Anita's Personal Blog

Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Category: Free Download (page 2 of 4)

Peraturan Kepala ANRI No. 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian

Peraturan Kepala ANRI No. 12 Tahun tentang JRA Fasilitatis Non Keuangan dan Non Kepegawaian peraturan_kepala_anri_no_12_tahun_2009_ttg_jra_fasilitatis_non_keuangan_dan_non_kepegawaian_2

Penjelasan lebih lanjut  lebih lanjut silahkan baca disini:

Peraturan Kepala ANRI No. 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian.pdf

 


Cara Membuat Database PERSONAL FILE dengan Program Winisis

Cara Membuat Database PERSONAL FILE

Bersama ini saya akan menampilkan cara membuat Database PERSONAL FILE dengan menggunakan Program Winisis.

Adapun caranya adalah sebagai berikut:

  1. Tentukan dulu bentuk tampilan (Menu) yang akan kita buat nantinya.
    Misalnya kita akan membuat Menu seperti gambar dibawah ini, yang disimpan di folder d:\winisis\data\arsip\fparsp. Menu Personal File ini kita beri nama pfarsp.mst
    Cara Membuat Database Personal File
  2. File pfarsip.mst nya tersimpan di folder pfarsip, seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Personal File
  3. Sekarang kita buat Struktur Database seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Pesonal FIle
  4. Akan terbentuk Data Entry seperi ini, dan cara entry data yang buat di link an juga seperti ini (untuk foto, entry data seperti ini: \winisis\data\arsip\pfarsp\foto\nnq.jpg) (untuk SK CPNS entry data sepereti ini: \winisis\data\arsip\pfarsp\dokumen\sk-cpns_nnq.pdf), lihat gambar dibawah ini:
    Cara Membuat Database Personal File
  5. Ingat semua file pdf di simpan di folder dokumen nya fparsp agar bisa nge link nantinya.
    Cara Membuat Database Personal File
  6. Dan foto juga disimpan di folder foto seperti gambar dibawah ini:
    Cara Membuta Database Personal File
  7. Agar kita bisa menghasilkan menu seperti yang kita inginkan, maka tuliskan coding seperti dibawah ini:
    (‘\chpict ‘,v100),’ ‘,BPICT((‘logoipb.bmp ‘),16),/
    {/QR,box(15),CL2,B,FS30,’No. Urut Rekod: ‘,MFN(4)}/,
    ,CL2,B,FS30,”Nama lengkap : “V10,’ – ‘,v20/
    “NIP : “V15/
    “Unit kerja : “V30/
    “Tempat,tgl. lahir : “V40,’, ‘,v50/
    “Alamat : “V55/
    “TMT PNS IPB : “V60/
    “Golongan : “V70/
    “Pangkat : “V80/
    “Jabatan Fungsional: “V90/
    “Jabatan Struktural: “V91/
    “Status Kepegawaian: “V92/
    #
    link((‘SKP-CPNS’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v510),’ ‘,link((‘SKP-PNS ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v520),’ ‘,link((‘SK-PT ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v530),’ ‘,link((‘SK-MJT ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v540),’ ‘,link((‘Ijazah Terakhir ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v550),’ ‘,link((‘Sert-Diklat ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v560),’ ‘,link((‘KARPEG ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v570)’ ‘,link((‘KARIS/KARSU ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v580),/
    link((‘PAK’),’OPENFILE ‘,’ ‘,v590),’ ‘,link((‘SETIFIKAT 1 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v591),’ ‘,link((‘SETIFIKAT 2 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v592),’ ‘,link((‘SERTIFIKAT 3 ‘),’OPENFILE ‘,’ ‘,v593)/
    /QC,BOX(15),F4,FS40,B,’ARSIP PNS IPB’
    (‘\isispatt pat006.bmp ‘)
  8. Download logo IPB dibawah ini dalam bentuk ext.bmp, simpan di folder BG dengan nama logoipb.bmp
  9. Logo ini disimpan dalam folder BG seperti dibawah ini:
    CaraMembuat Database Personal File
  10. Untuk membuat data entry dropdown seperti di menu “Status Kepegawaian”, kita harus membuat file dengan ext val, disini namanya adalah pfarsp.val, buat dengan program notepad
    Tuliskan isinya seperti berikut:92:choice:<>:notype:multi::’Status Kepegawaian: ‘/’Tenaga Pendidik’/’Tenaga Kependidikan’ Maka tampilannya aka seperti gambar dibawah ini:Cara Membuat Database Personal File
  11. Jadi file databasenya seperti ini nantinya:
    Cara Membuat Database Personal File
  12. Selesai ! selamat mencoba!

 

Tulisan ini bisa di download dalam bentuk PDF disini:
Cara_Membuat_Database_ PERSONAL_FILE_oleh_ANITA_HANDAYANI.pdf

 

Penulis: Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)


JRA IPB

JRA IPB

Sibuk Bekerja di Kantor

Seringkali teman2 saya para arsiparis kelihatan sibuk dengan buku JRA nya, maka bersama ini saya mencoba membantu membuatkan JRA online sehingga teman2 saya tersebut bisa lebih dimudahkan dalam menyelesaikan tugasnya :-) . Semoga bermanfaat !

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) – IPB

 A. SUBTANTIF

Kemahasiswaan (KM)

Pendidikan dan Pelatihan Dosen dan Tenaga Penunjang (PL)

Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (PM)

Pendidikan dan Pengajaran (PP)

Sarana Penunjang Akademik (SA)

B. FASILITATIF

Hukum dan Organisasi (HO)

Hubungan Masyarakat dan Protokoler (HM)

Perencanaan (PR)

Perlengkapan (Sarana dan Prasarana) (LK/FP)

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TI)

Pemeriksaan dan Pengawasan (WS)

Ketatatusahaan (TU)

Kepegawaian (KP)

Keuangan (KU)

Pengembangan (PG)

Hubungan Kelembagaan (HL)

 

KODE

SUBYEK

JANGKA WAKTU SIMPAN (TAHUN)

NILAI GUNA

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

JADWAL RENTENSI ARSIP IPB

A. SUBSTANTIF

KEMAHASISWAAN

KM

KEMAHASISWAAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan IPB meliputi: organisasi mahasiswa (senat mahasiswa, BEM, HIMA), penalaran (riset/karya tulis mahasiswa, penataran, diskusi, seminar, pemilihan mahasiswa berprestasi, pers kampus, resimen mahasiswa, dsb.), kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, konseling, poliklinik, askes, dsb.), bursa kerja, kerohanian, dan reward bagi mahasiswa, keringanan/pembebasan SPP
 

KM.01

Organisasi Kemahasiswaan !
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi Mahasiswa di tingkat Institut/Fakultas/Departemen

KM.01.01

Senat mahasiswa 3 4 Adm. Musnah
Pengangkatan pengurus senat 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 Adm. Permanen
Kegiatan senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) 3 4 Adm. Musnah
Kegiatan pengurus senat mahasiswa perguruan tinggi (SMPT) 3 4 Adm. Musnah
Kegiatan senat fakultas-fakultas 3 4 Adm. Musnah
Kegiatan pengurus senat fakultas-fakultas 3 4 Adm. Musnah

KM.01.02

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 2 3 Adm. Musnah
Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 2 3 Adm. Dinilai kembali
Kegiatan Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 2 3 Adm. Musnah
KM.01.03 Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD)

2

3

Adm.

Musnah

Kegiatan Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD)

2

3

Adm.

Musnah

Kegiatan Pengurus Himpunan Mahasiwa Departemen (HMD)

2

3

Adm.

Musnah

KM.01.04 Ikatan Alumni

3

4

Adm.

Musnah

Korespondensi berkaitan dengan kegiatan Ikatan Alumni IPB

2

4

Adm.

Musnah

Pelaksanaan kegiatan- kegiatan Ikatan Alumni IPB

2

4

Adm.

Musnah

Laporan pertanggungjawaban Ikatan Alumni IPB

3

4

Informasi

Dinilai kembali

KM.02 Penalaran
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan ilmiah dan prestasi akademik mahasiswa
KM.02.01 Karya Tulis Ilmiah

3

Adm.

Musnah

Publikasi/brosur lomba karya tulis iImiah mahasiswa

2

4

Adm. Musnah
Formulir lomba, formulir latihan penulisan karya ilmiah mahasiswa

2

4

Adm. Musnah
Pengumuman berkenaan dengan karya tulis ilmiah mahasiswa

2

4

Adm. Musnah
Surat-menyurat berkenaan dengan karya tulis ilmiah mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
Naskah-naskah karya tulis iImiah mahasiswa

2

3

Informasi Ditransfer ke Arsip IPB

KM.02.02

Mahasiswa Berprestasi

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen (Arsip IPB)
Usulan nama mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
Seleksi mahasiswa berprestasi

3

4

Adm. Musnah
Pengumuman mahasiswa berprestasi

3

4

Adm. Musnah
Surat-menyurat berkenaan dengan mahasiswa berprestasi

3

4

Adm. Musnah
Pemberitahuan/sertifikat bagi mahasiswa berprestasi

8

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen (Arsip IPB)

KM.02.03

Seminar oleh Organisasi Kemahasiswaan

3

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen (Arsip IPB)
Proposal penyelenggaraan Seminar dari organisasi Kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
Surat izin, surat persetujuan, dan surat lainnya berkaitan dengan seminar mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan seminar oleh organisasi kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah

KM.02.04

Studi banding oleh organisasi kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
Proposal melakukan studi banding

3

4

Adm. Musnah
Surat izin, surat persetujuan, dan surat lain berkaitan dengan studi banding mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan studi banding oleh organisasi kemahasiswaan

3

4

Adm. Musnah
KM.03 Bakat/Minat
Dokumen berkatian dengan kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, terutama yang terkait dengan kegiatan alam, seni, dan budaya

KM.03.01

Kesenian

3

4

Adm. Musnah
Kegiatan kesenian oleh mahasiswa, misalnya : koor, tari karawitan, theater, fotografi, band, melukis dll.

3

4

Adm. Musnah

KM.03.02

Olah Raga dan Bela Diri

3

4

Adm. Musnah
Kegiatan olahraga mahasiswa, misalnya : volley, basket, sepakbola, futsal, karate, pencak silat, badminton dll.

3

4

Adm. Musnah
Lomba-lomba olahraga dan atau untuk mahasiswa

3

4

Adm. Musnah

KM.03.03

Pencinta Alam

3

4

Adm. Musnah
Kegiatan pencinta alam oleh mahasiswa, misalnya, arung jeram, panjat tebing, dll.

3

4

Adm. Musnah
Pelatihan bagi mahasiswa di bidang pencinta alam

3

4

Adm. Musnah

KM.03.04

Bhakti Sosial dan Kemasyarakatan

3

4

Adm. Musnah
Kegiatan donor darah oleh mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
Kegiatan bhakti sosial mahasiswa, dll

3

4

Adm. Musnah

KM03.05

Kerohanian

3

4

Adm. Musnah
Kerohanian Islam

3

4

Adm. Musnah
Kerohanian Kristen

3

4

Adm. Musnah
Kerohanian Katholik

3

4

Adm. Musnah
Kerohanian Hindu dan Budha

3

4

Adm. Musnah

KM.03.06

Kegiatan Ilmiah dan Penelitian Mahasiswa

3

4

Adm. Musnah
Kegiatan mahasiswa yang berkaitan

dengan kegiatan ilmiah dan penelitian

3

4

Adm. Musnah

KM.03.07

Resimen Mahasiswa (Menwa) dan Unit Bela Negara

3

4

Adm. Musnah
Surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan resimen mahasiswa (menwa)

3

4

Adm. Musnah
Surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan bela Negara 3 4

Adm.

Musnah

KM.04 Kesejahteraan
Dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan dasar mahasiswa untuk menunjang kelancaran belaiar di IPB Personal File Mahasiswa

Informasi

KM.04.01

Beasiswa Bagi Mahasiswa 8 10

Informasi

Permanen

Penawaran beasiswa 3 5

Adm.

Musnah

Seleksi calon penerima beasiswa 3 5

Adm.

Musnah

Daftar mahasiswa penerima beasiswa 3 5

Adm.

Permanen

Daftar sponsor beasiswa 3 5

Adm.

Dinilai kembali

Pelaksanaan penerimaan beasiswa 8 Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

Laporan penerimaan bea siswa

Informasi

Permanen

KM.04.02

Mahasiswa Asing 2 3

Adm.

