Tahapan Akuisisi Arsip Statis

Arsip yang diserahkan oleh pimpinan Bawaslu kepada kepala ANRI dalam bentuk sudah tersusun rapi dalam box arsip.

Perhatikan foto ini ni adalah salah satu contoh foto seremonial penyerahan  Arsip statis (yang dilakukan oleh pimpinan Bawaslu kepada kepala ANRI) dalam bentuk sudah tersusun rapi dalam box arsip.

Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh Lembaga Kearsipan (dalam hal ini lembaga kearsipan maksudnya adalah Unit Arsip IPB) dari Pencipta Arsip (dalam hal ini pencipta arsip maksudnya adalah Unit Kearsipan yang mengelola arsip inaktif yang berkedudukan di Record Center Fakultas) , maupun serah terima arsip statis dari Pencipta Arsip (dalam hal ini pencipta arsip maksudnya adalah Unit Kearsipan yang mengelola arsip inaktif yang berkedudukan di Record Center Fakultas) kepada Lembaga Kearsipan (dalam hal ini lembaga kearsipan maksudnya adalah Unit Arsip IPB).

Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis bisa di download disini: perka_anri_nomor_31_tahun_2011_tentang_tata_cara_akusisi_arsip_statis.pdf

Penyerahan arsip statis disini maksudnya adalah penyerahan arsip statis dari Record Center yang berada di Fakultas kepada Lembaga Kearsipan IPB (ke Unit Arsip IPB). 

Hal ini adalah salah satu kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh Record Center.

Dan bagi Lembaga Kearsipan (dalam hal ini bernama Unit Arsip IPB), akuisisi adalah penambahan khasanah arsip statis (ke Unit Arsip IPB) atau penarikan arsip statis (dari Record Center Fakultas).

 

Dalam pasal 92 PP Nomor 28 Tahun 2012 dijelaskan tentang Prosedur pelaksanaan akuisisi arsip statis, ada 6 langkah.

Dalam pasal 92 PP Nomor 28 Tahun 2012 dijelaskan tentang Prosedur pelaksanaan akuisisi arsip statis, ada 6 langkah.

 

Tahapan Penyerahan Arsip Statis (Akuisisi Arsip Statis) adalah sebagai berikut:

Penyerahan arsip statis yaitu yaitu proses penambahan khasanah arsip statis Lembaga Kearsipan (LK, dalam hal ini Unit Arsip IPB) yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip (PA, dalam hal ini adalah Record Center Fakultas) melalui kegiatan sebagai berikut (berdasarkan Pasal 81 – PP 28 Tahun 2012) :

  1. Monitoring terhadap fisik arsip dan Daftar arsip statis yaitu pemeriksaan oleh LK apakah Arsip Statis yang mau diserahkan apakah cocok dengan data yang ada dalam Daftar Arsip yang dibuat oleh PA.
    Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan.
    Seleksi JRA.
  2. Melakukan  Verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LK yaitu menilai arsip statis yang akan diserahkan oleh PA, apakah arsip tersebut mempunyai nilai kesejarahan dan kebuktian apa tidak; apalah arsip tersebut mempunyai retensi permanen atau tidak (lihat JRA).Apabila dalam melakukan verifikasi terdapat arsip yang tidak memenuhi kriteria sebagai arsip statis, kepala lembaga kearsipan berhak menolak arsip yang akan diserahkan.Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah.
    Membuat  daftar arsip usul serah.
  3. Menetapkan Status Arsip Statis oleh LK (Unit Arsip IPB) yaitu LK menetapkan apakah akan menerima arsip yang mau diserahkan itu atau tidak. Jika jawabnyah Ya maka segera LK Membuat daftar arsip statis yang akan di akuisisi, jika jawabnya Tidak maka arsip tersebut dikembalikan ke PA.
    Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
    Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap  arsip usul serah.
    Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh Dekan.
  4. Persetujuan untuk menyerahkan oleh PA yaitu PA membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis;
    Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
    Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh dekan  kepada kepala UPT Arsip disertai dengan pernyataan dari Dekan  bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
  5. Penetapan arsip statis yang diserahkan oleh pimpinan PA artinya pimpinan PA menandatangani Berita Acara Serah Terima Arsip Statis yang dibuat oleh PA.
    Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip.
    Verifikasi dan persetujuan dari kepala UPT Arsip.
    Arsip statis yang akan diserahkan oleh PA harus sudah ditata rapi dalam box arsip, dan sudah diberi nomor berkas sesuai dengan nomor pada Daftar Arsip Statis

    Arsip yang diserahkan oleh pimpinan Bawaslu kepada kepala ANRI dalam bentuk sudah tersusun rapi dalam box arsip.

    Ini adalah salah satu contoh foto seremonial Penyerahan Arsip dari pimpinan Bawaslu kepada kepala ANRI, dimana arsip yang diserahkan  sudah dalam bentuk tersusun rapi dalam box arsip.

    Berkas arsip statis yang sudah dibungkus dengan kertas kissing kemudian diikatArsip_

    Penyerahan Arsip Statis

    Perhatikan: yang diserahkan adala folder arsip statis didalam box arsip.

  6. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan PA kepada kepala LK disertai dengan Berita Acara dan Daftar Arsip Statis yang diserahkan (= Acara Seremonial Serah Terima Arsip Statis).
    7.a.) Berita Acara serah terima arsip ditandatangan oleh lembaga LK dan pimpinan PA, perseorangan, atau pihak yang mewakili. Berita acara Serah Terima Arsip dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diserahkan kepada LK dan rangkap kedua disimpan oleh PA. Bagi PA Berita Acara ini dapat menjadi pengganti arsip yang diserahkan ke LK.
    Berita Acara Serah Terima Arsip sekurang-kurangnya berisi:
    7.a.1) Waktu serah terima;
    7.a.2) Tempat;
    7.a.3) Jumlah arsip;
    7.a.4) Tanggung jawab dan kewajiban para pihak;
    7.a.5) Tanda tangan para pihak.


