Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD
(Cara Penggunaan Aplikasi SIKD)

cara_entry_berkas_kedalam_aplikasi_sikd_1Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 12-14 November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Cara Install dan Entry Berkas ke SIKD, bernama Miki dan Harun yaitu prakom yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6.

Cara Entry Berkas ke SIKD:

  1. Siapkan surat yang mau disimpan di dalam SIKD (yang mau di upload)
    Contoh: Surat masuk tentang “Pemanggilan Peserta Diklat Pengelola Arsip Aktif”.
    cara_penggunaan_aplikasi_sikd_1cara_penggunaan_aplikasi_sikd_2
  2. Siapkan file pdf berkas/dokumen/surat, contoh: surat_masuk_ttg_diklat_pengolahan_arsip_aktif.pdf

  3. Login sebagai Pengguna, yaitu Unit Kearsipan
    Login Pengguna: uuh
    Kata Sandi: 123
    Note:
    Entry berkas tidak bisa dikerjakan oleh Admin
    Entry berkas hanya bisa dilakukan oleh Arsiparis di Unit Kearsipancara_entry_berkas_kedalam_aplikasi_sikd_1Note:
    Petugas Entry adalah arsiparis yang menerima pertama kali surat itu masuk ke Unit Kerja
  4. Maka akan terbuka tampilan seperti ini, dalam contoh ini arsiparis yang bertugas menerima surat masuk adalah Siti Juhroh:
    cara_entry_berkas_kedalam_aplikasi_sikd_2
  5. Klik Tab Registrasi Naskah/Registrasi Naskah Masuk
    cara_entry_berkas_kedalam_aplikasi_sikd_4
  6. Isikan datanya
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_1_2Note:
    icon kaca pembesar yang ada di samping kotak entry berguna untuk mencari
  7. Klik Proses Selanjutnya
  8. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_2
  9. Klik Browse, ambil file digitalnya
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_3
  10. Klik Upload
  11. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_6
  12. Klik Kirim
  13. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini yang menandakan proses pengiriman sudah berhasil
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_7
  14. Klik OK
  15. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_8_2
  16. Lalu klik “Log Naskah Keluar”
  17. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_9
    Cek lagi apakah ada kesalahan ketika proses entry, jika memang ada yang salah bisa dihapus dengan cara klik bulatan merah yang ada disamping tulisan hapus lalu buat lagi dari awal
  18. Siiip…. sampai sini tugas arsiparis penerima naskah sudah selesai, sekarang klik Keluar/Lalu masuk lagi sebagai penerima surat yaitu B. Mustafa Kepala Unit Arsip
  19. Login sebagai Penerima Surat yaitu Kepala Unit Arsip Drs. B. Mustafa, M.Lib
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_4
  20. Klik Masuk
  21. Maka akan muncul tampilan notifikasi bahwa ada surat masuk kedap kedip, seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_5_2
  22. Klik Surat Masuk
  23. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_10Perhatikan:
    Tulisannya berwarna background hijau artinya belum dibuka dan belum diberkaskan
  24. Beri centang surat yang mau dibuka lalu enter
  25. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_11
  26. Untuk memberkaskan maka klik Tab Berkaskan yang ada diujung kanan atas
  27. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_12
  28. Klik Keranjang kuning
  29. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_13
  30. Isi datanya:
    (Yang memberkaskan haruslah pejabat di unit kerja)
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_14
  31. Klik Simpan
  32. Maka akan terbuka tampilan seperti ini, artinya proses memberkaskan sudah berhasil dibuat
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_15
  33. Klik OK
  34. Maka muncul tampilan seperti ini:
    cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_16
  35. Klik Berkaskan
  36. Maka akan muncul tampilan seperti inicara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_17Perhatikan:
    Sekarang sudah tidak ada lagi tulisan berwarna merah yang berisi perintah buat memberkaskan arsip
  37. Klik Tutup Berkas yang ada gambar gembognya
  38. Maka akan muncul tampilan seperti ini:cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_18
  39. Klik Proses Tutup Berkas
  40. Maka akan muncul tampilan seperti ini:cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_19
  41. Klik OK
  42. Maka akan muncul tampilan seperti ini, yang menyatakan Berkas sudah berhasil ditutup, maka setelah tutp berkas lah bari proses retensi arsipnya berjalan:cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_20
  43. Klik Ok lagi
  44. Maka akan muncul tampilan seperti ini:cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_23
  45. Klik Berkas
  46. Maka akan muncul tampilan seperti ini:cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_21cara_entry_berkas_ke_aplikasi_sikd_22
  47. Perhatikan, icon nya sudah berubah, dari yang tadinya gambar koper berwarna coklat telah berubah menjadi gambar gembog berwarna kuning.Setelah berkas di tutup tidak bisa di edit lagi (icon edit sudah tidak ada)
  48. Selesai.

 

Link Terkait:

  1. Cara Install Aplikasi SIKD
  2. Cara Persiapan Penggunaan SIKD
  3. Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD

Copyright © Anita Handayani