Permanen

Berkas perorangan mahasiswa: surat penetapan menjadi mahasiswa, kartu induk mahasiswa, kartu mahasiswa, kartu rencana studi, kartu hasil studi, kartu daftar ulang, kartu tanda registrasi administrasi mahasiswa, kartu peserta kuliah/praktikum, kartu tanda anggota perpustakaan/cyber mahasiswa, surat keterangan ijin Selama yang bersangkutan menjadi mahasiswa 3

Adm.

Permanen/Dinilai kembali

KM.04.03

DataAlumni 8 Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

Biodata lulusan dan daftar alumni 8

Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

Permohonan-permohonan dan dokumen berkaitan dengan data alumni 8

Personal File Mahasiswa

Informasi

Permanen

KM.04.04

Bursa Kerja 3 4

Adm.

Musnah

Acara bursa pasar kerja di kampus IPB (road-show) bagi Mahasiswa/alumni 3 4

Adm.

Musnah

Permintaan pemasangan lowongan kerja dari perusahaan perusahaan 3 4

Adm.

Musnah

Poster/edaran/pengumuman lowongan kerja bagi mahasiswa/alumni 3 4 Adm. Musnah
KM.04.05 Kesehatan dan Asuransi 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
Asuransi kecelakaan bagi mahasiswa 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
Bantuan biaya pengobatan bagi mahasiswa 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
KM.04.06 Persatuan Orang-tua Mahasiswa (POM) 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
Surat menyurat berkaitan dengan kegiatan organisasi persatuan orang tua mahasiswa 8 Personal File Mahasiswa Informasi Dinilai kembali
KM.04.07 Pengenalan Kampus dan Pembekalan bagi Mahasiswa Baru 4 5 Adm. Musnah
Kegiatan pengenalan kampus bagi mahasiswa baru di tingkat universitas/fakultas a.l. pembekalan, pelatihan, pengembangan diri, pengenalan organisasi/kemahasiswaan, camping, dll.
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DOSEN DAN TENAGA PENUNJANG
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan studi lanjut yang akan dan sedang diikuti oleh tanaga pendidik dan tenaga kependidikan (dosen dan tenaga penunjang) di tingkat S1 s/d S3 dan pelatihan/kursus peningkatan mutu, serta laporan perkembangan studi maupun laporan keuangannya.
PL.01 Pendidikan Tugas Belajar/Studi Lanjut tingkat Sarjana, Magister, Doktoral, maupun peningkatan mutu melalui kursus/pelatihan, dll.
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan karyawan akademik (dosen dan peneliti) serta karyawan administrasi
PL.01.01 Studi Lanjut Tingkat S1, S2, dan S3 Dalam dan Luar Negeri

4

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
Surat menyurat permohonan dari pegawai dan atau usulan studi lanjut S1, S2, dan S3

4

Personal File Pegawai Adm. Dinilai kembali
Surat-surat sponsor

6

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
Edaran/pengumuman berkenaan dengan studi lanjut PTB

6

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
Laporan kemajuan pendidikan

6

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
PL.01.02 Peningkatan Mutu Staf melalui Kursus/Pelatihan Internal dan Eksternal IPB

1

Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Surat menyurat kursus peningkatan mutu/pelatihan bagi tenaga pendidik dan kependidikan

1

Personal File Pegawai Pendidikan Dinilai kembali
PL.01.03 Program/Tawaran Studi Lanjut/Training/Kursus/Pelatihan bagi Pegawai

4

4

Administratif Dinilai kembali
Tawaran studi lanjut/training/pelatihan/kursus dari dalam dan luar IPB 4 4 Administratif Dinilai kembali
Tawaran program beasiswa/grant /hibah studi lanjut/training bagi pegawai 4 4 Administratif Dinilai kembali
Korespondensi berkaitan dengan pertukaran ilmuwan dan sandwich program 4 4 Administratif Dinilai kembali
PL02 Laporan Mengikuti Pelatihan/Kursus Peningkatan Mutu/Tugas Belajar/Studi Lanjut 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Laporan mengikuti pendidikan/pelatihan/kursus peningkatan mutu 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Ikatan kerja dan surat perjanjian tugas belajar 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Laporan hasil tes masuk ke universitas yang dituju untuk studi lanjut 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Laporan perkembangan studi lanjut/tugas belajar 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Permohonan perpanjangan masa studi 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
Laporan halangan/ketidakmampuan/rintangan selama studi lanjut 6 Personal File Pegawai Pendidikan Permanen
PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

PM

PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penelitian yang dimulai dengan penyusunan proyek proposal hingga publikasi hasil penelitian serta dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat dan jasa konsultasi
 

PM.01

Penelitian
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan mencakup perencanaan penyusunan, pelaksanaan, pemantauan, dan penilaian kembali penelitian-penelitian di lingkungan IPB

PM.01.01

Proyek Proposal Penelitian 3 4

Adm.

Musnah

Pemberitahuan/tawaran/informasi tentang penelitian 3 4

Adm.

Musnah

Penyusunan dan pengajuan proyek proposal penelitian termasuk susunan tim 3 4

Adm.

Musnah

Persetujuan pelaksanaan penelitian 3 4

Adm.

Musnah

Laporan penelitian 3 4

Informasi

Permanen

PM.01.02

Sumber Pendanaan Penelitian 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
Kontrak/perjanjian pelaksanaan penelitian, tahap pencarian dana pelaksanaan 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
Rencana anggaran penelitian 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai
Realisasi penggunaan dana penelitian dan laporan keuangan pelaksanaan penelitian 3 3

Keuangan

Musnah setelah proyek usai

PM.01.03

Pelaksanaan Penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan penelitian, surat ijin, jadwal 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Pengumpulan data, evaluasi, dan pengolahan data untuk penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Penulisan hasil penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

PM.01.04

Evaluasi, Pelaporan, dan Publikasi Hasil Penelitian 3

Adm.

Dinilai kembali

Evaluasi hasil penelitian 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Laporan hasil penelitian (laporan pelaksanaan dan laporan keuangannya) 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Publikasi penelitian baik melalui media massa/jurnal maupun seminar hasil penelitian 3 4

Informasi

Dinilai kembali

Dokumentasi hasil penelitian yang dipublikasikan 3 4

Informasi

Permanen

 

PM.02

Pengabdian Masyarakat dan Jasa Konsultasi 3
Dokumen yang melibatkan kegiatan institut dengan masyarakat, baik kegiatan sosial kemasyarakatan maupun jasa konsultasi bersifat professional 3

PM.02.01

Kegiatan Pengabdian Masyarakat 3 3

Adm.

Musnah

Surat-menyurat dalam rangka kegiatan operasional pengabdian masyarakat 3
Laporan Pelaksanaan kegiatan Pengabdian masyarakat 3 3

Adm.

Dinilai kembali

PM.02.02

KKL dan KKN : pedoman, program kegiatan, kurikulum, jadwal pembekalan, pengumuman pelaksanaan, pelaksanaan kegiatan 2 3

Adm.

Musnah

Pelaksanaan kegiatan 2 3

Adm.

Dinilai kembali

Piagam penghargaan KKL dan KKN 2 3

Adm.

Permanen

PM.02.03

Konsultan dan Jasa Konsultasi
Operasional kegiatan konsultan dan pemberian jasa konsultasi, misalnya konsultan pertanian, pembinaan pengusaha kecil, inkubator bisnis, dll 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Konsultan dan jasa konsultasi berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Pembinaan dalam rangka kegiatan pengabdian masyarakat untuk pembinaan pengusaha kecil, inkubator bisnis, dll 3 4

Adm.

Dinilai kembali

PM.02.04

Kursus dan Pelatihan 3 4

Adm

Musnah

Pendaftaran kursus/pelatihan terkait kegiatan pengabdian masyarakat 3 4

Adm.

Musnah

Jadwal kursus: kursus bahasa, kursus pajak, kursus komputer,dll. 3 4

Adm.

Musnah

Pembagian kelas dan instruktur 3 4

Adm.

Musnah

Pelaksaaan kursus 3 4

Adm.

Musnah

Evaluasi atas pelaksaaan kursus/pelatihan 3 4

Adm.

Musnah

Laporanpelaksaan kursus/pelatihan 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Sertifikat bagi peserta yang mengikuti kursus/pelatihan 4 4

Adm.

Dinilai kembali

PM.02.05

Penyuluhan 3 3

Adm.

Musnah

Penyuluhan berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat 3 3

Adm.

Musnah

Surat ini melakukan penyuluhan/izin untuk atasan dari tenaga yang akan memberi penyuluhan 3 3

Adm.

Musnah

Surat tugas melakukan penyuluhan 3 4

Adm.

Musnah

Undangan pelaksanaan kegiatan penyuluhan 3 4

Adm.

Musnah

Laporan hasil pelaksanaan kegiatan penyuluhan 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Sertifikat bagi tenaga penyuluh dan peserta 3

Personal File

Adm.

Dinilai kembali

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

PP

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan dan pengajaran antara lain dimulai penerimaan mahasiswa baru, pendaftaran mahasiswa, pedoman dan proses belajar mengajar, ujian tengah semester dan akhir semester, tugas akhir, penulisan skripsi/tesis/disertasi, hingga kegiatan wisuda
 

PP.01

Penerimaan Mahasiswa Baru
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa baru, mulai dari pembentukan panitia PMB, pelaksanaan kegiatan, notulen rapat, penjualan formulir pendaftaran, persyaratan, hingga ujian seleksi (kartu ujian, tata tertib ujian, soal ujian berita acara, daftar nilai dan pengumuman hasil ujian)

PP.01.01

Kepanitiaan PMB 2 3

Adm.

Musnah

Usulan nama-nama yang dimasukkan dalam kepanitian PMB 2 3

Adm.

Musnah

Pelaksanaan Tugas Panitia PMB, dan pelaksanaan kegiatan PMB 2 3

Adm.

Musnah

Operasional rapat-rapat Panitia PMB dan notula rapat PMB 2 3

Adm.

Musnah

Pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru 2 3

Adm.

Musnah

Penerimaan mahasiswa baru jalur USMI 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Permohonan agar dapat dimasukkan dalam daftar USMI 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Pengiriman informasi penerimaan mahasiswa baru ke SMU 3 4

Adm.

Musnah

Surat-menyurat lainnya dalam rangka penerimaan Mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

PP.01.02

Pendaftaran mahasiswa baru
Jadwal penerimaan mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

Prosedur pendaftaran, formulir pendaftaran, dan persyaratan-persyaratan penerimaan mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

Ssurat-menyurat lainnya dalam rangka pendaftaran mahasiswa baru 3 4

Adm.

Musnah

PP.01.03

Uj ian seleksi 3 4

Adm.

Musnah

Ujian tes masuk 3 4

Adm.

Musnah

Tes buta wama 3 4

Adm.

Musnah

Kartu peserta ujian masuk 3 4

Adm.

Musnah

Daftar hadir peserta ujian,pengawas ujian 3 4

Adm.

Musnah

Daftar nilai tes masuk (pengumuman kelulusan) 3 4

Adm.

