Form D.1.1 PENCIPTAAN ARSIP

Form D.1.1. untuk Pencipta Arsip

Form D.1.1 Pencipta Arsip

Penjelasan atau petunjuk pengisian Form D.1.1 PENCIPTAAN ARSIP:

  1. Form D.1.1 Penciptaan Arsip adalah formulir isian yang harus diisi oleh Pencipta Arsip, yaitu petugas persuratan (pengelola arsip) yang berada di sekretariat kantor.  Form ini ditandatangani oleh KTU nya.
  2. Penciptaan arsip terdapat diseluruh sekretariat unit kerja.
  3. Kesesuaian format (spasi, jarak tepi, huruf, tata letak, dll) naskah dinas dengan pedoman.
    Maksudnya adalah Apakah dalam penulisan surat dinas apakah sudah sesuai dengan format yang tercantum pada Tata Naskah Dinas IPB?

Surat Dinas / Naskah Dinas

Ketentuan cara penulisan Naskah / Surat Dinas pada Tata Nsskah Dinas (TND) IPB:

  1. Surat Dinas merupakan naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi institusi.
  2. Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Dinas untuk tingkat IPB adalah Rektor, Wakil Rektor, dan Sekretaris Institut. Untuk tingkat fakultas/sekolah adalah Dekan. Untuk tingkat unit kerja yang berwenang menandatangani adalah pimpinan unit kerja yang membuat Surat Dinas
  3. Naskah surat dinas diketik dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran huruf 11 atau 12, di atas kertas A4.
  4. Kepala surat dinas menggunakan tatacara pembentukan dan format kepala naskah dinas.
  5. Kata nomor diketik di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas.
  6. Nomor urut tidak dikombinasikan dengan huruf.
  7. Kata lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran.
  8. Jumlah lampiran yang dapat diketik dengan satu atau dua kata diketik dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih diketik dengan menggunakan angka Arab.
  9. Kata lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.
  10. lampiran tidak harus diberikan kepada semua tembusan.
  11. Hal surat dinas berisikan inti keseluruhan isi surat dinas diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diakhiri tanda baca.
  12. Kata hal (bukan perihal) diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor.
  13. Tanggal surat dinas diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat.
  14. Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.
  15. Alamat tujuan surat dinas pengetikan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju.
    Singkatan Yth. diketik di bawah kata Hal (bukan perihal)
    Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

  16. Nomor halaman naskah diketik dengan menggunakan Nomor halaman naskah diketik dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

Isi surat dinas terdiri atas:

  1. pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, diketik singkat dan jelas;
  2. awal kalimat isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat;
  3. isi pokok berisi uraian dari inti surat dinas; dan
  4.  kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

Penutup surat dinas terdiri atas:

  1. nama jabatan penanda tangan surat dinas yang diketik di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma (,);
  2. nama pejabat yang menandatangani surat dinas diketik di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan garis bawah. Nama pejabat sebagaimana dimaksud dapat mencantumkan gelar akademik;
  3. anda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;
  4. singkatan NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;
  5. cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tandatangan pejabat; dan
  6. apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan tatacara sebagaimana pembuatan tembusan pada surat edaran.
  7. Setiap surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh pejabat yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. Paraf dibubuhkan disebelah kiri/sebelum nama pejabat penandatangan paraf surat dinas.
  8. Jika diperlukan boleh mecantumkan footer, misalnya logo ISO, Akreditasi, dan kotak paraf.

Ketentuan jarak spasi adalah sebagai berikut:

  1. jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.
  2. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.
  3. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.
  4. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
  5. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.

Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu

  1. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam ordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas;
  2. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
  3. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
    Catatan:
    Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
  4. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas.

