukum dan Organisasi (HO)

Hubungan Masyarakat dan Protokoler (HM)

Perencanaan (PR)

Perlengkapan (Sarana dan Prasarana) (LK/FP)

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TI)

Pemeriksaan dan Pengawasan (WS)

Ketatatusahaan (TU)

Kepegawaian (KP)

Keuangan (KU)

Pengembangan (PG)

Hubungan Kelembagaan (HL)

KODE

SUBYEK

JANGKA WAKTU SIMPAN (TAHUN)

NILAI GUNA

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

JADWAL RENTENSI ARSIP IPB

A. SUBSTANTIF

KEMAHASISWAAN

KM

KEMAHASISWAAN        
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan IPB meliputi: organisasi mahasiswa (senat mahasiswa, BEM, HIMA), penalaran (riset/karya tulis mahasiswa, penataran, diskusi, seminar, pemilihan mahasiswa berprestasi, pers kampus, resimen mahasiswa, dsb.), kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, konseling, poliklinik, askes, dsb.), bursa kerja, kerohanian, dan reward bagi mahasiswa, keringanan/pembebasan SPP        

KM.01

Organisasi Kemahasiswaan !
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi Mahasiswa di tingkat Institut/Fakultas/Departemen

KM.01.01

Senat mahasiswa 3 4 Adm. Musnah
    Pengangkatan pengurus senat 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 Adm. Permanen
    Kegiatan senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) 3 4 Adm. Musnah
    Kegiatan pengurus senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) 3 4 Adm. Musnah
    Kegiatan senat fakultas-fakultas 3 4 Adm. Musnah
    Kegiatan pengurus senat fakultas-fakultas 3 4 Adm. Musnah
 

KM.01.02

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 2 3 Adm. Musnah
Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 2 3 Adm. Dinilai kembali
    Kegiatan Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 2 3 Adm. Musnah
  KM.01.03 Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD)

2

3

Adm.

Musnah

    Kegiatan Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD)

2

3

Adm.

Musnah

    Kegiatan Pengurus Himpunan Mahasiwa Departemen (HMD)

2

3

Adm.

Musnah

  KM.01.04 Ikatan Alumni

3

4

Adm.

Musnah

    Korespondensi berkaitan dengan kegiatan Ikatan Alumni IPB

2

4

Adm.

Musnah

    Pelaksanaan kegiatan- kegiatan Ikatan Alumni IPB

2

4

Adm.

Musnah

    Laporan pertanggungjawaban Ikatan Alumni IPB

3

4

Informasi

Dinilai kembali

KM.02   Penalaran        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan ilmiah dan prestasi akademik mahasiswa        
  KM.02.01 Karya Tulis Ilmiah

3

 

Adm.

Musnah

    Publikasi/brosur lomba karya tulis iImiah mahasiswa

2

4

Adm. Musnah
    Formulir lomba, formulir latihan penulisan karya ilmiah mahasiswa

2

4

Adm. Musnah
    Pengumuman berkenaan dengan karya tulis ilmiah mahasiswa

2

4

Adm. Musnah
    Surat-menyurat berkenaan dengan karya tulis ilmiah mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
    Naskah-naskah karya tulis iImiah mahasiswa

2

3

Informasi Ditransfer ke Arsip IPB
 

KM.02.02

Mahasiswa Berprestasi

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen (Arsip IPB)
    Usulan nama mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
    Seleksi mahasiswa berprestasi

3

4

Adm. Musnah
    Pengumuman mahasiswa berprestasi

3

4

Adm. Musnah
    Surat-menyurat berkenaan dengan mahasiswa berprestasi

3

4

Adm. Musnah
    Pemberitahuan/sertifikat bagi mahasiswa berprestasi

8

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen (Arsip IPB)
 

KM.02.03

Seminar oleh Organisasi Kemahasiswaan

3

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen (Arsip IPB)
    Proposal penyelenggaraan Seminar dari organisasi Kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
    Surat izin, surat persetujuan, dan surat lainnya berkaitan dengan seminar mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
    Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan seminar oleh organisasi kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
 

KM.02.04

Studi banding oleh organisasi kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
    Proposal melakukan studi banding

3

4

Adm. Musnah
    Surat izin, surat persetujuan, dan surat lain berkaitan dengan studi banding mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
    Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan studi banding oleh organisasi kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
KM.03   Bakat/Minat        
    Dokumen berkatian dengan kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, terutama yang terkait dengan kegiatan alam, seni, dan budaya        
 

KM.03.01

Kesenian

3

4

Adm. Musnah
    Kegiatan kesenian oleh mahasiswa, misalnya : koor, tari karawitan, theater, fotografi, band, melukis dll.

3

4

Adm. Musnah
 

KM.03.02

Olah Raga dan Bela Diri

3

4

Adm. Musnah
    Kegiatan olahraga mahasiswa, misalnya : volley, basket, sepakbola, futsal, karate, pencak silat, badminton dll.

3

4

Adm. Musnah
    Lomba-lomba olahraga dan atau untuk mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
 

KM.03.03

Pencinta Alam

3

4

Adm. Musnah
    Kegiatan pencinta alam oleh mahasiswa, misalnya, arung jeram, panjat tebing, dll.

3

4

Adm. Musnah
    Pelatihan bagi mahasiswa di bidang pencinta alam

3

4

Adm. Musnah
 

KM.03.04

Bhakti Sosial dan Kemasyarakatan

3

4

Adm. Musnah
    Kegiatan donor darah oleh mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
    Kegiatan bhakti sosial mahasiswa, dll

3

4

Adm. Musnah
 

KM03.05

Kerohanian

3

4

Adm. Musnah
    Kerohanian Islam

3

4

Adm. Musnah
    Kerohanian Kristen

3

4

Adm. Musnah
    Kerohanian Katholik

3

4

Adm. Musnah
    Kerohanian Hindu dan Budha

3

4

Adm. Musnah
 

KM.03.06

Kegiatan Ilmiah dan Penelitian Mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
    Kegiatan mahasiswa yang berkaitan

dengan kegiatan ilmiah dan penelitian

3

4

Adm. Musnah
 

KM.03.07

Resimen Mahasiswa (Menwa) dan Unit Bela Negara

3

4

Adm. Musnah
    Surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan resimen mahasiswa (menwa)

3

4

Adm. Musnah
    Surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan bela Negara 3 4

Adm.

Musnah

KM.04   Kesejahteraan        
    Dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan dasar mahasiswa untuk menunjang kelancaran belaiar di IPB   Personal File Mahasiswa

Informasi

 
 

KM.04.01

Beasiswa Bagi Mahasiswa 8 10

Informasi

Permanen

    Penawaran beasiswa 3 5

Adm.

Musnah

    Seleksi calon penerima beasiswa 3 5

Adm.

Musnah

    Daftar mahasiswa penerima beasiswa 3 5

Adm.

Permanen

    Daftar sponsor beasiswa 3 5

Adm.

Dinilai kembali

    Pelaksanaan penerimaan beasiswa 8 Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

    Laporan penerimaan bea siswa    

Informasi

Permanen

 

KM.04.02

Mahasiswa Asing 2 3

Adm.

Permanen

    Berkas perorangan mahasiswa: surat penetapan menjadi mahasiswa, kartu induk mahasiswa, kartu mahasiswa, kartu rencana studi, kartu hasil studi, kartu daftar ulang, kartu tanda registrasi administrasi mahasiswa, kartu peserta kuliah/praktikum, kartu tanda anggota perpustakaan/cyber mahasiswa, surat keterangan ijin Selama yang bersangkutan menjadi mahasiswa 3

Adm.

Permanen/Dinilai kembali

 

KM.04.03

DataAlumni 8 Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

    Biodata lulusan dan daftar alumni 8

Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

    Permohonan-permohonan dan dokumen berkaitan dengan data alumni 8

Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

 

KM.04.04

Bursa Kerja 3 4

Adm.

Musnah

    Acara bursa pasar kerja di kampus IPB (road-show) bagi Mahasiswa/alumni 3 4

Adm.

Musnah

    Permintaan pemasangan lowongan kerja dari perusahaan perusahaan 3 4

Adm.

Musnah

    Poster/edaran/pengumuman lowongan kerja bagi mahasiswa/alumni 3 4 Adm. Musnah
  KM.04.05 Kesehatan dan Asuransi 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
    Asuransi kecelakaan bagi mahasiswa 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
    Bantuan biaya pengobatan bagi mahasiswa 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
  KM.04.06 Persatuan Orang-tua Mahasiswa (POM) 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
    Surat menyurat berkaitan dengan kegiatan organisasi persatuan orang tua mahasiswa 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
  KM.04.07 Pengenalan Kampus dan Pembekalan bagi Mahasiswa Baru 4 5 Adm. Musnah
    Kegiatan pengenalan kampus bagi mahasiswa baru di tingkat universitas/fakultas a.l. pembekalan, pelatihan, pengembangan diri, pengenalan organisasi/kemahasiswaan, camping, dll.        
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DOSEN DAN TENAGA PENUNJANG
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan studi lanjut yang akan dan sedang diikuti oleh tanaga pendidik dan tenaga kependidikan (dosen dan tenaga penunjang) di tingkat S1 s/d S3 dan pelatihan/kursus peningkatan mutu, serta laporan perkembangan studi maupun laporan keuangannya.        
PL.01   Pendidikan Tugas Belajar/Studi Lanjut tingkat Sarjana, Magister, Doktoral, maupun peningkatan mutu melalui kursus/pelatihan, dll.        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan karyawan akademik (dosen dan peneliti) serta karyawan administrasi        
  PL.01.01 Studi Lanjut Tingkat S1, S2, dan S3 Dalam dan Luar Negeri

4

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
    Surat menyurat permohonan dari pegawai dan atau usulan studi lanjut S1, S2, dan S3

4

Personal File Pegawai Adm. Dinilai kembali
    Surat-surat sponsor

6

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
    Edaran/pengumuman berkenaan dengan studi lanjut PTB

6

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
    Laporan kemajuan pendidikan

6

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
  PL.01.02 Peningkatan Mutu Staf melalui Kursus/Pelatihan Internal dan Eksternal IPB

1

Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Surat menyurat kursus peningkatan mutu/pelatihan bagi tenaga pendidik dan kependidikan

1

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
  PL.01.03 Program/Tawaran Studi Lanjut/Training/Kursus/Pelatihan bagi Pegawai

4

4

Administratif Dinilai kembali
    Tawaran studi lanjut/training/pelatihan/kursus dari dalam dan luar IPB 4 4 Administratif Dinilai kembali
    Tawaran program beasiswa/grant /hibah studi lanjut/training bagi pegawai 4 4 Administratif Dinilai kembali
    Korespondensi berkaitan dengan pertukaran ilmuwan dan sandwich program 4 4 Administratif Dinilai kembali
PL02   Laporan Mengikuti Pelatihan/Kursus Peningkatan Mutu/Tugas Belajar/Studi Lanjut 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Laporan mengikuti pendidikan/pelatihan/kursus peningkatan mutu 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Ikatan kerja dan surat perjanjian tugas belajar 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Laporan hasil tes masuk ke universitas yang dituju untuk studi lanjut 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Laporan perkembangan studi lanjut/tugas belajar 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Permohonan perpanjangan masa studi 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
    Laporan halangan/ketidakmampuan/rintangan selama studi lanjut 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

PM

PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penelitian yang dimulai dengan penyusunan proyek proposal hingga publikasi hasil penelitian serta dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat dan jasa konsultasi        

PM.01

  Penelitian        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan mencakup perencanaan penyusunan, pelaksanaan, pemantauan, dan penilaian kembali penelitian-penelitian di lingkungan IPB        
 

PM.01.01

Proyek Proposal Penelitian 3 4

Adm.

