Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD
(Cara Penggunaan Aplikasi SIKD)
Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 12-14 November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Cara Install dan Entry Berkas ke SIKD, bernama Miki dan Harun yaitu prakom yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6.
Cara Entry Berkas ke SIKD:
- Siapkan surat yang mau disimpan di dalam SIKD (yang mau di upload)
Contoh: Surat masuk tentang “Pemanggilan Peserta Diklat Pengelola Arsip Aktif”.
- Siapkan file pdf berkas/dokumen/surat, contoh: surat_masuk_ttg_diklat_pengolahan_arsip_aktif.pdf
- Login sebagai Pengguna, yaitu Unit Kearsipan
Login Pengguna: uuh
Kata Sandi: 123
Note:
Entry berkas tidak bisa dikerjakan oleh Admin
Entry berkas hanya bisa dilakukan oleh Arsiparis di Unit KearsipanNote:
Petugas Entry adalah arsiparis yang menerima pertama kali surat itu masuk ke Unit Kerja - Maka akan terbuka tampilan seperti ini, dalam contoh ini arsiparis yang bertugas menerima surat masuk adalah Siti Juhroh:
- Klik Tab Registrasi Naskah/Registrasi Naskah Masuk
- Isikan datanya
Note:
icon kaca pembesar yang ada di samping kotak entry berguna untuk mencari - Klik Proses Selanjutnya
- Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
- Klik Browse, ambil file digitalnya
- Klik Upload
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Klik Kirim
- Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini yang menandakan proses pengiriman sudah berhasil
- Klik OK
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Lalu klik “Log Naskah Keluar”
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
Cek lagi apakah ada kesalahan ketika proses entry, jika memang ada yang salah bisa dihapus dengan cara klik bulatan merah yang ada disamping tulisan hapus lalu buat lagi dari awal - Siiip…. sampai sini tugas arsiparis penerima naskah sudah selesai, sekarang klik Keluar/Lalu masuk lagi sebagai penerima surat yaitu B. Mustafa Kepala Unit Arsip
- Login sebagai Penerima Surat yaitu Kepala Unit Arsip Drs. B. Mustafa, M.Lib
- Klik Masuk
- Maka akan muncul tampilan notifikasi bahwa ada surat masuk kedap kedip, seperti ini:
- Klik Surat Masuk
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
Perhatikan:
Tulisannya berwarna background hijau artinya belum dibuka dan belum diberkaskan - Beri centang surat yang mau dibuka lalu enter
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Untuk memberkaskan maka klik Tab Berkaskan yang ada diujung kanan atas
- Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
- Klik Keranjang kuning
- Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
- Isi datanya:
(Yang memberkaskan haruslah pejabat di unit kerja)
- Klik Simpan
- Maka akan terbuka tampilan seperti ini, artinya proses memberkaskan sudah berhasil dibuat
- Klik OK
- Maka muncul tampilan seperti ini:
- Klik Berkaskan
- Maka akan muncul tampilan seperti ini
Perhatikan:
Sekarang sudah tidak ada lagi tulisan berwarna merah yang berisi perintah buat memberkaskan arsip - Klik Tutup Berkas yang ada gambar gembognya
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Klik Proses Tutup Berkas
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Klik OK
- Maka akan muncul tampilan seperti ini, yang menyatakan Berkas sudah berhasil ditutup, maka setelah tutp berkas lah bari proses retensi arsipnya berjalan:
- Klik Ok lagi
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Klik Berkas
- Maka akan muncul tampilan seperti ini:
- Perhatikan, icon nya sudah berubah, dari yang tadinya gambar koper berwarna coklat telah berubah menjadi gambar gembog berwarna kuning.Setelah berkas di tutup tidak bisa di edit lagi (icon edit sudah tidak ada)
- Selesai.
Link Terkait:
Copyright © Anita Handayani
nggak paham nih, bukan makanan saya hehe
@Ari Tunsa: Silahkan yang gak paham dimana? Nanti saya jelaskan.
Permisi bu, tutup berkas itu untuk berkas yang telah selesai kegiatannya atau telah selesai tahun anggaran ya?
Jawaban unruk RN: Benar sekali Tutup Berkas adalah surat menyurat yang telah selesai kegiatannya. Setelah berbentuk berkas barulah simpan di folder arsip.