Musnah

Daftar mahasiswa yang diterima 3 4

Informasi

Permanen

 

PP.02

Registrasi, cuti, mutasi, dan pemberhentian
Dokumen yang berkaitan dengan registrasi, cuti, mutasi, dan pemberhentian kuliah mahasiswa

PP.02.01

Registrasi Pendaftaran, Nomor lnduk Mahasiswa, Kartu Mahasiswa
Surat-menyurat berkaitan dengan pendaftaran/registrasi mahasiswa
Identitas biodata serta kelengkapan lainnya dalam rangka pemberian NIM mahasiswa
Penerbitan/pembuatan kartu mahasiswa, daftar NIM 6 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Perubahan NIM karena pindah fakultas atau alasan lainnya 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Registrasi akademik mahasiswa gagal lulus di fakultas 2 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Laporan pelaksanaan registrasi 2 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat keterangan kehilangan kartu mahasiswa 2 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun

PP.02.02

NIM dan Mahasiswa Pindahan Internal 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Persyaratan mendapat NIM (nomor induk mahasiswa) 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Mahasiswa pindahan internal (transfer) dan konversi nilai mahasiswa pindahan internal 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun

PP.02.03

Rencana Studi Mahasiswa 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
KRS (kartu rencana studi) mahasiswa 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
KBT (kartu batal tambah), batal tambah dan atau mundur matakuliah 6 Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Izin tidak kuliah 1 semester atau lebih atau jangka waktu tertentukarena kasus tertentu

6

Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Mahasiswa aktif kuliah kembali

6

Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Dispensasi ikut kuliah

6

Personal File Mahasiswa Adm Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.02.04 Cuti Kuliah Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Permohonan cuti kuliah dan pertimbangan penundaan/penolakan cuti

kuliah mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
SK Cuti kuliah mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
SK Pengaktifan kembali kuliah mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.02.05 Mutasi Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Permohonan mutasi mahasiswa dari perguruan tinggi lain ke IPB atau dari IPB ke perguruan tinggi lain

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Transkrip dan konversi mata kuliah mahasiswa pindahan eksternal

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Persetujuan/penolakan mutasi eksternal mahasiswa dengan membuat KRS baru

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.02.06 Pengunduran Diri/Berhenti Ku1iah/DO/Peringatan/Sanksi/Skorsing Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat peringatan evaluasi putus studi

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Usulan DO/putus studi

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Peringatan/sanksi/skorsing bagi mahasiswa bermasalah

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Pengunduran diri, pemberhentian kuliah, atau DO mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.02.07 Perpanjangan Masa Studi Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat permohonan perpanjangan masa studi

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.03 Pedoman Belajar Mengajar
Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan pedoman yang digunakan dalam proses belajar mengajar mengikuti silabus (garis-garis besar materi perkuliahan yang berlaku di setiap fakultas, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, pola penilaian dan bahan bacaan wajib serta pendukung lainnya), SAP, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang bersangkutan, buku ajar (penerbitan buku yang dijadikan referensi/pedoman belajar mengajar), kurikulum (rencana pengembangan kurikulum mata kuliah, mulai dari proposal kegiatan, pelaksanaan sampai dengan hasil akhir lokakarya

PP.03.01

Katalog dan Silabus 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Katalog IPB, katalog fakultas/program studi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Silabus matakuliah termasuk bobot sks-nya dan kode mata kuliah

(penetapan kode, perubahan kode matakuliah, dll.)

5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Prasyarat matakuliah 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

PP.03.02

Satuan Acara Perkuliahan 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

SAP (satuan acara perkuliahan) berisi jadwal dan materi tiapmatakuliah 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Modul-modul tiap matakuliah 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

PP.03.03

Satuan Acara Praktikum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Satuan acara praktikum pada tiap muta kuliah praktikum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Modul-modul tiap matakuliah praktikum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

PP.03.04

Kurikulum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Penyusunan kurikulum fakultas/program studi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Penambahan/pertukaran/pengurangan/perubahan/penyempurnaan kurikulum 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Pedoman penyusunan kurikulum pendidikan tinggi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Kurikulum inti pendidikan tinggi 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Kurikulum institusional dan kurikulum operasional 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Matakuliah Dasar Umum (MKDU) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Matakuliah Pengembangan Kepribadian (MPK) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Matakuliah Keilmuan dan Keterampilan (MKK) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Matakuliah Keahlian Berkarya (MKB) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Matakuliah Perilaku Berkarya (MPB) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

Matakuliah Berkehidupan Bersama (MBB) 5 6

Pendidikan

Dinilai kembali

PP.03.05

Pola Penilaian dan Produktivitas 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Penilaian hasiI belajar mahasiswa 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Data terkait predikat kelulusan dan atau produktivitas 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Kesalahan dan perbaikan nilai mahasiswa 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
 

PP.04

Proses Belajar Mengajar
Dokumen yang berkaitan dengan proses belajar- mengajar, akademik, jadwal kuliah, daftar hadir dosen dan mahasiswa

PP.04.01

Kalender Akademik
Pengangkatan tim penyusun kalender akademik 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Proses penyusunan kalender akademik 2 5

Adm.

Dinilai kembali

SK penetapan jadwal kegiatan/kalender akademik selama 1 tahun (semester ganjil/genap) 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Pendistribusian
Perubahan jadwal kalender akademik 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Surat edaran, atau pengumuman berkait semester padat/semester pendek 2 5

Adm.

Dinilai kembali

PP.04.02

Jadwal Kuliah dan Beban Mengajar/Beban Instruksional 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Jadwal kuliah dan ruangannya 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Pembagian ruang kuliah 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Beban sks matakuliahlbeban mengajar/beban instruksional 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Dosen pembina matakuliah, dosen/asisten pengganti, dan pembimbing akademik (PA) 2 5

Adm.

Dinilai kembali

Kuliah responsi//KK/praktikum/pengalihan jam kuliah 5 5

Pendidikan

Musnah

Himpunan jadwal perkuliahan, himpunan jadwal ujian mahasiswa

Sampai diperbaharui

5

Adm.

Musnah

PP.04.03

Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa 2 3

Pendidikan

Musnah

Daftar hadir dosen dan mahasiswa 2 3

Pendidikan

Musnah

Permohonan/pemberian izin bagi mahasiswa untuk tidak mengikuti kuliah 2 3

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat berkaitan dengan daftar hadir dosen dan mahasiswa 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.05

Ujian Semester, Transkrip, dan Ijazah

Pendidikan

Musnah

Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan ujian semester, nilai ujian, transkrip

Pendidikan

Musnah

PP.05.01

Jadwal/Ruang/Petugas Ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

Jadwal ujian tengah semester (UTS), ujian akhir semester (UAS), dan Semester Pendek (SP) yang meliputi hari, tanggal, jam, matakuliah, ruangan, dan petugas pengawas ujian dll. 2 3

Pendidikan

Musnah

Panitia penyelenggaraan ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat berkaitan dengan jadwal ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

PP.05.02

Soal-soal Ujian 2 3

Pendidikan

Musnah

Soal-soal ujian tengah/akhir semester dan semester pendek 2 5

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat berkaitan dengan soal-soal ujian 2 5

Pendidikan

Musnah

PP.05.03

Pelaksanaan Ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

Peserta Ujian tengah semester, ujian akhir semester dan semester pendek 2 2

Pendidikan

Musnah

Berita acara ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

Daftar hadir mahasiswa peserta ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

Tata tertib pelaksanaan ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

Dispensasi berkenaan dengan pelaksanaan ujian 2 2

Pendidikan

Musnah

Ujian ulangan khusus 2 3

Pendidikan

Surat-menyurat berkaitan dengan pelaksanaan ujian tengah semester, ujian semester, dan ujian ulangan khusus 2 3

Pendidikan

Evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian 2 3 Adm. Dinilai kembali
Laporan penyelenggaraan ujian 2 3 Adm. Dinilai kembali

PP.05.04

Nilai Ujian Mahasiswa, Transkrip, dan Ijazah
Nilai ujian tengah-semester dan nilai ujian akhir semester 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Perbaikan nilai/nomor/nama mahasiswa, kasus perubahan nilai, atau kasus lainnya berkaitan dengan nilai 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Nilai tunda, nilai hutang 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Penulisan transkrip/ijazah, salinan transkrip/ijazah 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Penandatanganan ijazah oleh pimpinan institut, penyetaraan/legalisasi/pengesahan oleh dekan 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Pemberian kartu hasil studi (KHS), transkrip, atau ijazah mahasiswa 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Koreksi transkrip/ijazah, kasus kehilangan transkrip/ijazah 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat keputusan pemberian ijazah (SK kelulusan) 5 Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
 

PP.06

Tugas Akhir Pendidikan Musnah
Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik

PP.06.01

Kuliah Kerja Nyata (KKN) 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

Penyelenggaraan KKN (kuliah kerja nyata) 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat ijin penyelenggaraan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat tugas dosen pembimbing KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

Formulir penilaian KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

Evaluasi pelaksanaan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

Laporan hasil pelaksanaan KKN 3 4

Pendidikan

Musnah

PP.06.02

KKL/PKL/Tugas Mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

SK/surat pembentukan Tim/Panitia berkaitan dengan penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat ijin penyelenggaraan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat tugas dosen pembimbing KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Formulir penilaian KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Evaluasi pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Laporan hasil pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengajar 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan KKL/PKL/tugas mengaiar 3 4

Pendidikan

Musnah

PP.06.03

Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

Peneyelenggaraan Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat ijin melakukan Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat tugas dosen pembimbing Magang/Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

Formulir penilaian Magang/ Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

Evaluasi dan laporan pelaksanaan Magang/ Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

Korespondesi (surat-menyurat) dalam rangka pelaksanaan Magang/ Koas 3 4

Pendidikan

Musnah

 

PP.07

Skripsi/Non Skripsi
Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir bagi mahasiswa program sarjana, mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan pelaksanaan ujian skripsi

PP.07.01

Penentuan Dosen Pembimbing 3 3

Pendidikan

Musnah

Usulan dosen pembimbing skripsi/non-skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

Penetapan dosen pembimbing skripsi/non-skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

Evaluasi dosen yang berwenang sebagai pembimbing skripsi/non-skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

PP.07.02

Usulan Penelitian 3 4

Pendidikan

Musnah

Usulan Penelitian oleh mahasiswa untuk menyusun skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

Surat ijin penelitian dalam rangka penulisan skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

Undangan seminar penelitian dalam rangka penulisan skripsi 3 4

Pendidikan

Musnah

Formulir-formulir untuk penilaian usulan penelitian 3 4

Pendidikan

Musnah

PP.07.03

Pelaksanaan Penelitian 3 3

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat dalam rangka pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

Pelaksanaan penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi sejak awal penelitian hingga akhir penelitian 3 3

Pendidikan

Musnah

PP.07.04

Ujian Hasil Penelitian 3 3

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat ujian hasil penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

Pelaksanaan ujian hasil penelitian mahasiswa dalam rangka penulisan skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

PP.07.05

Sidang Komprehensif Skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

Jadwal sidang komprehensiftennasuk waktu, presensi, ruangan, penguji,dll 3 3

Pendidikan

Musnah

Pelaksanaan sidang komprehensif skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

Hasil nilai sidang komprehensif untuk penilaian skripsi 3 3

Pendidikan

Musnah

PP.07.06

Skripsi Final 1 3

Pendidikn

Permanen

 

PP.08

Tesis/Disertasi
Dokumen yang berkaitan dengan tugas akhir bagi mahasiswa Program pascasarjana (PPs) mulai penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, hingga pelaksanaan ujian tesis/disertasi

PP.08.01

Penentuan Dosen Pembimbing 2 3

Pendidikan

Musnah

Usulan dosen pembimbing tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

Penentuan dosen pembimbing tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

Daftar nama dosen pembimbing tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

PP.08.02

Usulan Penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

Usulan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

Usulan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

PP.08.03

Pelaksanaan Penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

Pelaksanaan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

Surat-menyurat berkaitan dengan pelaksanaan penelitian dalam rangka penulisan tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

PP.08.04

Ujian Hasil Penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

Pelaksanaan ujian hail penelitian tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

Laporan atas ujian hail penelitian 2 3

Pendidikan

Musnah

PP.08.05

Sidang Konprehensif Tesis/Disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

Jadwal sidang konprehensif termasuk waktu, daftar hadir, ruangan, penguji dll. 2 3

Pendidikan

Musnah

Pelaksanaan sidang konprehensif 2 3

Pendidikan

Musnah

Hasil sidang konprehensif untuk penilaian tesis/disertasi 2 3

Pendidikan

Musnah

 

PP.08.06

Tesis/Disertasi Final 1 3

Pendidikan

Permanen

PP.09 Wisuda
Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara wisuda

PP.09.01

Pendaftaran Peserta 2 3

Adm.

Musnah

Pengumuman akan diselenggarakannya wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Pendaftaran peserta wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Kelengkapan peserta wisuda baik persyaratan administratif (foto, biodata), akademik, maupun perlengkapan wisuda (toga, dll.). 2 3

Adm.

Musnah

PP.09.02

Persiapan, Penyelenggaraan,dan Pasca Acara Wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Pembentukan panitia wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Izin melaksanakan wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Rapat wisuda: undangan rapat, notula/risalah rapat,evaluasi wisuda, dl1 2 3

Adm.

Musnah

Rapat wisuda, undangan rapat, notula/risalah rapat, evaluasi wisuda, dll. 2 3

Adm.

Musnah

Perlengkapan penyelenggarakan wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Koor, MC, sambutan alumni, dll berkaitan acara wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Sambutan-sambutan untuk buku wisuda 2 3

Adm.

Musnah

Buku wisuda 2 3

Adm.

