Praktek penataan berkas

Praktek penataan berkas

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

Tujuan penataan berkas:

  1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
  2. Mempermudah penyusutan arsip

Prinsip Penataan Berkas, lebih lengkapnya bisa dilihat disini, ada yang disebut Dosier, Seri, dan Rubrik/Subjek.

Note: Penataan berkas yang dilakukan di unit kerja pencipta arsip bisa bergantian antara dosier / rubrik / seri tergantung jenis berkas nya. Yang terbaik jika bisa menyusun berkas berdasarkan Dosier karena bercerita dari awal sampai akhir kegiatan.

Setiap folder bisa berisi satu berkas yang disusun secara Dosier (arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas, contoh Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012), atau disusun secara Seri (arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas, contoh Seri Surat Edaran tahun 2009), atau beberapa berkas arsip yang disusun berdasarkan Rubrik/Subjek (arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas, contoh Berkas Pembelian ATK, 2012 ).  Dosier, Seri dan Rubrik adalah bentuk-bentuk penyusunan sekumpulan arsip dalam satu berkas.

Alat pemberkasan:

  1. Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
  2. Indeks
Tahap-tahap Pemberkasan

Tahap-tahap Pemberkasan

Praktek penataan berkas

Praktek penataan berkas

Membuat Daftar Isi Berkas

Daftar Isi Berkas Cuti Tahunan ini ditempel di bagian depan folder Cuti Tahunan

Membuat Daftar Isi Berkas DP3

Daftar Isi Berkas DP3 ini ditempelkan di bagian depan Folder DP3

Membuat Daftar Berkas

Daftar Berkas ini di tempel di box atau di laci filling cabinet

 

Klasifikasi Arsip:

  • KLASIFIKASI ARSIP adalah PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP
  • FUNGSI Klasifikasi Arsip:
    MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI

INDEKS:

  • lNDEKS adalah SUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS
  • FUNGSI Indeks yaitu :
    MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA
    MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

PENULISAN INDEKS NAMA ORANG:

  1. Straigth order
  2. Indexing order
Straight Order

Contoh penulisan Index berdasarkan nama orang dengan sistem Straight Order

Indexing Order

Contoh penulisan Index berdasarkan nama orang dengan sistem Indexing Order

PENULISAN INDEKS ORGANISASI:

Indeks Nama Organisasi

Contoh penulisan Indeks berdasarkan Nama Organisasi

GUIDE atau SEKAT:

Guide atau Sekat

Contoh bentuk guide atau sekat

Jenjang Masalah:

Jenjang Masalah

Jenjang masalah dalam sekat

Jenjang Masalah

Penyekat PRIMER berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file

Penyekat SEKENDER berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus

Penyekat TERTIER berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus

Folder berisi Berkas/surat
Note: Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan

Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif.

Ada 3 macam folder yaitu:

  1. Folder Individual, berisi arsip dari satu koresponden,perorangan atau instansi, diletakkan diposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis atau nomor.
  2. Folder Khusus, berisi arsip yang menunjukkan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi mengikuti guode sekunder (guide pembantu) dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus seperti: Aplikasi (lamaran), pertama sisusun berdasarkan nama responden, jika koresponden mempunyai lebih dari satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal.
  3. Folder macam-macam, berisi arsip yang bermacam-macam koresponden, diatur berdasar nama koresponden kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, tanggal baru ada di depan. Folder ini diletakkan paling belakang ditiap-tiap alphabet atau nomor.
Folder dengan tab diatas

Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya

Huruf dan Label di Tab. Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca.

Dalam memberkaskan arsip dikenal prosedur (CARA A) sebagai berikut:

