Kegiatan Arsiparis | Komputer | Fotografi

Category: ANRI (Page 1 of 4)

Layanan Arsip

Layanan Arsip
(Cara Melayani Peminjaman Arsip)

Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 24 November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Cara Melayani Peminjaman Berkas bernama Novi Elita, yaitu arsiparis yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6.

slogan_direktorat_kearsipan_pusat_anricara_melayanani_peminjaman_arsip_aktif_1Prosedur Peminjaman Arsip:
1. Permohonan tertulis
2. Peminjam membawa surat tugas
3. Pencarian
4. Arsip diberikan di Ruang Layanan

Continue reading


Cara Daftar Anggota AAI

Cara Daftar Anggota AAI

AAI adalah singkatan dari Asosiasi Arsiparis Indonesia.

AAI merupakan organisasi untuk PROFESI KEARSIPAN.

Anggota AAI adalah:

  1. Penata Surat,
  2. Arsiparis,
  3. Pejabat Struktutural kearsipan,
  4. Pengelola Arsip,
  5. Pemerhati Kearsipan,
  6. Dosen/Guru kearsipan,
  7. Mahasiswa kearsipan dll.

Cara Daftar AAI atau Untuk pendaftaran anggota AAI, buka link http://bit.ly/PendaftaranAAI

Dimana sebelumnya transfer dulu biaya keanggotaan sebesar Rp 150.000
(nomor rekening ada di bagian akhir bit.ly).

Lalu setelah diisi (termasuk upload bukti transfer dan pas foto) dan di submit, Continue reading


Sosialisasi SIKN dan JIKN Wilayah Jawa Barat

Sosialisasi SIKN dan JIKN Wilayah Jawa Barat

Sosialisasi SIKN dan JIKN di Bandung pada tanggal 23 Mei 2017

Sosialisasi SIKN dan JIKN di Bandung pada tanggal 23 Mei 2017

Foto Peserta yang hadir

Foto Peserta yang hadir

Foto Peserta yang hadir

Surat Undangan dari Plt. Deputi Bidang Informasi dan Pembinaan Sistem Kearsipan, Drs. Sumrahyadi, MIMS
Nomor surat: B-IK.06/1207/2017
Tanggal surat : 2 Mei 2017
Hal surat : Undangan menjadi Peserta Sosialisasi SIKN dan JIKN
Isi Surat:
Dalam rangka penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, maka ANRI menyelenggarakan Sosialisasi SIKN  dan JIKN  wilayah Jawa Barat.
Sosialisasi dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 23 Mei 2017
Tempat: Hotel Golden Flower, Jl. Asia Afrika No. 15-17, Braga, Sumur Bandung, Kota Bandung, Jawa Barat 40111
Waktu: 9.00 s.d 15.00 WIB
Peserta adalah pejabat setingkat eselon III yang membidangi kearsipan yang hadir berasal dari:
1. Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Barat
2. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bandung
3. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Karawang
4. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kuningan
5. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ciamis
6. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pangandaran
7. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sukabumi
8. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur
9. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purwakarta
10. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Subang
11. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon
12. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Indramayu
13. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Majalengka
14. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bandung Barat
15. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Garut
16. Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bekasi
17. Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sumedang
18. Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bandung
19. Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon
20. Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tasikmalaya
21. Arsip dan Perpustakaan Kota Banjar
22. Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor
23. Arsip dan Perpustakaan Kota Depok
24. Kearsipan Daerah Kota Bekasi
25. Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Sukabumi
26. Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
27. Komunikasi, Informattika, Kearsipan dan Perpustakaan Kota Cimahi
28. Universitas Indonesia
29. Universitas Padjadjaran
30. Institut Pertanian Bogor

Hasil mengikuti Sosialisasi SIKN dan JIKN Wilayah Jawa Barat :

