Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD

Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD
(Cara Penggunaan Aplikasi SIKD)

Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 12-14 November 2014 yang baru lalu.  Yang menjelaskan tentang Cara Install dan Entry Berkas ke SIKD, bernama Miki dan Harun yaitu prakom yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6.

Cara Entry Berkas ke SIKD:

1. Siapkan surat yang mau disimpan di dalam SIKD (yang mau di upload)
   Contoh: Surat masuk tentang “Pemanggilan Peserta Diklat Pengelola Arsip Aktif”.
   
   
2. Siapkan file pdf berkas/dokumen/surat, contoh: surat_masuk_ttg_diklat_pengolahan_arsip_aktif.pdf
   
   
3. Login sebagai Pengguna, yaitu Unit Kearsipan
   Login Pengguna: uuh
   Kata Sandi: 123
   Note:
   Entry berkas tidak bisa dikerjakan oleh Admin
   Entry berkas hanya bisa dilakukan oleh Arsiparis di Unit KearsipanNote:
   Petugas Entry adalah arsiparis yang menerima pertama kali surat itu masuk ke Unit Kerja
4. Maka akan terbuka tampilan seperti ini, dalam contoh ini arsiparis yang bertugas menerima surat masuk adalah Siti Juhroh:
   
5. Klik Tab Registrasi Naskah/Registrasi Naskah Masuk
   
6. Isikan datanya
   Note:
   icon kaca pembesar yang ada di samping kotak entry berguna untuk mencari
7. Klik Proses Selanjutnya
8. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
   
9. Klik Browse, ambil file digitalnya
   
10. Klik Upload
11. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
12. Klik Kirim
13. Maka akan muncul tampilan  seperti gambar dibawah ini yang menandakan proses pengiriman sudah berhasil
    
14. Klik OK
15. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
16. Lalu klik “Log Naskah Keluar”
17. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
    Cek lagi apakah ada kesalahan ketika proses entry, jika memang ada yang salah bisa dihapus dengan cara  klik bulatan merah yang ada disamping tulisan hapus lalu buat lagi dari awal
18. Siiip…. sampai sini tugas arsiparis penerima naskah sudah selesai, sekarang klik Keluar/Lalu masuk lagi sebagai penerima surat yaitu  B. Mustafa Kepala Unit Arsip
19. Login sebagai Penerima Surat yaitu Kepala Unit Arsip Drs. B. Mustafa, M.Lib
    
20. Klik Masuk
21. Maka akan muncul tampilan notifikasi bahwa ada surat masuk kedap kedip, seperti ini:
    
22. Klik Surat Masuk
23. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    Perhatikan:
    Tulisannya berwarna background hijau artinya belum dibuka dan belum diberkaskan
24. Beri centang surat yang mau dibuka lalu enter
25. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
26. Untuk memberkaskan maka klik Tab Berkaskan yang ada diujung kanan atas
27. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    
28. Klik Keranjang kuning
29. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    
30. Isi datanya:
    (Yang memberkaskan haruslah pejabat di unit kerja)
    
31. Klik Simpan
32. Maka akan terbuka tampilan seperti ini, artinya proses memberkaskan sudah berhasil dibuat
    
33. Klik OK
34. Maka muncul tampilan seperti ini:
    
35. Klik Berkaskan
36. Maka akan muncul tampilan seperti iniPerhatikan:
    Sekarang sudah tidak ada lagi tulisan berwarna merah yang berisi perintah buat memberkaskan arsip
37. Klik Tutup Berkas yang ada gambar gembognya
38. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
39. Klik Proses Tutup Berkas
40. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
41. Klik OK
42. Maka akan muncul tampilan seperti ini, yang menyatakan Berkas sudah berhasil ditutup, maka setelah tutp berkas lah bari proses retensi arsipnya berjalan:
43. Klik Ok lagi
44. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
45. Klik Berkas
46. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
47. Perhatikan, icon nya sudah berubah, dari yang tadinya gambar koper berwarna coklat telah berubah menjadi gambar gembog berwarna kuning.Setelah berkas di tutup tidak bisa di edit lagi (icon edit sudah tidak ada)
48. Selesai.

Link Terkait:

1. Cara Install Aplikasi SIKD
2. Cara Persiapan Penggunaan SIKD
3. Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD

 Copyright © Anita Handayani