Cara Pengelolaan Arsip Statis

Dalam pasal 59 Ayat 2 PP Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa Pengelolaan arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.

Dalam pasal 59 Ayat 2 PP Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Dalam pasal 92 Ayat 2 PP Nomor 28 Tahun 2012 dijelaskan bahwa Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.

Dalam pasal 92 Ayat 2 PP Nomor 28 Tahun 2012 dijelaskan bahwa Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Bagan Pengelolaan Arsip Statis. Tujuan pengelolaan arsip statis adalah untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Bagan Pengelolaan Arsip Statis.
Tujuan pengelolaan arsip statis adalah untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

 

Arsip statis di simpan di Lembaga Kearsipan, di IPB nama Lembaga Kearsipannya yaitu Unit Arsip IPB yang dikepalai oleh Drs. B. Mustafa, M.Lib.

Kriteria Arsip Statis

Kriteria Arsip Statis

Jenis Arsip yang Dipertimbangkan Statis

Jenis Arsip yang Dipertimbangkan Statis

Sifat Arsip Statis

Sifat Arsip Statis

Contoh Arsip yang Dapat Dibuka Setelah 30 Tahun

Contoh Arsip yang Dapat Dibuka Setelah 30 Tahun

Pengelolaan arsip statis wajib dilakukan oleh:

  1. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional;
  2. Lembaga kearsipan provinsi;
  3. Lembaga kearsipan kabupaten/kota; dan
  4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri (Unit Arsip IPB).
Dalam pasal 59 Ayat 2 PP Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa Pengelolaan arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.

Dalam pasal 59 Ayat 2 PP Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Tata Cara Kegiatan Pengelolaan Arsip Statis (Pasal 59 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) secara lengkap yaitu sebagai berikut:

  1. Melakukan Akuisisi arsip statis
    yaitu proses penambahan khasanah arsip statis Lembaga Kearsipan (LK) yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip (PA).
    Tata cara Akuisisi Arsip Statis bisa dilihat disini.
    Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya.
    Prinsip Akuisisi Arsip:
    1) Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga
    kearsipan (LK) dari pencipta arsip (PA), maupun serah terima arsip statis dari PA
    kepada LK;
    2) Telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan
    pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilaiguna sekunder, dan
    telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya;
    3) Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik
    sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan
    aturan asli;
    4) Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib
    didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa berita
    acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat
    arsip, dan arsipnya;
    5) Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya.
    Strategi Akusisi Arsip Statis:
    1) Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip
    statis;
    2) Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip
    statis;
    3) Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara
    permanen;
    4) Mengatur proses serah terima arsip antara pihak LK dengan PA;
    5) Mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi.
  2. Melakukan  Pengolahan arsip statis
    Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi di Lembaga Kearsipan sehingga arsip mudah ditemukan berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan arsip (asal usul dan aturan asli) dan standar pengolahan arsip statis, meliputi:
    1) Penataan informasi arsip statis;
    2) Penataan fisik arsip statis;
    3) Pembuatan finding aids atau sarana bantu penemuan kembali arsip
    (berupa guide, daftar arsip statis, inventaris arsip, dll.);
    4) Penyimpanan arsip di ruang simpan sesuai dengan standar penyimpanan arsip
    statis.
    Sarana bantu temu baik meliputi Guide, Daftar Arsip Statis dan Inventaris Arsip.Daftar Arsip Statis sekurang-kurangnya memuat:
    1) Pencipta arsip;
    2) Nomor arsip;
    3) Kode klasifikasi;
    4) Uraian informasi arsip;
    5) Kurun waktu;
    6) Jumlah arsip;
    7) Keterangan.

Inventaris arsip adalah sarana penemuan arsip statis berupa susunan hasil deskripsi unit informasi suatu kelompok arsip secara menyeluruh dilengkapi dengan sejarah lembag/organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengaturannya, indeks, serta lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan arsip ybs.

Sebuah buku Inventaris Arsip umumnya memuat unsur-unsur sebagai berikut:
1) Judul;
2) Daftar Isi;
3) Pendahuluan;
4) Daftar Pustaka;
5) Inventaris: deskripsi arsip statis;
6) Lampiran-lampiran:
6.1) Struktur Organisasi;
6.2) Daftar Singkatan;
6.3) Daftar Penjelasan Istilah Asing;
6.4) Daftar pejabat/fungsionaris;
6.5) Konkordansi dll.;
6.6) Indeks: nama, geografi, dan masalah
yang mengacu kepada nomor inventaris.