  1. Berita gembira bahwa sekarang untuk ikut bergabung dalam simpul jaringan SIKN dan JIKN tidak dikenakan biaya lagi, alias gratis ! razz
  2. Untuk bisa bergabung adalah sebagai berikut:
    Membuat SURAT KESEDIAAN BERGABUNG MENJADI SIMPUL JARINGAN SIKN DAN JIKN
    Bentuk suratnya seperti ini:

    Formulir Pendaftaran menjadi Simpul Jaringan SIKN dan JIKN

    Formulir Pendaftaran menjadi Simpul Jaringan SIKN dan JIKN

    Download file DOC nya disini:
    1. SURAT KESEDIAAN BERGABUNG SIMPUL SIKN-JIKN.doc
    Download fle PDF nya disini:
    1. SURAT KESEDIAAN BERGABUNG SIMPUL SIKN-JIKN.pdf

  3. Mengisi Formulir PROFIL SIMPUL JARINGAN
    Formulir Profil Simpul Jaringan

    Formulir Profil Simpul Jaringan

    Dowload file DOC nya disini:
    2. Formulir Profil dan Inventaris Arsip.doc
    Download fle PDF nya disini:
    2. Formulir Profil dan Inventaris Arsip.pdf
    Contoh Cara mengisi formulir  PROFIL SIMPUL JARINGAN:
    Contoh Isian Formulir Profil Simpul JaringanContoh Isian Formulir Profil Simpul Jaringan

  4. Mengisi Formulir informasi Khazanah Arsip Statis
    Formulir Informasi Khazanah Arsip

    Formulir Informasi Khazanah Arsip

    Download file DOC nya disini:
    3. Formulir Informasi Khazanah Arsip.doc
    Download fle PDF nya disini:
    3. Formulir Informasi Khazanah Arsip.pdf

  5. Pada RPJMN 2015–2019, Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional menjadi salah satu program prioritas nasional pemerintah, dengan target output jumlah simpul jaringan sebanyak 255 instansi.
    Capaian ouput hingga tahun 2016 adalah sebanyak 74 simpul jaringan atau 29.02% dari target 255 simpul jaringan hingga tahun 2019.
    (Note: pencapaian yang 29.02% ini, sangat sedikit, kemungkinan dulu itu untuk menjadi Simpul  Jaringan harus membayar sejumlah uang setiap bulannya.  Contoh untuk berlangganan paket Arsip Micro dengan kapasitas server 150 GB saja kita harus membayar sewa server di Telkom sebesar Rp. 1.850.000 setiap bulan, untuk lebih jelasnya bisa dibaca disini)
    Target tahun 2017 – 2019 adalah:

    NO POTENSI SIMPUL JARINGAN JUMLAH
    1 Lembaga tinggi negara 7
    2 Lembaga negara eksekutif 34
    3 Lembaga Negara Setingkat menteri 5
    4 Lembaga pemerintah non-kementerian (LPNK) 28
    5 Lembaga negara rumpun yudikatif 3
    6 Lembaga non-struktural (LNS) 78
    7 Pemerintahan daerah provinsi 34
    8 Pemerintahan daerah kabupaten 403
    9 Pemerintahan daerah kota 99
    10 Badan usaha milik negara 119
    11 Perguruan tinggi negeri 130
    TOTAL 940
  6. Dasar Penyelenggaraan SIKN-JIKN:
    Undang-Undang No. 11 Th. 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik,
    Undang-Undang No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik,
    Undang-Undang No. 25 Th. 2009 tentang Pelayanan Publik
    Undang-Undang No. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan,
    Peraturan Pemerintah No. 28 Th. 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan,
    Peraturan Pemerintah No. 82 Th. 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
    Instruksi Presiden No. 3 Th. 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government,
    Peraturan Kepala ANRI No. 22 Th. 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan SIKN dan JIKN,
    Komitmen Presiden RI untuk Open Government Indonesia Tahun 2011.
    Surat Kepala ANRI No. IK.OO.03/1839A/2012 tanggal 28 Desember 2012 tentang Penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
  7. SIKN adalah singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Nasional.
    SIKN  adalah tempat Simpul Jaringan melakukan Entri Data.
    SIKN adalah dapur nya.
    Alamat website SIKN nya IPB adalah http://ipb.sikn.go.id
    Tampilan SIKN IPB pada tanggal 30 Mei 2017 adalah seperti ini:

    home url ipb.sikn.go.id

    home url ipb.sikn.go.id

    (Note: Tampilan templatenya standardnya seperti ini karena IPB memilih pengelolaan TIPE B artinya server dan keamanan ada di ANRI, hanya pengaturan dan login admin saja yang dikelola oleh IPB)

    Lihat berdasarkan Kategori

    Lihat berdasarkan Kategori

    link populer pada hari ini

    link populer pada hari ini 30 Mei 2017

    Jika mau coba2 login ke SIKN bisa menggunakan alamat website ini: http://demo.sikn.go.id/
    username: demo@sikn.go.id
    password: demo
    Note:
    Tipe A: Server di ANRI dan di kelola oleh Admin ANRI. Templatenya semua seragam buatan ANRI  (tampilannya default).  Hanya dibuatkan repositori server di ANRI.  Ada keterbatasan.
    Tipe B: Server disediakan di ANRI, Keamana ditanggung oleh ANRI tetapi Admin dikelola sendiri oleh Simpul Jaringan (Login Admin di IPB).  Templatenya semua seragam buatan ANRI (tampilannya default).

    defaul AtoM

    defaul AtoM

    Tipe C: Mandiri, artinya Server diinstalkan di server sendiri, Keamanan dari hecker atau virus ditanggung sendiri dan Admin dikelola sendiri oleh Simpul Jaringan. Templatenya bisa di develop sesuai keinginan sendiri. Misalnya ingin membuat tampilan seperti miliknya Arsip Negara Canada yang tampilannya sudah di desaign sendiri, alamat url nya ini: http://www.archivescanada.ca

    archivescanada.ca

    archivescanada_ca

    Sekarang SIKN dan JIKN menggunaka aplikasi yang dinamakan AtoM (adalah singkatan dari Access to Memory).
    Aplikasi AtoM versi 2.3.1 ini bisa di download disini: https://www.accesstomemory.org
    Aplikasi AtoM ini adalah aplikasi open source berbasis web untuk deskripsi dan akses arsip berbasis standar, dalam lingkungan multi-repository multibahasa yang hanya bisa running pada server dengan OS Linux.
    Aplikasi SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) merupakan aplikasi antar-muka yang dapat digunakan oleh simpul jaringan untuk memasukkan informasi kearsipan miliknya untuk selanjutnya dipublikasikan pada website JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (JIKN). Disamping itu, aplikasi ini dapat juga digunakan oleh simpul jaringan mengolah informasi kearsipan yang dimiliki dalam rangka membantu temu balik baik dalam format digital maupun lokasi fisik arsip di tempat penyimpanannya. Pencarian informasi kearsipan dapat dilakukan dengan berbagai kategori, meliputi: deskripsi arsip, pencipta arsip, fungsi, repositori (tempat penyimpanan), subjek, tempat, serta objek digitalnya. Disamping itu, aplikasi ini memungkinkan juga instansi mengetahui arsip mana yang paling sering diakses oleh pengguna.
    JIKN adalah Portalnya atau Home nya yang bisa dilayangkan kepada umum.  Alamat Website JIKN adalah http://jikn.sikn.go.id .

