Anita's Personal Blog

Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Form D.1.5 PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

Form D.1.5 PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

Form D.1.5 PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

Penjelasan atau petunjuk pengisian Form D.1.5 PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF:

  1. Form D.1.3 Program Arsip Vital adalah formulir isian yang harus diisi oleh Pencipta Arsip, yaitu petugas persuratan (pengelola arsip) yang ditandatangani oleh KTU nya.
  2. Arsip Inaktif adalah:
    1. Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun /jarang digunakan (UU 43 Th 2009)
    2. PP 28 Tahun 2012 : Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
    3. ICA/ARMA : Arsip yang dirujuk/digunakan kurang dari 5-6 kali dalam setahun, termasuk arsip inaktif
  3. Arsip Inaktif disimpan di Record Center yang berada di setiap Fakultas dan Sekretariat Institut.
  4. Prosedur Penataan Arsip Inaktif:
    1. Pemilahan
    2. Pendeskripsian
    3. Manuver
    4. Penomoran
    5. Penempatan arsip dalam folder
    6. Penempatan arsip dalam boks
    7. Labeling
    8. Penetaan arsip dalam rak
  5. Asas Penataan Arsip Inaktif:
    1. Asal Usul
    2. Aturan Asli

    Untuk arsip teratur tidak banyak menimbulkan persoalan karena dengan mudah akan dapat diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order).

    Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya.

    Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order) yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.

    Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori, yaitu:
    1. Arsip kacau, adalah arsip yang tidak teratur disebabkan terjadinya percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.
    2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas, tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip dan non arsip.
    3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval) sulit dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.

  6. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif:
    1. Pencipta Arsip
    2. Unit Pengolah
    3. Nomor Arsip
    4. Kode Klasifikasi
    5. Uraian Informasi Arsip
    6. Kurun Waktu
    7. Jumlah
    8. Keterangan

    DAFTAR ARSIP INAKTIF

    Pencipta Arsip :
    Unit Pengolah :

    Nomor Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Kurun Waktu Jumlah Keterangan
  7. Sarana/Prasarana/Peralatan:
    1. Folder
    2. Boks Arsip
    3. Rak Arsip
    4. Record Center

Record Center

Uraian penjelasan tentang Prosedur Penataan Arsip Inaktif:

Add 1. Pemilahan

Pertama kali yang dilakukan adalah Pemilahan, yaitu memisahkan antara arsip dan nonarsip.

Nonarsip, misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.

Pemeriksaan:

  • Meneliti apakah arsip benar telah inaktif
  • Meneliti kelengkapan setiap berkas, bila belum lengkap ditanyakan ke unit asal
  • Meneliti kondisi fisik arsip

Penyusunan Kelompok Arsip:

  • Memilah berdasarkan struktur organisasi
  • Memilah berdasarkan klasifikasi masalah arsip
  • Memilah berdasarkan kronologis

 

Kedua melakukan Pemberkasan atau pengelompokan arsip.

Dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).

Add 2. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip.Informasi yang dicatat pada saat pendeskripsian adalah kode klasifikasi, nomor sementara, tahun arsip diciptakan, nilai guna arsip dan JRA pada kartu fisis.

Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal sebagai berikut, antara lain:

  1. nama unit pencipta,
  2. inisial petugas / no sementara,
  3. no definitif,
  4. kode,
  5. indeks,
  6. isi masalah arsip,
  7. keterangan,
  8. jumlah
  9. tahun.
Contoh Bentuk Kartu Deskripsi Arsip

Contoh Bentuk Kartu Deskripsi Arsip

(Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi disesuaikan dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan).

Contoh Pendeskripsian Arsip Inaktif:

  1. Kartu deskripsi pertama dibuat oleh Anita (nama Anita disingkat A)
  2. Ini Kartu Deskripsi kedua yang dibuat oleh Anita
  3. Kartu Deskripsi ketiga adalah Kartu Deskripsi yang dibuat oleh Uuh (nama Uuh disingkat U)
  4. Kartu Deskripsi keempat adalah  Kartu Deskripsi keempat dibuat oleh Uuh
  5. Kartu Deskripsi kelima adalah  Kartu Deskripsi oleh Wartono (nama Wartono disingkat W)

Setelah selesai pembuatan Deskripsi arsip maka sekarang adalah Pembuatan skema pengelompokan arsip, yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi.

Penyusunan skema pengelompokan arsip ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, deskripsi, atau kombinasi.

Add 3. Manuver

Manuver adalah penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai urutan pada daftar pencarian arsip sementara.

Manuver Fisches/Informasi adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat.

Setelah semua Kartu deskripsi dibuat lalu dikumpulkan dan dipisahkan berdasarkan klasifikasinya.

Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema.

Contoh praktek Manuver:

  1. Urutkan Lembar Deskripsi tersebut berdasarkan kurun waktunya
    Urutan nomor satu adalah yang bulannya paling muda, yaitu bulan Pebruari, kartu ini berikan Nomor Definitif 1
  2. Urutan kedua yang kurun waktunya Bulan April, kartu ini berikan Nomor Definitif 2
  3. Urutan ketiga adalah yang kurun waktunya bulan Mei, kartu ini berikan Nomor Definitif 3
  4. Urutan keempat adalah yang kurun waktunya bulan Agustus, kartu ini berikan Nomor Definitif 4
  5. Urutan kelima Agustus lagi (jika bulannya sama lihat nomor suratnya buat mengurutkannya), kartu ini berikan Nomor Definitif 5

Add 4. Penomoran

Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi.
Penomoran yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.
Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

Manuver berkas adalah proses pemanggilan dan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.

Penomoran Berkas adalah pemberian nomor definitif/nomor urut pada berkas yang telah tersusun berdasarkan skema.

 

Contoh Penomoran Arsip Inaktif:

  1. Urutan nomor satu adalah yang bulannya paling muda, yaitu bulan Pebruari (kartu A2), kartu ini berikan Nomor Definitif 1
  2. Urutan kedua yang kurun waktunya Bulan April (kartu U1), kartu ini berikan Nomor Definitif 2
  3. Urutan ketiga adalah yang kurun waktunya bulan Mei (kartu U2), kartu ini berikan Nomor Definitif 3
  4. Urutan keempat adalah yang kurun waktunya bulan Agustus (kartu A1), kartu ini berikan Nomor Definitif 4
  5. Urutan kelima Agustus lagi (jika bulannya sama lihat nomor suratnya buat mengurutkannya) (kartu W1), kartu ini berikan Nomor Definitif 5

Catatan:
Nomor urut (Nomor Defnitif) pada kartu deskripsi sama dengan nomor urut pada arsipnya.

Kemudian data yang ada di Kartu Deskripsi tsb dientry sehingga terbentuk sebuah database.

Sekarang Kartu Deskripsi boleh dibuang, karena Kartu Deskripsi bukan berfungsi sebagai Kartu Kendali. Setelah terbentuk database barulah dibuat file Menu yang diberi judul “Inventaris Arsip Inaktif  ……”.

Add 5. Penempatan arsip dalam folder

Memasukkan arsip ke dalam folderBerkas yang telah tersusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

Folder dan pembungkus:

  1. Sebelum dimasukkan dan ditata di dalam boks, arsip perlu dibungkus supaya terlindungi dan kesatuannya relatif terjaga. Kertas yang biasa digunakan untuk membungkus arsip antara lain: kertas payung, kertas roti atau kertas chasing lainnya.
  2. Akhir-akhir ini pemakaian kertas bungkus arsip sudah diganti dengan folder.

Adapun Standarisasi folder sebagai berikut :

  1. folder arsip terbuat dari kertas manila karton
  2. folder mempunyai 2 ukuran yaitu: besar yang berfungsi untuk menyimpan arsip kertas dan folder kecil yang berfungsi untuk menyimpan kartu kendali atau kartu deskripsi
  3. bentuk folder menyerupai map dengan tab di sisi kanan sebagai tempat untuk menuliskan kode atau indeks
  4. warna folder disesuaikan dengan kebutuhan instansi
  5. setiap folder maksimal dapat menampung 3 cm arsip atau ± 150 lembar kertas dan minimal 5 lembar arsip
  6. satu folder digunakan untuk menyimpan satu subjek atau 1 berkas. Jika tidak cukup maka dapat digunakab lebih dari satu folder
  7. folder diletakkan di belakang guide/sekat dalam boks arsip
  8. lipatan skor folder digunakan sesuai dengan ketebalan atau jumlah arsip yang disimpan

Contoh Gambar Folder Arsip

 

Add 6. Penempatan arsip dalam boks

Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

Folder arsip dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1 (satu).

Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama.

Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan.

Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk memudahkan dalam pencarian.