Contoh Buku Inventaris

Contoh Buku Inventaris

Contoh Deskripsi Arsip Statis pada buku Inventaris Arsip

Contoh Deskripsi Arsip Statis pada buku Inventaris Arsip

Dalam rangka melakukan penataan informasi arsip statis, deskripsi terhadap informasi yang terekam dalam arsip adalah kegiatan yang perlu dilakukan.

International Council on Archives (ICA) mendefinisikan bahwa Deskripsi Arsip adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut mencerminkan proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi guna mengidentifikasikan arsip tersebut termasuk penjelasan konteks dan sistem kearsipan yang melahirkan arsip tersebut

Deskripsi arsip dimaksud untuk dapat memberikan akses informasi mengenai:
1) Asal usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip;
2) Struktur pemberkasan
3) Hubungannya dengan arsip lain
4) Cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan

Untuk memudahkan komunikasi data informasi arsip statis serta untuk memudahkan dalam mendeskripsi arsip, ICA pada tahun 2004 menerbitkan General International Standard on Archival and Description (General ISAD) merupakan standar umum Deskripsi Arsip Statis yang berlaku secara internasonal. Deskripsi disusun secara bertingkat (multi level description) yang seluruhnya memuat 26 ketentuan pendeskripsian arsip lembaga/instansi/organisasi pemerintah. Standar deskripsi arsip versi ISAD (G) memang sangat ideal diterapkan untuk mengatur khasanah arsip statis namun apabila akan diterapkan secara menyeluruh membutuhkan dukungan sarana dan prasarana elektronok atau komputerisasi dengan program aplikasi yang telah disesuaikan dengan elemen-elemen deskripsi berdasarkan ISAD (G). Selain standar deskripsi vers ISAD (G), ada standar deskripsi arsip yang lebih sederhana dan dapat digunakan untuk mengatur dan mendeskripsi arsip statis khususnya arsip bermedia kertas.

Dalam standar deskripsi yang sederhana ini, ada 5 unsur deskripsi yang harus ada ketika melakukan pendeskripsian arsip statis bermedia kertas, yaitu:
1) Bentuk redaksi. Menyatakan jenis, format naskah yang digunakan dalam merekam informasi pada sebuah arsip, misalnya: surat, laporan, nota dinas dsb.
2) Isi. Informasi apa yang terkandung di dalam naskah/arsip informasi tersebut ditulis secara singkat dan padat, misalnya: laporan mengenai pertanggung jawaban Rektor IPB tahun 2005.
3) Tanggal. Tanggal yang dimaksud disini adalah menjelaskan periode atau kurun waktu terciptanya arsip, misalnya: Rancangan Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah DAerah, tanggal 1 Januari 1999.
Penulisan tanggal, bulan, tahun secara lengkap dalam deskripsi akan memudahkan dalam proses pengelompokkan arsip, khususnya ketika mengatur kronologis arsip dalam kelompoknya.
4) Tingkat Perkembangan. Menyatakan identitas tingkat keaslian naskah/arsip, misalnya: konsep, tembusan, tindasan, asli, salinan, copy dsb.
5) Bentuk Luar. Menyatakan jumlah/volume naskah/arsip yang dideskripsi, misalnya: lembar, sampul, bundel dsb.

Contoh bentuk Kartu Deskripsi Arsip

Contoh bentuk Kartu Deskripsi Arsip

Dalam pembuatan Deskripsi Arsip secara sederhana biasanya digunakan kartu-kartu deskripsi yang dikenal dengan sebutan fiches. Fiches atau kartu deskripsi ini dibuat dari potongan kertas berukuran 15 x 10 cm.

Keterangan fiches, atau keterangan yang tertera di Kartu Deskripsi Arsip:
1. Bentuk redaksi: Salinan Peraturan
2. Isi: Rektor IPB Nomor 12/IT3/TU/2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan IPB
3. Tanggal Salinan Peraturan dibuat: 9 Oktober 2014
4. Tingkat Perkembangan: Asli
5. Bentuk luar: 1 sampul

Menurut Schellenberg (1961):
1) Ada dua prinsip dasar dalam mengatur arsip yang telah dikembangkan bertahun-tahun, yaitu prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order).
2) Konsep ini untuk mencapai 2 tujuan utama, yaitu preservasi arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their evidential value) dan agar arsip tersebut dapat diakses untuk dimanfaatkan (making them accessible for use).Principle of Provenance maksudnya adalah tidak mencampur adukkan arsip2 antara Fakultas,
Principle of Original Order maksudnya adalah arsip yang diolah tidak boleh berubah bentuk aslinya. Jadi arsip tidak boleh dibolongin, karena jika arsip dibolongin berarti sudah melanggar Principle of Original Order.