    Pengertian SIKN dan JIKN

    Pengertian SIKN dan JIKN

  8. Pembentukan JIKN:
    Fungsi JIKN adalah untuk meningkatkan:
    a. akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat,
    b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat,
    c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
    JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana peleyanan untuk ARSIP DINAMIS dan ARSIP STATIS (UU No. 43 Tahun 2009 Psl. 14 dan PP No. 28 Th. 2012 Psl. 115-117)
  9. Manfaat JIKN bagi Simpul Jaringan:
    1. menyediakan informasi kearsipan bagi masyarakat luas, sesuai dengan amanat UU No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
    2. masyarakat dapat mengakses berbagai informasi kearsipan (dinamis dan statis) secara lengkap, tepat, mudah, dan murah di mana pun berada
    3. tempat untuk mengadakan pameran secara virtual (yang berasal dari khazanah arsip yang tersedia)
    4. membuat tema naskah sumber (dari berbagai khazanah arsip yang tersedia)
  10. Tanggung Jawab Simpul Jaringan:
    a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam “daftar arsip dinamis” dan “daftar arsip statis”;
    b. penyampaian “daftar arsip dinamis” dan “daftar arsip statis” kepada pusat jaringan nasional;
    c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN di lingkungan simpul jaringan;
    d. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan
    e. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.
    Selain tanggung jawab tersebut, Simpul Jaringan di provinsi memiliki tugas mengkoordinasikan & membina simpul jaringan kabupaten/kota.
    (PP No. 28 Th. 2012 Psl. 119 dan 123)

    Tanggung Jawab menjadi Simpul Jaringan SIKN dan JIKN

    Tanggung Jawab menjadi Simpul Jaringan SIKN dan JIKN

  11. Tahapan dalam Implementasi SIKN dan JIKN:
    1. Penjajakan:
    Survei dan sosialisasi awal dalam rangka mengidentifikasi kesiapan kearsipan dan kesiapan sumber daya serta membangun komitmen para pelaksana pengelola kearsipan di lingkungan potensi simpul jaringan
    2. Rakornas/ Sosialisasi
    Membuka wawasan pimpinan terkait dengan implementasi SIKN dan JIKN sebagai amanat UU dalam rangka membangun komitmen pimpinan
    3. Workshop/ DIklat
    Pemberian pelatihan teknis intens terhadap para pelaksana teknis serta formulasi kebijakan dan pedoman implementasi SIKN dan JIKN internal instansi
    4. Bimtek
    Pemberian bimbingan langsung on-site kepada simpul jaringan terkait penggunaan aplikasi
    5. Implementasi
    Implementasi pada Simpul Jaringan (pemberian stimulan)
    6. Evaluasi dan Pemantauan
    Penilaian tingkat kematangan dan rekomendasi peningkatan bagi simpul maupun pusat jaringan
    Penyediaan stimulan online storage kepada simpul jaringan pada tahun 2015 dan 2016 sebagai tindak lanjut hasil rekomendasi Rakornas tahun 2014
  12. Kesiapan yang harus dilakukan dalam rangka Implementasi SIKN dan JIKN di tempat Simpul Jaringan:
    1. Sumber Daya Manusia (SDM)
    2. Komputer / Laptop
    3. Scanner
    4. Jaringan internet
    5. Daftar arsip dinamis/statis
    6. Komitmen
  13. Tata Cara Pendaftaran CALON Simnpul Jaringan:

    Skema Tata Cara Pendaftaran menjadi Simpul Jaringan

    Skema Tata Cara Pendaftaran menjadi Simpul Jaringan

  14. Tata cara IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN di tempat Simpul Jaringan:
    1. Koordinasi dengan Dinas Kominfo setempat, berkaitan dengan kesiapan jaringan dan insfrastruktur internet;
    2. Penetapan admin pengguna, pelaksana entri, dan pelaksana editor di Simpul Jaringan untuk type B dan C;
    3. Identifikasi dan penentuan arsip yang akan diinput;
    4. Pelaksanaan input arsip ke dalam aplikasi SIKN;
    5. Pelaksanaan alih media kopi digital arsip yang diinput ke dalam aplikasi;
    6. Penentuan informasi arsip (terbuka atau tertutup) (note: sebaiknya informasi yang diinput adalah informasi yang terbuka saja);
  15. Dukungan Implementasi untuk Simpul Jaringan:
    1. Sosialisasi;
    2. Workshop
    3. Bimbingan teknis;
    4. Magang;
    5. Konsultasi ke Pusat SIKN dan JIKN;
    6. Pendidikan dan Pelatihan;
    7. Rakornas
  16. Pusat Jaringan Nasional:
    SIKN dan JIKN dikelola dan secara operasional dilaksanakan oleh Pusat Jaringan Nasional, termasuk peran sebagai helpdesk nasional dilakukan oleh:
    Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasioanal
    Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan
    ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
    Alamat:
    Jl. Ampera Raya No. 7, Jakarta 12560
    Telp. 62-21-7805851 ext. 611 atau 62-21-7802043
    Faks. 62-21-7810282
    Email: support@sikn.go.id