    Bentuk Form Berita Acara Penyerahan Arsip Statis seperti ini:

    Bentuk Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis

    Bentuk Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis

    atau bentuk form Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif yang seperti ini:

    Bentuk Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Inaktif

    Bentuk Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Inaktif

    atau boleh juga bentuk form Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif seperti ini:

    Bentuk Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Inaktif

    Bentuk Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Inaktif


    7.b.) Daftar Arsip Statis yang diserahkan dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diserahkan kepada LK dan rangkap kedua disimpan oleh PA yang menjadi subjek penyerahan arsip.
    Daftar Arsip Statis disusun oleh PA (Pencipta Arsip) sekurang-kurangnya memuat:
    7.b.1) Nama pencipta arsip;
    7.b.2) Nomor arsip;
    7.b.3) Kode klasifikasi;
    7.b.4) Uraian informasi arsip;
    7.b.5) Kurun waktu;
    7.b.6) Jumlah arsip;
    7.b.7) Keterangan.


    Bentuk form Daftar Arsip yang diserahkan seperti ini:

    Formulir Isian Daftar Arsip Statis yang Diserahkan

    Formulir Isian Daftar Arsip Statis yang Diserahkan

    Atau Bentuk Arsip Aktif yang Dipindahkan seperti ini:

    Formulir Isian Daftar Arsip Inaktif yang Diserahkan

    Formulir Isian Daftar Arsip Inaktif yang Diserahkan

    Pasal 93 PP Nomor 29 Tahun 2012 berisi tentang Berita acara Serah Terima Arsip dan Daftar Arsip

    Pasal 93 PP Nomor 29 Tahun 2012 berisi tentang Berita acara Serah Terima Arsip dan Daftar Arsip

    Pelaksanakan akuisisi arsip statis ini disaksikan oleh pimpinan LK dan pimpinan PA.
    Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

    Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis dari Pimpinan Bawaslu kepada Kepala ANRI.

    Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis dari Pimpinan Bawaslu kepada Kepala ANRI.

    Note:
    Dari contoh gambar diatas, yang berfungsi sebagai pimpinan PA adalah pimpinan Bawaslu, dan yang berfungsi sebagai pimpinan LK adalah kepala ANRI.

    Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh Dekan kepada Kepala UPT Arsip, disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

    Dokumentasi pelaksanaan akusisi arsip statis (daftar arsip statis, berita acara serah terima arsip statis, dll) menjadi arsip vital bagi PA.


 

Dalam rangka pelaksanaan akuisisi arsip statis, LK (Unit Arsip IPB) wajib membuat Daftar Pencarian Arsip (DPA) terhadap arsip statis yang belum diserahkan oleh PA.

DPA diumumkan oleh LK (Unit Arsip IPB) kepada publik baik melalui media cetak dan atau media elektronik (website) sesuai kewenangannya.

DPA sekurang-kurangnya memuat:
8.1) Nama pencipta arsip;
8.2) Nomor arsip;
8.3) Kode klasifikasi;
8.4) Uraian informasi arsip;
8.5) Kurun waktu;
8.6) Jumlah arsip;
8.7) Keterangan.

Dalam pasal 94 PP Nomor 28 Tahun 2012 dijelaskan tentang kolom apa saja yang harus dicantumkan dalam pembuatan Daftar Pencarian Arsip (DPA).

Dalam pasal 94 PP Nomor 28 Tahun 2012 dijelaskan tentang kolom apa saja yang harus dicantumkan dalam pembuatan Daftar Pencarian Arsip (DPA).

Dalam rangka penyelamatan arsip statis, pemerintah dapat memberikan penghargaan atau imbalan kepada masyarakat. Penghargaan tersebut diberikan kepada masyarakat yang memberitahukan keberadaan dan atau menyerahkan arsip yang masuk dalam DPA kepada LK. Imbalan dapat diberikan kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis yang dimiliki atau dikuasai kepada LK yang pelaksanaannya dapat dilakukan berdasarkan perundingan. Penghargaan dan mbalan ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, atau kepala LK sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ketentuan lebih lanjut mengenai kriteria penghargaan atau imbalan kearsipan diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.

Didalam Perka ANRI Nomor 36 Tahun 2015 tentang Imbalan Penyerahan Arsip Statis disebutkan bahwa:
Pasal 1 ayat 8:
Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan dan dicari oleh Lembaga Kearsipan serta diumumkan kepada publik.
Pasal 1 Ayat 9:
Tim Penyusun DPA adalah semua pihak yang memiliki latar belakang dan kompetensi dalam bidang teknis terkait yang terdiri dari Peneliti, Sejarawan, Arsiparis dan ahli bidang lain yang terkait dengan konten arsip.

 


 

  • Keterangan Singkatan:
    LK  =  Lembaga Kearsipan (contoh: Unit Arsip IPB);
    PA = Pencipta Arsip / Satuan Kerja (contoh: Record Center Fakultas Peternakan, Masyarakat perseorangan)

Link Terkait: [Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Pengelolaan Arsip Statis

Sumber: Catatan pribadi setelah mengikuti Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli di IPB
Update 19 Juni 2016, 30 Juni 2016
Penulis: Anita Handayani