Form D.1.6 PEMELIHARAAN  ARSIP INAKTIF

Form D.1.6 PEMELIHARAAN  ARSIP INAKTIF

FORMULIR D

 AUDIT KEARSIPAN INTERNAL
(UNIT KEARSIPAN BERJENJANG)

FORMULIR D.1.6

ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
UNIT PENGOLAH PERGURUAN TINGGI

PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

Penjelasan atau petunjuk pengisian Form D.1.6 PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF:

  1. Form D.1.6 Pemeliharaan Arsip Inaktif adalah formulir isian yang harus diisi oleh Tenaga Fungsional Arsiparis yang ditandatangani oleh KTU nya.

  2. Arsip Inaktif adalah:
    1. Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun /jarang digunakan (UU 43 Th 2009)
    2. PP 28 Tahun 2012 : Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
    3. ICA/ARMA : Arsip yang dirujuk/digunakan kurang dari 5-6 kali dalam setahun, termasuk arsip inaktif
  3. Arsip Inaktif disimpan di Record Center yang berada di setiap Fakultas dan Sekretariat Institut.
  4. Preventif:

    1. Fumigasi

    2. Pemberian Kamper

    3. Pest Control

    4. Pengaturan Suhu Ruangan

    5. Fire Alarm System

    6. Hydran

    7. Tabung Pemadam Kebakaran

    8. Sprinkle

  5. Pelaksanaan Alih Media:

    1. Kebijakan alih media oleh Pimpinan Pencipta Arsip

    2. Kondisi arsip dan nilai informasi

    3. Arsip yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum

    4. Autentifikasi Arsip hasil alihmedia oleh Pimpinan Pencipta Arsip

    5. Berita Acara alihmedia

    6. Daftar Arsip hasil alihmedia

  6. Formulir ini dipergunakan oleh Unit Kearsipan I untuk mengaudit Unit Kearsipan II atau jenjang berikutnya

    Bagan Alur Tugas Organisasi Kearsipan di Perguruan Tinggi

    Bagan Alur Tugas Organisasi Kearsipan di Perguruan Tinggi

  7. Selesai.

Penjelasan:

Add 1. Fumigasi

Fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
Fumigasi merupakan suatu tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.

  • Mencegah dimaksudkan tindakan yang dilakukan supaya kerusakan lebih lanjut dapat dihindari.
  • Mengobati artinya mematikan atau membunuh serangga, kuman dan sejenisnya yang telah menyerang dan merusak arsip, dan
  • Mensterilkan diartikan menetralisasi keadaan seperti menghilangkan bau busuk dan timbul dari arsip, bisa menimbulkan gangguan atau penyakit.

Serangga silver fish, kecoa, kutu arsip, rayap, ngegat dan sejenisnya adalah binatang perusak benda-benda organik atau musuh bahan arsip. Bila arsip dibiarkan terkena serangga tersebut maka lama kelamaan bahan arsip akan mengalami kerusakan yang cukup parah, bahkan mungkin tidak bisa diperbaiki kembali.
Untuk itu perlu adanya langkah-langka tindakan pencegahan, pengobatan maupun pembasmian terhadap perusak atau musuh-musuh bahan arsip tersebut, dan salah satu diantaranya dengan cara fumigasi.

Faktor Biologis

Faktor Biologis adalah:

  • Jamur, Penyebab dari jamur itu sendiri adalah bakteri, ketika berkas disimpan di tempat yang lembab dan gelap tentu akan membuat arsip kertas tersebut manjadi kuning dan berbintik coklat. Kemudian dapat membuat perekat kertas menjadi rusak dan menjadi lengket
  • Serangga, Jenis serangga yang dapat merusak antara lain adalah rayap dan ngengat, serangga ini tentu merupak faktor utama perusak arsip karena rayap dan ngengat merupakan dapat melubangi kertas, foto maupun label.

Faktor Kimiawi

Faktor kimiawi adalah zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida), Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak

Add 2. Pemberian Kamper

Pemberian Kamper adalah salah satu kegiatan preventif pemeliharaan agar arsip terhindar dari kerusakan karena serangga.

Perawatan Arsip Foto diberi Kamper dan Silicagel

Perawatan Arsip Foto diberi Kamper dan Silicagel

Add 3. Pest Control

Pest Contol adalah penyemprotan insektisida untuk membunuh dan mencegah hama tikus dan serangga lainya yang masuk area kantor arsip. Dalam pelaksanaan Pest Control ini juga dilakukan fogging / pengasapan agar serangga dan nyamuk dapat diberantas sehingga tidak menyebabkan penyakit.

Pest Control Arsip

Pest Control Arsip

Pest Control

Pest Control

Add 4. Pengaturan Suhu Ruangan

Kontrol lingkungan dalam konteks ini adalah upaya pengendalian terhadap suhu dan kelembaban, cahaya dan kualitas udara di dalam ruang penyimpanan.  Pengendalian faktor-faktor tersebut dimaksudkan agar supaya arsip terjamin keamanan dan terjaga dari faktor-faktor perusak arsip.