Link Terkait: Bimtek SIKN dan JIKN di IPB

Note:
jika Anda mau langsung mencetak formulir diatas sebaiknya memakai file pdf agar format tampilan yang ada pada saya tetap sama dengan hasil cetak pada komputer Anda (OS Widows, Mac, Linux).

Penulis: Anita Handayani


Bimtek SIKN dan JIKN di IPB

Bimtek SIKN dan JIKN di IPB
tanggal 11 April 2017

Foto Kegiatan Bimtek SIKN-JIKN yang baru 11 April 2017 di IPB.

Foto Kegiatan Bimtek SIKN-JIKN yang baru 11 April 2017 di IPB.

Bimbingan Teknis SIKN-JIKN di IPB tanggal 11 – 13 April 2017, tujuannya adalah menjelaskan APLIKASI SIKN dan JIKN YANG BARU sekaligus melakukan MIGRASI DATA dan INFORMASI KEARSIPAN di lingkungan IPB yang selanjutnya direncanakan menjadi SIMPUL JARINGAN PERCONTOHAN.

Continue reading


Sekat atau Guide Arsip

SEKAT ATAU GUIDE ARSIP

Sekat Arsip sampai Level 4

Sekat Arsip sampai Level 4

SEKAT atau GUIDE Arsip yang umumnya dipakai, hanya sampai level 3 (warna putih, hijau, dan merah), setelah itu baru diletakkan FOLDER Arsip (warna biru muda):

Sekat Arsip sampai dengan level 3 (ready stok)

Sekat Arsip sampai dengan level 3 (ready stok)

Sekat Arsip Primer Warna Putih

Sekat Arsip Primer Warna Putih

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau

Sekat Arsip Tertier Warna Merah

Sekat Arsip Tertier Warna Merah

Contoh bentuk dan warna Sekat / Guide Arsip:

Sekat atau Guide

Contoh bentuk sekat atau guide

Jenjang Masalah yang umum ada dalam penyimpanan arsip:

Jenjang Masalah

Jenjang masalah dalam sekat

Penyekat PRIMER (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus.

Penyekat TERTIER (level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus.

Penyekat QUARTER (level4) berisi sub nya sub-sub masalah, ini biasa dipakai di IPB.

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, folder biasanya berwarna biru muda.

Note: Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan

Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif.

CARA PEMAKAIAN SEKAT atau GUIDE ARSIP:

Contoh: Cuti Tahunan

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 MUTASI.

Penyekat TERTIER (level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 CUTI TAHUNAN.

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 851 Cuti Tahunan Th 2012
  2. 851 Cuti Tahunan Th 2013
  3. 851 Cuti Tahunan Th 2014

Jadi kumpulan Folder Cuti Tahunan yaitu Cuti tahunan tahun 2013 s.d 2014 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 850 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 851 CUTI TAHUNAN (sekat tertier berwarna merah)
Contoh: Perjalanan Dinas

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 000 UMUM.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 090 PERJALANAN DINAS.

Penyekat TERTIER (level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh tidak ada

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 090 Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makassar 2013
  2. 090 Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado 2013

Jadi kumpulan Folder Perjalanan Dinas yaitu Perjalanan Dinas a.n. Budi dan Shinta tahun 2013 kita tempatkan di Sekat 000 UMUM (sekat primer berwarna putih) / 090 PERJALANAN DINAS (sekat sekunder berwarna hijau)

Dalam hal ini tidak ada sekat tertier yang berwarna merah.