Contoh format penulisan Surat Dinas yang benar :

Contoh Penulisan Naskah / Surat Dinas IPB sesuai Pedoman TND

Contoh Penulisan Naskah / Surat Dinas IPB sesuai Pedoman TND

Contoh Penulisan Lampiran Naskah / Surat Dinas IPB sesuai Pedoman TND

Contoh Penulisan Lampiran Naskah / Surat Dinas IPB sesuai Pedoman TND

Link terkait: Bentuk Form Surat Dinas Baru


NOMOR dan KODE SURAT

Cara pemberian NOMOR dan KODE pada Surat:

a. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Rektor atau Wakil Rektor.

a. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Rektor atau Wakil Rektor.

b. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Dekan Fakultas Pertanian.

b. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Dekan Fakultas Pertanian.

c. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Departemen Arsitektur Lansekap Fakultas Pertanian.

c. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Departemen Arsitektur Lansekap Fakultas Pertanian.

d. Surat yang berasal dari Rektor dan ditandatangani oleh Kepala LPPM dengan penyebut a.n. (Rektor).

d. Surat yang berasal dari Rektor dan ditandatangani oleh Kepala LPPM dengan penyebut a.n. (Rektor).

Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Direktur Sumberdaya Manusia.

Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Direktur Sumberdaya Manusia.

Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Ketua MWA yang bersifat rahasia.

Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Ketua MWA yang bersifat rahasia.


 KEPALA NASKAH DINAS
(KOP SURAT)

Tatacara pencantuman kepala naskah dinas:

  1. lambang Institut Pertanian Bogor sesuai dengan yang ditetapkan dalam statuta, nama Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, nama Institut Pertanian Bogor, alamat, dan garis penutup;
  2. nama Institut Pertanian Bogor dicetak lebih tebal dan nama Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi tidak dicetak tebal;
  3. nama unit kerja yang dipimpin oleh Kepala Biro, Direktur, Kepala Kantor, dan Ketua Departemen di lingkungan Institut Pertanian Bogor tidak dicantumkan pada kepala naskah dinas;
  4. nama organ, fakultas, sekolah, lembaga, pusat dan unsur penunjang di lingkungan Institut Pertanian Bogor dicetak di bawah nama Institut Pertanian Bogor dengan huruf kapital dengan warna hitam;
  5. alamat diketik lengkap pada baris akhir tanpa singkatan atau akronim (penggalan) disertai kode pos, telepon, faksimile, email, dan website;
  6. kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal dengan ukuran garis 21/4 pt dengan warna hitam;
  7. jarak garis penutup dari tepi atas kertas sekitar 4,5 cm;
  8. pengetikan nama Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi dicetak pada baris pertama menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14, nama Institut Pertanian Bogor dicetak pada baris kedua menggunakan huruf Times New Roman, ukuran 14 cetak tebal, nama unit dibawah Institut Pertanian Bogor pada baris ketiga, masing-masing dicetak dengan huruf kapital, dan alamat menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12.

Contoh kepala naskah dinas:

  1. Contoh kepala naskah dinas IPB
  2. Contoh kepala naskah dinas Fakultas di IPB
  3. Contoh kepala naskah dinas Dewan Guru Besar IPB
  4. Contoh kepala naskah dinas Lembaga di IPB
  5. Contoh kepala naskah dinas Pusat-pusat di IPB
  6. Contoh kepala naskah dinas Unit Kerja di IPB
Kepala Naskah Dinas IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Fakultas Pertanian IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Fakultas Pertanian IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Dewan Guru Besar IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Dewan Guru Besar IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Lembaga di IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Lembaga di IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Pusat di IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Pusat di IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Unit Kerja di IPB sesuai Pedoman TND

Kepala Naskah Dinas Unit Kerja di IPB sesuai Pedoman TND

 

File Excell Form D.1.1 PENCIPTAAN ARSIP ini bisa di download  disini: formulir_d_untuk_pengawasan_kearsipan.xls
File pdf Form D.1.1 PENCIPTAAN ARSIP ini untuk bisa langsung di print bisa di download disini: formulir_d_1_1_1_untuk_pencipta_arsip.pdf

Kepala naskah dinas dalam bentuk file DOC bisa di download disini:

  1. contoh_bentuk_kop_surat_ipb.doc
  2. contoh_bentuk_kop_surat_fakultas_pertanian_ipb.doc
  3. contoh_bentuk_kop_surat_dewan_guru_besar_ipb.doc
  4. contoh_bentuk_kop_surat_lembaga_di_ipb.doc
  5. contoh_bentuk_kop_surat_pusat_di_ipb.doc
  6. contoh_bentuk_kop_unit_kerja_di_ipb.doc

LOGO IPB TERBARU

Logo IPB terbaru.  Bentuk logo ini terdapat di Statuta IPB Tahun 2013 (PP Nomor 66 Tahun 2013)

Logo IPB Terbaru (dalam bentuk file png)

Logo IPB Terbaru (dalam bentuk file png)

Logo IPB Terbaru mulai tahun 2013 s/d sekarang (dalam bentuk file jpg)

Logo IPB Terbaru (dalam bentuk file jpg)

Sebagai perbandingan, berikut saya tampilkan bentuk logo IPB yang lama (yang sudah tidak dipakai lagi):

Logo IPB Lama (sebelum tahun 2013)

Logo IPB Lama, sudah tidak dipakai lagi

Lambang IPB yang terbaru terdiri dari :

  1. Tulisan INSTITUT PERTANIAN BOGOR berwarna abu-abu ;
  2. Pohon berdaun lima helai, buku terbuka dan dibatasi lingkaran yang kesemuanya berwarna putih dengan dasar berwarna biru.
  3. Berdasarkan pengukuran menggunakan alat Color Rider Konica Minolta CR-10 , Logo IPB dalam dokumen memiliki dasar warna biru

    Bentuk Logo IPB Terbaru yang dipakai sekarang

    Bentuk Logo IPB (mulai tahun 2013 s/d sekarang)

Link terkait: PP No.66 Tahun 2013 Tentang Statuta IPB


SURAT TUGAS

  1. Pengertian
    Surat tugas merupakan naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau kolom.
  2. Kewenangan
    Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Tugas untuk tingkat IPB adalah Rektor, Wakil Rektor, dan Sekretaris Institut. Untuk tingkat fakultas/sekolah adalah Dekan. Untuk tingkat unit kerja yang berwenang menandatangani adalah pimpinan unit kerja yang membuat Surat Tugas.
  3. Naskah surat tugas diketik dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4.

Bagian-bagian surat tugas terdiri atas:

  1. Kepala
    Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom menggunakan tatacara pembentukan dan format kepala naskah dinas.
  2. Pembuka

Pembuka surat tugas terdiri atas:

  1. frasa surat tugas diketik di bawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris; dan
  2. Kata nomor diketik sejajar dengan frasa surat tugas, diawali dengan huruf kapital.

Surat Tugas berbentuk lembaran

surat_tugas_berbentuk_lembaran_surat

Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:

  1. nama jabatan pemberi tugas diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor;
  2. kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama jabatan pemberi tugas;
  3. singkatan NIP diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama;
  4. pangkat dan golongan serta jabatan penerima tugas;
  5. kata jabatan diketik di bawah dan sejajar kata pangkat dan golongan; dan
  6. maksud, tanggal dan tempat penugasan, diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk.

Contoh Surat Tugas yang sudah jadi:

Contoh Surat Tugas yang sudah jadi

Contoh Surat Tugas yang sudah jadi

Surat Tugas berbentuk kolom

Contoh frmat Surat Tugas berbentuk Kolom

Contoh frmat Surat Tugas berbentuk Kolom

Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas:

  1. nama jabatan pemberi tugas diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor;
  2. kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diberi tugas diketik di bawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas; danmaksud, tanggal, dan tempat penugasan diketik di bawah kolom sejajar dengan nomor isi kolom dan didahului dengan kata untuk.

PEMAKAIAN SINGKATAN a.n.

a.n. diketik dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa.
Contoh:

Contoh pemakaian singkatan a.n.

Contoh pemakaian singkatan a.n.

