Anita's Personal Blog

Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Category: Program Winisis (page 1 of 2)

Cara Membuat Database BUKU TAMU dengan Program Winisis

Cara Membuat Database BUKU TAMU dengan Program Winisis

Arsip Buku Tamu

Bersama ini saya akan membagikan ilmu tentang cara membuat Database BUKU TAMU dengan menggunakan program Winisis:

Continue reading


Cara Membuat Database PERSONAL FILE dengan Program Winisis

Cara Membuat Database PERSONAL FILE

Bersama ini saya akan menampilkan cara membuat Database PERSONAL FILE dengan menggunakan Program Winisis.

Adapun caranya adalah sebagai berikut:

  1. Tentukan dulu bentuk tampilan (Menu) yang akan kita buat nantinya.
    Misalnya kita akan membuat Menu seperti gambar dibawah ini, yang disimpan di folder d:\winisis\data\arsip\fparsp. Menu Personal File ini kita beri nama pfarsp.mst
    Cara Membuat Database Personal File
  2. File pfarsip.mst nya tersimpan di folder pfarsip, seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Personal File
  3. Sekarang kita buat Struktur Database seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Pesonal FIle
  4. Akan terbentuk Data Entry seperi ini, dan cara entry data yang buat di link an juga seperti ini (untuk foto, entry data seperti ini: \winisis\data\arsip\pfarsp\foto\nnq.jpg) (untuk SK CPNS entry data sepereti ini: \winisis\data\arsip\pfarsp\dokumen\sk-cpns_nnq.pdf), lihat gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Personal File
  5. Ingat semua file pdf di simpan di folder dokumen nya fparsp agar bisa nge link nantinya.
    Cara Membuat Database Personal File
  6. Dan foto juga disimpan di folder foto seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuta Database Personal File
  7. Agar kita bisa menghasilkan menu seperti yang kita inginkan, maka tuliskan coding seperti dibawah ini:
    (‘\chpict ‘,v100),’ ‘,BPICT((‘logoipb.bmp ‘),16),/
    {/QR,box(15),CL2,B,FS30,’No. Urut Rekod: ‘,MFN(4)}/,
    ,CL2,B,FS30,”Nama lengkap : “V10,’ – ‘,v20/
    “NIP : “V15/
    “Unit kerja : “V30/
    “Tempat,tgl. lahir : “V40,’, ‘,v50/
    “Alamat : “V55/
    “TMT PNS IPB : “V60/
    “Golongan : “V70/
    “Pangkat : “V80/
    “Jabatan Fungsional: “V90/
    “Jabatan Struktural: “V91/
    “Status Kepegawaian: “V92/
    #
    link((‘SKP-CPNS’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v510),’ ‘,link((‘SKP-PNS ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v520),’ ‘,link((‘SK-PT ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v530),’ ‘,link((‘SK-MJT ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v540),’ ‘,link((‘Ijazah Terakhir ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v550),’ ‘,link((‘Sert-Diklat ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v560),’ ‘,link((‘KARPEG ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v570)’ ‘,link((‘KARIS/KARSU ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v580),/
    link((‘PAK’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v590),’ ‘,link((‘SETIFIKAT 1 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v591),’ ‘,link((‘SETIFIKAT 2 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v592),’ ‘,link((‘SERTIFIKAT 3 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v593)/
    /QC,BOX(15),F4,FS40,B,’ARSIP PNS IPB’
    (‘\isispatt pat006.bmp ‘)
  8. Download logo IPB dibawah ini dalam bentuk ext.bmp, simpan di folder BG dengan nama logoipb.bmp
  9. Logo ini disimpan dalam folder BG seperti dibawah ini:
    CaraMembuat Database Personal File
  10. Untuk membuat data entry dropdown seperti di menu “Status Kepegawaian”, kita harus membuat file dengan ext val, disini namanya adalah pfarsp.val, buat dengan program notepad
    Tuliskan isinya seperti berikut:92:choice:<>:notype:multi::’Status Kepegawaian: ‘/’Tenaga Pendidik’/’Tenaga Kependidikan’ Maka tampilannya aka seperti gambar dibawah ini:Cara Membuat Database Personal File
  11. Jadi file databasenya seperti ini nantinya:
    Cara Membuat Database Personal File
  12. Selesai ! selamat mencoba!