  1. Pemeriksaan (Inspecting), adalah kegiatan memeriksa arsip yang akan disimpan. Bebeapa hal yang harus dicermati adalah:
    1) Apakah sudah ada diposisi simpan
    2) Apakah lampiran-lampiran (jika ada) sudah lengkap
    3) Apakah akan disatukan dengan suratnya (jika ada surat) atau dipisahkan karena bentuk fisiknya menghastuskan demikian.
  2. Pengindeksan (Indexing), adalah kegiatan menetapkan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung cara pemberkasan yang digunakan. Pada sistem alfabetis kata tangkapnya adalah nama (orang, badan usaha, nstansi dsb.). Kata tangkap pada sistem numerik adalah kode angka, kata tangkap pada organisasi yang sudah memiliki klasifikasi arsip adalah kode klasifikasi. Tata cara dalam penentuan indeks antara lain:
    1) Indeks harus singkat, jelas mewakli isi arsip
    2) Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
    3) Kata yang digunakan harus sudah lazim
    4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
    5) Indeks harus kata benda atau yang dibendakan
  3. Pengkodean (Coding), adalah kegatan pemberian tanda atau kode yang mewakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling pas dalam fle. Dengan kode tersebut petugas dapat mensortir atau menempatkan arsip sesuai kelompoknya.
  4. Pembuatan tunjuk silang (Cross reference). Tunjuk silang dipergunakan apabila:
    1) Ada arsip yang mempunyai 2 masalah atau lebih
    2) Apabila ada pergantian nama (orang, organisasi atau perusahaan, nama tempat dsb.)
    3) Jika ada surat yang lampirannya bukan merupakan surat, seperti: disket, buku dsb.
    Tunjuk silang pada dasarnya merupakan catatan agar dapat memperoleh informasi arsip baik secara langsung (intern file) ataupun tidak langsung (antar file).
    Tunjuk silang langsung adalah menunjukkan keterkaitan informasi arsip dari file itu sendiri (intern file) karena file tersebut dipandang perlu menggunakan tanda (X), atyau dengan istilah “Lihat (See)”.
    Tunjuk silang tidak langsung menunjukkan keterkaitan informasi arsip dengan file atau berkas lain, biasanya menggunakan tanda (XX), atau dengan istilah lihat juga (See also),
    Contoh: Surat dari ANRI tentang Diklat Kearsipan yang ditunjukan kepada suatu instansi dapat dikenal dengan: Diklat Kearsipan (sebagai subyek) atau dengan ANRI (asal arsip).
Tunjuk Silang Langsung

Tunjuk Silang Langsung

  • Penyortiran (sortir)
  • Pembuatan Label (labeling)
  • Pemberkasan (filling) (= Penyimpanan Berkas) yaitu kegiatan memasukkan arsip ke dalam folder yang sesuai

PROSEDUR PEMBERKASAN ARSIP (CARA B), adalah sebagai berikut:

  1. Membaca isi surat, untuk menentukan isi ringkas
    Pemeriksaan (Inspecting), adalah kegiatan memeriksa arsip yang akan disimpan. Bebeapa hal yang harus dicermati adalah:
    1) Apakah sudah ada diposisi simpan
    2) Apakah lampiran-lampiran (jika ada) sudah lengkap
    3) Apakah akan disatukan dengan suratnya (jika ada surat) atau dipisahkan karena bentuk fisiknya menghastuskan demikian.
  2. Penentuan Indeks subjek , kode klasifikasi arsip (KKA), dan tahun1) Arsip disusun berdasarkan Subjek, tentukan indeks subjek nya
    2) Tentukan Kode Klasifikasi nya
    3) Arsip disusun berdasarkan Tahun

Pengindeksan (Indexing), adalah kegiatan menetapkan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung cara pemberkasan yang digunakan. Pada sistem alfabetis kata tangkapnya adalah nama (orang, badan usaha, nstansi dsb.). Kata tangkap pada sistem numerik adalah kode angka, kata tangkap pada organisasi yang sudah memiliki klasifikasi arsip adalah kode klasifikasi. TAta cara dalam penentuan indeks antara lain:
1) Indeks harus singkat, jelas mewakli isi arsip
2) Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
3) Kata yang digunakan harus sudah lazim
4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
5) Indeks harus kata benda atau yang dibendakan


Contoh arsip-arsip yang disimpan dalam 1 berkas


  • Masukkan surat ke dalam folder
    Penyortiran (sortir)
    Dibuat folder berkas masukkan arsip aktifnya

    Arsip dalam berkas diberi nomor definitif


  • Menuliskan KKA (Kode Klasifikasi Arsip), Indeks Subjek dan Tahun pada tab folder


    Pengkodean (Coding), adalah kegatan pemberian tanda atau kode yang mewakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling pas dalam fle. Dengan kode tersebut petugas dapat mensortir atau menempatkan arsip sesuai kelompoknya.