Penataan arsip dan boks:

  1. Menempatkan arsip (berkas) pada satu bok atas berkas yang sangat berdekatan
  2. Mengisi berkas/arsip dalam bok tidak terlalu penuh
  3. Penomoran bok harus konsisten

Boks Arsip:

  1. Boks mempunyai standar 2 ukuran :
    Ukuran Boks Arsip Kecil 37 9 27 (panjang 37 cm, lebar 9 cm, tinggi 27 cm)
    Ukuran Boks Arsip Besar 37 19 27 (panjang 37 cm, lebar 19 cm, tinggi 27 cm)
  2. Boks dibuat dari bahan karton gelombang, berbentuk kotak empat persegi panjang, berlubang sisi depan dan belakangnya serta memiliki penutup untuk menjamin sirkulasi udara dan kebersihan.
  3. Boks dari bahan plastik bebas asam karena mahal jarang digunakan tetapi boks ini lebih kuat dibanding boks karton.
    d. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm dan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm.
  4. Boks arsip dapat berwarna coklat, coklat muda, biru muda atau warna lain yang tidak menyilaukan dan tidak terlalu gelap.
  5. Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedang toleransi kekosongan

Contoh Boks Arsip Ukuran BesarBox Arsip dari bahan plastik, bebas asam.

Arsip Inaktif dalam Boks Arsip

Contoh Arsip Inaktif yang disimpan dalam Boks Arsip

Add 7. Labeling

Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

Boks tersebut diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

Boks tersebut diberi label secara berurutan sesuai dengan nomor arsip yang ada dalam boksLabelingContoh kode 1 :

RA.01.01: artinya disimpan dalam Ruang Arsip, rak nomor 01 dan boks arsip nomor 01.
RA : Ruang Arsip
01 : rak nomor 01
01 : boks arsip nomor 01

Contoh kode 2 :

02.02.60: artinya disimpan dalam ruang dengan kode 02, ditata pada rak 02 dan boks nomor 60.Cara penataan ini tidak baku, bisa dengan cara/ sistem lain yang penting konsisten dan sesuai dengan lokasi simpan yang terdapat pada Daftar Pertelaan Arsip simpannya.

Add 8. Penataan boks arsip dalam rak

Rak konvensional

  1. Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal atau baja yang tidak mudah berkarat
  2. Minimalisir penggunaan rak kayu karena mudah terbakar dan mudah dimakan rayap
  3. Rak arsip sebaiknya dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup
  4. Rak dibuat hampir setinggi ruangan dengan jarak 60 cm dari langit-langit agar penggunaan ruangan optimal.
  5. Antar rak bagian atas diikat dengan kawat baja agar kuat dan stabil.
  6. Rak sebaiknya tidak berada di bawah pipa air, kabel listrik dan lampu
  7. Jarak antara rak dan tembok berkisar antara 70 – 80 cm
  8. Jarak antar rak berkisar 100 – 110 cm

 

Rak Roll O’pack

  1. Penyimpanan arsip dengan Roll O’pack mempunyai kelebihan antara lain: mampu menampung arsip lebih banyak, keamanan arsip lebih terjaga serta lebih rapi.
  2. Kekurangannya: lebih mahal, arsip tidak dapat diakses secara bersamaan, tidak dapat menyesuaikan ketinggian ruangan karena ukuran roll o’pack sudah standar, sirkulasi udara tidak lancar, dan menuntut konstruksi bangunan yang lebih kuat.Rekomendasi:
    Untuk rak arsip disarankan menggunakan rak konvensional karena biayanya lebih murah dibanding Roll O’Pack. Jika perlu, untuk sementara, dapat menggunakan rak kayu atau almari yang tidak terpakai.

Rak Konvensional untuk menyimpan Arsip InaktifRoll O'Pack

 

Lokasi Record Center:

  1. On Site Storage
    -Records Centre menyatu dengan pusat perkantoran (satu komplek)
    -Untuk organisasi kecil;
    -Jumlah Arsip sedikit.
    Keuntungan: Mudah dijangkau, diawasi secara langsung, dan pelayanan arsip lebih cepat
    Kerugian: Bagi instansi yang berada di kawasan bisnis boros biaya
  2. Off Side Storage
    -Record Centre berada diluar gedung kompleks perkantoran
    -Untuk Organisasi besar
    -Jumlah Arsip banyak
    Keuntungan: Biaya lebih murah dan bebas polusi
    Kerugian: Sulit pengawasan dan pelayanan arsip kurang cepat

DAFTAR ARSIP

Setelah selesai pembuatan skema, langkah selanjutnya adalah Pengetikan Daftar Arsip.
Arsip-arsip yang dituangkan pada kartu segera dipindahkan ke dalam Daftar Arsip yang urutannya sesuai dengan skema.
Penomoran pada daftar arsip dengan menggunakan nomor definitif, sedangkan nomor-nomor yang ada pada kartu yang merupakan nomor sementara segera diganti.

Daftar Arsip (Contoh)

Daftar Arsip (Contoh)

Alur Kerja Pembenahan Arsip Inaktif

Alur Kerja Pembenahan Arsip Inaktif

Penulis:  Anita Handayani


1 Comment

  1. wah, mantap, lengkap sekali. terima kasih sudah share

Leave a Reply

Your email address will not be published.

*