Permanen

 

PP.10

Personal File Mahasiswa
Dokumen personal file mahasiswa yang masih aktif/tidak aktif lagi sejak mendaftar hingga memperoleh transkrip dan ijazah

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat keterangan bagi mahasiswa/alumni

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat penunjukkan untuk hadir mewakili fakultas/universitas dalam berbagai pertemuan

6

Personal File Mahasiswa Adm. Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.11 Penerimaan Mahasiswa Asing
Dokumen berkaitan dgn penerimaaan mahasiswa asing mulai registrasi mahasiswa asing, rekomendasi/ijin, kegiatan pertukaran mahasiswa, dan personal file mahasiswa asing
PP.11.01 Registrasi Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Pendaftaran mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Korespondensi/surat-menyurat dalam rangka pendaftaran mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.11.02 Rekomendasi Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Permohonan rekomendasi mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Jawaban atas permohonan rekomendasi mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.11.03 Ijin Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Ijin penerimaan mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Korespondensi dalam rangka memperoleh ijin menerima mahasiswa asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.11.04 Pertukaran Mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Usulan nama mahasiswa yang diutus dalam rangka pertukaran mahasiswa (student exchange)

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Surat-menyurat dalam rangka pertukaran mahasiswa (student exchange)

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Laporan berkatian dengan pertukaran mahasiswa

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
PP.11.05 Persoanl File Mahasiswa Asing

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
Dokumen personal file mahasiswa asing yang sudah tidak aktif lagi mulai dari penerimaan hingga selesai atau tidak aktif lagi

6

Personal File Mahasiswa Pendidikan Permanen s/d mahasiswa lulus maks 6 tahun
SARANA PENUNJANG AKADEMIK

SA

SARANA PENUNJANG AKADEMIK
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sarana penunjang akademik, untuk menunjang kegiatan pendidikan dan pengajaran serta penelitian dan pengabdian masyarakat, meliputi perpustakaan danlaboratorium, kurikulum, bahan ajar/media pembelajaran, deskripsi mata kuliah
 

SA.01

Perpustakaan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan, operasional perpustakaan

SA.01.01

Pengembangan Koleksi/Pengadaan Buku 4 5 Adm. dan Pendidikan Musnah
Daftar pengembangan koleksi perpustakaan dari internal IPB meliputi buku karangan dosen, skripsi, tesis, disertasi mahasiswa, laporan penelitian dan buku dari eksternal IPB 4 5 Adm. dan Pendidikan Musnah
Pembelian buku/jurnal/majalah oleh perpustakaan

4

5

Adm. dan Pendidikan Musnah
Program tukar menukar buku berkaitan pengembangan/pengadaan bahan pustaka

4

5

Adm. dan Pendidikan Musnah
Hibah/hadiah/sumbangan buku untuk perpustakaan

4

5

Adm. dan Pendidikan Musnah
Buku yang dibeli atau diterima dari program pertukaran, sumbangan, dll.

3

5

Adm. dan Pendidikan Ditransfer ke Perpustakaan IPB
SA.01.02 Layanan Teknis Perpustakaan/Pengolahan Buku

3

5

Adm. Musnah
Panduan katalogisasi/klasifikasi buku dan teknis pelayanan di perpustakaan

10

11

Informasi Dinilai kembali
Surat-menyurat berkaitan dengan layanan teknis di perpustakaan

3

5

Adm. Musnah
Teknis layanan lainnya di perpustakaan

3

5

Adm. Musnah
SA.01.03 Layanan Pemakai/Peminjam Buku

3

5

Adm. Musnah
Layanan referensi dan sirkulasi

3

5

Adm. Musnah
Surat-menyurat: usulan, saran, input, yang berkaitan dengan layanan bagi peminjam buku

3

5

Adm. Musnah
Layanan di perpustakaan dengan fasilitas komputerisasi (layanan elektronis seperti layanan via internet dan intranet)

3

5

Adm. Musnah
SA.01.04 Manajemen Perpustakaan

5

5

Adm. Dinilai kembali
Manajerial perpustakaan baik berupa kebijakan, pedoman, maupun kegiatan administrasi yang menunjang kelancaran operasional perpustakaan

5

5

Adm. Dinilai kembali
Surat-menyurat berkaitan dengan manajemen perpustakaan

3

5

Adm. Musnah
SA.02 Laboratorium
Dokumen yang berhubungan kegiatan rencana kerja, materi praktikum, penggunaan, pemeliharaan, anggaran dan inventaris/peralatan laboratorium
SA.02.01 Rencana Kerja

3

5

Adm. Musnah
Sumbangan pengadaan laboratorium dari alumni/donatur/hasil suatu acara

3

5

Adm. Musnah
Pengadaan/pendirian laboratorium dan rencana kerja penggunaan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
Surat-menyurat berkaitan dengan rencana kerja penataan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
SA.02.02 Materi Praktikum

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
Usulan ketetapan, maupun perubahan materi praktikum laboratorium

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
Evaluasi atas materi praktikum laboratorium

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
SA.02.03 Penggunaan Laboratorium

3

5

Adm. Musnah
Surat-menyurat berkaitan dengan operasional penggunaan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
Ijin penggunaan/praktek 1 setelah diperbaharui

2

Adm. Permanen
SA.02.04 Pemeliharaan Laboratorium

3

5

Adm. Musnah
Surat-menyurat berkaitan dengan rencana kerja pemeliharaan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
Inventaris/Peralatan Laboratorium

5

5

Adm. Dinilai kembali
Daftar inventaris peralatan laboratorium

5

5

Adm. Dinilai kembali
Surat-menyurat berkaitan dengan inventaris/peralatan laboratorium

3

5

Adm. Musnah
SA.02.05 Kurikulum

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
Pelaksanaan kurikulum

2

3

Pendidikan Musnah
Penyusunan dan pengembangan kurikulum 2 setelah diperbaharui

3

Pendidikan Permanen
Penyusunan kurikulum baru 2 setelah ditetapkan

3

Pendidikan Permanen
Penetapan kurikulum

2

3

Pendidikan Musnah
Pelaksanaan kurikulum

2

3

Pendidikan Musnah
SA.02.06 Deskripsi Mata Kuliah

5

5

Pendidikan Dinilai kembali
Kode mata kuliah Selama masih dipakai

3

Pendidikan Permanen
Daftar buku rujukan

2

3

Pendidikan Musnah
Daftar SKS

2

3

Pendidikan Dinilai kembali
SA.02.07 Bahan Ajar/Media Pembelajaran
Penyusunan bahan ajar/bana penunjang pendidikan 2 setelah diperbaharui

3

Pendidikan Musnah
Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran

2

4

Pendidikan Dinilai kembali
Pengembangan proses belajar mengajar

2

3

Pendidikan Permanen
JADWAL RENTENSI ARSIP IPB

B. FASILITATIF

HUKUM DAN ORGANISASI
HO HUKUM DAN ORGANISASI
Dokumen yang berkaitan dengan proses penyusunan peraturan yang diterbitkan dari dalam dan luar IPB mulai dari Undang-undang (UU) Peraturan Pemerintah (PP), Keputusan Presiden (Kepres), Instruksi Presiden (Inpres), Surat Edaran (SE) , Peraturan Menteri (Permen), Instruksi Menteri, Keputusan Rektor sampai dengan keputusan Dekan, kontrak kerja yang melibatkan sivitas akademika serta kasus perdata yang melibatkan lembaga dengan pihak lain, sejak awal pemeriksaan hingga keputusan pengadilan dan produk hukum yang berkaitan dengan organisasi
HO.01 Peraturan Perundang-undangan
Berkas yang berhubungan dengan dokumentasi produk dan referensi hukum meliputi Undang-undag, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden, Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen dan lain-lain
HO.01.01 Undang-undang
RUU (Rancangan Undang-undang) 5 10 Hukum Dinilai kembali
UU (Undang-undang) yang disetujuioleh DPR Rl 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.01.02 Peraturan Pemerintah
PP (Peraturan Pemerintah) atau PP pengganti UU 5 10 Hukum Dinilai kembali
Keputusan dan instruksi Presiden 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.01.03 Keputusan dan Instruksi Menteri dan Sekretaris Negara
Keputusan/instruksi/edaran Menteri dan Sekneg 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.01.04 Keputusan/Instruksi/Edaran Dirjen/Irjen/Sekjen/BAN
Keputusan/instruksi/edaran Dirjen 5 10 Hukum Dinilai kembali
Keputusan/instruksiledaran Irjen 5 10 Hukum Dinilai kembali
Keputusan/instruksi/edaran Sekjen 5 10 Hukum Dinilai kembali
Keputusan/instruksi/edaran BAN 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.01.05 Keputusan/Instruksi/Edaran Lembaga Pemerintah Non Departemen
Keputusan/instruksi/edaran Kepala BKN, BPK, Bappenas, LIPI, dll 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.01.06 Keputusan/Peraturan Majelis Wali Amanah (MWA), Senat Akademik (SA), Rektor, Dekan:
AD/ART 5 10 Hukum Permanen
Naskah Akademik 5 10 Hukum Permanen
Struktur organisasi 5 10 Hukum Permanen
dll.
HO.02 Instrumen Hukum
H0.02.01 Pedoman/Standar internal IPB 5 10 Hukum Permanen
Prosedur kerja/Juklak/Juknis 5 10 Hukum Permanen
Surat edaran 5 10 Hukum Permanen
MOU, Kontrak, Kerjasama 5 10 Hukum Permanen
Bantuan konsultasi hukum/advokasi 5 10 Hukum Dinilai kembali
Perijinan 4 4 Hukum Dinilai kembali
Kebebasan akademik dan kode etik 5 10 Hukum Dinilai kembali
HO.03 Produk hukum yang berkaitan dengan organisasi
HO.03.01 Statuta IPB 5 10 Hukum Permanen
Renstra 5 10 Hukum Dinilai kembali
Struktur tugas dan Fungsi organisasi perguruan tinggi 5 10 Hukum Permanen
Tata kerja organisasi 4 5 Hukum Permanen
Uraian/analisis jabatan/analisis manejemen, serta penyusunan ketatalaksanaan 4 5 Hukum Dinilai kembali
Evaluasi dan laporan kinerja:
– Laporan bulanan, triwulan, semesteran 1 2 Hukum Musnah
Laporan tahunan unit kerja 1 2 Hukum Permanen
HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER
HM HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kehumasan dan protokoler dalam rangka advokasi dan promosi IPB
HM.01 Humas
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan advokasi dan promosi universitas yang menyangkut pemberitaan di media, pameran, penyelenggaraan festival, sayembara, iklan dll
HM.01.01 Kunjungan, Pameran, dan Promosi
Kegiatan promosi ke SMU-SMU, pameran/eksebisi yang mendukung promosi

2

3

Informasi Musnah
Kegiatan promosi lainnya, misalnya kunjungan siswa SMU ke kampus IPB

2

3

Informasi Musnah
Kegiatan dan korespondensi berkaitan dengan Tim Advokasi dan Promosi IPB

2

3

Informasi Musnah
HM.01.02 Kunjungan Dinas Dalam Negeri dan Luar Negeri

2

4

Informasi Dinilai kembali
Kunjungan DPR

2

4

Informasi Permanen
HM.01.03 Pers
Siaran pers/Pers release

2

3

Informasi Permanen
Peliputan berita di media massa cetak dan elektronik

2

3

Informasi Dinilai kembali
Konferensi Pers atas undangan Pimpinan di lingkungan IPB

2

3

Informasi Permanen
HM.01.04 Publikasi dan Dokumentasi
Pembuatan Warna Warta, buku agenda tahunan, Website, klipping koran/guntingan berita, buku telpon,

1

2

Informasi Dinilai kembali
Brosur, Leaflet, Poster, Kalender, pengumuman,

1

2

Informasi Musnah
HM.01.05 Promosi Elektronis dan Benda Promosi

2

3

Informasi Musnah
Kegiatan Promosi melalui sarana teknologi informasi (computerized information)

2

3

Informasi Musnah
Pembuatan dan penanganan benda-benda promosi misalnya pena, plakat, dll

2

3

Informasi Musnah
Pembuatan video/CD IPB, misalnya”Selayang pandang IPB”, website

2

3

Informasi Musnah
HM.01.06 Mitrakerja/Partisipasi/Sponsor
Hubungan antar lembaga pemerintah 2 4

Informasi

Permanen

Hubungan dengan swasta/LSM 2 4

Informasi

Permanen

Hubungan dengan perushaaan 2 4

Informasi

Permanen

Hubungan dengan perguruan tinggi 2 4

Informasi

Permanen

Hubungan dengan media massa 2 4

Informasi

Permanen

 