Musnah

    Pemberitahuan/tawaran/informasi tentang penelitian 3 4

Adm.

Musnah

    Penyusunan dan pengajuan proyek proposal penelitian termasuk susunan tim 3 4

Adm.

Musnah

    Persetujuan pelaksanaan penelitian 3 4

Adm.

Musnah

    Laporan penelitian 3 4

Informasi

Permanen

 

PM.01.02

Sumber Pendanaan Penelitian 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
    Kontrak/perjanjian pelaksanaan penelitian, tahap pencarian dana pelaksanaan 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
    Rencana anggaran penelitian 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
    Realisasi penggunaan dana penelitian dan laporan keuangan pelaksanaan penelitian 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
 

PM.01.03

Pelaksanaan Penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan penelitian, surat ijin, jadwal 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Pengumpulan data, evaluasi, dan pengolahan data untuk penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Penulisan hasil penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

 

PM.01.04

Evaluasi, Pelaporan, dan Publikasi Hasil Penelitian 3  

Adm.

Dinilai kembali

    Evaluasi hasil penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Laporan hasil penelitian (laporan pelaksanaan dan laporan keuangannya) 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Publikasi penelitian baik melalui media massa/jurnal maupun seminar hasil penelitian 3 4

Informasi

Dinilai kembali

    Dokumentasi hasil penelitian yang dipublikasikan 3 4

Informasi

Permanen

PM.02

  Pengabdian Masyarakat dan Jasa Konsultasi 3      
    Dokumen yang melibatkan kegiatan institut dengan masyarakat, baik kegiatan sosial kemasyarakatan maupun jasa konsultasi bersifat professional 3      
 

PM.02.01

Kegiatan Pengabdian Masyarakat 3 3

Adm.

Musnah

    Surat-menyurat dalam rangka kegiatan operasional pengabdian masyarakat 3      
    Laporan Pelaksanaan kegiatan Pengabdian masyarakat 3 3

Adm.

Dinilai kembali

 

PM.02.02

KKL dan KKN : pedoman, program kegiatan, kurikulum, jadwal pembekalan, pengumuman pelaksanaan, pelaksanaan kegiatan 2 3

Adm.

Musnah

    Pelaksanaan kegiatan 2 3

Adm.

Dinilai kembali

    Piagam penghargaan KKL dan KKN 2 3

Adm.

Permanen

 

PM.02.03

Konsultan dan Jasa Konsultasi        
    Operasional kegiatan konsultan dan pemberian jasa konsultasi, misalnya konsultan pertanian, pembinaan pengusaha kecil, inkubator bisnis, dll 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Konsultan dan jasa konsultasi berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Pembinaan dalam rangka kegiatan pengabdian masyarakat untuk pembinaan pengusaha kecil, inkubator bisnis, dll 3 4

Adm.

Dinilai kembali

 

PM.02.04

Kursus dan Pelatihan 3 4

Adm

Musnah

    Pendaftaran kursus/pelatihan terkait kegiatan pengabdian masyarakat 3 4

Adm.

Musnah

    Jadwal kursus: kursus bahasa, kursus pajak, kursus komputer,dll. 3 4

Adm.

Musnah

    Pembagian kelas dan instruktur 3 4

Adm.

Musnah

    Pelaksaaan kursus 3 4

Adm.

Musnah

    Evaluasi atas pelaksaaan kursus/pelatihan 3 4

Adm.

Musnah

    Laporanpelaksaan kursus/pelatihan 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Sertifikat bagi peserta yang mengikuti kursus/pelatihan 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

PM.02.05

Penyuluhan 3 3

Adm.

Musnah

    Penyuluhan berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat 3 3

Adm.

Musnah

    Surat ini melakukan penyuluhan/izin untuk atasan dari tenaga yang akan memberi penyuluhan 3 3

Adm.

Musnah

    Surat tugas melakukan penyuluhan 3 4

Adm.

Musnah

    Undangan pelaksanaan kegiatan penyuluhan 3 4

Adm.

Musnah

    Laporan hasil pelaksanaan kegiatan penyuluhan 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Sertifikat bagi tenaga penyuluh dan peserta 3

Personal File

Adm.

Dinilai kembali

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

PP

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN        
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan dan pengajaran antara lain dimulai penerimaan mahasiswa baru, pendaftaran mahasiswa, pedoman dan proses belajar mengajar, ujian tengah semester dan akhir semester, tugas akhir, penulisan skripsi/tesis/disertasi, hingga kegiatan wisuda        

PP.01

  Penerimaan Mahasiswa Baru        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa baru, mulai dari pembentukan panitia PMB, pelaksanaan kegiatan, notulen rapat, penjualan formulir pendaftaran, persyaratan, hingga ujian seleksi (kartu ujian, tata tertib ujian, soal ujian berita acara, daftar nilai dan pengumuman hasil ujian)        
 

PP.01.01

Kepanitiaan PMB 2 3

Adm.

Musnah

    Usulan nama-nama yang dimasukkan dalam kepanitian PMB 2 3

Adm.

Musnah

    Pelaksanaan Tugas Panitia PMB, dan pelaksanaan kegiatan PMB 2 3

Adm.

Musnah

    Operasional rapat-rapat Panitia PMB dan notula rapat PMB 2 3

Adm.

Musnah

    Pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru 2 3

Adm.

Musnah

    Penerimaan mahasiswa baru jalur USMI 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Permohonan agar dapat dimasukkan dalam daftar USMI 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Pengiriman informasi penerimaan mahasiswa baru ke SMU 3 4

Adm.

Musnah

    Surat-menyurat lainnya dalam rangka penerimaan Mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

 

PP.01.02

Pendaftaran mahasiswa baru        
    Jadwal penerimaan mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

    Prosedur pendaftaran, formulir pendaftaran, dan persyaratan-persyaratan penerimaan mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

    Ssurat-menyurat lainnya dalam rangka pendaftaran mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

 

PP.01.03

Uj ian seleksi 3 4

Adm.

Musnah

    Ujian tes masuk 3 4

Adm.

Musnah

    Tes buta wama 3 4

Adm.

Musnah

    Kartu peserta ujian masuk 3 4

Adm.

Musnah

    Daftar hadir peserta ujian,pengawas ujian 3 4

Adm.

Musnah

    Daftar nilai tes masuk (pengumuman kelulusan) 3 4

Adm.

Musnah

    Daftar mahasiswa yang diterima 3 4

Informasi

Permanen

PP.02

  Registrasi, cuti, mutasi, dan pemberhentian        
    Dokumen yang berkaitan dengan registrasi, cuti, mutasi, dan pemberhentian kuliah mahasiswa        
 

PP.02.01

Registrasi Pendaftaran, Nomor lnduk Mahasiswa, Kartu Mahasiswa        
    Surat-menyurat berkaitan dengan pendaftaran/registrasi mahasiswa        
    Identitas biodata serta kelengkapan lainnya dalam rangka pemberian NIM mahasiswa        
    Penerbitan/pembuatan kartu mahasiswa, daftar NIM 6 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Perubahan NIM karena pindah fakultas atau alasan lainnya 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Registrasi akademik mahasiswa gagal lulus di fakultas 2 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Laporan pelaksanaan registrasi 2 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat keterangan kehilangan kartu mahasiswa 2 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
 

PP.02.02

NIM dan Mahasiswa Pindahan Internal 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Persyaratan mendapat NIM (nomor induk mahasiswa) 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Mahasiswa pindahan internal (transfer) dan konversi nilai mahasiswa pindahan internal 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
 

PP.02.03

Rencana Studi Mahasiswa 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    KRS (kartu rencana studi) mahasiswa 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    KBT (kartu batal tambah), batal tambah dan atau mundur matakuliah 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Izin tidak kuliah 1 semester atau lebih atau jangka waktu tertentukarena kasus tertentu

6

Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Mahasiswa aktif kuliah kembali

6

Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Dispensasi ikut kuliah

6

Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.02.04 Cuti Kuliah Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Permohonan cuti kuliah dan pertimbangan penundaan/penolakan cuti

kuliah mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    SK Cuti kuliah mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    SK Pengaktifan kembali kuliah mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.02.05 Mutasi Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Permohonan mutasi mahasiswa dari perguruan tinggi lain ke IPB atau dari IPB ke perguruan tinggi lain

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Transkrip dan konversi mata kuliah mahasiswa pindahan eksternal

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Persetujuan/penolakan mutasi eksternal mahasiswa dengan membuat KRS baru

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.02.06 Pengunduran Diri/Berhenti Ku1iah/DO/Peringatan/Sanksi/Skorsing Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat peringatan evaluasi putus studi

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Usulan DO/putus studi

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Peringatan/sanksi/skorsing bagi mahasiswa bermasalah

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Pengunduran diri, pemberhentian kuliah, atau DO mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.02.07 Perpanjangan Masa Studi Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat permohonan perpanjangan masa studi

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.03   Pedoman Belajar Mengajar        
    Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan pedoman yang digunakan dalam proses belajar mengajar mengikuti silabus (garis-garis besar materi perkuliahan yang berlaku di setiap fakultas, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, pola penilaian dan bahan bacaan wajib serta pendukung lainnya), SAP, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang bersangkutan, buku ajar (penerbitan buku yang dijadikan referensi/pedoman belajar mengajar), kurikulum (rencana pengembangan kurikulum mata kuliah, mulai dari proposal kegiatan, pelaksanaan sampai dengan hasil akhir lokakarya        
 

PP.03.01

Katalog dan Silabus 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Katalog IPB, katalog fakultas/program studi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Silabus matakuliah termasuk bobot sks-nya dan kode mata kuliah

(penetapan kode, perubahan kode matakuliah, dll.)

5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Prasyarat matakuliah 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

 

PP.03.02

Satuan Acara Perkuliahan 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    SAP (satuan acara perkuliahan) berisi jadwal dan materi tiapmatakuliah 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Modul-modul tiap matakuliah 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

 

PP.03.03

Satuan Acara Praktikum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Satuan acara praktikum pada tiap muta kuliah praktikum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Modul-modul tiap matakuliah praktikum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

 

PP.03.04

Kurikulum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Penyusunan kurikulum fakultas/program studi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Penambahan/pertukaran/pengurangan/perubahan/penyempurnaan kurikulum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Pedoman penyusunan kurikulum pendidikan tinggi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Kurikulum inti pendidikan tinggi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Kurikulum institusional dan kurikulum operasional 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Matakuliah Dasar Umum (MKDU) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Matakuliah Pengembangan Kepribadian (MPK) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Matakuliah Keilmuan dan Keterampilan (MKK) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Matakuliah Keahlian Berkarya (MKB) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Matakuliah Perilaku Berkarya (MPB) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

    Matakuliah Berkehidupan Bersama (MBB) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

 

PP.03.05

Pola Penilaian dan Produktivitas 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Penilaian hasiI belajar mahasiswa 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Data terkait predikat kelulusan dan atau produktivitas 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Kesalahan dan perbaikan nilai mahasiswa 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun

PP.04

  Proses Belajar Mengajar        
    Dokumen yang berkaitan dengan proses belajar- mengajar, akademik, jadwal kuliah, daftar hadir dosen dan mahasiswa        
 

PP.04.01

Kalender Akademik        
    Pengangkatan tim penyusun kalender akademik 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Proses penyusunan kalender akademik 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    SK penetapan jadwal kegiatan/kalender akademik selama 1 tahun (semester ganjil/genap) 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Pendistribusian        
    Perubahan jadwal kalender akademik 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Surat edaran, atau pengumuman berkait semester padat/semester pendek 2 5

Adm.