PRINSIP PENATAAN ARSIP (Menurut Schellenberg, 1961):
1) Principle of provenance atau prinsip asal-usul adalah prinsip yang menyatakan bahwa dalam menata arsip kita harus menempatkan/ mengelompokkan arsip sesuai dengan asal-usul organisasi pencipta arsipnya.(is that archives should be kept according to their source).
2) Principle of original order atau prinsip aturan asli menyatakan bahwa dalam penataan arsip harus dipertahankan bagaimana aturan asli yang digunakan saat arsip itu diciptakan (is that archives should be kept in the originally imposed on them).

Penataan arsip secara artificial dapat dilakukan oleh arsiparis apabila sistem pengaturan aslinya sudah tidak dapat lagi dipertahankan atau diberlakukan pada arsip yang sistem penataannya tidak diketahui.

Pengolahan Arsip statis memakai Kartu Deskripsi untuk mendata arsipnya.

  • Melakukan  Preservasi arsip statis (= Menyimpan, Memelihara, Mengamankan), yaitu melakukan kegiatan
    1) Preventif (adalah Penyimpanan, pengendalian hama terpadu, reproduksi atau alih media, perencanaan menghadapi bencana) dan
    2) Kuratif (adalah Perawatan).

 

Preservasi Arsip adalah keseluruhan proses dalam rangka perlindungan arsip statis dari kerusakan secara preventif dan kuratif, sehingga arsip statis dapat dimanfaatkan dalam jangka waktu lama, melalui:
1) Pemeliharaan arsip statis dari ancaman perusak arsip
2) Perawatan dan perbaikan arsip statis yang rusak
3) Reproduksi arsip statis dalam berbagai media.Preventif terhadap Faktor Penyebab Kerusakan Arsip dan Alternatif Pencegahan.

Istilah preservasi arsip sering disebut juga dengan istilah “Pelestarian”.Preservasi atau pelestarian arsip adalah tindakan perlindungan dan perawatan arsip sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama. Berdasarkan pengertian ini, maka kegiatan preservasi meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan, penyimpanan, perlindungan atau pengamanan arsip baik fisik maupun informasinya. Dengan kata lain pelestarian atau preservasi arsip secara umum bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar awet, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.Secara garis besar kegiatan preservasi arsip adalah:
1) Pemeliharaan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal (dari dalam) maupun faktor eksternal (dari luar). Kegiatan yang pemeliharaan arsip dilakukandengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, suhu dan kelembaban, ruang penyimpanan dan restorasi arsip.
2) Perawatan dan perbaikan/restorasi arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencana atau salah penggunaannya.
3) Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi yang terkandung dalam suatu media arsip.

Sarana dan prasarana preservasi arsip adalah:
1) Gedung dan ruang penyimpanan yang representatif;
2) Pedoman dan standar preservasi;
3) Laboratorium;
4) Peralatan dan Alih Media;
5) Rak, lemari, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, Trolly, Leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, komputer, scanner;
6) Wadah penyimpanan arsip (boks, can, amplop).

Thermohygrometer

Thermohygrometer

Proses Preservasi Arsip Statis:
1) Persiapan
1.1) Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor perusak;
1.2) Pemindahan arsip yang sudah diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor perusak ke ruang penyimpanan;
1.3) Merawat/merestorasi arsip yang rusak.
2) Pemeliharaan arsip statis
adalah tindakan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Pemeliharaan dilakukan untuk menjamin bahwa arsip disimpan di tempat yang tepat dengan fasilitas tepat dan dapat ditemukan dengan cepat.

Dalam pemeliharaan arsip status kegiatan yang dilakukan adalah:
2.1) Menata arsip sesuai dengan grup arsip;
2.2) Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip;
2.3) Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip;
2.4) Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara reguler;
2.5) Menindaklanjuti hasil temuan kontrol terhadap lingkungan dan fisik arsip.