HM.02

Protokoler
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler dalam penyelenggaraan pertemuan dan acara di lingkungan IPB dalam rangka promosi dan kerjasama

HM.02.01

Persiapan, Penyelenggaraan Acara dan Peresmian
Kegiatan protokoler dalam penyelenggaraan pertemuan yang dihadiri oleh pejabat pemerintah, kedutaan negara asing, atau kalangan cendekiawan, tokoh-tokoh tertentu 1 2

Informasi

Musnah

Pengurusan izin penyelenggaraan acara 1 2

Informasi

Musnah

Dies Natalis IPB 1 2

Informasi

Musnah

Peresmian-peresmian 1 2

Informasi

Dinilai kembali

Rabuan Bersama Warga IPB 1 2

Informasi

Musnah

Acara “Pulang Kandang” 1 2

Informasi

Musnah

Halal bi halal warga IPB 1 2

Informasi

Musnah

HM.02.02

Berita Acara
Berita acara pertermuan, acara serah terirna, berita acara lainnya 2 3

Informasi

Musnah

HM.02.03

Perlombaan/Sayembara/Pertunjukan
Perlombaan bidang karya ilmiah, olahraga, seni budaya, dll 2 3

Informasi

Musnah

PERENCANAAN
PR

 

PERENCANAAN
Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan baik rencana jangka panjang maupun pendek di segala bidang
PR.01 Perencanaan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan umum, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang
PR.01.01 Rencana Kerja Lima Tahun
Penyusunan Rencana Kerja Lima Tahun

10

12

Informasi Permanen
Dokumen Rencana Kerja Lima Tahun

10

12

Informasi Permanen
PR.01.02 Rencana lnduk Pengembangan
Proses penyusunan/perumusan

10

12

Informasi Permanen
Pengesahan RIP

10

12

Informasi Permanen
Dokumen RIP

10

12

Informasi Permanen
PR.01.03 Rencana Program Kerja
Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendudukan

1

2

Informasi Musnah
Program kerja tahunan Unit Kerja

1

2

Informasi Musnah
Program kerja tahunan IPB

1

2

Informasi Permanen
PR.01.04 Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP)
LAKIP Unit Kerja

2

4

Informasi Musnah
LAKIP IPB

2

4

Informasi Permanen
PR.01.05 Evaluasi Program
Evaluasi masing-masing unit kerja

2

4

Informasi Musnah
Evaluasi tingkat institut

2

4

Informasi Permanen
PERLENGKAPAN (SARANA DAN PRASARANA) / FASILITAS PROPERTI

LK/FP

PERLENGKAPAN (SARANA DAN PRASARANA) / FASILITAS PROPERTI
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penvusutan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur) kampus IPB

LK.01

Perencanaan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur)

LK.01.01

Sarana
Rencana pengadaan sarana atau segala hal yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan (alat, media, gedung, ruangan, dll) 4 6

Informasi

Musnah

Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan rencana pengadaan sarana 4 6

Informasi

Musnah

LK.01.02

Prasarana
Rencana pengadaan prasarana atau segala yang merupakan penunjang

terselenggaranya suatu proses; misalnya jalan, listrik, air, parkir, dll)

4 6

Informasi

Musnah

Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan rencana pengadaan prasarana 4 6

Informasi

Musnah

LK.02

Pengadaan
Dokumen yang berhubungan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana (fisik dan infrastruktur­)

LK.02.01

Tanah
Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan/perluasan tanah 4 Hukum dan Adm.

Permanen

Tawar-menawar kavling/tanah/kebun/sawah 3 Hukum dan Adm.

Permanen

LK.02.02

Bangunan/Ruangan Hukum dan Adm.

Permanen

Korespondensi (surat-menyurat) berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana bangunan 3 Hukum dan Adm.

Permanen

Perencaan asuransi bangunan 3 Hukum dan Adm.

Permanen

Sewa ruangan untuk berbagai keperluan baik dari internal maupun eksternal IPB 3 Hukum dan Adm.

Permanen

Peminjaman ruangan seminar/aula/auditorium/kelas/lapangan/laboratorium oleh internal maupun eksternal IPB 3 Hukum dan Adm.

Permanen

Peta/denah arah kampus, peta/denah gedung atau ruangan-ruangan di kampus IPB 5 Hukum dan Adm.

Musnah

LK.02.03

Perabotan 5 Hukum dan Adm.

Permanen

Pengadaan perabot termasuk perabot dapur 3 5 Hukum dan Adm.

Permanen

Perencanaan lelang/pemusnahan/penyusutan perabotan 3 5 Hukum dan Adm.

Permanen

LK.02.04

Kendaraan
Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan kendaraan dan barang bergerak lainnya Sampai dengan barang didistribusikan Adm. Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun
Perencanaan asuransi dan tawaran kendaraan dari pihak luar Sampai dengan barang didistribusikan Adm. Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun
Pengadaan perlengkapan kendaraan seperti ban mobil, AC mobil, dll. Sampai dengan barang didistribusikan Adm. Musnah, rekod aktif disimpan s/d kendaraan rusak/dijual; maks 20 tahun

LK.02.05

Mesin/Peralatan Kantor
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan mesin/peralatan kantor (misalnya fotokopi, komputer, mesin tik, dll) 3 4

Adm.

Musnah

Perencanaan lelang/pemusnahan/penyusutan mesin/peralatan kantor 3 4

Adm.

Musnah

Korespondensi/surat-menyurat berkaitan dengan kegiatan pengadaan

Mesin/peralatan kantor

3 4

Adm.

Musnah

LK.02.06

Peralatan/Perlengkapan Penunjang Teknologi Informasi dan Komputer
Kegiatan pengadaan peralatan dan perlengkapan penunjang teknologi informasi dan komputer (kabel, instalasi/jaringan, meja komputer, dll) 3 4

Adm.

Musnah

Penawaran, tender, dan korespondensi berkaitan dengan perlengkapan dan peralatan penunjang berkaitan dengan pengadaan teknologi informasi dan komputer 3 4

Adm.

Musnah

LK.02.07

Peralatan Elektronik, Telekomunikasi, dan Rekaman
Pengadaan TV, kulkas, kipas/AC, telpon/HP, VCD player, infocus, mesin tik, faksimile, dll 3 4

Adm.

Musnah

Pengadaan spare-part atau perlengkapan alat elektronik, misalnya remote-control, dll 3 4

Adm.

Musnah

Tawaran-tawaran peralatan elektronik 3 4

Adm.

Musnah

LK.02.08

Alat Tulis Kantor dan Formulir/Blangko
Dokumen yang berkaitan kegiatan pengadaan alat tulis Kantor/stationery (penawaran dll) 3 4

Adm.

Musnah

Manajeman pengadaan/pengurusan/pendistribusian alat tulis kantor 3 4

Adm.

Musnah

Formulir/blangko, transkrip,- sertifikat, ijazah,dll. 3 4

Adm.

Musnah

LK.02.09

Peralatan dan Perlengkapan Lainnya
Tawaran pengadalan peralatan dan perlengkapan lain 3 4

Adm.

Musnah

Pengadaan seragam petugas/pegawai, termasuk pakaian, sepatu, topi, dll. 3 4

Adm.

Musnah

Pengadaan peralatan untuk bekerja lainnya, misalnya asesoris mobil, helm, lukisan, dll) 3 4

Adm.

Musnah

LK.03

Inventarisasi
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan Inventarisasi barang bergerak dan tidak bergerak serta rekaman data dan peristiwa

LK.03.01

Barang Bergerak
Daftar inventaris & Dokumen berkaitan dengan inventaris barang bergerak 1 sampai dengan diperbaharui 2

Adm.

Dinilai kembali

Pemakaian/operasional mobil/motor atau pemakaian barang bergerak lainnya 1 2

Adm.

Musnah

Kartu inventarisasi barang 1 sampai dengan diperbaharui 2

Adm.

Musnah

LK.03.02

Barang Tidak Bergerak
Daftar inventaris barang tidak bergerak 5 5

Adm.

Dinilai kembali

Dokumen yang berhubungan dengan Inventarisasi barang tidak bergerak 5 5

Adm.

Dinilai kembali

LK.03.03

Rekaman Data dan Peristiwa
Inventaris benda-benda rekaman data dan peristiwa antara lain berupa foto-foto, album, video, CD (compact disk), VCD/DVD, kaset, buku-buku sejarah, disket, floppy disk, USB/flas-disk, dll 5 5

Adm.

Permanen

LK.04

Pemeliharaan/Perbaikan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan sarana/prasarana kampus

LK.04.01

Bangunan danTanah
Prosedur/manajemen/tata cara pemeliharaan/perawatan bangunan/fisik kampus 3 4

Adm.

Dinilai kembali

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/perawatan bangunan/fisik kampus 3 4

Adm.

Dinilai kembali

LK.04.02

Elektrikal dan Sarana Komunikasi
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan sarana kampus jenis elektrik dan sarana komunikasi 3 4

Adm.

Musnah

LK.04.03

Mekanikal, Plumbing, dan Tata udara/AC
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan mekanikal/plumbing, tata udara/AC 3 4

Adm.

Musnah

LK.04.05

Kebersihan dan Pertamanan
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kebersihan, lingkungan dan pertamanan 3 4

Adm.

Musnah

LK.04.06

Kendaraan
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perawatan/pemeliharaan kendaraan 3 4

Adm.

Musnah

LK.04.07

Perabotan
Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan perabotan 3 4

Adm.

Musnah

LK.04.08

Peralatan Lainnya
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan peralatan lainnya 3 4

Adm.

Musnah

LK.05

Penghapusan/Penyusutan Barang
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan barang bergerak dan barang tidak bergerak

LK.05.01

Penghapusan/Penyusutan Barang Bergerak
Usulan dan atau rencana penghapusan/penyusutan barang bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

Dokumen dan daftar barang bergerak yang dihapus/disusutkan 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

Lelang barang bergerak terkait penghapusan/penyusutan barang bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

LK.05.02

Penghapusan/Penyusutan Barang Tidak Bergerak
Usulan dan atau rencana penghapusan/penyusutan barang tidak bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

Dokumen dan daftar barang tidak bergerak yang dihapus/disusutkan 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

Lelang barang tidak bergerak dalam rangka penghapusan/penyusutan barang tidak bergerak 1 tahun setelah penghapusan 4 Adm.

Dinilai kembali

LK.06

Bukti-bukti Kepemilikan Aset:

LK.06.01

Sertifikat tanah, IMB, BPKB, STNK, Denah/gambar bangunan, instalasi listrik, air, gas, jaringan komputer/FO Sampai dengan dihapuskan/dipindah-tangankan

LK.07

Penyimpanan/Pergudangan
Dokumen berkaitan dengan administrasi pergudangan

LK.07.01

Tanda-terima/surat pengantar pengiriman barang, surat pernyataan harga dan mutu barang, berita acara serah terima barang, buku terima barang, buku persediaan barang atau kartu stok barang Sampai dengan barang didistribusikan 2

Adm.

Musnah

LK.07.02

Kartu barang/kartu gudang Sampai dengan diperbaharui 2

Adm.

Dinilai kembali

LK.08

Penyaluran/Distribusi

LK.08.01

Dokumen yang berkaitan dengan distribusi barang:
Surat permintaan barang/formulir permintaan/persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB) 1 tahun setelah pemeriksanaan 2

Adm.

Musnah

LK.09

Otoritas Kampus dan Kantin Kampus
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sistem kemanan/ketertiban lingkungan kampus serta kegiatan kantin kampus

LK.09.01

Keamanan dan Ketertiban 3

Adm.

Musnah

Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan sistem keamanan/ketertiban kampus 3

Adm.

Musnah

Berita acara kejadian/peristiwa berkenaan dengan keamanan dan ketertiban 3

Adm.

Musnah

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sistem keamanan dan ketertiban kampus 3

Adm.

Musnah

LK.09.02

Lingkungan, Bebas Polusi Kendaraan, Asap Rokok, Narkoba/NAPZA 3

Adm.

Musnah

Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan lingkungan, bebas polusi kendaraan, asap rokok, narkoba/NAPZA dll 3

Adm.

Musnah

Berita acara kejadian/peristiwa berkenaan dengan lingkungan bebas narkoba/NAPZA dll 3

Adm.

Musnah

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penertiban narkoba/NAPZA dll 3

Adm.

Musnah

LK.09.03

Perparkiran 3

Adm.

Musnah

Permohonan/jawaban/usulan/saran berkaitan dengan sistem perparkiran 3

Adm.