 

Tulisan ini bisa di download dalam bentuk PDF disini:
Cara_Membuat_Database_ PERSONAL_FILE_oleh_ANITA_HANDAYANI.pdf

 

Penulis: Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)


Expor – Edit – Impor Database Winisis

Seringkali kita dibuat pusing dengan proses IMPOR data kembali di Program Winisis setelah kita melakukan editing dengan Excel.  Maka bersama ini saya tampilkan cara-caranya (secara singkat) untuk memudahkan kita dalam editing.  Semoga berguna, terutama buat teman2 Arsiparis.

 

 
Langkah-langkah EXPOR:

  1. Klik Menu Database/Expor/simpan di folder “work/aturan” dengan nama SK225
    (pemberian nama maksimum 6 angka)
    Otomatis akan tersimpan dengan nama SK225.iso

  2. Di kolom Field Separator
    tulis #

  3. Dikolom Record Saparator
    tulis ~

  4. Dikolom Subfield separator
    tulis :

  5. Perhatikan di kolom Name of output ISO file tertulis: C:\winisis\work\aturan\SK225.iso

  6. Klik OK

  7. Perhatikan window progress
    tertera MFN 225, artinya ada 225 file yang kita expor

  8. Klik Completed

  9. SELESAI PROSES EKSPOR
    Sekarang kita punya file ISO dengan nama SK225.iso


Sekarang kita bebas melakukan apa saja

Misalnya melakukan delete record, dan mengentri data lain yang nantinya mengahasilkan format yang sama tapi isinya berbeda

Misalnya ada dua data yang mau kita input terpisah tapi dalam format sama

yaitu data SK Rektor, dan Peraturan Rektor

Atau kita mau lihat apakah data yang kita ketik sudah benar, caranya kita harus melihat dalam program EXCEL


Langkah-langkah
EXPOR ke EXCEL
:

  1. Klik icon Edit PFT

  2. Lalu tuliskan
    coding dibawah ini
    MFN(4),’~’,V1,’~’,V2^a,’~’,V2^b,’~’,V2^c,’~’,V3,’~’,V4,’~’,V5,’~’,V6,’~’,V10,/

  3. Cek apakah data yang mau kita ekspor ke eksel nanti sudah benar
    Caranya klik icon halilintar

  4. Setelah sesuai dengan apa yang kita inginkan, save dengan nama EKSEL
    maka file akan tersimpan sebagai eksel.pft

  5. Klik icon Print Setup

  6. Isi MFN Range: 1-255

  7. Isi Output to: ASCII File (Windows ANSI)

  8. Pilih Pre-defined Format: EKSEL

  9. Save dengan nama EDIT
    Maka filenya akan tersimpan dengan nama edit.txt

  10. Buka Excell 2007

  11. Pilih Type All File, maka kita akan bisa membuka fite txt yang tadi kita buat
    Buka edit.txt

  12. Pilih Delimited

  13. Pilih Windows (ANSI)

  14. Next

  15. Hapus tanda di kolom tab

  16. Beri tanda kolom Other

  17. Lalu isi kolomnya dengan tanda: ~

  18. Next

  19. Finish

  20. Maka akan muncul 225 baris data excel

  21. Pilih format excel 97-2003

  22. Save dengan nama EDIT
    maka filenya akan tersimpan secara otomatis dengan nama edit.xls

  23. Selesai !, silahkan edit data seperlunyanya


Setelah kita isi dengan data Peraturan Rektor, sekarang kita ingin membuat kembali tampilan SK Rektor seperti semula
Maka kita harus melakukan Impor database SK Rektor yang tadi kita buat dengan nama SK225.iso

 



Perbaiki Tanggalan setelah Import ISO


Langkah-langkah IMPOR:

  1. Klik Menu
    Database/Impor/SK225.iso

  2. Perhatikan ada tampilan
    Tanggal yang salah, dimana muncul tulisan :a, :b, :c

  3. Ditampilan muncul tulisan:    :a30:bDesember:c2009
    Padahal seharusnya tulisan yang muncul adalah “30 Desember 2009”

  4. Begitu juda di DATA ENTRI muncul tulisan yang sama yaitu “:a30:bDesember:c2009”
    Padahal kita seharusnya menggunakan tudung:     ^a30^bDesember^c2009
    Karena demikianlah cara entri sub field yang benar adalah memakai tanda tudung
    (Tanggalan mempunya 3 sub field, yaitu a, b, c )

  5. Sekarang kita akan melakukan proses perbaikan, pertama kita lihat dulu tanggal
    ada di tag berapa dengan cara klik menu “EDIT/FIELD DEFINITION TABLE”