Sekat Berkas Tes Kesehatan yang diurut berdasarkan Tahun

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 810 PENGADAAN.

Penyekat TERTIER(level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 812 PENGUJIAN KESEHATAN

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 812 Berkas Tes Kesehatan 2011
  2. 812 Berkas Tes Kesehatan 2012

Jadi kumpulan Folder Berkas Tes Kesehatan tahun 2011 dan 2012 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 810 PENGADAAN (sekat sekunder berwarna hijau) / 812 PENGUJIAN KESEHATAN (sekat tertier berwarna merah)

Sekat Tugas Belajar a.n. Pegawai

Penyekat PRIMER bertuliskan  (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN.

Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 820 MUTASI.

Penyekat TERTIER(level 3)  berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 826 TUGAS BELAJAR.

Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:

  1. 826 a.n. Agnia
  2. 826 a.n. Anita dst

Jadi kumpulan Folder Berkas Tugas Belajar atas nama dosen atau pegawai kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 820 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 826 TUGAS BELAJAR (sekat tertier berwarna merah)

Warna sekat bebas saja tergantung keinginan.  Contohnya gambar diatas Sekat primer berwarna hijau, sekat sekunder berwarna pink, sekat tertier berwarna putih.

🙂

Ada 3 macam folder yaitu:

  1. Folder Individual, berisi arsip dari satu koresponden,perorangan atau instansi, diletakkan diposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis atau nomor.
  2. Folder Khusus, berisi arsip yang menunjukkan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi mengikuti guode sekunder (guide pembantu) dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus seperti: Aplikasi (lamaran), pertama sisusun berdasarkan nama responden, jika koresponden mempunyai lebih dari satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal.
  3. Folder macam-macam, berisi arsip yang bermacam-macam koresponden, diatur berdasar nama koresponden kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, tanggal baru ada di depan. Folder ini diletakkan paling belakang ditiap-tiap alphabet atau nomor.
Folder Arsip Warna Biru Muda

Folder Arsip Warna Biru Muda

Folder dengan tab diatas

Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya

Huruf dan Label di Tab. Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca.

CARA PEMAKAIAN FOLDER:

Folder berisi Berkas/surat, biasanya berwarna biru muda.

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja (Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis).

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

Tujuan penataan berkas:

  1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
  2. Mempermudah penyusutan arsip
    Point kedua ini yang tidak bisa kita kerjakan (yaitu tidak bisa melakukan penyusutan arsip, sehingga nanti arsip akan menumpuk setinggi gunung) jika kita hanya menyimpan surat seperti biasanya yaitu pakai map gantung (1 map gantung berisi sekelompok pokok masalah yang sama yang tidak memberkas) tanpa menggunakan sekat/guide.
Folder berisi berkas

Contoh FOLDER berisi berkas (= berisi himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis)

CARA PENYIMPANAN SEKAT dan FOLDER di Filling Cabinet di Sekretariat Kantor :

Berkas ditaruh di dalam Filling Cabinet

Contoh Sekat (Guide) dan Folder yang ditaruh di Filling Cabinet

HARGA

Harga folder arsip (warna biru laut)  Rp. 3.500 per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs.  

Harga Sekat arsip Rp. 3000 per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs.

Sekat arsip level 1 warna puth

Sekat arsip level 2 warna hijau

Sekat arsip level 3 warna merah

Untuk sekat level 4 berwarna kuning minimal pemesanan 1000 pcs karena ready stock hanya sampai sekat level 3.

Harga Box Arsip polos yang besar Rp. 15.000/bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 12500 gram
(ukuran Box Besar 37 x 16 x 27 cm, kwalitas Standard ANRI). 