Musnah

Dokumen yang berkaitan dengan parkir di sekitar lingkungan kampus 3

Adm.

Musnah

LK.09.04

Kantin/Kampus 2

Adm.

Musnah

Permohonan, tawaran, persetujuan, penolakan & evaluasi atas pembukaan kantin di kampus IPB 2

Adm.

Musnah

Korespondensi berkaitan dengan pelayanan, kebersihan, dan ketertiban kantin kampus 2 Adm.

Musnah

Perjanjian/perpanjangan/pemberhentian perjanjian berkaitan dengan pembukaan kantin di kampus 4 Adm. Dinilai kembali
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

TI

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Dokumen yang berkaitan dengan bidang manajemen sistem informasi meliputi jaringan, perangkat keras, perangkat lunak, dan manajemen data
 

TI.01

Perangkat Komputer
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi

TI.01.01

Perangkat Keras
Permohonan dan jawaban atas pemintaan pemeliharaan/perawatan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi universitas 2 3 Adm.

Musnah

Prosedur/tata cara pengadaan dan pemeliharaan perangkat komputer yang mendukung sistem informasi 2 3 Adm.

Musnah

Daftar perangkat komputer yang disusutkan yang mendukung sistem informasi 2 3 Adm.

Musnah

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan perangkat keras komputer 2 3 Adm.

Musnah

TI.01.02

Media Penyimpanan
Permohonan dan jawaban atas permintaan pengadaan media penyimpanan data, mencakup media optik dan magnetik 2 3 Adm.

Musnah

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari media penyimpanan data mencakup media optik dan magnetik 2 3 Adm.

Musnah

TI.01.03

Perangkat Lunak
Permohonan dan jawaban atas pemintaan pengadaan media penyimpanan data mencakup media optik dan magnetik 2 3 Adm.

Musnah

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat lunak komputer termasuk paket-paket aplikasi 2 3 Adm.

Musnah

 

TI.02

Telekomunikasi dan Jaringan
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari sistem telekomunikasi dan sistem jaringan

TI.02.01

Perangkat Keras Jaringan 2 3 Adm.

Musnah

Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat keras jaringan 2 3 Adm.

Musnah

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat keras jaringan 2 3 Adm.

Musnah

TI.02.02

Perangkat Lunak Jaringan 2 3 Adm.

Musnah

Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat lunak jaringan 2 3 Adm.

Musnah

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari perangkat lunak jaringan 2 3 Adm.

Musnah

TI.02.03

Aplikasi Jaringan Komunikasi Data 2 3 Adm.

Musnah

Tawaran dari pihak luar IPB dalam hal jasa pembenahan/pemasangan perangkat jaringan komunikasi data 2 3 Adm.

Musnah

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penyusutan dari aplikasi jaringan komunikasi data, mencakup otomasi kantor, telekonferensi, serta internet dan aplikasinya 2 3 Adm.

Musnah

 

TI.03

Sistem Informasi Manajemen (SIM) :
Dokumen yang berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen yang digunakan di lingkungan IPB

TI.03.01

SIM Kemahasiswaan, SIM Kepegawaian,SIM Keuangan, SIM Perlengkapan, SIM Persuratan dan Kearsipan Sampai dengan diperbaharui 3 Adm.

Dinilai kembali

TI.03.02

Disain Sistem Informasi dan Komunikasi Sampai dengan diperbaharui 3 Adm.

Dinilai kembali

TI.03.03

Evakuasi sistem dan media 1 2 Adm.

Musnah

TI.03.04

Database Sampai dengan diperbaharui 3 Adm.

Dinilai kembali

PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN

WS

PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan keuangan terhadap pelaksanan manajemen dan operasional universitas
 

WS.01

Keuangan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan keuangan yang dilakukan oleh pihak internal dan eksternal IPB

WS.01.01

Internal
Pengawasan dan pemeriksaan laporan keuangan yang dilakukan oleh internal auditor, misalnya pemeriksaan kas kecil, petty-cash dll 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

Pengawasan dan pemeriksaan atas prosedur keuangan dan tatacara pengadaan 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

WS.01.02

Eksternal 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

Pengawasan dan pemeriksaan laporan keuangan yang dilakukan oleh kantor akuntan publik 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

Pengawasan dan pemeriksaan lainnya yang dilakukan oleh eksternal IPB 5 10 Keuangan

Dinilai kembali

 

WS.02

Manajemen dan Operasional
Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan pemeriksaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan manaiemen dan operasional institut

WS.02.01

Proses Belajar Mengajar 3 2 tahun Pendidikan

Musnah

Hasil pemeriksaan dan pengawasan dan atau umpan balik dari mahasiswa terhadap kinerja belajar mengajar, antara lain kualitas mata kuliah, staf dosen, metode pengajaran, materi kuliah, pola penilaian dll. 3 2 tahun Pendidikan

Musnah

Evaluasi atas kineja proses belajar mengajar 3 2 tahun Pendidikan

Musnah

WS.02.02

Sumber Daya Manusia
Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap SDM 40 Personal File Pegawai Adm.

Permanen

Audit operasional bidang SDM 40 Personal File Pegawai Adm.

Permanen

WS.02.03

lnventaris
Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap inventaris barang-barang IPB 5 10 Adm.

Dinilai kembali

Pengkodean inventarisasi barang-barang IPB 5 10 Adm.

Dinilai kembali

WS.02.04

Pelaksanaan Standar Mutu
Hasil pemeriksaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan standar kinerja

manajemen dan operasional, meliputi baik standar nasional Indonesia maupun organisasi standar internasional (ISO)

5 10

Adm.

Dinilai kembali

Surat-menvurat berkenaan dengan pelaksanaan standar mutu nasional maupun standar internasional 5 10

Adm.

Dinilai kembali

WS.02.05

Akreditasi
Borang-borang akreditasi 5 10

Adm.

Dinilai kembali

Portofolio institusi 5 10

Adm.

Dinilai kembali

Evaluasi penyelenggaraan program studi 5 10

Adm.

Dinilai kembali

Hasil peringkat akreditasi semua program studi baik tingkat S 1, S2, maupun S3 5 10

Adm.

Dinilai kembali

Hasil pemeriksaan dan pengawasan berkenaan dengan penilaian dalam rangka akreditasi program-program studi di IPB 5 10

Adm.

Dinilai kembali

WS.02.06

Laporan
Laporan kegiatan dari semua unit kerja di lingkungan IPB baik laporan bidang akademik, administrasi, kemahasiswaan, keuangan, SDM 5 10

Adm.

Dinilai kembali

Laporan dari unit-unit kerja untuk bahan laporan tahunan rektor, laporan selama masa jabatan Rektor, laporan untuk buku wisuda, laporan untuk akreditasi, visitasi, dll 5 10

Adm.

Dinilai kembali

 

WS.03

Penanganan Kasus
 

 

Dokumen yang berkaitan dengan kasus-kasus perdata atau pidana di lingkungan IPB atau berkaitan dengan IPB

WS.03.01

Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada IPB 1 setelah ditindaklanjuti 4 Adm.

Permanen

WS.03.02

Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana/perdata baik kejahatan maupun pelanggaran: Sampai dengan diperbaharuinya kewajiban 4 Adm.

Permanen

Proses verbal mulai dari penyilidikan, penyidikan, vonis 2 Adm.

Dinilai kembali

Berkas pembelaan dan bantuan hukum 2 Adm.

Dinilai kembali

Telaahan hukum dan opnini hukum 2 Adm.

Dinilai kembali

WS.03.02

Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa tata-usaha negara
Proses verbal mulai dari penyilidikan, penyidikan, vonis 2 Adm.

Dinilai kembali

Berkas pembelaan dan bantuan hukum 2 Adm.

Dinilai kembali

Telaahan hukum dan opnini hukum 2 Adm.

Dinilai kembali

 

WS.04

Laporan
Dokumen yang berkaitan dengan hasil laporan pemeriksaan dan pengawasan :

WS.04.01

Laporan hasil pemeriksaaan BPK, BPKP, Itjen Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.02

Laporan pengaduan masyarakat Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.03

Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.04

Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.05

Laporan pemutakhiran data Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.06

Laporan hasil studi kebijakan pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.07

Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.08

Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan IPB Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.09

Analisis hasil pengawasan dan ekspose hasil pengawasan Sampai dengan ditindaklanjuti 4 Adm.

Dinilai kembali

WS.04.10

Laporan tindak lanjut Sampai dengan tindaklanjut selesai 4 Adm.

Permanen

KETATAUSAHAAN

TU

KETATAUSAHAAN
Dokumen berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran dalam menunjang fungsi unit kerja di lingkungan institut, mencakup kesekretariatan, tata persuratan dan sistem kearsipan
 

TU.01

Kesekretariatan
Dokumen berkaitan dengan kegiatan kesekretariatan, mencakup rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan surat

TU.01.01

Administrasi Rapat dan Pertemuan
Undangan rapat/seminar/konfrensi/diskusi/panel/rapat umum/pertemuan 1 tahun setelah dilaksanakan 2 Adm. Musnah
Risalah/notulen rapat staf 1 2 Adm Dinilai kembali
Risalah/notulen rapat pimpinan 1 4 Adm Permanen
Daftar nama/alamat kantor/alamat pejabat Sampai dengan diperbaharui Adm, Musnah
Ucapan terima kasih, surat kuasa, surat keterangan 1 2 Adm. Musnah
Permohonan dan jawaban menjadi pembicara/narasumber/moderator/keynote speaker/MC/pengisi acara/dosen tamu 2 3 Adm. Musnah
Permohonan dan jawaban atas permohonan dana, izin menyelenggarakan rapat/ seminar/konfrensi/diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum 2 3 Adm. Musnah
Pointers/papers/makalah/hand-out/materi rapat/prosiding, seminar/ konferensi/ diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum 2 3 informasi Bila berbentuk buku diserahkan Perpustakaan
Biodata pembicara/moderator/keynote speaker/narasumber/dosen tamu 2 3 Adm. Musnah

TU.01.02

Tatapersurataan 5 5 Adm. Musnah/alih media
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pengurusan surat mulai menerima, mengirimkan surat masuk dan keluar, hingga mengarahkan dan mendistribusikan surat ke meja-meja kerja

TU.02.01

Pengurusan Surat Masuk/Surat Keluar
Pedoman pengelolaan surat masuk/Surat Keluar 3 5 Adm. Dinilai kembali
Disposisi surat masuk dan pencatatannya 2 3 Adm. Musnah
Daftar/pencatatan pengirimansurat keluar 3 5 Adm. Musnah
 

TU.03

Sistem Kearsipan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan manajemen arsip aktif (pengelolaan arsip aktif) dan administrasi arsip statis guna memenuhi kebutuhan operasional institut, persyaratan akuntabilitas, ekspektasi stakeholders, dan masyarakat

TU.03.01

Manajemen arsip aktif/arsip dinamis dan manajemen korespondensi
Kebijakan, pedoman, prosedur pemberkasan dan manajemen korespondensi 3 5 Adm. Dinilai kembali
Format/template/standarisasi formulir dan laporan 3 5 Adm. Dinilai kembali
Skema klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) 3 5 Adm. Dinilai kembali
Transfer rekod aktif/inaktif dari unit kerja ke Arsip Universitas 3 5 Adm. Dinilai kembali
Manajemen korespondensi 3 5 Adm. Dinilai kembali

TU.03.02

Administrasi Arsip Statis
Administrasi arsip statis di Arsip Universitas 3 5 Adm. Dinilai kembali
Kebijakan, pedoman, prosedur penyusutan, penyimpanan, pelestarian, dan atau pemeliharaan arsip statis 3 5 Adm. Dinilai kembali

TU.03.03

Pembinaan kearsipan:
Sosialisasi/penyuluhan kearsipan/bimbingan teknis/monitoring 2 2 Adm. Musnah

TU.03.04

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
Daftar pertelaan arsip Sampai dengan diperbaharui 2 Adm Musnah
Pemeliharaan arsip 2 Adm. Musnah

TU.03.05

Penyusutan arsip
Pemindahan arsip inaktif: berita acara pemindahan, dan daftar pertelaaan arsip yang dipindahkan Sampai dengan diperbaharui 2 Adm Musnah
Pemusnahan arsip : berita acara pemusnahan, dan daftar arsip yang dimusnahkan, rekomendasi/pertimbangan/persetujuan, pemusnahan arsip dari instansi terkait dan keputusan pemusnahan Disimpan selamanya di unit kerja Adm
Penyerahan arsip : berita acara serah terima arsi, daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan Disimpan selamanya di unit kerja Adm