    Jenjang masalah dalam sekat

    Jenjang Masalah

     

  • Pengelompokkan kode yang sama


    Pembuatan Label (labeling)


    Dibuat Penyekat Primer, Sekunder dan Tertier
    Contoh: Cuti Tahunan
    Contoh: Perjalanan Dinas
    Sekat Berkas Tes Kesehatan yang diurut berdasarkan TahunSekat Tugas Belajar a.n. PegawaiDiisi Form Daftar Isi Bekas Arsip, tempel di depan Folder nya

    Membuat Daftar Isi BerkasMembuat Daftar Isi Berkas DP3

    Contoh penempelan Daftar Isi Berkas Arsip di folder

    Contoh penempelan Daftar Isi Berkas Arsip di folder


  • Penataan Berkas

    Pembuatan tunjuk silang (Cross reference). Tunjuk silang dipergunakan apabila:
    1) Ada arsip yang mempunyai 2 masalah atau lebih
    2) Apabila ada pergantian nama (orang, organisasi atau perusahaan, nama tempat dsb.)
    3) Jika ada surat yang lampirannya bukan merupakan surat, seperti: disket, buku dsb.
    Tunjuk silang pada dasarnya merupakan catatan agar dapat memperoleh informasi arsip baik secara langsung (intern file) ataupun tidak langsung (antar file).
    Tunjuk silang langsung adalah menunjukkan keterkaitan informasi arsip dari file itu sendiri (intern file) karena file tersebut dipandang perlu menggunakan tanda (X), atyau dengan istilah “Lihat (See)”.
    Tunjuk silang tidak langsung menunjukkan keterkaitan informasi arsip dengan file atau berkas lain, biasanya menggunakan tanda (XX), atau dengan istilah lihat juga (See also),
    Contoh: Surat dari ANRI tentang Diklat Kearsipan yang ditunjukan kepada suatu instansi dapat dikenal dengan: Diklat Kearsipan (sebagai subyek) atau dengan ANRI (asal arsip).

    Tunjuk Silang Langsung

    Tunjuk Silang Langsung


    Buat Daftar Berkas Arsip setiap laci Filling Cabinet, simpan di dalam laci ybs.Membuat Daftar Berkas

    Contoh penempelan Daftar Berkas Arsip di box arsip

    Contoh penempelan Daftar Berkas Arsip di box arsip

    Contoh penempelan Daftar Berkas Arsip di box arsip

    Contoh penempelan Daftar Berkas Arsip di box arsip

    Note: kalau arsipnya masih aktif tidak pakai box tapi pakai filling cabinet, jadi Daftar Berkas Arsip untuk arsip aktif diletakkan disetiap laci Filling Cabinet.  Contohnya seperti gambar dibawah ini:

    Tampilan muka BUKU DAFTAR ARSIP AKTIF Tahun 2012Tampilan Isi Buku Daftar Arsip Aktif yang dibuat per laci filling cabinet



    DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN 2013:
    1. Kode Klasifikasi/Indeks
    2. Uraian Informasi Berkas
    3. Nomor Berkas
    4. JUMLAH
    5. Nomor Isi Berkas
    6. URAIAN
    7. KURUN WAKTU
    8. Tngkat Perkembanga
    9. JUMLAH
    10. Lokasi Filling Cabinet II
    (Ini adalah contoh buku daftar pada Filling Cabinet nomor 2)
    Laci Filling Cabinet nomor 1 berisi DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN 2012


  • Masukkan berkas ke Filling Cabinet


    Pemberkasan (filling) (= Penyimpanan Berkas) yaitu kegiatan memasukkan arsip ke dalam folder yang sesua


    Perhatikan: Setiap Filling Cabinet diberi Kunci, sehingga yang boleh mengaksesnya hanya petugasnya sajaBerkas ditaruh di dalam Filling Cabinet Berkas ditaruh di dalam Filling Cabinet


    Arsip Aktif disimpan di dalam Filling Cabinet selama Masa retensinya masih aktif, maksimal 4 tahun, tergantung JRA nya.