  6. Maka kelihatan disitu bahwa “Tanggal” berada pada Tag nomor 2

  7. Nah sekarang kita mau menghilangkan tulisan :a :b :c
    caranya klik Klik menu UTILS/GLOBAL REPLACE

  8. Maka akan muncul Window Text

  9. Isikan di kolom MFN Limits (Lo/Hi): 1 – 255
    karena ada 225 file yang kita ingin rubah

  10. Lalu isikan dikolom Text to find:   :
    karena tanda titik dua ini yang mau kita hilangkan

  11. Lalu isikan di New text:   ^
    karena kita akan mengganti tulisan titik dua ( : ) dengan tudung ( ^ )

  12. Terakhir isikan di kolom Tags:   2
    Karena kita sudah tau bahwa database tanggalan ada di tag nomor 2

  13. Klik OK/Yes

  14. Perhatikan ternyata ada 225 file yang kita replace

  15. Sekarang kita lihat bahwa tampilan “tanggalan” sudah benar

  16. Begitu juga di data entry tampilan “tangalan” sudah benar seperti yang pernah kita
    lakukan yaitu memakai tudung “^”

  17. Selesai !

Salah: 

 Betul: 

 


Setting Default Open Database


CARA SETTING DEFAULT OPEN DATABASE

PADA PROGRAM WINISIS

Cara Setting Default Open Database, misalnya kita ingin selalu open database ATURAN.MST disetiap kita buka program Winisis. Program Winisis biasa digunakan buat membuat database arsip, baik arsip aktif maupun arsip pasif.

Caranya:

  1. Jalankan program WINISIS lalu cari folder ATURAN, lalu buka file aturan.mst (lihat tulisan yang dilingkari).
    File ini ada di folder C, tepatnya di C:\WINISIS\DATA\ARSIP\ATURAN\aturan.mst


     

  2. Maka akan terbuka window seperti dibawah ini

     

  3. Pilih menu Configure/System Settings (seperti gambar dibawah ini)

     

  4. Maka akan terbuka window CDS/ISIS Settings

    Lihat tulisan yang dilingkari, kita ubah address dalam kolom database saja menjadi C:\WINISIS\DATA\arsip\ATURAN\

    Dan kolom Default Database isi dengan nama mst nya saja, dalam hal ini yang kita buat namanya aturan

    Kebetulan saja nama databases dan default database nya sama, bisa saja kita buat berbeda tergantung kita ingin membuatnya.

  5. Sekarang close program winisis kita

     

  6. Lalu Buka kembali program winisis kita, maka akan langsung terbuka database aturan.mst

     

  7. Selesai, selamat mencoba !

     

 


Cara Membuat Link (Hyperlink) dalam Program Winisis

Cara membuat Link (Hyperlink) dalam Program Winisis.

Caranya:

  1. Jalankan program WINISIS lalu cari folder ATURAN

    Didalam folder ATURAN ada file:

    1. AATURA.fmt

    2. ATURAN.fdt

    3. ATURAN.fst

    4. ATURAN.mst

    5. ATURAN.pvt

    6. ATURAN.val (ini file buatan untuk membuat drop down)

    7. ATUTAN.cnt

    8. ATURAN.ifp

    9. ATURAN.l01

    10. ATURAN.l02

    11. ATURAN.n01

    12. ATURAN.n02

    13. ATURAN.xrf

    14 CATATAN.txt, DOUBLE.pft, dan TEST.pft, ATURAN.val adalah

    file yang kita buat (bukan default)

     

  2. lalu buka file ATURAN.mst

     

    C:\WINISIS\DATA\arsip\ATURAN\aturan.mst

  3. lalu klik icon Edit PFT

  4. Lalu salin coding ini di kolom Edit PFT (sesuaikan nomor v nya sesuai dengan yang kita buat)

     

    BPICT((‘logoipb1.bmp’),16)/####
    FS30, B, CL1’MFN: ‘,MFN(5)/MHL , CL2
    {/QC,BOX(15),{CL2,B, FS50,’PERATURAN REKTOR IPB’}}/# BOX(7),FS30
    “Nomor Surat : “V1(0,23)/
    ‘Tanggal : ‘V2^a,’ ‘,v2^b,’ ‘,v2^c/
    “Tentang : “V3(0,24)/
    “Keterangan : “V4(0,23)/
    “Operator Input : “V5(0,23)/
    “Lokasi : “V6(0,23)/FS17, CL12
    “Lokasi Dokumen Lengkap : “v10(0,20)/FS30