TU.03.05

Berkas proses alih media arsip 1 2 Adm. Musnah
KEPEGAWAIAN

KP

KEPEGAWAIAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengangkatan yang dimulai dengan rencana pengadaan hingga pemberhentian pegawai
 

KP.01

Pengadaan Kepegawaian

Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan pegawai mulai perencanaan, analisa kebutuhan, proses penerimaan, hingga pengangkatan

KP.01.01

Formasi Pegawai:

Analisa kebutuhan pegawai

2 3 Informasi Musnah
Usulan dari unit kerja 2 3
Usulan penerimaan alokasi/formasi 2 3
SK Penetapan formasi 2 3

KP.01.02

Penerimaan Pegawai:

a. Proses penerimaan:

2 3 Informasi Musnah
Pengumuman 2 3 Musnah
Seleksi administrasi 2 3 Musnah
Pemanggilan peserta tes 2 3 Musnah
Pelaksanaan ujian tertulis 2 3 Musnah
Keputusan hasil ujian tertulis 2 3 Musnah
Wawancara 2 3 Ditinjau kembali
SK penetapan tahap akhir
b. Lamaran yang tidak diterima 1 2 Musnah

KP.01.03

Pengangkatan Pegawai:

a. Usul pengangkatan CPNS/PNS

 

2 tahun setelah SK terbit

 

3

 

Informasi

 

Musnah

Berkas lamaran yang diterima
Surat keterangan hasil screening
Berkas usul CPNS/PNS
b. SK Kolektif 2 tahun setelah tahun anggaran 3 Informasi Musnah
c. SK Perorangan Personal File Informasi Permanen
Pegawai Kontrak IPB Personal File Informasi Permanen
 

KP.02

Pembinaan Karir Pegawai

Dokumen yang berkaitan dengan mutasi pegawai, kenaikan pangkat, jabatan fungsionil, jabatan structural, diklat, , tugas perbantuan, alih tugas/alih jabatan, disiplin pegawai, DP3, peninjauan masa kerja dan lain-lain

KP.02.01

Mutasi Pegawai:

a. Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan

 

1 tahun setelah SK terbit

 

Personal file

Informasi Permanen
b. Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan structural/fungsionil 1 tahun setelah SK terbit Personal file Informasi Permanen
c. Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan:

Usul, Nota persetujuan

1 2 Informasi Musnah
d. Mutasi keluarga:

Kawin/ceria, kelahiran anak

1 2 Informasi Diperbaharui
e. Kenaikan gaji berkala 1 tahun setekah SK terbit 2 Informasi Musnah

KP.02.02

Karir Pegawai:

a. Diklat/kursus/magang/tugas belajar/ujian dinas/ijin belajar,

 

1

 

2

 

Informasi

 

Musnah

b. Laporan kegiatan, STTPL 1 Personal File Informasi Permanuen
c. Peninjauan masa kerja 1 tahun setelah SK terbit 3 Informasi Musnah
d. DP3 3 Informasi Musnah
e. Disiplin pegawai:
   Daftar hadir, rekap daftar hadir, 1 3 Musnah
   Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi 1 3 Ditinjau kembali

f. Pelesaian pengelolaan keberatan pegawai

1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap 2 Musnah
 

KP.03

Administrasi Pegawai

Dokumen yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian: cuti pegawai, dokumen identitas pegawai, surat-surat keterangan, surat perintah

KP.03.01

a. Cuti:

Cuti diluar tanggungan Negara

 

1 tahun setelah SK terbit

 

2 tahun setelah pelaksanaan

 

Informasi

 

Musnah

   Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti alas an penting, cuti
melahirkan, cuti besar)
1 satu setelah pelaksanaan 2 Informasi Musnah
b. Dokumen identitas pegawai:

Pembuatan KARPEG/KARIS/KARSU/NIP

1 2 Informasi Musnah
c. Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan (KORPRI, Dharm
Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan dll)
1 2 Informasi Musnah
                 Keanggotaan Parpol, LSM, Ormas 1 2 Informasi Musnah
d. Surat ijin, surat tugas, SK Perjalanan Dinas (DL/LN) 1 2 Administrasi Musnah
 

KP.04

Kesejahteraan Pegawai

Dokumen yang berkaitan dengan layanan kesehatan, bantuan sosial, jemputan pegawai, rekreasi dan olahraga, perumahan, koperasi, asuransi, tunjangan hari tua (THT), insentif kinerja

KP.04.01

a. Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai:

Asuransi Sosial PNS, asuransi komersil, poliklinik

 

1

 

Personal file

 

Administrasi

 

Ditinjau kembali

b. Insentif kinerja 1 3 Administras Musnah setelah digunakan
c. Bapetarum (Bantuan Perumahan) 1 Personal file Administras Musnah
d. Taspen 1 tahun setelah SK keluar Personal file Administras Musnah
e. Olahraga dan rekreasi 1 2 Administras Musnah setelah pensiun
f. Koperasi 1 2 Administras Musnah
g. Bantuan social 1 2 Administras Musnah
h. Angkutan pegawai (jemputan) 1 2 Administras Musnah
 

KP.05

Pemberhentian Pegawai/Pensiun

Dokumen berkaitan dengan pemberhentian pegawai, baik dengan hormat maupun dengan tidak hormat

Musnah

KP.05.01

a. Pemberhentian pegawai/pensiun/meninggal:

Proses pemberhentian pegawai

 

1 tahun setelah SK terbit

 

2

 

Administrasi

 

Musnah

                SK Keputusan Pemberhentian/pensiun/meninggal Personal FIle Informasi Permanen
             b. Pemberhentian dengan tidak hormat:

Proses pemberhentian

1 Administrasi Musnah
                SK Pemberhentian, SK Pemutusan hubungan kerja 1 tahun setelah SK terbit Personal File Informasi Permanen
 

KP.06

Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan

KP.06.01

Satya Lencana, Dosen/Pegawai berprestasi, dan berbagai penghargaan yang diberikan oleh institusi 1 setelah memperoleh penghargaan Personal file Informasi Permanen
 

KP.07

Dokumentasi Kepegawaian(Berkas perorangan pegawai negeri sipil dan pegawai kontrak IPB) 1 setelah pensiun/ berhenti Sampai hak / kewajiban habis Permanen
Berkas perorangan terdiri dari:
a.
b.
c.
e.
f.
g.
KEUANGAN
KU KEUANGAN
Dokumen yang berkaitan dengan bidang keuangan dan akutansi dimulai dengan kegiatan perencanaan, penerimaan dan pengeluaran/realisasi anggaran.
 

KU.01

Rencana Anggaran 4 4

Keuangan

Dinilai kembali

Usul Rencana Anggaran 4 4

Keuangan

Dinilai kembali

Penyususnan Rencana Anggaran 4 4

Keuangan

Dinilai kembali

Revisi Rencana Anggaran

4

4

Keuangan Dinilai kembali
Persetujuan/pengesahan Rencana Anggaran

4

4

Keuangan Dinilai kembali
Perpanjangan Rencana Anggaran

4

4

Keuangan Dinilai kembali
KU.02 Penerimaan
Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi pendaftaran mhs baru/registrasi ulang mhs lama/pembayaran SPP, uang kuliah pokok, uang kuliah sks, denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan bukti penerimaan dari usaha/sumber/pihak lain, dana bantuan dari dalam dan luar negeri, sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil penelitian dan kerjasama, dan bunga bank
KU.02.01 Uang pembelian formulir calon mahasiswa baru

4

4

Keuangan Dinilai kembali
Uang pembeIian formuIir di bank, di Bagian Pendaftaran, di kampus atau di tempat lainnya yang berkerjasama dengan IPB

4

4

Keuangan Dinilai kembali
Rekapitulasi penjualan formulir mahasiswa baru IPB

4

4

Keuangan Dinilai kembali
KU.02.02 Uang Pengembangan Pendidikan dan Uang Kuliah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang Pengembangan Pendidikan (UPP); baik UPP wajib maupun sukarela

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang kuliah pokok dan uang kuIiah per kredit

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang kepanitraan, uang praktikum

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang pendaftaran semester, uang, uang jaket, uang denda keterlambatan, atau uang administrasi lainnya.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Denda atas keterlambatan pembayaran angsuran uang kuliah/hutang mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang permintaan salinan transkrip

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.02.03 Uang Ujian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang ujian komprehensif/ujian ulangan khusus

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang ujian sidang skripsi/tesis/disertasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.02.04 Uang Wisuda

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Uang wisuda, uang iuran alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.02.05 Donatur atau Hibah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Donatur atau Hibah dari penyelenggara acara seminar/konferensi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Donatur atau Hibah dari penyelenggaraan pertandingan/turnamen

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Donatur atau Hibah dari alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Donatur atau Hibah dari perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Donatur atau Hibah dari instansi pemerintah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Dana dari Bank Dunia melalui proyek TPSDP (Technological and Professional Skill Development Sector Project), dan atau dana dari proyek

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.02.06 Hasil Kerjasama

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan dari hasil kerjasama dengan perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan dari hasil kerjasama dengan instansi pemerintah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.02.07 Bunga Bank

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan dari bunga bank tabungan, bunga dana rekening giro, bunga deposito

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan dari investasi lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.02.08 Penerimaan /Masukan Lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Kelebihan-kelebihan pembayaran misalnya honor, dana, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan yang diperoleh dari surplus proyek penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan yang diperoleh dari surplus proyek kegiatan pengabdian masyarakat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan dari hasil turnamen, konser, pameran, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Penerimaan dari usaha lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03 Pengeluaran/Realisasi Anggaran
Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran
KU.03.01 Gaji/Tunjangan/Insentif/Honorarium

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran gaji/imbal jasa termasuk transpor, uang beras, tunjangan-tunjangan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran insentif/honorarium kepanitiaan/tim/gugus tugas/komisi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit diaudit
Pembayaran tujangan hari raya (THR), bonus, atau gaji ke-13 dan tunjangan lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pekerjaan ekstra/pekerjaan tambahan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran uang lembur

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pensiun, dana hari tua, Jamsostek

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.02 Operasional Rumah Tangga dan Kend:araan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran listrik, telpon, air

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pembelian seragam supir/satuan kebersihan/pegawai lain dan perlengkapan lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pembelian stationary/pembelian band-width untuk ekpansi jaringan komputer di lingkungan IPB, pembelian alat dapur (kompor dll), lukisan, jam dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran konsumsi rapat: kue (snack), makan, minum (gula, kopi, teh, air dll dan kue-kue (konsumsi) untuk rapat-rapat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya berbagai macam upacara (pelantikan, syukuran, dll.)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pengeluaran kepanitiaan upacara non akademik (panitia pelantikan, panitia halal bil halal dan syukuran tahun baru, panitia keakraban, dies natalis, lustrum, dll.) misalnya: biaya rapat panitia, biaya pembelian untuk penghargaan (cincin penghargaan dl1.), biaya pembelian door-prize, konsumsi acara, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pembelian alat-alat rumah tangga, kebersihan, pertamanan, pembelian bingkisan, biaya piknik karyawan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran berlangganan koran, majalah, penjilidan laporan, buku, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.03 Operasional Akademik dan Teknologi Sistem Informasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengembalian kelebihan pembayaran uang kuliah mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Potongan uang kuliah atas prestasi akademik yang diperoleh mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran honor mengawas ujian, honor koreksi ujian, honor pembimbing skipsi/tesis/disertasi, honor penguji ujian.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran honor tulisan/karya ilmiah dosen/pimpinan IPB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran honor kelebihan beban mengajar/beban instruksional

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran honor dosen pengganti/dosen luar biasa/dosen tamu/praktisi/pakar

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran honor, transpor dosen honorer, atau asisten dosen

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran honorarium mengajar semester padat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran tunjangan P A (penasihat akademik)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran cetak ijazah, cetak transkrip, cetak KRS, cetak daftar presensi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya visitasi dan biaya lain berkenaan dengan akreditasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembelian teaching-aids (in-focus dll)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembelian alat-alat laboratorium/praktikum

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembelian buku-buku, jurnal/buletin/majalah ilmiah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembelian Hardware, software, spare-part komputer dan atau jaringn, upgrade komputer hardware maupun software, service printer, dan jaringan berkaitan deng SIM/IT)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pemeliharaan alat-alat praktikum dan laboratorium

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pengurusan NIRM, perpanjangan masa studi, dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya rapat-rapat, honor rapat dosen tennasuk pertanggungjawabannya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya penerbitan jurnal-jurnal ilmiah