  • Arsip Aktifnya di alih mediakan dengan cara di scan hasilnya dalam bentuk file pdf
    Contoh:
    SURAT PENGUMUMAN PEMENANG AKADEMISI BERPRESTASI TINGKAT IPB TAHUN 2016DAFTAR PEMENANG DAN PESERTA KETUA PROGRAM STUDI BERPRESTASI TINGKAT INSTITUS PERTANIAN BOGOR TAHUN 2016 DAFTAR PEMENANG DAN PESERTA
    KETUA PROGRAM STUDI BERPRESTASI
    TINGKAT INSTITUS PERTANIAN BOGOR
    TAHUN 2016DAFTAR PEMENANG DAN PESERTA DOSEN BERPRESTASI TINGKAT INSTITUS PERTANIAN BOGOR TAHUN 2016 DAFTAR PEMENANG DAN PESERTA
    DOSEN BERPRESTASI
    TINGKAT INSTITUS PERTANIAN BOGOR
    TAHUN 2016DAFTAR PEMENANG DAN PESERTA TENAGA KEPENDIDIKAN BERPRESTASI TINGKAT INSTITUS PERTANIAN BOGOR TAHUN 2016 DAFTAR PEMENANG DAN PESERTA
    TENAGA KEPENDIDIKAN BERPRESTASI
    TINGKAT INSTITUS PERTANIAN BOGOR
    TAHUN 2016
    Surat Direktur SDM No. 6373/IT3.23/KP/2016 tentang Pengumuman Pemenang Akademisi Berprestasi Tingkat IPB Tahun 2016, tanggal 8 Juni 2011.pdf


  • Buat Database yang nge link ke Arsip digital pdf tersebutMembuat Database di Komputer Input data ke komputerTampilan Database Arsip Aktif Tampilan Database Arsip Aktif

Bagan Alir Pengurusan Surat menjadi Arsip:

Prosedur pengurusan SURAT menjadi ARSIP

Bagan Alir Cara Pengurusan Surat menjadi Arsip Bagan Alir Cara Pengurusan Surat menjadi Arsip

Surat setelah diberi nomor register barulah resmi menjadi arsip.
Sistem Pengurusan Surat
:

  1. Sistem Agenda
    Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar secara kronologis sesuai dengan kedatangan surat masuk dan dikirimnya surat keluar.
    Buku agenda juga sebagai alat untuk penemuan kembali surat.
    Ciri Sistem Agenda:
    1) Pencatatan surat masuk & surat keluar dilakukan secara terpisah
    2) Penyimpanan surat masuk & keluar yg saling terkait (jawab menjawab) tdk dlm satu berkas.
    3) Surat masuk disimpan secara terpisah dg copy (tindasan) surat keluarnya.
    4) Hal terpenting untuk dimasuk-kan ke dlm buku agenda ada-lah nomor urut (bukan ma-salah).
    5) No. urut dlm 1 th dimulai dg nomor 1, tahun berikutnya dimulai lagi dg nomor 1 kembali, dst.
    6) Bila buku agenda, baik untuk surat masuk maupun keluar sudah terisi penuh maka harus diganti dg buku yg baru.
    7) Penulisan nomor akan ber-lanjut dr buku yg lama kpd buku yg baru dalam 1 tahun.
    Contoph Buku Agenda Surat Masuk bila sudah dikumpulkan:ContohBUKU AGENDA SURAT MASUKbila sudah dikumpulkan ContohBUKU AGENDA SURAT MASUKbila sudah dikumpulkanBuku Agenda Surat Masuk Kolom isian pada Buku Agenda Surat MasukBuku Agenda Surat Keluar Kolom isian pada Buku Agenda Surat KeluarKeuntungan sistem agenda:
    1) Tidak menggunakan banyak sarana/lebih efisien
    2) Pencatatan sederhanaKelemahannya sistem agenda :
    1) Sulit dilakukan penyusutan arsip karena pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara terpisah
    2) Sulit dilakukan pencarian surat
    3) Sulit dalam penyusutan