Standard pengaturan suhu ruangan untuk arsip:

  1. Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip kertas tidak boleh lebih dari 27 derajad celcius dan 60%.
  2. Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip audio visual tidak boleh lebih dari 20 derajat celcius dan 50%.
  3. Perlu dipasang alat pengukur suhu dan kelembaban udara (Hygrothermograph atau Hygrothermometer) untuk memantau kelembaban setiap saat

    Hygrothermometer dan Hygrothermograph

    Hygrothermometer dan Hygrothermograph

Add 5. Fire Alarm System

Fire Alarm System adalah sistem fire alarm (sistem pengindera api).

Sistem fire protection atau disebut juga dengan sistem fire alarm (sistem pengindra api) adalah suatu sistem terintegrasi yang didesain untuk mendeteksi adanya gejala kebakaran, untuk kemudian memberi peringatan (warning) dalam sistem evakuasi dan ditindaklanjuti secara otomatis maupun manual dengan dengan sistem instalasi pemadam kebakaran (sistem Fire fighting). Peralatan utama dari sistem protection ini adalah MCFA (Main Control Fire Alarm) atau disebut juga dengan Fire Alarm Control Panel (FACP).  MACP berfungsi meneriman sinyal masuk (input signal) dari detector dan komponen pendeteksi lainnya (Fixed Heat detector dan smoke detector).

Fire Alarm

Fire Alarm

Add 6. Hydran

Hydran adalah sistem salah satu pemadam kebakaran yang terhubung dengan sumber air yang bertekanan dan mendistribusikan air ke lokasi pemadaman dengan laju yang cukup.

Alat ini bermanfaat untuk pemadaman api tanpa membuat penggunanya khawatir terjadinya kekurangan pasokan air.

Hydran sendiri terdiri atas dua jenis yaitu :

  1. Hydran Pilar dan
  2. Hydran Box.

Untuk mengenal Sistem Hydrant ini sangat Gampang dikenali karena letaknya yang akan mudah didapati serta dicat dengan warna merah yang sangat mudah terlihat.

Penempatan Hydran sendiri memang mengharuskan pada lokasi yang mudah terlihat dan terjangkau serta dapat mengkover seluruh daerah apabila sewaktu waktu terjadi kebakaran.

Hydran Box penempatan biasanya dalam gedung (Indoor) dimana selang pemancar air dan Nozzle pemancar telah diletakkan dalam Box merah dan dapat segera disambungkan dengan sistem hydrant sehingga bisa ditarik ke lokasi kebakaran untuk dilakukan pemadaman.

sedangkan Hydran Pilar penempatan biasanya diluar bangunan (Outdoor) dimana Hydrant ini dapat disambungkan dengan selang menuju kendaraan pemadam kebakaran sebagai sarana penyuplai air untuk mobil pemadam kebakaran serta dapat juga digunakan untuk melakukan pemadaman disekitar lokasi kebakaran.

Fungsi utama hydran adalah sebagai salah satu sumber air apabila terjadi kebakaran.

Untuk melakukan pemasangan sistem hydrant ini memerlukan keahlian khusus dan tidak dapat dilakukan oleh semua orang.

Petugas pemadam kebakaran hanya memastikan bahwa Discharge atau Pancaran Air yang dibutuhkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum.

Hydran Pilar

Hydran Pilar

Foto Hydran Pilar yang sedang dipakai

Foto Hydran Pilar yang sedang dipakai

Hydran Box

Hydran Box

Add 7. Tabung Pemadam Kebakaran

Tabung pemadam kebakaran adalah tabung untuk  memadamkan titik api kecil atau kebakaran kecil yang masih dapat terkontrol.

Ukuran tabung pemadam kebakaran portable terdiri dari ukuran 1 kg sampai dengan 9 kg sesuai dengan fungsinya untuk memadamkan kebakaran kecil sejak awal timbulkan api atau asap.sedangkan tabung pemadam kebakaran 25-kg sampai 80-kg adalah jenis tabung pemadam (APAB) Tabung pemadam kebakaran ukuran Besar trolley.

Tabung pemadam kebakaran ini sangat sesuai untuk disediakan pada setiap ruangan besar agar mudah digunakan pada saat api telah membesar sehingga meminimalisasi risiko yang lebih besar saat terjadinya kebakaran sejak dini.

Tabung Pemadam Kebakaran

Tabung Pemadam Kebakaran

Add 8. Sprinkle

Sprinkle adalah alat yang berguna untuk memadamkan api secara otomatis dan alat ini merupakan bagian dari fire sprinkler system yang akan mengeluarkan debit air ketika terdeteksi ada api, atau ketika telah melampaui suhu yang telah ditentukan.

Sprinkle

Sprinkle

Cara kerja Fire Sprinkler:

  1. Saat terjadi kebakaran, api memanaskan cairan yang ada dalam tabung kaca (close-head glass bulb).
  2. Apabila panas sudah mencapai suhu tertentu (+/- 68 Celcius) maka tabung kaca akan pecah
  3. Setelah tabung kaca pecah, maka air akan keluar dari mulut pipa.
Fire Sprinkle Water

Fire Sprinkle Water

 

Link Terkait:

  1. Form D.1.1 PENCIPTAAN ARSIP
  2. Form D.1.2 PEMBERKASAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIF
  3. Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL
  4. Form D.1.4 PROGRAM ARSIP TERJAGA
  5. Form D.1.5 PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

 

Penulis: Anita Handayani