Dinilai kembali

 

PP.04.02

Jadwal Kuliah dan Beban Mengajar/Beban Instruksional 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Jadwal kuliah dan ruangannya 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Pembagian ruang kuliah 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Beban sks matakuliahlbeban mengajar/beban instruksional 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Dosen pembina matakuliah, dosen/asisten pengganti, dan pembimbing akademik (PA) 2 5

Adm.

Dinilai kembali

    Kuliah responsi//KK/praktikum/pengalihan jam kuliah 5 5

Pendidikan

Musnah

    Himpunan jadwal perkuliahan, himpunan jadwal ujian mahasiswa

Sampai diperbaharui

5

Adm.

Musnah

 

PP.04.03

Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa 2 3

Pendidikan

Musnah

    Daftar hadir dosen dan mahasiswa 2 3

Pendidikan

Musnah

    Permohonan/pemberian izin bagi mahasiswa untuk tidak mengikuti kuliah 2 3

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat berkaitan dengan daftar hadir dosen dan mahasiswa 2 3

Pendidikan

Musnah

PP.05

  Ujian Semester, Transkrip, dan Ijazah    

Pendidikan

Musnah

    Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan ujian semester, nilai ujian, transkrip    

Pendidikan

Musnah

 

PP.05.01

Jadwal/Ruang/Petugas Ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

    Jadwal ujian tengah semester (UTS), ujian akhir semester (UAS), dan Semester Pendek (SP) yang meliputi hari, tanggal, jam, matakuliah, ruangan, dan petugas pengawas ujian dll. 2 3

Pendidikan

Musnah

    Panitia penyelenggaraan ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat berkaitan dengan jadwal ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.05.02

Soal-soal Ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

    Soal-soal ujian tengah/akhir semester dan semester pendek 2 5

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat berkaitan dengan soal-soal ujian 2 5

Pendidikan

Musnah

 

PP.05.03

Pelaksanaan Ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

    Peserta Ujian tengah semester, ujian akhir semester dan semester pendek 2 2

Pendidikan

Musnah

    Berita acara ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

    Daftar hadir mahasiswa peserta ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

    Tata tertib pelaksanaan ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

    Dispensasi berkenaan dengan pelaksanaan ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

    Ujian ulangan khusus 2 3

Pendidikan

 
    Surat-menyurat berkaitan dengan pelaksanaan ujian tengah semester, ujian semester, dan ujian ulangan khusus 2 3

Pendidikan

 
    Evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian 2 3 Adm. Dinilai kembali
    Laporan penyelenggaraan ujian 2 3 Adm. Dinilai kembali
 

PP.05.04

Nilai Ujian Mahasiswa, Transkrip, dan Ijazah        
    Nilai ujian tengah-semester dan nilai ujian akhir semester 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Perbaikan nilai/nomor/nama mahasiswa, kasus perubahan nilai, atau kasus lainnya berkaitan dengan nilai 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Nilai tunda, nilai hutang 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Penulisan transkrip/ijazah, salinan transkrip/ijazah 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Penandatanganan ijazah oleh pimpinan institut, penyetaraan/legalisasi/pengesahan oleh dekan 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Pemberian kartu hasil studi (KHS), transkrip, atau ijazah mahasiswa 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Koreksi transkrip/ijazah, kasus kehilangan transkrip/ijazah 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat keputusan pemberian ijazah (SK kelulusan) 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun

PP.06

  Tugas Akhir     Pendidikan Musnah
    Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik        
 

PP.06.01

Kuliah Kerja Nyata (KKN) 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

    Penyelenggaraan KKN (kuliah kerja nyata) 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat ijin penyelenggaraan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat tugas dosen pembimbing KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

    Formulir penilaian KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

    Evaluasi pelaksanaan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

    Laporan hasil pelaksanaan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

 

PP.06.02

KKL/PKL/Tugas Mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    SK/surat pembentukan Tim/Panitia berkaitan dengan penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat ijin penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat tugas dosen pembimbing KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Formulir penilaian KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Evaluasi pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Laporan hasil pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengaiar 3 4

Pendidikan

Musnah

 

PP.06.03

Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

    Peneyelenggaraan Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat ijin melakukan Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat tugas dosen pembimbing Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

    Formulir penilaian Magang/ Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

    Evaluasi dan laporan pelaksanaan Magang/ Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

    Korespondesi (surat-menyurat) dalam rangka pelaksanaan Magang/ Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

PP.07

  Skripsi/Non Skripsi        
    Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir bagi mahasiswa program sarjana, mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan pelaksanaan ujian skripsi        
 

PP.07.01

Penentuan Dosen Pembimbing 3 3

Pendidikan

Musnah

    Usulan dosen pembimbing skripsi/non-skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

    Penetapan dosen pembimbing skripsi/non-skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

    Evaluasi dosen yang berwenang sebagai pembimbing skripsi/non-skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

 

PP.07.02

Usulan Penelitian 3 4

Pendidikan

Musnah

    Usulan Penelitian oleh mahasiswa untuk menyusun skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

    Surat ijin penelitian dalam rangka penulisan skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

    Undangan seminar penelitian dalam rangka penulisan skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

    Formulir-formulir untuk penilaian usulan penelitian 3 4

Pendidikan

Musnah

 

PP.07.03

Pelaksanaan Penelitian 3 3

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

    Pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi sejak awal penelitian hingga akhir penelitian 3 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.07.04

Ujian Hasil Penelitian 3 3

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat ujian hasil penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

    Pelaksanaan ujian hasil penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.07.05

Sidang Komprehensif Skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

    Jadwal sidang komprehensiftennasuk waktu, presensi, ruangan, penguji,dll 3 3

Pendidikan

Musnah

    Pelaksanaan sidang komprehensif skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

    Hasil nilai sidang komprehensif untuk penilaian skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.07.06

Skripsi Final 1 3

Pendidikn

Permanen

PP.08

  Tesis/Disertasi        
    Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir bagi mahasiswa Program pascasarjana (PPs) mulai penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, hingga pelaksanaan ujian tesis/disertasi        
 

PP.08.01

Penentuan Dosen Pembimbing 2 3

Pendidikan

Musnah

    Usulan dosen pembimbing tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

    Penentuan dosen pembimbing tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

    Daftar nama dosen pembimbing tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.08.02

Usulan Penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

    Usulan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

    Usulan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.08.03

Pelaksanaan Penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

    Pelaksanaan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

    Surat-menyurat berkaitan dengan pelaksanaan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.08.04

Ujian Hasil Penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

    Pelaksanaan ujian hail penelitian tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

    Laporan atas ujian hail penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.08.05

Sidang Konprehensif Tesis/Disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

    Jadwal sidang konprehensif termasuk waktu, daftar hadir, ruangan, penguji dll. 2 3

Pendidikan

Musnah

    Pelaksanaan sidang konprehensif 2 3

Pendidikan

Musnah

    Hasil sidang konprehensif untuk penilaian tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.08.06

Tesis/Disertasi Final 1 3

Pendidikan

Permanen

PP.09

Wisuda        
    Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara wisuda        
 

PP.09.01

Pendaftaran Peserta 2 3

Adm.

Musnah

    Pengumuman akan diselenggarakannya wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Pendaftaran peserta wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Kelengkapan peserta wisuda baik persyaratan administratif (foto, biodata), akademik, maupun perlengkapan wisuda (toga, dll.). 2 3

Adm.

Musnah

 

PP.09.02

Persiapan, Penyelenggaraan,dan Pasca Acara Wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Pembentukan panitia wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Izin melaksanakan wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Rapat wisuda: undangan rapat, notula/risalah rapat,evaluasi wisuda, dl1 2 3

Adm.

Musnah

    Rapat wisuda, undangan rapat, notula/risalah rapat, evaluasi wisuda, dll. 2 3

Adm.

Musnah

    Perlengkapan penyelenggarakan wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Koor, MC, sambutan alumni, dll berkaitan acara wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Sambutan-sambutan untuk buku wisuda 2 3

Adm.

Musnah

    Buku wisuda 2 3

Adm.

Permanen

PP.10

  Personal File Mahasiswa        
    Dokumen personal file mahasiswa yang masih aktif/tidak aktif lagi sejak mendaftar hingga memperoleh transkrip dan ijazah

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat keterangan bagi mahasiswa/alumni

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat penunjukkan untuk hadir mewakili fakultas/universitas dalam berbagai pertemuan

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.11   Penerimaan Mahasiswa Asing        
    Dokumen berkaitan dgn penerimaaan mahasiswa asing mulai registrasi mahasiswa asing, rekomendasi/ijin, kegiatan pertukaran mahasiswa, dan personal file mahasiswa asing        
  PP.11.01 Registrasi Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Pendaftaran mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Korespondensi/surat-menyurat dalam rangka pendaftaran mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.11.02 Rekomendasi Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Permohonan rekomendasi mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Jawaban atas permohonan rekomendasi mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.11.03 Ijin Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Ijin penerimaan mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Korespondensi dalam rangka memperoleh ijin menerima mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.11.04 Pertukaran Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Usulan nama mahasiswa yang diutus dalam rangka pertukaran mahasiswa (student exchange)

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Surat-menyurat dalam rangka pertukaran mahasiswa (student exchange)

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Laporan berkatian dengan pertukaran mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
  PP.11.05 Persoanl File Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
    Dokumen personal file mahasiswa asing yang sudah tidak aktif lagi mulai dari penerimaan hingga selesai atau tidak aktif lagi

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
SARANA PENUNJANG AKADEMIK

SA

SARANA PENUNJANG AKADEMIK        
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sarana penunjang akademik, untuk menunjang kegiatan pendidikan dan pengajaran serta penelitian dan pengabdian masyarakat, meliputi perpustakaan danlaboratorium, kurikulum, bahan ajar/media pembelajaran, deskripsi mata kuliah        

SA.01

  Perpustakaan        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan, operasional perpustakaan        
 

SA.01.01

Pengembangan Koleksi/Pengadaan Buku 4 5 Adm. dan Pendidikan Musnah
    Daftar pengembangan koleksi perpustakaan dari internal IPB meliputi buku karangan dosen, skripsi, tesis, disertasi mahasiswa, laporan penelitian dan buku dari eksternal IPB 4 5 Adm. dan Pendidikan Musnah
    Pembelian buku/jurnal/majalah oleh perpustakaan

4

5

Adm. dan Pendidikan Musnah
    Program tukar menukar buku berkaitan pengembangan/pengadaan bahan pustaka

4

5

Adm. dan Pendidikan Musnah
    Hibah/hadiah/sumbangan buku untuk perpustakaan

4

5

Adm. dan Pendidikan Musnah
    Buku yang dibeli atau diterima dari program pertukaran, sumbangan, dll.