  2. Sistem Pola Baru Kearsipan/Sistem Kartu Kendali
    Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dan lembar pengantar sebagai sarana pencatatan surat biasa dan rahasia
    Ciri Sistem Kartu Kendali:
    1) Ada perbedaan pencatatan untuk surat penting, biasa dan surat rahasia
    2) Penyimpanan surat masuk & keluar yg saling terkait (jawab menjawab) disimpan dlm satu berkas.
    3) Kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dibuat rangkap 3
    KK 1 disimpan di bagian pencatatan sbg pengganti bk agenda.
    KK2 disimpan di bagian penataan sbg pengganti buku ekspedisi / ditata berdasar kode klasifikasi.
    KK3 disimpan di unit pengolah.Contoh Form Isian pada Kartu Kendali Contoh Form Isian pada Kartu KendaliContoh Lembar Pengantar Surat Biasa ataContoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau Rahasiau RAhasia Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau RahasiaContoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau Surat Rahasia Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau Surat RahasiaKeuntungan sistem kartu kendali:
    1) Penelusuran surat mudah dilakukan
    2) Penyusutan arsip mudah dilakukanKelemahannya sistem kartu kendali:
    1) Kartu kendali berupa lembaran sehingga mudah hilang
    2) Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat maka pemberian klasifikasi surat menjadi tidak tepat


  3. Sistem Takah/Sistem Tata Naskah
    yaitu sistem pengelolaan surat yang menggunakan berbagai sarana pendukung seperti buku agenda surat masuk/surat keluar, map takah, buku takah, buku indeks persoalan, lembar catatan, buku ekspedisi, kartu pemeriksaan peredaran takah.
    Pendisposisian surat:
    1) Untuk memberikan wewenang dan tugas kpd bawahan sesuai dgn instruksi yg ada di dalamnya.
    2) Diperlukan formulir / lembar disposisi.
    Apabila surat perlu koordinasi segera dgn pihak lain dapat di foto copi dan diberi stempel disposisi.
    Prosedur dan Tata Kerja, faktor-faktor yg harus diperhatikan :

    • Kecenderungan pimpinan ingin mengetahui semua informasi shg menyebabkan keterlambatan pemrosesan surat
    • Sosialisasi dan penjelasan prosedur kerja agar tujuan pengurusan surat tercapai
    • Pendisposisian surat yg disampaikan lebih dari satu unit kerja/ pejabat, maka perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yg berlaku.à pertimbangannya penggandaan & duplikasi bertambah menyebabkan tdk terjaminnya informasi.

    Prosedur Pengurusan Surat Masuk:

    • Penerimaan
    • Pengarahan
    • Pencatatan
    • Pendistribusian

    Perencanaan pengurusan Surat Keluar, hal-hal yg harus diperhatikan :

    • Azas yg digunakan
    • Batas waktu menjawab surat
    • Pendelegasian wewenang
    • Penulisan tanggal surat
    • Faktor Pengamanan
    • Pengiriman Surat

    Azas yang digunakan:

    • Untuk organisasi kecil sebaiknya menggunakan azas sentralisasi.
    • Sedangkan organisasi yn besar menggunakan desentralisasi dalam perencanaan pengurusan surat keluarnya.

    Batas waktu menjawab surat:

    • Ketertiban unit kerja yg menjawab surat
    • Pentingnya tidaknya informasi yg ada
    • Perhatikan tanggal penerimaan surat

    Prosedur Pengelolaan Surat Masuk:

    • Menerima surat yang telah ditandatangani dari unit-unit kerja
    • Memilah surat menjadi surat rahasia, surat penting dan surat biasa
    • Meneliti surat untuk melihat segala kelengkapan seperti: format surat, tandatangan dsb
    • Pengetikan tanggal surat sesuai dengan tanggal pengiriman
    • Pemberian stempel
    • Pemilihan sampul sesuai jenis, ukuran dan tipe surat yang dikirim
    • Penyimpanan tindasan surat keluar
    • Memasukan surat ke dalam sampul dan menandai sampul sesuai dengan derajat pengirimannya

    Lembar Disposisi Lembar Disposisi


Prosedur Pemberkasan

Prosedur Pemberkasan Arsip

Sumber: Catatan pribadi setelah mengikuti Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli di IPB
Update 11 Juni 2016
Penulis: Anita Handayani