ALAMAT SURAT

A.    Alamat surat dicantumkan pada:

  1. sampul surat; dan
  2. surat.

B.    Alamat pada sampul surat perlu dicantumkan:

  1. singkatan Yth.;
  2. nama jabatan;
  3. unit kerja;
  4. alamat lengkap;
  5. nama kota; dan
  6. kode pos.

C.    Alamat pada surat terdiri atas:

  1. singkatan Yth.;
  2. nama jabatan;
  3. unit kerja;
  4. nama kota.

D.    Pencantuman kata penyapa
Pencantuman kata penyapa, seperti bapak, ibu, atau saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada sampul maupun pada surat.

E.    Sampul surat untuk surat keluar (eksternal) IPB
Sampul surat untuk surat keluar IPB menggunakan sampul surat berwarna coklat berkop IPB.

F.    Sampul surat untuk surat didalam (internal) IPB
Sampul surat untuk surat internal IPB menggunakan sampul surat berwarna putih polos berkop IPB dan bukan sampul buatan dari kertas bekas.

Pengurusan Surat Menjadi Arsip

Pengurusan Surat Menjadi Arsip

Surat setelah diberi nomor register barulah resmi menjadi arsip.

Pengertian Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009
Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip pada pokoknya terdiri dari Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Arsip pada pokoknya terdiri dari Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

BUKU AGENDA SURAT MASUK ELEKTRONIK

Buku Agenda Surat Masuk Elektronik

Buku Agenda Surat Masuk Elektronik

Note:
Dalam menulis Buku Agenda Surat Masuk Elektronik di Komputer, maka tulisan isi ringkasnya di link kan ke hasil scan suratnya yang disimpan dalam bentuk pdf.

Contoh Formulir Buku Agenda Surat Masuk Elektronik ini bisa di download dalam bentuk file Excell disini: buku_agenda_surat_masuk_elektronik.xls

BUKU AGENDA SURAT KELUAR ELEKTRONIK

Buku Agenda Surat Keluar Elektronik

Buku Agenda Surat Keluar Elektronik

Note:
Dalam menulis Buku Agenda Surat Keluar Elektronik di Komputer, maka tulisan isi ringkasnya di link kan ke hasil scan suratnya yang disimpan dalam bentuk pdf.

Contoh Formulir Buku Agenda Surat Keluar Elektronik ini bisa di download dalam bentuk file Excell disini: buku_agenda_surat_keluar_elektronik.xls


Daftar Arsip Aktif terdiri dari:

  1. Daftar Isi Berkas
  2. Daftar Berkas Aktif
Membuat Daftar Isi Berkas DP3

Contoh penulisan DAFTAR ISI BERKAS

Note:
Keterangan yang terdapat pada Daftar Isi Berkas terdiri dari :

  1. Nomor Berkas
  2. Nomor Item Arsip
  3. Kode Klasifikasi
  4. Uraian Informasi Arsip
  5. Tanggal
  6. Jumlah Item
  7. Keterangan

DAFTAR ISI BERKAS disimpan atau ditulis  di setiap Folder/Map Gantung
yang ada di laci Filling Cabinet


Membuat Daftar Berkas

Contoh penulisan DAFTAR BERKAS AKTIF

  

Note:
Keterangan yang terdapat pada Daftar Berkas terdiri dari :

  1. Nomor Berkas
  2. Kode Klasifikasi
  3. Uraian Informasi Berkas
  4. Kurun Waktu
  5. Jumlah Folder
  6. Keterangan

DAFTAR BERKAS  disimpan di setiap Laci Filling Cabinet atau di Box Arsip


Lembar DISPOSISI

Contoh Bentuk Lembar Disposisi

Contoh Bentuk Lembar Disposisi


 


Surat disimpan rapih seperti ini di setiap laci filling cabinet


BUKU PEMINJAMAN ARSIP

Buku Peminjaman Arsip

Buku Peminjaman Arsip

Contoh Formulir Peminjaman Arsip

Contoh Formulir Peminjaman Arsip

Penulis: Anita Handayani