3

5

Adm. dan Pendidikan Ditransfer ke Perpustakaan IPB
  SA.01.02 Layanan Teknis Perpustakaan/Pengolahan Buku

3

5

Adm. Musnah
    Panduan katalogisasi/klasifikasi buku dan teknis pelayanan di perpustakaan

10

11

Informasi Dinilai kembali
    Surat-menyurat berkaitan dengan layanan teknis di perpustakaan

3

5

Adm. Musnah
    Teknis layanan lainnya di perpustakaan

3

5

Adm. Musnah
  SA.01.03 Layanan Pemakai/Peminjam Buku

3

5

Adm. Musnah
    Layanan referensi dan sirkulasi

3

5

Adm. Musnah
    Surat-menyurat: usulan, saran, input, yang berkaitan dengan layanan bagi peminjam buku

3

5

Adm. Musnah
    Layanan di perpustakaan dengan fasilitas komputerisasi (layanan elektronis seperti layanan via internet dan intranet)

3

5

Adm. Musnah
  SA.01.04 Manajemen Perpustakaan

5

5

Adm. Dinilai kembali
    Manajerial perpustakaan baik berupa kebijakan, pedoman, maupun kegiatan administrasi yang menunjang kelancaran operasional perpustakaan

5

5

Adm. Dinilai kembali
    Surat-menyurat berkaitan dengan manajemen perpustakaan

3

5

Adm. Musnah
SA.02   Laboratorium        
    Dokumen yang berhubungan kegiatan rencana kerja, materi praktikum, penggunaan, pemeliharaan, anggaran dan inventaris/peralatan laboratorium        
  SA.02.01 Rencana Kerja

3

5

Adm. Musnah
    Sumbangan pengadaan laboratorium dari alumni/donatur/hasil suatu acara

3

5

Adm. Musnah
    Pengadaan/pendirian laboratorium dan rencana kerja penggunaan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
    Surat-menyurat berkaitan dengan rencana kerja penataan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
  SA.02.02 Materi Praktikum

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
    Usulan ketetapan, maupun perubahan materi praktikum laboratorium

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
    Evaluasi atas materi praktikum laboratorium

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
  SA.02.03 Penggunaan Laboratorium

3

5

Adm. Musnah
    Surat-menyurat berkaitan dengan operasional penggunaan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
    Ijin penggunaan/praktek 1 setelah diperbaharui

2

Adm. Permanen
  SA.02.04 Pemeliharaan Laboratorium

3

5

Adm. Musnah
    Surat-menyurat berkaitan dengan rencana kerja pemeliharaan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
    Inventaris/Peralatan Laboratorium

5

5

Adm. Dinilai kembali
    Daftar inventaris peralatan laboratorium

5

5

Adm. Dinilai kembali
    Surat-menyurat berkaitan dengan inventaris/peralatan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
  SA.02.05 Kurikulum

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
    Pelaksanaan kurikulum

2

3

Pendidikan Musnah
    Penyusunan dan pengembangan kurikulum 2 setelah diperbaharui

3

Pendidikan Permanen
    Penyusunan kurikulum baru 2 setelah ditetapkan

3

Pendidikan Permanen
    Penetapan kurikulum

2

3

Pendidikan Musnah
    Pelaksanaan kurikulum

2

3

Pendidikan Musnah
  SA.02.06 Deskripsi Mata Kuliah

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
    Kode mata kuliah Selama masih dipakai

3

Pendidikan Permanen
    Daftar buku rujukan

2

3

Pendidikan Musnah
    Daftar SKS

2

3

Pendidikan Dinilai kembali
  SA.02.07 Bahan Ajar/Media Pembelajaran        
    Penyusunan bahan ajar/bana penunjang pendidikan 2 setelah diperbaharui

3

Pendidikan Musnah
    Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran

2

4

Pendidikan Dinilai kembali
    Pengembangan proses belajar mengajar

2

3

Pendidikan Permanen
JADWAL RENTENSI ARSIP IPB

B. FASILITATIF

HUKUM DAN ORGANISASI        
HO HUKUM DAN ORGANISASI        
Dokumen yang berkaitan dengan proses penyusunan peraturan yang diterbitkan dari dalam dan luar IPB mulai dari Undang-undang (UU) Peraturan Pemerintah (PP), Keputusan Presiden (Kepres), Instruksi Presiden (Inpres), Surat Edaran (SE) , Peraturan Menteri (Permen), Instruksi Menteri, Keputusan Rektor sampai dengan keputusan Dekan, kontrak kerja yang melibatkan sivitas akademika serta kasus perdata yang melibatkan lembaga dengan pihak lain, sejak awal pemeriksaan hingga keputusan pengadilan dan produk hukum yang berkaitan dengan organisasi        
HO.01   Peraturan Perundang-undangan        
    Berkas yang berhubungan dengan dokumentasi produk dan referensi hukum meliputi Undang-undag, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden, Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen dan lain-lain        
  HO.01.01 Undang-undang        
    RUU (Rancangan Undang-undang) 5 10 Hukum Dinilai kembali
    UU (Undang-undang) yang disetujuioleh DPR Rl 5 10 Hukum Dinilai kembali
  HO.01.02 Peraturan Pemerintah        
    PP (Peraturan Pemerintah) atau PP pengganti UU 5 10 Hukum Dinilai kembali
    Keputusan dan instruksi Presiden 5 10 Hukum Dinilai kembali
  HO.01.03 Keputusan dan Instruksi Menteri dan Sekretaris Negara        
    Keputusan/instruksi/edaran Menteri dan Sekneg 5 10 Hukum Dinilai kembali
  HO.01.04 Keputusan/Instruksi/Edaran Dirjen/Irjen/Sekjen/BAN        
    Keputusan/instruksi/edaran Dirjen 5 10 Hukum Dinilai kembali
    Keputusan/instruksiledaran Irjen 5 10 Hukum Dinilai kembali
    Keputusan/instruksi/edaran Sekjen 5 10 Hukum Dinilai kembali
    Keputusan/instruksi/edaran BAN 5 10 Hukum Dinilai kembali
  HO.01.05 Keputusan/Instruksi/Edaran Lembaga Pemerintah Non Departemen        
    Keputusan/instruksi/edaran Kepala BKN, BPK, Bappenas, LIPI, dll 5 10 Hukum Dinilai kembali
  HO.01.06 Keputusan/Peraturan Majelis Wali Amanah (MWA), Senat Akademik (SA), Rektor, Dekan:        
    AD/ART 5 10 Hukum Permanen
    Naskah Akademik 5 10 Hukum Permanen
    Struktur organisasi 5 10 Hukum Permanen
    dll.        
HO.02   Instrumen Hukum        
  H0.02.01 Pedoman/Standar internal IPB 5 10 Hukum Permanen
    Prosedur kerja/Juklak/Juknis 5 10 Hukum Permanen
    Surat edaran 5 10 Hukum Permanen
    MOU, Kontrak, Kerjasama 5 10 Hukum Permanen
    Bantuan konsultasi hukum/advokasi 5 10 Hukum Dinilai kembali
    Perijinan 4 4 Hukum Dinilai kembali
    Kebebasan akademik dan kode etik 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.03   Produk hukum yang berkaitan dengan organisasi        
  HO.03.01 Statuta IPB 5 10 Hukum Permanen
    Renstra 5 10 Hukum Dinilai kembali
    Struktur tugas dan Fungsi organisasi perguruan tinggi 5 10 Hukum Permanen
    Tata kerja organisasi 4 5 Hukum Permanen
    Uraian/analisis jabatan/analisis manejemen, serta penyusunan ketatalaksanaan 4 5 Hukum Dinilai kembali
    Evaluasi dan laporan kinerja:        
    – Laporan bulanan, triwulan, semesteran 1 2 Hukum Musnah
    Laporan tahunan unit kerja 1 2 Hukum Permanen
HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER
HM HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kehumasan dan protokoler dalam rangka advokasi dan promosi IPB
HM.01   Humas        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan advokasi dan promosi universitas yang menyangkut pemberitaan di media, pameran, penyelenggaraan festival, sayembara, iklan dll        
  HM.01.01 Kunjungan, Pameran, dan Promosi        
    Kegiatan promosi ke SMU-SMU, pameran/eksebisi yang mendukung promosi

2

3

Informasi Musnah
    Kegiatan promosi lainnya, misalnya kunjungan siswa SMU ke kampus IPB

2

3

Informasi Musnah
    Kegiatan dan korespondensi berkaitan dengan Tim Advokasi dan Promosi IPB

2

3

Informasi Musnah
  HM.01.02 Kunjungan Dinas Dalam Negeri dan Luar Negeri

2

4

Informasi Dinilai kembali
    Kunjungan DPR

2

4

Informasi Permanen
  HM.01.03 Pers        
    Siaran pers/Pers release

2

3

Informasi Permanen
    Peliputan berita di media massa cetak dan elektronik

2

3

Informasi Dinilai kembali
    Konferensi Pers atas undangan Pimpinan di lingkungan IPB

2

3

Informasi Permanen
  HM.01.04 Publikasi dan Dokumentasi        
    Pembuatan Warna Warta, buku agenda tahunan, Website, klipping koran/guntingan berita, buku telpon,

1

2

Informasi Dinilai kembali
    Brosur, Leaflet, Poster, Kalender, pengumuman,

1

2

Informasi Musnah
  HM.01.05 Promosi Elektronis dan Benda Promosi

2

3

Informasi Musnah
    Kegiatan Promosi melalui sarana teknologi informasi (computerized information)

2

3

Informasi Musnah
    Pembuatan dan penanganan benda-benda promosi misalnya pena, plakat, dll

2

3

Informasi Musnah
    Pembuatan video/CD IPB, misalnya”Selayang pandang IPB”, website

2

3

Informasi Musnah
  HM.01.06 Mitrakerja/Partisipasi/Sponsor        
    Hubungan antar lembaga pemerintah 2 4

Informasi

Permanen

    Hubungan dengan swasta/LSM 2 4

Informasi

Permanen

    Hubungan dengan perushaaan 2 4

Informasi

Permanen

    Hubungan dengan perguruan tinggi 2 4

Informasi

Permanen

    Hubungan dengan media massa 2 4

Informasi

Permanen

HM.02

  Protokoler        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler dalam penyelenggaraan pertemuan dan acara di lingkungan IPB dalam rangka promosi dan kerjasama        
 

HM.02.01

Persiapan, Penyelenggaraan Acara dan Peresmian        
    Kegiatan protokoler dalam penyelenggaraan pertemuan yang dihadiri oleh pejabat pemerintah, kedutaan negara asing, atau kalangan cendekiawan, tokoh-tokoh tertentu 1 2

Informasi

Musnah

    Pengurusan izin penyelenggaraan acara 1 2

Informasi

Musnah

    Dies Natalis IPB 1 2

Informasi

Musnah

    Peresmian-peresmian 1 2

Informasi

Dinilai kembali

    Rabuan Bersama Warga IPB 1 2

Informasi

Musnah

    Acara “Pulang Kandang” 1 2

Informasi

Musnah

    Halal bi halal warga IPB 1 2

Informasi

Musnah

 

HM.02.02

Berita Acara        
    Berita acara pertermuan, acara serah terirna, berita acara lainnya 2 3

Informasi

Musnah

 

HM.02.03

Perlombaan/Sayembara/Pertunjukan        
    Perlombaan bidang karya ilmiah, olahraga, seni budaya, dll 2 3

Informasi

Musnah

PERENCANAAN
PR

 

PERENCANAAN        
Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan baik rencana jangka panjang maupun pendek di segala bidang        
PR.01   Perencanaan        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan umum, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang        
  PR.01.01 Rencana Kerja Lima Tahun        
    Penyusunan Rencana Kerja Lima Tahun

10

12

Informasi Permanen
    Dokumen Rencana Kerja Lima Tahun

10

12

Informasi Permanen
  PR.01.02 Rencana lnduk Pengembangan        
    Proses penyusunan/perumusan

10

12

Informasi Permanen
    Pengesahan RIP

10

12

Informasi Permanen
    Dokumen RIP

10

12

Informasi Permanen
  PR.01.03 Rencana Program Kerja        
    Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendudukan

1

2

Informasi Musnah
    Program kerja tahunan Unit Kerja

1

2

Informasi Musnah
    Program kerja tahunan IPB

1

2

Informasi Permanen
  PR.01.04 Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP)        
    LAKIP Unit Kerja

2

4

Informasi Musnah
    LAKIP IPB

2

4

Informasi Permanen
  PR.01.05 Evaluasi Program        
    Evaluasi masing-masing unit kerja

2

4

Informasi Musnah
    Evaluasi tingkat institut

2

4

Informasi Permanen
PERLENGKAPAN (SARANA DAN PRASARANA) / FASILITAS PROPERTI

LK/FP

PERLENGKAPAN (SARANA DAN PRASARANA) / FASILITAS PROPERTI
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penvusutan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur) kampus IPB

LK.01

Perencanaan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur)
 

LK.01.01

Sarana        
    Rencana pengadaan sarana atau segala hal yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan (alat, media, gedung, ruangan, dll) 4 6

Informasi

Musnah

    Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan rencana pengadaan sarana 4 6

Informasi

Musnah

LK.01.02

Prasarana
    Rencana pengadaan prasarana atau segala yang merupakan penunjang

terselenggaranya suatu proses; misalnya jalan, listrik, air, parkir, dll)

4 6

Informasi

Musnah

    Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan rencana pengadaan prasarana 4 6

Informasi

Musnah

LK.02

Pengadaan
Dokumen yang berhubungan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur­)

LK.02.01

Tanah
    Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan/perluasan tanah 4   Hukum dan Adm.