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya mengikuti penataran bersifat akademik

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka penyelenggaraan acara wisuda

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya-biaya pendirian dan pengembangan program studi/fakultas termasuk biaya studi kelayakan, biaya proposal pendirian, biaya pengawasan, biaya visitasi, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya rapat-rapat Senat Universitas, Senat Fakultas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya akademik lainnya dan laporan pengelauran operasional akademik lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.04 Operasional Penelitian non-PTB/Operasioanal Semianr/Simposium

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembuatan proposal penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya melakukan survey dan mengumpuIkan data

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya melakukan penelitian tennasuk seminar hasil penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya bagi asisten peneliti/mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya penjilidan laporan hasil penelitian

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya penyelenggaraan seminar/konferensi/simposium/sarasehan/diskusi/ short­ course/workshop (konsumsi, penggandaan makalah, buku tamu, dll.)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Honor pembicara, penyaji makalah, panelis, narasumber, moderator atau MC

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.05 Operasioanal Penagbdian kepada Masyarakat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya survey lapangan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya kegiatan operasional pengabdian masyarakat, misalnya pembuatan MCK, pembelian bibit tanaman atau bibit unggul temak, penyuluhan, pengobatan, khitanan masal, ketrampilan bagi masyarakat desa, donator untuk acara-acara sosial dan atau untukyang membutuhkan, bantuan/sumbangan untuk yang terkena bencana/musibah, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya jasa konsultan, kursus

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembuatan laporan kegiatan pengabdian masyarakat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.06 Operaslonal Kemahaslswaan dan Alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengeluaran kegiatan organisasi kemahasiswaan (UKM, UKK, Senat, BPM, HMI)

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengeluaran kegiatan ikatan/perkumpulan alumni

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengeluaran berkaitan dengan kegiatan kampus dan pembekalan bagi mahasiswa baru baik di tingkat fakultas maupun universitas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Kontribusi bagi kegiatan kemahasiswaan yang turut meningkatkan citra IPB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Kontribusi bagi kegiatan alumni yang turut meningkatkan citra IPB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.07 Operasional Kerjasama, perjalanan Dinas, Tugas Belajar; Peningkatan Mutu Pegawai dan Biaya Pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya-biaya operasional program tugas belajar (PTB) yang diajukan/dibayar sejak mendaftar hingga selesai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Laporan personal keuangan PTB

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Laporan keuangan pendaftaran studi PTB di universitas yang dituju

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Laporan keuangan baik berupa laporan pembayaran uang kuliah, uang ujian, uang fotokopi, uang buku, uang ujian, uang sidang, dll dalam rangka studi lanjut

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Permohonan penambahan biaya kuliah atau biaya lainnya dalam rangka studi lanjut

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Rekapitulasi laporan keuangan PTB sejak mendaftar hingga selesai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya penelitian PTB dalam rangka penulisan skripsi/tesis/disertasi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam rangka perjalanan dinas pegawai baik untuk pimpinan, dosen, peneliti, karyawan administrasi, dan atau mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengeluaran dalam rangka kerjasama dengan pihak lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pemasangan iklan dalam rangka penerimaan pegawai, biaya tes/seleksi pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya tes untuk kenaikan golongan, tes untuk promosi, atau tes pegawai untuk hal lain

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.08 Operasioanal Humas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya yang dikeluarkan dalam kunjungan promosi ke SMU-SMU

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembuatan design dan pemasangan iklan/logo/ucapan-ucapan di koran, majalah, buku tahunan, yellow page, agenda, bulletin, buku riset, jurnal, buku panduan masuk perguruan tinggi, buku direktori perguruan tinggi, buku daftar akreditasi dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya ikut pameran, pendaftaran, petugas, konsumsi, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Transpor untuk wartawan yang meliput berita dan yang memuat berita

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya design dan pembuatan banner untuk pameran, video profil

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya design dan cetak kalender, agenda, brosur/leaflet, poster, katalog, iklan, map, memo, ballpen, barang-barang souvenir dll dalam rangka promosi

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya-biaya publikasi, protokoler, dan humas

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.09 Pengadaan, Sewa, dan Perneliharaan Sarana dan Prasarana

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pembelian peralatan kuliah (kursi, meja kuliah, papan tulis/white board, kapur tulis, spidol, penghapus papan tulis, dll

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya beli/sewa alat/mesin kantor/elektronik misalnya beli/sewa mesin fotokopi, televisi, kulkas, radio, dll.

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengadaan alat-alat berat seperti lift, mesin diesel, atau alat berat lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembelian, pemakaian, peminjaman, dan pemeliharaan kendaraan dinas untuk operasional kegiatan sehari-hari

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Biaya pemeliharaan barang-barang penunjang sarana dan prasarana

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.10 Pengembangan Sarana dan Prasarana

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Perluasan gedung untuk perkuliahan dan kebutuhan lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengembangan sarana olah-raga

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengembangan sarana parkir

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pengembangan sarana dan prasarana lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.11 Pinjaman/Hutang Mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Dokumen yang berisi permohonan beserta jawabannya baik penolakan maupun persetujuan pembayaran uang kuliah secara diangsur bagi mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Permohonan perpanjangan angsuran hutang mahasiswa

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.12 Pinjaman/Hutang Pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Hutang yang diajukan karyawan untuk pembelian barang-barang ataupun hutang uang

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Persetujuan/penolakan atas pegnajuan hutang pegawai

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Permohonan perpanjangan atau permohonan keringanan pembayaran hutang pegawai karena sesuatu hal misalnya karena meninggal dunia, sakit, halangan lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.13 Pajak

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pemayaran pajak kendaraan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pajak penghasilan (PPh dan PPn) pegawai dan atau pimpinan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pajak bumi dan bangunan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran pajak pembelian barang-barang impor

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Bantuan pajak

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Pembayaran Retribusi dan penyetoran pajak lainnya

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.03.14 Laporan Keuangan

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Laporan keuangan dalam bentuk buku besar

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Laporan keuangan dalam bentuk jurnal

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Laporan keuangan yang sudah diaudit oleh akuntan internal maupun akutan publik

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
Hasil evaluasi atas laporan keuangan yang telah dibuat

4

10

Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
PENGEMBANGAN

PG

PENGEMBANGAN
Dokumen yang berkaitan dengan administrasi pengembangan
 

PG.01

PG.01.01

Dokumen yang berkaitan dengan administrasi pengembangan, meliputi: perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain Sampai dengan diperbaharui 2 Adm.

Dinilai kembali

PG.01.02

Data dan informasi pendidikan: pengumpulan data, pengolahan data, dan data informasi dan statistik Sampai dengan diperbaharui 2 Adm.

Dinilai kembali

PG.01.03

Hasil pengembangan: proses sistem pengujian, pengembangan kurikulum, dan kebijakan, inovasi pendidikan 1 4 Adm.

Dinilai kembali

HUBUNGAN KELEMBAGAAN

HL

HUBUNGAN KELEMBAGAAN
Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara unit kerja (Pimpinan Univ./Fakultas/Lembaga/Pusat/Biro/Unit/Laboratorium/TU/Dosen?peneliti) dalam lingkungan IPB (intern) dan hubungan kerjasama antar-universitas dengan institutsi di luar universitas (ekstern)
 

HL.10

Hubungan Internal
Dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara unit kerja (Pimpinan Universitas/Fakultas/LembagaiPusatiBiro/Unit/Laboratori m/TU/Doseni/Peneliti) dalam lingkungan IPB] yang bersifat administratif dan manaierial

HL.10.01

Hubungan antar-unit kerja di lingkungan IPB 5

Dinilai kembali

Hubungan kerja antara Pimpinan Univ./Fakultas/Lembaga/Pusat/Biro/Unit (hubungan kerja direktif, hirarki, fungsional, pengawasan, konsultatif) 5

Dinilai kembali

HL.10.02

Senat Universitas/Fakultas 5

Dinilai kembali

Hubungan kerja senat universitasdan senat fakultas 5

Dinilai kembali

Korespondensi dan kegiatan senat universitasdan senat fakultas 5

Dinilai kembali

 

HL.20

Hubungan Eksternal
Dokumen yang terkait dengan hulmngan kerja an tar universitas dengan institusi- institusi di luar universitas, lembaga pemerintah maupun non-pemerintah, serta di dalam maupun luar negeri

HL.20.01

Depdiknas dan Dikti 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat degan Depdiknas 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan Ditjen Dikti 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.02

Kopertis, BM-PTSI, BAN, ptisi, Asosiasi BPPTSI 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyuratdengan Kopertis 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan BM-PTSI 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat merat dengan BAN, Aptisi 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan Asosiasi BPPTSI 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.03

Instansi Pemerintah Lain 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan instansi pemerintah baik departemen maupun non-departemen 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan lembaga/komisi pemerintah (LIPI, BPPT, Komnas HAM KPU. PM!. BPS, dll.) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.04

Swasta/Profesil AsosiasilLSM 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan perusahaan dan organisasi swasta 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan ikatan profesi, asosiasi, dan LSM {misalnva IKAPI, MKGR, dll) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.05

APTIK 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat dengan APTIK 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Pertemuan/RUA APTIK 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat degan unika/sekolah tinggi anggota APTIK berkaitan dengan APTIK, misalnya pertemuan/rapat APTIK, beasiswa, APTIK/Misereor, dll 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.06

ASEACCU (the Association of Southeast and East Asian Catholic Colleges and Universities) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerjasama dan surat menyurat berkaitan dengan ASEACCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan universitas/perguruan tinggi anggota ASEACCU berkaitan dengan ASEACCU, misalnya pertemuan ASEACCU, program kerja ASEACCU dll 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.07

IFCU (International Federation of Catholic Universities) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dan surat menyurat berkaitan dengan IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Statuta, program kerja, daftar anggota, kepengurusan, tawaran-tawaran, iuran, dan lainnya berkaitan dengan IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan universitas anggota IFCU berkaitan dengan IFCU, misalnya dengan ur,iversitas Nijrnegen (KUN) di Belanda sebagai anggota IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.08

Perguruan Tinggi Dalam Negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan PTS (perguruan tinggi swasta) dalam negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan PTN (perguruan tingi negeri) dalam negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.09

Perguruan Tinggi Luar Negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan PTS luar negeri yang tidakberkaitan dengan IFCU 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan PTN luar negeri 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.10

Lembaga Internasional 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan lembaga internasional baik dalam maupun luar negeri (AUP, lOP, AMINEF, KAAD, DAAD, PBB, ILO, WHO, UNICEF, dll.) 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan kerja dengan kedutaan negara-negara sahabat 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Hubungan keria dengan pernerintah dan lembaganegara-negara sahabat 4 4

Adm.

Dinilai kembali

HL.20.11

Lembaga/unit Ekstern Yng Dimiliki/Bekerjasama dengan Yayasan IPB 4 4

Adm.

Dinilai kembali

Korespondensi dan hubungan kerja dengan Rumah Sakit IPB, Pusat Pengembangan Parawisata P3IPB), Rumah Duka IPB, Yayasan IPB, Lembaga Tknologi, dan atau lembaga/unit lainnya yang dimiliki/bekerjasama dengan Yayasan IPB 4 4

Adm.

Dinilai kembali

File ini bisa di download dalam bentuk PDF disini:
JADWAL RETENSI ARSIP oleh ANITA HANDAYANI.pdf

Penulis: Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id) Maret 2013


Form Lampiran Kinerja

FORM LAMPIRAN kinerja


Rumpun, Jabatan dan Tugas Pokok Arsiparis (file ppt)

Rumpun Jabatan, Kedudukan Dan Tugas Pokok Arsiparis


Konsep dan Pengertian Arsip Aktif (file ppt)

Konsep Dan Pengertian Arsip Aktif


Sistem Penyimpanan Arsip yang Aktif (file ppt)

Sistem Penyimpanan Arsip Aktif


Permen 19 ttg Penyaluran Tunjangan Kehormatan Professor (file pdf)

Permen 19 2009 Ttg Penyaluran Tinjangan Kehormatan Professor


Permen 18 ttg Penyaluran Tunjangan Profesi Dosen (file pdf)

Permen 18 2008 Ttg Penyaluran Tunjangan Profesi Dosen


Sosialisasi SPT Tahunan PPh WPOP (file ppt)

Sosialisasi SPT Tahunan PPh WPOP


Older posts Newer posts