Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL

Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL

Penjelasan atau petunjuk pengisian Form D.1.3 PROGRAM ARSIP VITAL:

  1. Form D.1.3 Program Arsip Vital adalah formulir isian yang harus diisi oleh Pencipta Arsip, yaitu petugas persuratan (pengelola arsip) yang ditandatangani oleh KTU nya.
  2. Arsip Vital Apaan Sih?
    Apa Yang Bapak/Ibu Pahami Sebagai Arsip Vital?
    Arsip Vital Pribadi Apa Yang Bapak Ibu Miliki Di Rumah?

    Contoh Arsip Vital Milik Pribadi

    Contoh Arsip Vital Milik Pribadi

    Contoh Arsip Vital Pribadi:
    Suart Nikah
    Peta Rumah
    Surat Tanah
    Surat Rumah
    Ijazah
    BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor)
    SIM (Surat Izin Mengemudi)
    KTP (Kartu Tanda Penduduk)
    KK (Kartu Keluarga)

    Contoh Arsip Vital Personal

    Contoh Arsip Vital Personal

    Contoh Arsip Vital Personal:
    Ijazah
    Surat Kematian
    SK CPNS
    SK PNS
    SK Kenaikan Golongan
    SK Pensiun

  3. Contoh Arsip Vital Milik Negara

    Contoh Arsip Vital Milik Negara

    Contoh Arsip Vital Negara:
    Surat MoU
    Peta Gedung
    Sertifikat Tanah
    Sertifikat Pendirian Gedung
    BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor)
    Kwitansi Pembelian Mobil
    Surat Keputusan Pengadilan

  4. Definisi Arsip Vital menurut UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,

    Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.

    Definisi Arsip Vital menurut Perka ANRI No. 6 Tahun 2005,

    Arsip vital negara untuk selanjutnya disebut Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi. Apabila arsip vital hilang tidak dapat diganti dan menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.

    Contoh Surat/Dokumen yang termasuk Arsip Vital

    Contoh Surat/Dokumen yang termasuk Arsip Vital

    Contoh Dokumen/Arsip Vital:
    1. Kebijakan Startegis (asli)
    2. Bukti Kepemilikan Asset
    3. Personal File
    4. Hak Paten, Copy Right
    5. Berkas Perkara Pengadilan
    6. Dokumen Terkai Hak Stakeholder dll.

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Hak

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Hak

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Hak:
    1. Piutang yang dapat diterima
    2. Keamanan Sosial
    3. Pembayaran Gaji
    4. Surat Pensiun
    5. Berkas Asuransi
    6. DOkumen yang berkaitan dengan Kontrak, Kredit, Obligasi
    7. Berkas Pegawai (Personal File)

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Aset

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Aset

    Contoh Arsip Vital Asset:
    1. Sertifikat Tanah
    2. IMB (Izin Mendirikan Bangunan)
    3. BPKB
    4. STNK Kendaraan Bermotor

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Non-Aset

    Contoh Arsip Vital yang berkaitan dengan Non-Aset

    Contoh Arsip Vital Non Asset:
    1. Surat Izin Trayek
    2. Surat Izin Penerbangan
    3. Surat Izin KApal
    4. Surat Izin Penambangan

  5. Arsip Vital dalam Konteks Pengelolaan Arsip Dinamis:
    Arsip Vital dan Konteks Pengelolaan Arsip Dinamis
  6. Komposisi ideal Arsip pada suatu Organisasi:
    10 % Arsip Permanen
    20 % Arsip Aktif
    30 % Arsip Inaktif
    1 – 5 % Arsip Vital
    10 % Arsip Permanen
    35 % Arsip Tidak Berguna
    Komposisi Idel Arsip pada suatu Organisasi
  7. Faktor-faktor Perusak Arsip Vital:
    1. Gempa Bumi
    2. Gunung Meletus
    3. Banjir
    4. Perang
    5. PencurianFaktor Perusak Arsip VitalFaktor Perusak Arsip Vital
  8. Faktor Perusak Arsip Vital Lainnya:

    1. Faktor Fisika, berupa suhu temperatur, kelembapan udara, serta sinar cahaya dan debu yang menerpa langsung ke arsip

    2. Faktor Kimia, berupa media penyimpanan arsip berikut yang menyertainya seperti kertas, tinta maupun media magnetik

    3. Faktor Biota, berupa gangguan kerusakan yang disebabkan oleh makhluk hidup seperti serangga, binatang pengerat, rayap, jamur, dan lumut.

    Faktor Fisika yang dapat merusak Arsip VitalFaktor Kimia yang dapat merusak Arsip VitalFaktor Biota yang dapat merusak Arsip Vital

  9. Metode perlindungan arsip vital:
    1. Duplikasi, Alih Media
    2. Dispersal (meletakkan copy nya di beberapa tempat)
    3. Peralatan Khusus (Vaulting)
    Metode Perlindungan Arsip Vital
  10. Jenis peralatan khusus untuk menyimpan arsip vital

    Peralatan Khusus (Vaulting) tempat menyimpan Arsip vital

    Peralatan Khusus (Vaulting) tempat menyimpan Arsip vital

  11. Tata cara pengamanan fisik arsip vital

    Tata Cara Pengamanan Fisik Arsip vital

    Tata Cara Pengamanan Fisik Arsip vital

  12. Sarana dan Prasarana Ruang Penyimpanan Arsip Vital
    Sarana dan Prasarana Ruang Penyimpanan Arsip Vital

    Lemari Besi tempat Penyimpanan Arsip Vital

    Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip Vital

    Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip Vital

  13. Cara penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan

    Bentuk Lemari Penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan

    Bentuk Lemari Penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan

  14. Metode Perlindungan Arsip Vital
    Bahaya yang mengintai Arsip Vital:
    1. Pencurian Dokumen
    2. Salah Penempatan
    3. Kebocoran Informasi
    4. Air / Banjir
    5. Serangga, hewan pengerat
    6. Jamur, lumut, kelembaban yang berlebihan
    7.  Debu
    8. Cahaya yang terlalu terik
    9. Bahan kimia berbahaya

    Metode Perlindungan Arsip Vital

    Metode Perlindungan Arsip Vital

  15. Metode Penyimpanan Arsip Vital
    Metode Penyimpanan Arsip Vital

    Metode Penyimpanan Arsip Vital

    On Site = Di dalam gedung
    Off Site = Di luar gedung

  16. Cara penyelamatan dan pemulihan arsip vital:
    1. Evakuasi
    2. Stabilisasi
    3. Identifikasi Kerusakan
    4. Recovery Fisik dan tempat penyimpanan
    5. Penyimpanan kembali

    Tata Cara Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

    Tata Cara Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital

    Penyelamatan Arsip Vital di Aceh pasca musibah Tsunami

    Penyelamatan Arsip Vital di Aceh pasca musibah Tsunami

    Pelestarian dan Penyelamatan Arsip Vital

    Pelestarian dan Penyelamatan Arsip Vital

  17. Selesai.

 

Penulis: Anita Handayani