Permanen

    Tawar-menawar kavling/tanah/kebun/sawah 3   Hukum dan Adm.

Permanen

 

LK.02.02

Bangunan/Ruangan     Hukum dan Adm.

Permanen

    Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana bangunan 3   Hukum dan Adm.

Permanen

    Perencaan asuransi bangunan 3   Hukum dan Adm.

Permanen

    Sewa ruangan untuk berbagai keperluan baik dari internal maupun eksternal IPB 3   Hukum dan Adm.

Permanen

    Peminjaman ruangan seminar/aula/auditorium/kelas/lapangan/laboratorium oleh internal maupun eksternal IPB 3   Hukum dan Adm.

Permanen

    Peta/denah arah kampus, peta/denah gedung atau ruangan-ruangan di kampus IPB 5   Hukum dan Adm.

Musnah

 

LK.02.03

Perabotan   5 Hukum dan Adm.

Permanen

    Pengadaan perabot termasuk perabot dapur 3 5 Hukum dan Adm.

Permanen

    Perencanaan lelang/pemusnahan/penyusutan perabotan 3 5 Hukum dan Adm.

Permanen

 

LK.02.04

Kendaraan        
    Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan kendaraan dan barang bergerak lainnya Sampai dengan barang didistribusikan   Adm. Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun
    Perencanaan asuransi dan tawaran kendaraan dari pihak luar Sampai dengan barang didistribusikan   Adm. Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun
    Pengadaan perlengkapan kendaraan seperti ban mobil, AC mobil, dll. Sampai dengan barang didistribusikan   Adm. Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun
 

LK.02.05

Mesin/Peralatan Kantor        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan mesin/peralatan kantor (misalnya fotokopi, komputer, mesin tik, dll) 3 4

Adm.

Musnah

    Perencanaan lelang/pemusnahan/penyusutan mesin/peralatan kantor 3 4

Adm.

Musnah

    Korespondensi/surat-menyurat berkaitan dengan kegiatan pengadaan

Mesin/peralatan kantor

3 4

Adm.

Musnah

 

LK.02.06

Peralatan/Perlengkapan Penunjang Teknologi Informasi dan Komputer        
    Kegiatan pengadaan peralatan dan perlengkapan penunjang teknologi informasi dan komputer (kabel, instalasi/jaringan, meja komputer, dll) 3 4

Adm.

Musnah

    Penawaran, tender, dan korespondensi berkaitan dengan perlengkapan dan peralatan penunjang berkaitan dengan pengadaan teknologi informasi dan komputer 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.02.07

Peralatan Elektronik, Telekomunikasi, dan Rekaman        
    Pengadaan TV, kulkas, kipas/AC, telpon/HP, VCD player, infocus, mesin tik, faksimile, dll 3 4

Adm.

Musnah

    Pengadaan spare-part atau perlengkapan alat elektronik, misalnya remote-control, dll 3 4

Adm.

Musnah

    Tawaran-tawaran peralatan elektronik 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.02.08

Alat Tulis Kantor dan Formulir/Blangko        
    Dokumen yang berkaitan kegiatan pengadaan alat tulis Kantor/stationery (penawaran dll) 3 4

Adm.

Musnah

    Manajeman pengadaan/pengurusan/pendistribusian alat tulis kantor 3 4

Adm.

Musnah

    Formulir/blangko, transkrip,- sertifikat, ijazah,dll. 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.02.09

Peralatan dan Perlengkapan Lainnya        
    Tawaran pengadalan peralatan dan perlengkapan lain 3 4

Adm.

Musnah

    Pengadaan seragam petugas/pegawai, termasuk pakaian, sepatu, topi, dll. 3 4

Adm.

Musnah

    Pengadaan peralatan untuk bekerja lainnya, misalnya asesoris mobil, helm, lukisan, dll) 3 4

Adm.

Musnah

LK.03

  Inventarisasi        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan Inventarisasi barang bergerak dan tidak bergerak serta rekaman data dan peristiwa        
 

LK.03.01

Barang Bergerak        
    Daftar inventaris & Dokumen berkaitan dengan inventaris barang bergerak 1 sampai dengan diperbaharui 2

Adm.

Dinilai kembali

    Pemakaian/operasional mobil/motor atau pemakaian barang bergerak lainnya 1 2

Adm.

Musnah

    Kartu inventarisasi barang 1 sampai dengan diperbaharui 2

Adm.

Musnah

 

LK.03.02

Barang Tidak Bergerak        
    Daftar inventaris barang tidak bergerak 5 5

Adm.

Dinilai kembali

    Dokumen yang berhubungan dengan Inventarisasi barang tidak bergerak 5 5

Adm.

Dinilai kembali

 

LK.03.03

Rekaman Data dan Peristiwa        
    Inventaris benda-benda rekaman data dan peristiwa antara lain berupa foto-foto, album, video, CD (compact disk), VCD/DVD, kaset, buku-buku sejarah, disket, floppy disk, USB/flas-disk, dll 5 5

Adm.

Permanen

LK.04

  Pemeliharaan/Perbaikan        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan sarana/prasarana kampus        
 

LK.04.01

Bangunan danTanah        
    Prosedur/manajemen/tata cara pemeliharaan/perawatan bangunan/fisik kampus 3 4

Adm.

Dinilai kembali

    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/perawatan bangunan/fisik kampus 3 4

Adm.

Dinilai kembali

 

LK.04.02

Elektrikal dan Sarana Komunikasi        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan sarana kampus jenis elektrik dan sarana komunikasi 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.04.03

Mekanikal, Plumbing, dan Tata udara/AC        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan mekanikal/plumbing, tata udara/AC 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.04.05

Kebersihan dan Pertamanan        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kebersihan, lingkungan dan pertamanan 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.04.06

Kendaraan        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perawatan/pemeliharaan kendaraan 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.04.07

Perabotan        
    Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan perabotan 3 4

Adm.

Musnah

 

LK.04.08

Peralatan Lainnya        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan peralatan lainnya 3 4

Adm.

Musnah

LK.05

  Penghapusan/Penyusutan Barang        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan barang bergerak dan barang tidak bergerak        
 

LK.05.01

Penghapusan/Penyusutan Barang Bergerak        
    Usulan dan atau rencana penghapusan/penyusutan barang bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

    Dokumen dan daftar barang bergerak yang dihapus/disusutkan 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

    Lelang barang bergerak terkait penghapusan/penyusutan barang bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

 

LK.05.02

Penghapusan/Penyusutan Barang Tidak Bergerak        
    Usulan dan atau rencana penghapusan/penyusutan barang tidak bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

    Dokumen dan daftar barang tidak bergerak yang dihapus/disusutkan 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

    Lelang barang tidak bergerak dalam rangka penghapusan/penyusutan barang tidak bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

LK.06

  Bukti-bukti Kepemilikan Aset:        
 

LK.06.01

         
    Sertifikat tanah, IMB, BPKB, STNK, Denah/gambar bangunan, instalasi listrik, air, gas, jaringan komputer/FO Sampai dengan dihapuskan/dipindah-tangankan      

LK.07

  Penyimpanan/Pergudangan        
    Dokumen berkaitan dengan administrasi pergudangan        
 

LK.07.01

         
    Tanda-terima/surat pengantar pengiriman barang, surat pernyataan harga dan mutu barang, berita acara serah terima barang, buku terima barang, buku persediaan barang atau kartu stok barang Sampai dengan barang didistribusikan 2

Adm.

Musnah

 

LK.07.02

         
    Kartu barang/kartu gudang Sampai dengan diperbaharui 2

Adm.

Dinilai kembali

LK.08

  Penyaluran/Distribusi        
 

LK.08.01

Dokumen yang berkaitan dengan distribusi barang:        
    Surat permintaan barang/formulir permintaan/persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB) 1 tahun setelah pemeriksanaan 2

Adm.

Musnah

LK.09

  Otoritas Kampus dan Kantin Kampus        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sistem kemanan/ketertiban lingkungan kampus serta kegiatan kantin kampus        
 

LK.09.01

Keamanan dan Ketertiban 3  

Adm.

Musnah

    Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan sistem keamanan/ketertiban kampus 3  

Adm.

Musnah

    Berita acara kejadian/peristiwa berkenaan dengan keamanan dan ketertiban 3  

Adm.

Musnah

    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sistem keamanan dan ketertiban kampus 3  

Adm.

Musnah

 

LK.09.02

Lingkungan, Bebas Polusi Kendaraan, Asap Rokok, Narkoba/NAPZA 3  

Adm.

Musnah

    Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan lingkungan, bebas polusi kendaraan, asap rokok, narkoba/NAPZA dll 3  

Adm.

Musnah

    Berita acara kejadian/peristiwa berkenaan dengan lingkungan bebas narkoba/NAPZA dll 3  

Adm.

Musnah

    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penertiban narkoba/NAPZA dll 3  

Adm.

Musnah

 

LK.09.03

Perparkiran 3  

Adm.

Musnah

    Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan sistem perparkiran 3  

Adm.

Musnah

    Dokumen yang berkaitan dengan parkir di sekitar lingkungan kampus 3  

Adm.

Musnah

 

LK.09.04

Kantin/Kampus 2  

Adm.

Musnah

    Permohonan, tawaran, persetujuan, penolakan & evaluasi atas pembukaan kantin di kampus IPB 2  

Adm.

Musnah

    Korespondensi berkaitan dengan pelayanan, kebersihan, dan ketertiban kantin kampus 2 Adm.

Musnah

 
    Perjanjian/perpanjangan/pemberhentian perjanjian berkaitan dengan pembukaan kantin di kampus 4 Adm. Dinilai kembali  
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

TI

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI        
Dokumen yang berkaitan dengan bidang manajemen sistem informasi meliputi jaringan, perangkat keras, perangkat lunak, dan manajemen data        

TI.01

  Perangkat Komputer        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi        
 

TI.01.01

Perangkat Keras        
    Permohonan dan jawaban atas pemintaan pemeliharaan/perawatan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi universitas 2 3 Adm.

Musnah

    Prosedur/tata cara pengadaan dan pemeliharaan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi 2 3 Adm.

Musnah

    Daftar perangkat komputer yang disusutkan yang mendukung sistem informasi 2 3 Adm.

Musnah

    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan perangkat keras komputer 2 3 Adm.

Musnah

 

TI.01.02

Media Penyimpanan        
    Permohonan dan jawaban atas permintaan pengadaan media penyimpanan data, mencakup media optik dan magnetik 2 3 Adm.

Musnah

    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari media penyimpanan data mencakup media optik dan magnetik 2 3 Adm.

Musnah

 

TI.01.03

Perangkat Lunak        
    Permohonan dan jawaban atas pemintaan pengadaan media penyimpanan data mencakup media optik dan magnetik 2 3 Adm.