3) Perawatan/Restorasi adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami kerusakan (deteriorate) atau mengalami penurunan kualitas secara fisik. Termasuk di dalamnya adalah perbaikan arsip (repair) dengan berbagai ragam metode yang dianggap tepat. Kegiatan yang dilakukan ketika melakukan perawatan atau restorasi arsip adalah:
3.1) Mendaftarkan arsip yang akan di restorasi;
3.2) Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah
dilakukan terhadap arasip tsb;
3.3) Melaksanakan perawatan/restorasi;
3.4) Pemeriksaan ulang dan kontrol restorasi khususnya terhadap arsip media baru.

Reproduksi Arsip Statis adalah proses yang dilalui dalam melakukan penggandaan arsip/dokumen baik menggunakan peralatan optik maupun fotografik. Termasuk reproduksi adalah fotokopi, pembuatan foto, pembuatan mikrofilm, dan semua jenis kegiatan berkaitan dengan proses penggandaan arsip/dokumen.
Jenis reproduksi arsip adalah mengkopi dan alih media.
Mengkopi adalah kegiatan menggandakan arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan aslinya, misalnya dari format kertas digandakan menjadi format kertas. Tetapi Alih Media berbeda, walaupun juga merupakan kegiatan menggandakan arsip tetapi format hasil penggandaanya akan berbeda dengan format aslinya, misalnya format asli film reel dialihmediakan ke format video tape/kaset/VCD. Format asli kertas juga dapat dialihmediakan ke microfilm, digital dsb.

Reproduksi penting dilakukan karena dengan adanya kecepatan perubahan teknologi maka format arsip audio visual dapat menciptakan suatu produk baru dengan cepat mendominasi pasaran, sehingga sulit untuk menemukan persediaan bahan-bahan dan peralatan untuk arsip yang tua, sehingga tidak cocok dengan format baru tersebut. Informasi yang terekam pada format media yang tua menjadi sulit untuk diakses jika peralatan play back dan materialnya (alat bacanya) menjadi langka. Contoh: video kaset beta D inch, film 8mm atau audio kaset 8 track adalah contoh format arsip audio visual yang perlu diganti. Jadi pengkopian adalah hal yang penting dalam pemeliharaan dan perlindungan berbagai jenis arsip audio visual seperti film, rekaman suara, foto, dan media elektronik.

Tujuan utama dari pengkopian:
1) Untuk mengawetkan atau memaksimalkan hiup gambar dan suara dalam
keadaan yang stabil untuk batas waktu yang lama;
2) Untuk menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi bahan
bilamana bahan aslinya hlang atau rusak;
3) Untuk menetapkan referensi dan duplikasi dalam membuat akses pada isi bahan
sehingga bahan aslinya tdak digunakan.

Di Australia untuk mengidentifikasi copy tersebut digunakan sistem pengkodean warna, yakni: merah untuk copy pemeliharaan dan perlindungan, hijau untuk copy duplikasi dan biru untuk copy referensi.

Contoh Ruang Penympanan Arsip Media Baru

Contoh Ruang Penympanan Arsip Media Baru

Penyimpanan Arsip Audio Visual (Kaset)

Penyimpanan Arsip Audio Visual (Kaset)

Penyimpanan Arsip Rekaman Suara

Penyimpanan Arsip Rekaman Suara

Contoh Penyimpanan Arsip/ Dokumen Tekstual (Kertas)

Contoh Penyimpanan Arsip/ Dokumen Tekstual (Kertas)

Contoh pelabelan pada box arsip

Contoh pelabelan pada sampul arsip (diatas kertas kissing) dan pelabelan pada boks arsip

  • Melakukan  Akses Informasi dan Layanan Peminjaman
    yaitu Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik.
    Prinsip yang harus dipegang dalam melakukan akses arsip statis adalah prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip serta sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip.
    Penentuan kebijakan mengenai akses informasi perlu disesuaikan dengan peraturan yang berlaku pada masing-masing organisasi.Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyususn kebijakan tersebut, seperti tentang siapa pengguna informasi, apa yang dicari atau dibutuhkan, apa yang diharapkan hasilnya, dan bagaimana perilaku mereka.Semakin hari makin meningkat kesadaran masyarakat terhadap arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.Persyaratan agar arsip dapat diakses:
    1) Status resmi (legal status)
    2) Syarat pengakses (acces conditions)
    3) Syarat-syarat apabila arsip direproduksi untuk pihak lain (copyright/conditions
    governing reproduction)
    4) Informasi tentang bahasa mayor yang terekam dalam arsip (language of material)
    5) Informasi yang berkaitan dengan dengan ciri-ciri fisik arsip yang di deskripsi
    (physical Characteristics),
    6) Alat bantu untuk menemukan arsip yang diinginkan (jalan masuk/istilah kearsipan
    (finding aid).

