SURAT UNDANGAN

1.  Pengertian

Surat undangan merupakan naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.  Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.

2.  Kewenangan

Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Undangan untuk tingkat IPB adalah Rektor, Wakil Rektor, dan Sekretaris Institut. Untuk tingkat fakultas/sekolah adalah Dekan.  Untuk tingkat unit kerja yang berwenang menandatangani adalah pimpinan unit kerja yang membuat Surat Undangan.

3.  Naskah surat undangan  diketik dengan jenis  huruf  Times New Roman

dengan ukuran huruf 12, di atas kertas A4.

4.  Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk lembaran

Format Surat Undangan berbentuk Lembaran

Format Surat Undangan berbentuk Lembaran

Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk lembaran  terdiri atas:

a.    Kepala

Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan tatacara pembentukan dan format kepala naskah dinas.

b.   Pembuka

Pembuka surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:

1)  nomor surat;
2)  lampiran;
3)  hal;
4)  tanggal; dan
5)  alamat tujuan.

c.    Isi

Isi surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:
1)  pendahuluan surat undangan dibuat dengan menggunakan tatacara sebagaimana pembuatan pendahulua pada surat dinas;
2)  isi pokok merupakan uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara serta dapat menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan; dan
3)  kalimat penutup.

d.   Penutup

Penutup surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan tatacara sebagaimana pembuatan penutup pada surat dinas.

5.  Pembuka surat undangan

Pembuka surat undangan dibuat dengan menggunakan tatacara sebagaimana pembuatan pembuka pada surat dinas.

6.  Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk kartu

Format Surat Undangan berbentuk Kartu (atau biasa disebut sebagai Kartu Undangan)

Format Surat Undangan berbentuk Kartu (atau biasa disebut sebagai Kartu Undangan)

Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas:

a.    Kepala

Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas:

  1. Lambang IPB digunakan jika yang mengundang pejabat IPB.
  2. Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri.

b.   Isi

Isi surat undangan yang berbentuk kartu adalah maksud dan tujuan undangan, hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan.

c.    Penutup

Penutup surat undangan yang berbentuk kartu diakhiri dengan ungkapan permohonan jawaban atau konfirmasi kehadiran.

Contoh bentuk surat undangan berbentuk lembaran dengan ada lampiran tujuan surat:Contoh Surat Undangan untuk banyak nama dengan memakai lampiran, halaman 1

Contoh Surat Undangan untuk banyak nama dengan memakai lampiran, halaman 1:

 

 

Contoh Surat Undangan untuk banyak nama dengan memakai lampiran, halaman 2

Contoh Surat Undangan untuk banyak nama dengan memakai lampiran, halaman 2

Contoh bentuk surat undangan berbentuk lembaran  tanpa lampiran semua tujuan surat dituliskan di halaman depan:

Contoh Surat Undangan untuk banyak nama tanpa lampiran

Contoh Surat Undangan untuk banyak nama tanpa lampiran

Link terkait:

  1. Form Surat Dinas di Perguruan Tinggi
  2. Bentuk Form Surat DInas Baru
  3. Surat Dinas
  4. Surat Tugas
  5. Surat Undangan
  6. Surat Kuasa

Penulis: Anita Handayani (Anggota Tim Penulisan Tata Naskah Dinas IPB)