Musnah

    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat lunak komputer termasuk paket-paket aplikasi 2 3 Adm.

Musnah

TI.02

  Telekomunikasi dan Jaringan        
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari sistem telekomunikasi dan sistem jaringan        
 

TI.02.01

Perangkat Keras Jaringan 2 3 Adm.

Musnah

    Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat keras jaringan 2 3 Adm.

Musnah

    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat keras jaringan 2 3 Adm.

Musnah

 

TI.02.02

Perangkat Lunak Jaringan 2 3 Adm.

Musnah

    Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat lunak jaringan 2 3 Adm.

Musnah

    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat lunak jaringan 2 3 Adm.

Musnah

 

TI.02.03

Aplikasi Jaringan Komunikasi Data 2 3 Adm.

Musnah

    Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat jaringan komunikasi data 2 3 Adm.

Musnah

    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari aplikasi jaringan komunikasi data, mencakup otomasi kantor, telekonferensi, serta internet dan aplikasinya 2 3 Adm.

Musnah

TI.03

  Sistem Informasi Manajemen (SIM) :        
    Dokumen yang berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen yang digunakan di lingkungan IPB        
 

TI.03.01

SIM Kemahasiswaan, SIM Kepegawaian,SIM Keuangan, SIM Perlengkapan, SIM Persuratan dan Kearsipan Sampai dengan diperbaharui 3 Adm.

Dinilai kembali

 

TI.03.02

Disain Sistem Informasi dan Komunikasi Sampai dengan diperbaharui 3 Adm.

Dinilai kembali

 

TI.03.03

Evakuasi sistem dan media 1 2 Adm.

Musnah

 

TI.03.04

Database Sampai dengan diperbaharui 3 Adm.

Dinilai kembali

PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN

WS

PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN        
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan keuangan terhadap pelaksanan manajemen dan operasional universitas        

WS.01

  Keuangan        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan keuangan yang dilakukan oleh pihak internal dan eksternal IPB        
 

WS.01.01

Internal        
    Pengawasan dan pemeriksaan laporan keuangan yang dilakukan oleh internal auditor, misalnya pemeriksaan kas kecil, petty-cash dll 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

    Pengawasan dan pemeriksaan atas prosedur keuangan dan tatacara pengadaan 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

 

WS.01.02

Eksternal 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

    Pengawasan dan pemeriksaan laporan keuangan yang dilakukan oleh kantor akuntan publik 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

    Pengawasan dan pemeriksaan lainnya yang dilakukan oleh eksternal IPB 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

WS.02

  Manajemen dan Operasional        
    Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan pemeriksaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan manaiemen dan operasional institut        
 

WS.02.01

Proses Belajar Mengajar 3 2 tahun Pendidikan

Musnah

    Hasil pemeriksaan dan pengawasan dan atau umpan balik dari mahasiswa terhadap kinerja belajar mengajar, antara lain kualitas mata kuliah, staf dosen, metode pengajaran, materi kuliah, pola penilaian dll. 3 2 tahun Pendidikan

Musnah

    Evaluasi atas kineja proses belajar mengajar 3 2 tahun Pendidikan

Musnah

 

WS.02.02

Sumber Daya Manusia        
    Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap SDM 40 Personal File Pegawai Adm.

Permanen

    Audit operasional bidang SDM 40 Personal File Pegawai Adm.

Permanen

 

WS.02.03

lnventaris        
    Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap inventaris barang-barang IPB 5 10 Adm.

Dinilai kembali

    Pengkodean inventarisasi barang-barang IPB 5 10 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.02.04

Pelaksanaan Standar Mutu        
    Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan standar kinerja

manajemen dan operasional, meliputi baik standar nasional Indonesia maupun organisasi standar internasional (ISO)

5 10

Adm.

Dinilai kembali

    Surat-menvurat berkenaan dengan pelaksanaan standar mutu nasional maupun standar internasional 5 10

Adm.

Dinilai kembali

 

WS.02.05

Akreditasi        
    Borang-borang akreditasi 5 10

Adm.

Dinilai kembali

    Portofolio institusi 5 10

Adm.

Dinilai kembali

    Evaluasi penyelenggaraan program studi 5 10

Adm.

Dinilai kembali

    Hasil peringkat akreditasi semua program studi baik tingkat S 1, S2, maupun S3 5 10

Adm.

Dinilai kembali

    Hasil pemeriksaan dan pengawasan berkenaan dengan penilaian dalam rangka akreditasi program-program studi di IPB 5 10

Adm.

Dinilai kembali

 

WS.02.06

Laporan        
    Laporan kegiatan dari semua unit kerja di lingkungan IPB baik laporan bidang akademik, administrasi, kemahasiswaan, keuangan, SDM 5 10

Adm.

Dinilai kembali

    Laporan dari unit-unit kerja untuk bahan laporan tahunan rektor, laporan selama masa jabatan Rektor, laporan untuk buku wisuda, laporan untuk akreditasi, visitasi, dll 5 10

Adm.

Dinilai kembali

WS.03

  Penanganan Kasus        
   

 

Dokumen yang berkaitan dengan kasus-kasus perdata atau pidana di lingkungan IPB atau berkaitan dengan IPB        
 

WS.03.01

Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada IPB 1 setelah ditindaklanjuti 4 Adm.

Permanen

 

WS.03.02

Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana/perdata baik kejahatan maupun pelanggaran: Sampai dengan diperbaharuinya kewajiban 4 Adm.

Permanen

    Proses verbal mulai dari penyilidikan, penyidikan, vonis   2 Adm.

Dinilai kembali

    Berkas pembelaan dan bantuan hukum   2 Adm.

Dinilai kembali

    Telaahan hukum dan opnini hukum   2 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.03.02

Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa tata-usaha negara        
    Proses verbal mulai dari penyilidikan, penyidikan, vonis   2 Adm.

Dinilai kembali

    Berkas pembelaan dan bantuan hukum   2 Adm.

Dinilai kembali

    Telaahan hukum dan opnini hukum   2 Adm.

Dinilai kembali

WS.04

  Laporan        
    Dokumen yang berkaitan dengan hasil laporan pemeriksaan dan pengawasan :        
 

WS.04.01

Laporan hasil pemeriksaaan BPK, BPKP, Itjen Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.02

Laporan pengaduan masyarakat Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.03

Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.04

Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.05

Laporan pemutakhiran data Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.06

Laporan hasil studi kebijakan pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.07

Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.08

Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan IPB Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.09

Analisis hasil pengawasan dan ekspose hasil pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04.10

Laporan tindak lanjut Sampai dengan tindaklanjut selesai 4 Adm.

Permanen

KETATAUSAHAAN

TU

KETATAUSAHAAN
Dokumen berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran dalam menunjang fungsi unit kerja di lingkungan institut, mencakup kesekretariatan, tata persuratan dan sistem kearsipan

TU.01

  Kesekretariatan        
    Dokumen berkaitan dengan kegiatan kesekretariatan, mencakup rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan surat        
 

TU.01.01

Administrasi Rapat dan Pertemuan        
    Undangan rapat/seminar/konfrensi/diskusi/panel/rapat umum/pertemuan 1 tahun setelah dilaksanakan 2 Adm. Musnah
    Risalah/notulen rapat staf 1 2 Adm Dinilai kembali
    Risalah/notulen rapat pimpinan 1 4 Adm Permanen
    Daftar nama/alamat kantor/alamat pejabat Sampai dengan diperbaharui   Adm, Musnah
    Ucapan terima kasih, surat kuasa, surat keterangan 1 2 Adm. Musnah
    Permohonan dan jawaban menjadi pembicara/narasumber/moderator/keynote speaker/MC/pengisi acara/dosen tamu 2 3 Adm. Musnah
    Permohonan dan jawaban atas permohonan dana, izin menyelenggarakan rapat/ seminar/konfrensi/diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum 2 3 Adm. Musnah
    Pointers/papers/makalah/hand-out/materi rapat/prosiding, seminar/ konferensi/ diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum 2 3 informasi Bila berbentuk buku diserahkan Perpustakaan
    Biodata pembicara/moderator/keynote speaker/narasumber/dosen tamu 2 3 Adm. Musnah
 

TU.01.02

Tatapersurataan 5 5 Adm. Musnah/alih media
    Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pengurusan surat mulai menerima, mengirimkan surat masuk dan keluar, hingga mengarahkan dan mendistribusikan surat ke meja-meja kerja        
 

TU.02.01

Pengurusan Surat Masuk/Surat Keluar        
    Pedoman pengelolaan surat masuk/Surat Keluar 3 5 Adm. Dinilai kembali
    Disposisi surat masuk dan pencatatannya 2 3 Adm. Musnah
    Daftar/pencatatan pengirimansurat keluar 3 5 Adm. Musnah

TU.03

  Sistem Kearsipan        
    Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan manajemen arsip aktif (pengelolaan arsip aktif) dan administrasi arsip statis guna memenuhi kebutuhan operasional institut, persyaratan akuntabilitas, ekspektasi stakeholders, dan masyarakat        
 

TU.03.01

Manajemen arsip aktif/arsip dinamis dan manajemen korespondensi        
    Kebijakan, pedoman, prosedur pemberkasan dan manajemen korespondensi 3 5 Adm. Dinilai kembali
    Format/template/standarisasi formulir dan laporan 3 5 Adm. Dinilai kembali
    Skema klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) 3 5 Adm. Dinilai kembali
    Transfer rekod aktif/inaktif dari unit kerja ke Arsip Universitas 3 5 Adm. Dinilai kembali
    Manajemen korespondensi 3 5 Adm. Dinilai kembali
 

TU.03.02

Administrasi Arsip Statis        
    Administrasi arsip statis di Arsip Universitas 3 5 Adm. Dinilai kembali
    Kebijakan, pedoman, prosedur penyusutan, penyimpanan, pelestarian, dan atau pemeliharaan arsip statis 3 5 Adm. Dinilai kembali
 

TU.03.03

Pembinaan kearsipan:        
    Sosialisasi/penyuluhan kearsipan/bimbingan teknis/monitoring 2 2 Adm. Musnah
 

TU.03.04

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip        
    Daftar pertelaan arsip Sampai dengan diperbaharui 2 Adm Musnah
    Pemeliharaan arsip 2   Adm. Musnah
 

TU.03.05

Penyusutan arsip        
    Pemindahan arsip inaktif: berita acara pemindahan, dan daftar pertelaaan arsip yang dipindahkan Sampai dengan diperbaharui 2 Adm Musnah
    Pemusnahan arsip : berita acara pemusnahan, dan daftar arsip yang dimusnahkan, rekomendasi/pertimbangan/persetujuan, pemusnahan arsip dari instansi terkait dan keputusan pemusnahan Disimpan selamanya di unit kerja Adm
    Penyerahan arsip : berita acara serah terima arsi, daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan Disimpan selamanya di unit kerja Adm
 

TU.03.05

Berkas proses alih media arsip 1 2 Adm. Musnah
KEPEGAWAIAN

KP

KEPEGAWAIAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengangkatan yang dimulai dengan rencana pengadaan hingga pemberhentian pegawai

KP.01

  Pengadaan Kepegawaian

Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan pegawai mulai perencanaan, analisa kebutuhan, proses penerimaan, hingga pengangkatan

       

KP.01.01

Formasi Pegawai:

Analisa kebutuhan pegawai

2 3 Informasi Musnah
Usulan dari unit kerja 2 3
Usulan penerimaan alokasi/formasi 2 3
SK Penetapan formasi 2 3

KP.01.02

Penerimaan Pegawai:

a. Proses penerimaan:

2 3 Informasi Musnah
Pengumuman 2 3 Musnah
Seleksi administrasi 2 3 Musnah
Pemanggilan peserta tes 2 3 Musnah
Pelaksanaan ujian tertulis 2 3 Musnah
Keputusan hasil ujian tertulis 2 3 Musnah
Wawancara 2 3 Ditinjau kembali
SK penetapan tahap akhir
b. Lamaran yang tidak diterima 1 2 Musnah

KP.01.03

Pengangkatan Pegawai:

a. Usul pengangkatan CPNS/PNS

 

2 tahun setelah SK terbit

 

3

 

Informasi

 

Musnah

Berkas lamaran yang diterima
Surat keterangan hasil screening
Berkas usul CPNS/PNS
b. SK Kolektif 2 tahun setelah tahun anggaran 3 Informasi Musnah
c. SK Perorangan Personal File Informasi Permanen
Pegawai Kontrak IPB Personal File Informasi Permanen

KP.02

  Pembinaan Karir Pegawai

Dokumen yang berkaitan dengan mutasi pegawai, kenaikan pangkat, jabatan fungsionil, jabatan structural, diklat, , tugas perbantuan, alih tugas/alih jabatan, disiplin pegawai, DP3, peninjauan masa kerja dan lain-lain

       

KP.02.01

Mutasi Pegawai:

a. Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan

 

1 tahun setelah SK terbit

 

Personal file

Informasi Permanen
b. Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan structural/fungsionil 1 tahun setelah SK terbit Personal file Informasi Permanen
c. Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan:

Usul, Nota persetujuan

1 2 Informasi Musnah
d. Mutasi keluarga:

Kawin/ceria, kelahiran anak

1 2 Informasi Diperbaharui
e. Kenaikan gaji berkala 1 tahun setekah SK terbit 2 Informasi Musnah

KP.02.02

Karir Pegawai:

a. Diklat/kursus/magang/tugas belajar/ujian dinas/ijin belajar,

 

1

 

2

 

Informasi

 

Musnah

b. Laporan kegiatan, STTPL 1 Personal File Informasi Permanuen
c. Peninjauan masa kerja 1 tahun setelah SK terbit 3 Informasi Musnah
d. DP3 3 Informasi Musnah
e. Disiplin pegawai:
   Daftar hadir, rekap daftar hadir, 1 3 Musnah
   Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi 1 3 Ditinjau kembali

f. Pelesaian pengelolaan keberatan pegawai

1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap 2 Musnah

KP.03

  Administrasi Pegawai

Dokumen yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian: cuti pegawai, dokumen identitas pegawai, surat-surat keterangan, surat perintah

       

KP.03.01

a. Cuti:

Cuti diluar tanggungan Negara

 

1 tahun setelah SK terbit

 

2 tahun setelah pelaksanaan

 

Informasi

 

Musnah

   Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti alas an penting, cuti
melahirkan, cuti besar)
1 satu setelah pelaksanaan 2 Informasi Musnah
b. Dokumen identitas pegawai:

Pembuatan KARPEG/KARIS/KARSU/NIP

1 2 Informasi Musnah
c. Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan (KORPRI, Dharm
Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan dll)
1 2 Informasi Musnah
                 Keanggotaan Parpol, LSM, Ormas 1 2 Informasi Musnah
d. Surat ijin, surat tugas, SK Perjalanan Dinas (DL/LN) 1 2 Administrasi Musnah

KP.04

  Kesejahteraan Pegawai

Dokumen yang berkaitan dengan layanan kesehatan, bantuan sosial, jemputan pegawai, rekreasi dan olahraga, perumahan, koperasi, asuransi, tunjangan hari tua (THT), insentif kinerja

       

KP.04.01

a. Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai:

Asuransi Sosial PNS, asuransi komersil, poliklinik

 

1

 

Personal file

 

Administrasi

 

Ditinjau kembali

b. Insentif kinerja 1 3 Administras Musnah setelah digunakan
c. Bapetarum (Bantuan Perumahan) 1 Personal file Administras Musnah
d. Taspen 1 tahun setelah SK keluar Personal file Administras Musnah
e. Olahraga dan rekreasi 1 2 Administras Musnah setelah pensiun
f. Koperasi 1 2 Administras Musnah
g. Bantuan social 1 2 Administras Musnah
h. Angkutan pegawai (jemputan) 1 2 Administras Musnah

KP.05

  Pemberhentian Pegawai/Pensiun

Dokumen berkaitan dengan pemberhentian pegawai, baik dengan hormat maupun dengan tidak hormat

      Musnah

KP.05.01

a. Pemberhentian pegawai/pensiun/meninggal:

Proses pemberhentian pegawai

 

1 tahun setelah SK terbit

 

2

 

Administrasi

 

Musnah

                SK Keputusan Pemberhentian/pensiun/meninggal Personal FIle Informasi Permanen
             b. Pemberhentian dengan tidak hormat:

Proses pemberhentian

1 Administrasi Musnah
                SK Pemberhentian, SK Pemutusan hubungan kerja 1 tahun setelah SK terbit Personal File Informasi Permanen

KP.06

  Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan        
 

KP.06.01

Satya Lencana, Dosen/Pegawai berprestasi, dan berbagai penghargaan yang diberikan oleh institusi 1 setelah memperoleh penghargaan Personal file Informasi Permanen

KP.07

  Dokumentasi Kepegawaian(Berkas perorangan pegawai negeri sipil dan pegawai kontrak IPB) 1 setelah pensiun/ berhenti Sampai hak / kewajiban habis   Permanen
    Berkas perorangan terdiri dari:
a.
b.
c.
e.
f.
g.
       
KEUANGAN
KU KEUANGAN        
Dokumen yang berkaitan dengan bidang keuangan dan akutansi dimulai dengan kegiatan perencanaan, penerimaan dan pengeluaran/realisasi anggaran.        

KU.01

  Rencana Anggaran 4 4

Keuangan

Dinilai kembali

    Usul Rencana Anggaran 4 4

Keuangan

Dinilai kembali

    Penyususnan Rencana Anggaran 4 4

Keuangan

Dinilai kembali

    Revisi Rencana Anggaran

4

4

Keuangan Dinilai kembali
    Persetujuan/pengesahan Rencana Anggaran

4

4

Keuangan Dinilai kembali
    Perpanjangan Rencana Anggaran

4

4

Keuangan Dinilai kembali
KU.02   Penerimaan        
    Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi pendaftaran mhs baru/registrasi ulang mhs lama/pembayaran SPP, uang kuliah pokok, uang kuliah sks, denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan bukti penerimaan dari usaha/sumber/pihak lain, dana bantuan dari dalam dan luar negeri, sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil penelitian dan kerjasama, dan bunga bank        
  KU.02.01 Uang pembelian formulir calon mahasiswa baru

4

4

Keuangan Dinilai kembali
    Uang pembeIian formuIir di bank, di Bagian Pendaftaran, di kampus atau di tempat lainnya yang berkerjasama dengan IPB

4

4

Keuangan Dinilai kembali
    Rekapitulasi penjualan formulir mahasiswa baru IPB

4

4

Keuangan Dinilai kembali
  KU.02.02 Uang Pengembangan Pendidikan dan Uang Kuliah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang Pengembangan Pendidikan (UPP); baik UPP wajib maupun sukarela

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang kuliah pokok dan uang kuIiah per kredit

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang kepanitraan, uang praktikum

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang pendaftaran semester, uang, uang jaket, uang denda keterlambatan, atau uang administrasi lainnya.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Denda atas keterlambatan pembayaran angsuran uang kuliah/hutang mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang permintaan salinan transkrip

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.02.03 Uang Ujian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang ujian komprehensif/ujian ulangan khusus

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang ujian sidang skripsi/tesis/disertasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.02.04 Uang Wisuda

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Uang wisuda, uang iuran alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.02.05 Donatur atau Hibah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Donatur atau Hibah dari penyelenggara acara seminar/konferensi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Donatur atau Hibah dari penyelenggaraan pertandingan/turnamen

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Donatur atau Hibah dari alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Donatur atau Hibah dari perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Donatur atau Hibah dari instansi pemerintah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Dana dari Bank Dunia melalui proyek TPSDP (Technological and Professional Skill Development Sector Project), dan atau dana dari proyek

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.02.06 Hasil Kerjasama

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan dari hasil kerjasama dengan perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan dari hasil kerjasama dengan instansi pemerintah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.02.07 Bunga Bank

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan dari bunga bank tabungan, bunga dana rekening giro, bunga deposito

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan dari investasi lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.02.08 Penerimaan /Masukan Lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Kelebihan-kelebihan pembayaran misalnya honor, dana, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan yang diperoleh dari surplus proyek penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan yang diperoleh dari surplus proyek kegiatan pengabdian masyarakat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan dari hasil turnamen, konser, pameran, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Penerimaan dari usaha lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03   Pengeluaran/Realisasi Anggaran        
    Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran        
  KU.03.01 Gaji/Tunjangan/Insentif/Honorarium

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran gaji/imbal jasa termasuk transpor, uang beras, tunjangan-tunjangan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran insentif/honorarium kepanitiaan/tim/gugus tugas/komisi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit diaudit
    Pembayaran tujangan hari raya (THR), bonus, atau gaji ke-13 dan tunjangan lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pekerjaan ekstra/pekerjaan tambahan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran uang lembur

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pensiun, dana hari tua, Jamsostek

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.02 Operasional Rumah Tangga dan Kend:araan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran listrik, telpon, air

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pembelian seragam supir/satuan kebersihan/pegawai lain dan perlengkapan lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pembelian stationary/pembelian band-width untuk ekpansi jaringan komputer di lingkungan IPB, pembelian alat dapur (kompor dll), lukisan, jam dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran konsumsi rapat: kue (snack), makan, minum (gula, kopi, teh, air dll dan kue-kue (konsumsi) untuk rapat-rapat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya berbagai macam upacara (pelantikan, syukuran, dll.)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pengeluaran kepanitiaan upacara non akademik (panitia pelantikan, panitia halal bil halal dan syukuran tahun baru, panitia keakraban, dies natalis, lustrum, dll.) misalnya: biaya rapat panitia, biaya pembelian untuk penghargaan (cincin penghargaan dl1.), biaya pembelian door-prize, konsumsi acara, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pembelian alat-alat rumah tangga, kebersihan, pertamanan, pembelian bingkisan, biaya piknik karyawan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran berlangganan koran, majalah, penjilidan laporan, buku, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.03 Operasional Akademik dan Teknologi Sistem Informasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengembalian kelebihan pembayaran uang kuliah mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Potongan uang kuliah atas prestasi akademik yang diperoleh mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran honor mengawas ujian, honor koreksi ujian, honor pembimbing skipsi/tesis/disertasi, honor penguji ujian.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran honor tulisan/karya ilmiah dosen/pimpinan IPB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran honor kelebihan beban mengajar/beban instruksional

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran honor dosen pengganti/dosen luar biasa/dosen tamu/praktisi/pakar

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran honor, transpor dosen honorer, atau asisten dosen

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran honorarium mengajar semester padat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran tunjangan P A (penasihat akademik)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran cetak ijazah, cetak transkrip, cetak KRS, cetak daftar presensi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya visitasi dan biaya lain berkenaan dengan akreditasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembelian teaching-aids (in-focus dll)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembelian alat-alat laboratorium/praktikum

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembelian buku-buku, jurnal/buletin/majalah ilmiah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembelian Hardware, software, spare-part komputer dan atau jaringn, upgrade komputer hardware maupun software, service printer, dan jaringan berkaitan deng SIM/IT)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pemeliharaan alat-alat praktikum dan laboratorium

