Cara Melayani Peminjaman Arsip

(Layanan Arsip)

 

Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 24 November 2014 yang baru lalu.  Yang menjelaskan tentang Cara Melayani Peminjaman Berkas bernama Novi Elita, yaitu arsiparis yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6.

cara_melayanani_peminjaman_arsip_aktif_1Prosedur Peminjaman Arsip:
1. Permohonan tertulis
2. Peminjam membawa surat tugas
3. Pencarian
4. Arsip diberikan di Ruang Layanan

alur_peminjaman_pengembalian_arsip_di_direktorat_kearsipan_pusat_anriYang menarik disini yaitu Alur Peminjaman/ Pengembalian Arsip dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan tertinggi ANRI.

Alur Peminjaman/ Pengembalian Arsip :

  1. Peminjam mengajukan permohonan peminjaman kepada Unit yang mau dipinjam arsipnya baik secara lisan atau tertulis

  2. Setelah mendapat persetujuan dari uit terkait, dapat menghubuugi petugas pengelola arsip/ arsiparis yang diberikan kewenangan untuk mengelola arsip

  3. Pemohon mengisi buku peminjaman dengan mengisi kolom yang tersedia dengan mencantumkan nama, tanggal peminjaman dan tandatangan

  4. Arsip dapat dipinjam dalam jangka wakt paling lama 5 (lima) hari kerja.  Apabila ingin dipinjam lebih lama dapat dilakukan perpajangan dengan menghubungu petugas pengelola arsip/ arsiparis

  5. Setelah jangka waktu peminjaman berakhir, pemohon harus mengembalikan arsip yang dipinjam secara utuh dan lengkap kepada petugas pengelola arsip/ arsiparis dengan mengisi buku yang telah disediakan dan membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengembalian.
    cara_melayanani_peminjaman_arsip_aktif_2 Perhatikan, di dalam buku peminjaman dan pengembalian berkas berisi data tentang:
    – Nomor Urut
    – Tanggal
    – Surat/ berkas yang dipinjam/ diserahkan
    – Nama Peminjam atau Penerima
    – Keterangan/ Catatan
    – Paraf:  Paraf Peminjaman dan Paraf Pengembalian
    cara_melayanani_peminjaman_arsip_aktif_3cara_melayanani_peminjaman_arsip_aktif_4
  6. Selesai.

Copyright © Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)