    ‘ ‘LINK((‘Klik Dokumen Lengkap disini’),if v10=” then ‘Belum ada teks lengkap, Maaf!’ else ‘OPENFILE ‘,’ ‘,’C:‘ V10 fi)/
    ‘ ‘if v10=” then ‘Kosong’ fi
    /

    if v10<>” then
    ‘Dokumen Lengkap: ‘

    link((‘Ada’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v10)/

    fi,
    if v10=” then ‘Dokumen Lengkap: Tidak ada’ fi ,/

    {/QC,BOX(4),B,FS40, CL2’ARSIP UNIVERSITAS-IPB’}/
    {cl10,bpict((‘pat006’),(‘logoipb1.bmp’),0), qr ,f1,cl10,
    ‘\htcolor7’,}#,cl10,fonts((roman,Times New Roman)),cols((0,0,0),(0,0,188),(128,0,0))

    Note:
    1) Coding ini hanya berlaku jika hyperlink disimpan di folder C !
    Jika kita menyimpan winisis di folder D maka tulisan C: harus diganti menjadi D:
    Ingat ya, untuk membuat link bisa berjalan dengan baik maka harus diperhatikan semua address sudah sesuai atau belum. Sebab kalau tidak sesuai maka akan muncul pesan “Error Code : 2”
    2) Jika Dokumen Data kita isikan maka akan muncul komentar “Ada” pada kolom Dokumen Lengkap, jika kita kosongkan paka akan muncul tulisan “Tidak ada” pada kolom Dokumen Lengkap.

  5. Coba perhatikan:if v10<>’ ‘ artinya jika V10 tidak kosong (=V10 diisi)if v10=’ ‘ artinya jika V10 sama dengan kosong (=V10 tidak diisi)Klik tombol HALILINTAR untuk melihat hasilnya, kalau ada yang salah silahkan di edit duluKemudian save dengan cara meg klik icon klik tombol SAVE lalu beri nama ATURAN.PFT atau ATURAN1.PFT, DOUBLE.PFT, atauTEST.PFT (atau jika mau di save dengan nama lain juga boleh asalkanmasih dalam format mst gunanya agar setiap settingan kita tidakhilang) pada foldewr ATURANMaka sekarang kita punya 4 format yaitu ALL, ATURAN, ATURA 1 atauDOUBLE atau TEST(Pemberian nama usahakan tidak ada huruf X dan Y)Jika kita pilih ALL maka akan muncul tampilan seperti berikut:
    yaitu tampilan asli tanpa sentuhan program apapun

     

  6. Kita pilih format

    ATURAN maka tampilannya akan seperti gambar dibawah ini.

    Jika “Dokumen Lengkap” nya diisi maka tampilannya akan seperti gambar berikut dibawah ini.

     

    Dan apabila kita klik tulisan “Klik Dokumen Lengkap Disini” maka akan keluar dokumen yang dimaksud dalam bentuk pdf (karena kita menyimpannya dalam bentuk file pdf)

  7. Maka tampilannya akan seperti gambar berikut jika “Dokumen Lengkap” tidak ada (tidak diisi) tamplannya akan seperti

    gambar berikut.

    Dan jika kita klik tulisan “Klik Dokumen Lengkap Disini” maka akan

    keluar tulisan warning “Belum ada teks lengkap, Maaf!”

  8. Selesai !

     

 


Merubah “\\” menjadi “\” pada Program Winisis


Memperbaiki Tampilan Garis Miring yang Double ( \\ ) menjadi Single (\)

(setelah melakukan IMPORT DATA)

 

Langkah-langkah nya:

  1. Berikut adalah contoh garis miring yang double

     

  2. Lalu Pilih menu Utils/Gobal Replace

     

  3. Perhatikan gambar dibawah ini. Isi kolom MFN: 1-874/Text to Find: \\ /New text: \
    /
    Tag: 11/OK/Yes/Tunggu proses replace/Completed

    Perhatikan field “Full Text” ada di tags nomor 11
    (lihat tulisan tentang cara menentukan nomor tags)

     

  4. Selesai !


Erase All Database (Program Winisis)


Cara Menghapus Database (Erase Database)


Misalnya karena suatu hal kita ingin mengulangi entry data yang pernah kita lakukan sehingga kembali ke 0 (nol) record, bagaimana caranya?