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pengurusan NIRM, perpanjangan masa studi, dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya rapat-rapat, honor rapat dosen tennasuk pertanggungjawabannya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya penerbitan jurnal-jurnal ilmiah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya mengikuti penataran bersifat akademik

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka penyelenggaraan acara wisuda

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya-biaya pendirian dan pengembangan program studi/fakultas termasuk biaya studi kelayakan, biaya proposal pendirian, biaya pengawasan, biaya visitasi, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya rapat-rapat Senat Universitas, Senat Fakultas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya akademik lainnya dan laporan pengelauran operasional akademik lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.04 Operasional Penelitian non-PTB/Operasioanal Semianr/Simposium

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembuatan proposal penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya melakukan survey dan mengumpuIkan data

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya melakukan penelitian tennasuk seminar hasil penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya bagi asisten peneliti/mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya penjilidan laporan hasil penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya penyelenggaraan seminar/konferensi/simposium/sarasehan/diskusi/ short­ course/workshop (konsumsi, penggandaan makalah, buku tamu, dll.)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Honor pembicara, penyaji makalah, panelis, narasumber, moderator atau MC

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.05 Operasioanal Penagbdian kepada Masyarakat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya survey lapangan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya kegiatan operasional pengabdian masyarakat, misalnya pembuatan MCK, pembelian bibit tanaman atau bibit unggul temak, penyuluhan, pengobatan, khitanan masal, ketrampilan bagi masyarakat desa, donator untuk acara-acara sosial dan atau untukyang membutuhkan, bantuan/sumbangan untuk yang terkena bencana/musibah, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya jasa konsultan, kursus

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembuatan laporan kegiatan pengabdian masyarakat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.06 Operaslonal Kemahaslswaan dan Alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengeluaran kegiatan organisasi kemahasiswaan (UKM, UKK, Senat, BPM, HMI)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengeluaran kegiatan ikatan/perkumpulan alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengeluaran berkaitan dengan kegiatan kampus dan pembekalan bagi mahasiswa baru baik di tingkat fakultas maupun universitas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Kontribusi bagi kegiatan kemahasiswaan yang turut meningkatkan citra IPB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Kontribusi bagi kegiatan alumni yang turut meningkatkan citra IPB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.07 Operasional Kerjasama, perjalanan Dinas, Tugas Belajar; Peningkatan Mutu Pegawai dan Biaya Pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya-biaya operasional program tugas belajar (PTB) yang diajukan/dibayar sejak mendaftar hingga selesai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Laporan personal keuangan PTB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Laporan keuangan pendaftaran studi PTB di universitas yang dituju

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Laporan keuangan baik berupa laporan pembayaran uang kuliah, uang ujian, uang fotokopi, uang buku, uang ujian, uang sidang, dll dalam rangka studi lanjut

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Permohonan penambahan biaya kuliah atau biaya lainnya dalam rangka studi lanjut

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Rekapitulasi laporan keuangan PTB sejak mendaftar hingga selesai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya penelitian PTB dalam rangka penulisan skripsi/tesis/disertasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka perjalanan dinas pegawai baik untuk pimpinan, dosen, peneliti, karyawan administrasi, dan atau mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengeluaran dalam rangka kerjasama dengan pihak lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pemasangan iklan dalam rangka penerimaan pegawai, biaya tes/seleksi pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya tes untuk kenaikan golongan, tes untuk promosi, atau tes pegawai untuk hal lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.08 Operasioanal Humas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya yang dikeluarkan dalam kunjungan promosi ke SMU-SMU

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembuatan design dan pemasangan iklan/logo/ucapan-ucapan di koran, majalah, buku tahunan, yellow page, agenda, bulletin, buku riset, jurnal, buku panduan masuk perguruan tinggi, buku direktori perguruan tinggi, buku daftar akreditasi dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya ikut pameran, pendaftaran, petugas, konsumsi, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Transpor untuk wartawan yang meliput berita dan yang memuat berita

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya design dan pembuatan banner untuk pameran, video profil

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya design dan cetak kalender, agenda, brosur/leaflet, poster, katalog, iklan, map, memo, ballpen, barang-barang souvenir dll dalam rangka promosi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya-biaya publikasi, protokoler, dan humas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.09 Pengadaan, Sewa, dan Perneliharaan Sarana dan Prasarana

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pembelian peralatan kuliah (kursi, meja kuliah, papan tulis/white board, kapur tulis, spidol, penghapus papan tulis, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya beli/sewa alat/mesin kantor/elektronik misalnya beli/sewa mesin fotokopi, televisi, kulkas, radio, dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengadaan alat-alat berat seperti lift, mesin diesel, atau alat berat lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembelian, pemakaian, peminjaman, dan pemeliharaan kendaraan dinas untuk operasional kegiatan sehari-hari

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Biaya pemeliharaan barang-barang penunjang sarana dan prasarana

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.10 Pengembangan Sarana dan Prasarana

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Perluasan gedung untuk perkuliahan dan kebutuhan lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengembangan sarana olah-raga

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengembangan sarana parkir

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pengembangan sarana dan prasarana lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.11 Pinjaman/Hutang Mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Dokumen yang berisi permohonan beserta jawabannya baik penolakan maupun persetujuan pembayaran uang kuliah secara diangsur bagi mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Permohonan perpanjangan angsuran hutang mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.12 Pinjaman/Hutang Pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Hutang yang diajukan karyawan untuk pembelian barang-barang ataupun hutang uang

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Persetujuan/penolakan atas pegnajuan hutang pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Permohonan perpanjangan atau permohonan keringanan pembayaran hutang pegawai karena sesuatu hal misalnya karena meninggal dunia, sakit, halangan lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.13 Pajak

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pemayaran pajak kendaraan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pajak penghasilan (PPh dan PPn) pegawai dan atau pimpinan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pajak bumi dan bangunan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran pajak pembelian barang-barang impor

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Bantuan pajak

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Pembayaran Retribusi dan penyetoran pajak lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
  KU.03.14 Laporan Keuangan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Laporan keuangan dalam bentuk buku besar

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Laporan keuangan dalam bentuk jurnal

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Laporan keuangan yang sudah diaudit oleh akuntan internal maupun akutan publik

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
    Hasil evaluasi atas laporan keuangan yang telah dibuat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
PENGEMBANGAN

PG

PENGEMBANGAN        
Dokumen yang berkaitan dengan administrasi pengembangan        

PG.01

           
 

PG.01.01

Dokumen yang berkaitan dengan administrasi pengembangan, meliputi: perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain Sampai dengan diperbaharui 2 Adm.

Dinilai kembali

 

PG.01.02

Data dan informasi pendidikan: pengumpulan data, pengolahan data, dan data informasi dan statistik Sampai dengan diperbaharui 2 Adm.

Dinilai kembali

 

PG.01.03

Hasil pengembangan: proses sistem pengujian, pengembangan kurikulum, dan kebijakan, inovasi pendidikan 1 4 Adm.

Dinilai kembali

HUBUNGAN KELEMBAGAAN

HL

HUBUNGAN KELEMBAGAAN        
Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara unit kerja (Pimpinan Univ./Fakultas/Lembaga/Pusat/Biro/Unit/Laboratorium/TU/Dosen?peneliti) dalam lingkungan IPB (intern) dan hubungan kerjasama antar-universitas dengan institutsi di luar universitas (ekstern)        

HL.10

  Hubungan Internal        
    Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara unit kerja (Pimpinan Universitas/Fakultas/LembagaiPusatiBiro/Unit/Laboratori m/TU/Doseni/Peneliti) dalam lingkungan IPB] yang bersifat administratif dan manaierial        

HL.10.01

Hubungan antar-unit kerja di lingkungan IPB 5

Dinilai kembali

    Hubungan kerja antara Pimpinan Univ./Fakultas/Lembaga/Pusat/Biro/Unit (hubungan kerja direktif, hirarki, fungsional, pengawasan, konsultatif) 5  

Dinilai kembali

 
 

HL.10.02

Senat Universitas/Fakultas 5  

Dinilai kembali

 
    Hubungan kerja senat universitasdan senat fakultas 5  

Dinilai kembali

 
    Korespondensi dan kegiatan senat universitasdan senat fakultas 5  

Dinilai kembali

 

HL.20

  Hubungan Eksternal        
    Dokumen yang terkait dengan hulmngan kerja an tar universitas dengan institusi- institusi di luar universitas, lembaga pemerintah maupun non-pemerintah, serta di dalam maupun luar negeri        
 

HL.20.01

Depdiknas dan Dikti 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat degan Depdiknas 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan Ditjen Dikti 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.02

Kopertis, BM-PTSI, BAN, ptisi, Asosiasi BPPTSI 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyuratdengan Kopertis 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan BM-PTSI 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat merat dengan BAN, Aptisi 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan Asosiasi BPPTSI 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.03

Instansi Pemerintah Lain 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan instansi pemerintah baik departemen maupun non-departemen 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan lembaga/komisi pemerintah (LIPI, BPPT, Komnas HAM KPU. PM!. BPS, dll.) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.04

Swasta/Profesil AsosiasilLSM 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan perusahaan dan organisasi swasta 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan ikatan profesi, asosiasi, dan LSM {misalnva IKAPI, MKGR, dll) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.05

APTIK 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat dengan APTIK 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Pertemuan/RUA APTIK 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat degan unika/sekolah tinggi anggota APTIK berkaitan dengan APTIK, misalnya pertemuan/rapat APTIK, beasiswa, APTIK/Misereor, dll 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.06

ASEACCU (the Association of Southeast and East Asian Catholic Colleges and Universities) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerjasama dan surat menyurat berkaitan dengan ASEACCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan universitas/perguruan tinggi anggota ASEACCU berkaitan dengan ASEACCU, misalnya pertemuan ASEACCU, program kerja ASEACCU dll 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.07

IFCU (International Federation of Catholic Universities) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dan surat menyurat berkaitan dengan IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Statuta, program kerja, daftar anggota, kepengurusan, tawaran-tawaran, iuran, dan lainnya berkaitan dengan IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan universitas anggota IFCU berkaitan dengan IFCU, misalnya dengan ur,iversitas Nijrnegen (KUN) di Belanda sebagai anggota IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.08

Perguruan Tinggi Dalam Negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan PTS (perguruan tinggi swasta) dalam negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan PTN (perguruan tingi negeri) dalam negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.09

Perguruan Tinggi Luar Negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan PTS luar negeri yang tidakberkaitan dengan IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan PTN luar negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.10

Lembaga Internasional 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan lembaga internasional baik dalam maupun luar negeri (AUP, lOP, AMINEF, KAAD, DAAD, PBB, ILO, WHO, UNICEF, dll.) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan kerja dengan kedutaan negara-negara sahabat 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Hubungan keria dengan pernerintah dan lembaganegara-negara sahabat 4 4

Adm.

Dinilai kembali

 

HL.20.11

Lembaga/unit Ekstern Yng Dimiliki/Bekerjasama dengan Yayasan IPB 4 4

Adm.

Dinilai kembali

    Korespondensi dan hubungan kerja dengan Rumah Sakit IPB, Pusat Pengembangan Parawisata P3IPB), Rumah Duka IPB, Yayasan IPB, Lembaga Tknologi, dan atau lembaga/unit lainnya yang dimiliki/bekerjasama dengan Yayasan IPB 4 4

Adm.

Dinilai kembali

File ini bisa di download dalam bentuk PDF disini:
JADWAL RETENSI ARSIP oleh ANITA HANDAYANI.pdf

Penulis: Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id) Maret 2013


FacebookTwitterGoogle+PinterestLinkedInWhatsAppLineShare/Bookmark