Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

Semula saya bingung bagaimana cara mebuat daftar indeks yang mengacu ke No. Definitif Arsip yang berjumlah 255 arsip. Karena biasanya Indeks otomatis itu mengacu ke halaman (page).

Lumayan pusing saya memikirkannya.  Kemudian muncul ide.  Saya membuat dulu No. Definitif menjadi No. halaman (Page) setelah itu baru di eksekusi.  Ternyata saya Berhasil !!! membuat Indeks secara otomatis di MS Word 2003, lega banget deh.

Indeks diperlukan untuk memudahkan pembaca mencari nama atau istilah yang disebutkan dalam buku. Jadi, bila ingin memeriksa istilah tertentu dalam buku secara cepat, maka cukup membuka halaman-halaman tertentu seperti yang tertera pada indeks, tanpa harus membaca buku tersebut secara keseluruhan.

Nah sekarang saya mau berbagi pengetahuan tersebut.  Semoga bermanfaat.

Cara membuat Daftar Indeks secara otomatis di MS Word 2003:
  1. Setelah jadi Uraian Informasi Arsip pada Buku Inventaris seperti ini:
    Contoh Daftar Arsip Statis di Buku Inventaris

    Contoh Daftar Arsip Statis di Buku Inventaris

    Contoh Daftar Arsip Statis yang mau dibuat daftar Indeks nya

    Contoh Daftar Arsip Statis yang mau dibuat daftar Indeks nya

  2. Karena saya mau membuat Indeks yang mengacu ke nomor definitif arsip (yaitu nomor yang ada disisi kiri), bukan mengacu ke page atau halaman buku, maka saya buat tepisah dulu data tersebut diatas sehingga No. Definitif = Nomor halaman.
    nomor definitif 1 dibuat menjadi halaman 1

    nomor definitif 1 dibuat menjadi halaman 1

     

    nomor definitif 255 dibuat menjadi halaman 255

    nomor definitif 255 dibuat menjadi halaman 255

    dan begitu seterusnya sampai nomor definitif terakhir, karena nomor definitif yang saya buat ada 255 arsip maka lumayan capek juga membuat nya menjadi 255 halaman :)

  3. Save dengan nama file no_definitif=no_halaman.doc
    nama_file_no_definitif=no_halaman_2

    Save File

    Save File

  4. Di Page 1/Klik Menu Insert/Reference/Index and Tables

    Page 1

    Page 1

  5. Maka akan muncul tampilan seperti ini, yaitu pop up “Index and Tables”

    Pop up Index and Tables

    Pop up Index and Tables

  6. Klik Mark Entry
    Klik Mark Entry
  7. Maka akan muncul Pop up window “Mark Index Entry”,  tampilan seperti ini:

    Pop up Mark Index Entry

    Pop up Mark Index Entry

  8. Lalu beri higlight (tandai) satu kata saja yang mau di index, misalnya kata “Pemberhentian”

    Tandai 1 kata yang mau diindex

    Tandai 1 kata yang mau diindex

  9. Lalu Klik bagain atas Pop up window “Mark Index Entry”, di tempat yang ada tanda kotak merah, maka tulisan “Pemberhentian” akan masuk ke kotak isian “Index Main Entry”

    Klik bagian atas pop up window "Mark Index Entry)

    Klik bagian atas pop up window “Mark Index Entry)

  10. Lalu Klik  “Mark All”

    Klik Mark All

    Klik Mark All

  11. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

    Klik, OK

    Klik, OK

  12. Klik OK, maka akan muncul tampilan seperti ini, yaitu muncul scrpt indexing disetiap kalimat yang ada

    Script Indexing

    Script Indexing

  13. Lalu tambahkan halaman kosong pada halaman terakhir, jadi jumlah halaman sekarang ada 256, tuliskan halaman berjudul INDEX
    (Karena No. Definitif yang mau kita buat index ada sebanyak 255 arsip, maka halaman terakhirnya adalah halaman 255)

    Halaman INDEX

    Halaman INDEX

  14. Aktifkan icon π/Letakkan kursor di tanda lingkaran merah yang ada pada gambar dibawah ini/Klik Menu Insert/Reference/Index and Tables

    Klik Index and Tables

    Klik Index and Tables

  15. Maka akan muncul pop up window “Index and Tables”

    Pop up window Index and Tables

    Pop up window Index and Tables

  16. Pilih Type: Run_in/Pilih Formats: Bulleted/Klik OK/maka akan muncul tampilan seperti ini:
    Halaman Index yang mengacu ke No. Definitif Arsip BERHASIL dibuat

    Halaman Index yang mengacu ke No. Definitif Arsip BERHASIL dibuat

     

  17. Kita periksa di bagian judul Index, tampilannya seperti ini, siiip…. berhasil

    Tampilan halaman Index yang mengacu kepada No. Definitif Arsip

    Tampilan halaman Index yang mengacu kepada No. Definitif Arsip

  18. Lalu Tandai seluruh text index yang ada/klik Menu Edit/Copy atau Ctrl+C
    Kita mau memindahkan data index ini ke buku inventaris di BAB III

    Tandai seluruh data Index lalu Copy

    Tandai seluruh data Index lalu Copy

  19. Lalu buka file “BUKU_INVENTARIS_ARSIP_STATIS.doc/Pastekan di BAB III INDEKS dengan cara Klik menu Edit/Paste atau Ctrl+V

    Bab III : INDEKS

    Bab III : INDEKS

  20. Maka akan muncul tampilan seperti ini:

    Tampilan data Indexing di Buku Inventaris

    Tampilan data Indexing di Buku Inventaris

  21. Maka sekerang pembuatan halaman Indeks di Buku Inventaris sudah selesai
    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

    Tampilan Daftar Index di Buku Inventaris Arsip Statis.

  22. Sekarang kita Cek, Apakah nama Aat Atnah, S.Sos  benar ada di No. 77?
    Hasil cek ternyata BENAR
    Yes, benar text Aat Atnah, S.Sos ada di Nomor Definitif atau Nomor Urut ke 77 dan pada nomor halaman 32 pada file BUKU_INVENTARIS_ARSIP_STATIS.doc

    Benar, di No. 77 ada Nama Aat Atnah, S.Sos

    Benar, di No. 77 ada Nama Aat Atnah, S.Sos

    Lengkapnya tampilannya seperti ini:

    Benar bahwa Nama Aat Atnah ada di Nomor Urut 77 pada Halaman 32

    Benar bahwa Nama Aat Atnah ada di Nomor Urut 77 pada Halaman 32

  23. SELESAI !

Artikel tentang “Cara Membuat Index Secara Otomatis di MS Word 2003” ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini:  cara_membuat_index_secara_otomatis_di_ms_word_2003_oleh_anita_handayani.pdf

Copyright © Anita Handayani