Langkah-langkahnya:

  1. Buka menu UTILS/ERASE DATABASE

     

  2. Maka record data kembali ke nol

     

  3. Selesai. Selamat mencoba !

     


Cara Mempercepat Pengetikan Data yang Sama (Default Value) di Program Winisis

Cara Mempercepat Pengetikan Data yang Sama (Default Value)

Misalnya ada tulisan field perihal “Surat Keputusan Rektor tentang …….. Institut Pertanian Bogor” yang harus di entri berulang-ulang pada perihal surat, bagaimana caranya membuat Default tulisan tersebut? agar dapat mempercepat pekerjaan.
Langkah-langkahnya:

  1. Buka menu EDIT/DATA ENTRY WORKSHEETS


  2. Maka akan terbuka window seperti gambar dibawah ini

  3. Lalu sorot tulisan “Perihal”, lalu klik icon Worksheet definition

  4. Maka akan terbuka window seperti dibawah ini:

  5. Dikolom Default Value

    ketikkan tulisan “Surat Keputusan Rektor tentang …….. Institut Pertanian Bogor”

  6. Klik OK/OK/Yes/OK

     

  7. Maka begitu kita akan membuat data baru (New Entry Data),
    dengan cara klik icon Create a new record, maka akan terbuka window seperti ini

     

  8. Sekarang tinggal kita menambahkan kelengkapan data di field “perihal”

     

  9. Selesai. Selamat mencoba !

     


Cara Menentukan Nomor Tags suatu Field di Program Winisis

Cara Mengetahui Nomor Tags suatru field, misalnya field “Tanggal Surat” dan “Full Text”

Bagaimana cara menentukan Tags pada field “Tanggal Surat” dan “Full Text”?

Langkah-langkahnya untuk mengetahui Tags “Tanggal Surat”, yaitu:

  1. Buka database SURAT.MST

  2. Cara 1.:

    1. Klik icon Edit PFT, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

    2. Digambar tersebut tertulis ” Tanggal Surat :V3(021)/

    artinya “Tanggal Surat” ada di V3

    V3 itu artinya field “Tanggal Surat” berada di Tags nomor 3

     

  3. Cara 2.:

    1. Buka menu EDIT/FIELD DEFINITION TABLE

    2. Maka akan terbuka window seperti dibawah ini:

    3. Digambar tersebut kelihatan jelas
        bahwa di Tags nomor 3 terdapat field “Tanggal Surat”

     

  4. Jadi “Tanggal Surat” ada di Tags nomor 3, “Full Text” ada di Tags nomor 11

     

  5. Selesai !

     


Membuat Rata Kiri di tampilan pada Program Winisis

Memperbaiki Tampilan di Winisis agar Rata Kiri
(setelah melakukan IMPORT DATA).

[Biasanya setelah melakukan Import data dari program Excell ke Winisis maka tampilan di Winisis yang baru akan sedikit mengganggu, antara lain tampilan tanggal (date) tidak sesuai seperti apa yang kita inginkan (tidak rata kiri). Maka bersama ini saya tampilkan tip’s cara memperbaikinya. Semoga bermanfaat…]

Langkah-langkahnya:

  1. Berikut adalah contoh tampilan di winisis yang tidak rata kiri

     

  2. Sebelumnya tentukan dulu nomor TAG, caranya:

    Coba lihat gambar diatas,  “Tanggal Surat” ada di V3 artinya berada di Tag nomor 3

    Atau bisa juga dengan cara berikut mengetahui Nomor Tag

    Buka menu EDIT/DATA ENTRY WORKSHEETS/maka akan terbuka window baru seperti gambar dibawah ini, kelihatan bahwa “Tanggal Surat” ada di urutan Tag nomor 3, artinya “Tanggal Surat ada di Tag nomor 3

    Sekarang baru kita memperbaiki tampilan tanggal agar menjadi rata kiri, caranya:

    1. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: enter sekali/Tags: 3/Subfields: ^a/OK/Yes/Tunggu proses replace/Completed —–> untuk membuat rata kiri data tanggal “Tanggal Surat”
    2. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: enter sekali/Tags: 4/Subfields: ^a/OK/Yes/Tunggu proses replace/Completed —–> untuk membuat rata kiri data tanggal “Tanggal Terima”  
    3. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: enter sekali/Tags: 3/Subfields: ^c/OK/Yes/Tunggu proses replace/Completed —-> untuk membuat rata kiri data tahun “Tanggal Surat”  
    4. Pilih menu UTILS/GLOBAL REPLACE/MFN: 1-874/Text to Find: enter sekali/Tags: 4/Subfields: ^c/OK/Yes/Tunggu proses replace/Completed —-> untuk membuat rata kiri data tahun “Tanggal Terima”

     

  3. Selesai. Selamat Mencoba !


Older posts