Harga Box Arsip polos yang kecil Rp. 13.000/bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 1100 gram
(ukuran Box Kecil 37 x 9 x 27 cm , kwalitas Standard ANRI). 

Ongkos cetak logo hitam (sablon) Rp. 500 per pcs

Harga Box Arsip sablon yang besar Rp. 15.500/bh,  minimal pemesanan 1 ikat 300 buah. 

Harga Box Arsip sablon  yang kecil Rp. 12.500/bh, minimal pemesanan 300 buah. 

Harga box yang dalamnya berwarna putih tapi bagian luarnya tetap coklat, pH antara 6-7 Rp. 19.000/bh, minimal pemesanan 1000 buah (yang ini tidak Ready Stock alias Special Order)

Free Ongkos Kirim ke Jabotabek.

PENGIRIMAN

25 boks diikat menjadi satu
Tinggi tumpukannya sekitar 8 cm
Berat 1 ikat box besar isi 25 box yaitu 12.500 gram.
Berat 1 ikat box kecil isi 25 box yaitu 1.100 gram.

Per 50 box ukurannya 107 x 17 x 77 cm

CARA PEMESANAN

Untuk Box polos minimal pemesanan 1 ikat yaitu 25 buah box.

Untuk luar daerah Jabotabek, pembayaran barang dulu, ongkir setelah ada resi pengiriman.
Contoh resi pengiriman ke Purwakrata:

Pemesanan ke saya, Anita, no hp 08129668892
E-mail anitanet@apps.ipb.ac.id, anitasite@gmail.com

Hati-hati: “Jangan salah beli box arsip, jika salah beli maka akan dapat box arsip yang kualitasnya seperti kardus indomie, yang gampang pletat pletot ketika di rangkai”

Contoh Ongkir Box Arsip Kecil 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Contoh Ongkir Box Arsip Kecil 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Contoh Ongkir Box Arsip Besar 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Contoh Ongkir Box Arsip Besar 1 ikat 25 box ke Purwakarta

Sekat Arsip sampai Level 4

Sekat Arsip sampai Level 4 warna kuning

Sekat Arsip Primer Warna Putih

Sekat Arsip Primer Warna Putih, Harga Sekat arsip Rp. 3000 per pcs

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau

Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau.  Harga sekat arsip Rp. 3000 per pcs

Sekat Arsip Tertier Warna Merah

Sekat Arsip Tertier Warna Merah.  Harga sekat arsip Rp. 3000 per pcs

Folder Arsip Warna Biru Muda

Folder Arsip Warna Biru Muda.  Harga Folder Arsip Rp. 3500 per pcs

Bentuk dan Ukuran Box Arsip ukuran Besar dan Kecil

Bentuk dan Ukuran Box Arsip ukuran Besar dan Kecil.  Harga Box Arsip ukuran besar Rp. 15.000 per buah.  Harga Box Arsip ukuran kecil Rp. 12.000 per buah

Tampilan Asli Box Arsip ukuran Besar dan Kecil

Tampilan Asli Box Arsip ukuran Besar dan Kecil

Link terkait:

  1. [Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Prosedur Pemberkasan Arsip
  2. Kepka ANRI No.11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP

 

Penulis: Anita Handayani


[Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli

Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli

STTPL Diklat Fungsional Arsiparis Ahli atas nama Ir. Anita Handayani

STTPL Diklat Fungsional Arsiparis Ahli atas nama Ir. Anita Handayani

Puji Tuhan, alhamdulillah hari ini saya sudah mendapatkan STTPL Diklat Fungsinal Arsiparis Tingkat Ahli dari KTU Unit Arsip IPB, Oman Suratman, S.Ag.

STTPL ini menyatakan bahwa Ir. Anita Handayani TELAH MENGIKUTI Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli dengan bobot 640 jam yang diselenggarakan oleh IPB pada tanggal 11 April 2016 sampai dengan 10 Juni 2016 bertempat di Kampus IPB Darmaga Bogor.

Continue reading


« Older posts