    Prinsip layanan arsip: Asas satu pintu = melalui satu unit tertentu yg diberi kewenangan memberikan layanan arsip.

    Akses arsip statis:
    1) Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi
    kepentingan pengguna arsip.
    2) Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan,
    dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan
    keselamatan arsip.
    3) Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai
    dengan ketentuan peraturan perundangundangan.(Pasal 64 Undang-Undang
    Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
    1) Tidak menghambat proses penegakan hukum;
    2) Tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan
    pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
    3) Tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
    4) Tidak mengungkapkan kekayaan alam indonesia yang masuk dalam kategori
    dilindungi kerahasiaannya;
    5) Tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
    6) Tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
    7) Tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
    terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
    8) Tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
    9) Tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya
    perlu dirahasiakan.Dalam rangka penyediaan Akses arsip statis Lembaga Kearsipan, melakukan kegiatan antara lain:
    1) Penyeleksian dan penentuaan arsip statis yang dapat diakses;
    2) Pendaftaran arsip statis yang dapat diakses;
    3) Penentuaan prosedur dan syarat akses;Layanan arsip statis adalah penyediaan
    informasi dan arsip statis kepada pengguna arsip statis yang sah di LK (Unit
    Arsip IPB, meliputi :
    3.1) Menerima permintaan peminjaman arsip statis;
    3.2) Penyediakan arsip statis dan fasilitas Ruang Baca;
    3.3) Pemeriksaan arsip statis yang selesai digunakan user;
    3.4) Menerima segala biaya yang timbul akibat pemanfaatan arsip statis oleh
    pengguna.Publikasi arsip statis:
    adalah pemberdayaan arsip statis untuk kepentingan peningkatan wawasan masyarakat antara lain melalui kegiatan pameran dan publikasi arsip statis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan.

    Pameran arsip statis adalah unjuk citra (display) arsip kepada publik dalam ruangan atau online untuk tujuan-tujuan pendidikan dan pengembangan budaya dalam rangka penyebarluasan informasi arsip kepada masyarakat.

    Tahap-tahapan pelaksanaan publikasi arsip statis adalah sebagai berikut :
    a. Penentuan tema pameran
    b. Penentuan waktu, tempat, pelaksana, jenis pameran
    c. Pemilih dan penentuan materi pameran
    d. Penelusuran materi
    e. Produksi materi dalam berbagai format sesuai dgn kebutuhan pameran
    f.  Penyediaan katalog pameran
    g. Penyajian materi pameran

    Contoh Pameran Arsip

    Contoh Pameran Arsip

    Publikasi arsip statis adalah kegiatan penyusunan naskah yang berkaitan dengan kearsipan apapun bentuk dan formatnya untuk didistribusikan kepada publik. Seperti penerbitan sarana temu balik arsip, penerbitan naskah sumber arsip, penerbitan sejarah lisan, dan tulisan lainnya yang berkaitan dengan pendayagunaan khazanah arsip statis yang dikelola LK (Unit Arsip IPB).

    Yang perlu disiapkan sebelum melakukan Publikasi arsip statis yaitu:
    1) Penentuan tim penulis yang : pakar kearsipan, sejarah, ekonomi, sosiologi, dll
    2) Penentuan tema tulisan, waktu, tempat, pelaksana dan jenis penulisan naskah
    yang akan dilaksanakan
    3) Pemilihan dan penentuan materi publikasi
    4) Produksi materi dalam bentuk dan corak apapun sesuai dengan kebutuhan
    5) Diseminasi hasil penulisan naskah dengan mempertimbangkan berbagai estetika
    dan target publikasi.

    Contoh Tampilan Layanan Arsip Statis dalam bentuk Website

    Contoh Tampilan Layanan Arsip Statis dalam bentuk Website

    Suasana di Ruang Layanan (Ruang Baca)

    Suasana di Ruang Layanan (Ruang Baca)

    Link terkait: [Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Tahapan Akuisisi Arsip Statis

Sumber: Catatan pribadi setelah mengikuti Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli di IPB
Update 11 Juni 2016, 30 Juni 2016
Penulis: Anita Handayani