Arsip Statis

Pengertian

Arsip statis (archives/non current records having secondary/ historical value) adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administrasi/kegiatan organisasi dan mempunyai nilaiguna kesejarahan.

Arsip yang sudah tidak operasional di instansi penciptanya, khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/warisan budaya bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau di Badan atau Kantor Kearsipan Pemerintah Daerah dan Arsip Perguruan Tinggi

Kegunaan Arsip

  • Sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan, penelitian, dll
  • Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan aparatur
  • Sebagai bukti sah di pengadilan
  • Sebagai memori organisasi
  • Sebagai aset penting organisasi
  • Sebagai identitas organisasi
  • Sebagai bukti sejarah

Kelembagaan Arsip Statis

  • Pusat :
    Arsip Nasional Republik Indonesia
  • Daerah:
    Badan Arsip Daerah di provinsi
    Kantor Arsip Daerah di kabupaten/kota
  • Perguruan Tinggi:
    Arsip Perguruan Tinggi

 

Manajemen Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis yang meliputi kegiatan penilaian dan akuisisi, preservasi, penataan dan deskripsi, layanan informasi serta publikasi kepada masyarakat untuk mencapai tujuan kearsipan.

Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis, gunanya untuk:

  • Pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengendalian arsip baik fisik maupun informasinya dapat dilakukan secara optimal

Yang Perlu Diperhatikan dalam Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis

  1. Identifikasi arsip
  2. Rekontruksi arsip
  3. Pendeskripsian arsip
  4. Pengelompokan fiches
  5. Penomoran definitif
  6. Penataan arsip
  7. Penyusunan Daftar Arsip Statis

 

Cara Pengelolaan Arsip Statis

  • Arsip harus dipisahkan dari materi non arsip seperti paper-clip, amplop, steples, dsb
  • Arsiparis harus mengumpulkan sebanyak mungkin informasi mengenai organisasi atau individu yang menciptakan arsip
  • Pemilahan arsip dan non arsip
  • Pengelompokan arsip

    • Khasanah arsip (unit fisik yang besar)
    • Seri dan Sub Seri (kelompok kearsipan yang disusun menurut fungsinya)
    • Item (unit fisik yang terkecil)
    • Peace atau lembar (lembaran)
    • File (unit yang teratur dari arsip yang dikelompokan berkas per berkas)

 

Model hierarki deskripsi

Model hierarki deskripsi arsip statis

Contoh model hierarki deskripsi

Contoh model hierarki deskripsi arsip statis

 

Pengelolaan Arsip Statis

Pembuatan inventarisasi arsip:

  • Deskripsi yang sistematis dari suatu khasanah arsip yang berupa suatu buku petunjuk tentang isi khasanah arsip secara lengkap
  • Merupakan suatu petunjuk jalan ke arsip yang harus dapat menggairahkan serta memancing minat peneliti untuk melihat dan membaca arsipnya sendiri
  • Merupakan suatu pekerjaan pencatatan dari suatu khasanah arsip yang ada dengan tujuan pengontrolan, sehingga dapat ditemukan kembali
  • Prinsip-prinsip kearsipan;
  • Sistem penataan yang berlaku di lembaga yang bersangkutan;
  • Informasi mengenai organisasi/lembaga/individu yang bersangkutan, sejarahnya, asal usulnya, perkembangan, struktur organisasi, tugas dan fungsinya

 

Prinsip – prinsip Yang Dipergunakan Dalam Inventarisasi Arsip

  • Prinsip Asal Usul (principle of provenance) – prinsip yang mengkaitkan arsip ke sumber asalnya;
  • Prinsip Aturan Asli (principle of original order) – arsip harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan semasa dinamisnya;
  • Prinsip Kegunaan (bestemming beginsel) – pengembalian arsip yang tercecer ke tempat asalnya atau sesuai kelompoknya;

 

Sistematika kerja

  • Pembuatan deskripsi sementara
  • Pembuatan skema pengaturan arsip
  • Penomoran definitif dilakukan setelah pembuatan deskripsi sementara, dikumpulkan berdasarkan masalah yang sama
  • Peraturan arsip secara sistematik, menurut sistematik deskripsi
  • Membuat jalan masuk penunjang seperti indeks, lampiran dan tunjuk silang

 

Deskripsi arsip

  • Proses Pembuatan alat pengendali secara intelektual melalui penanganan persiapan jalan masuk;
  • Rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang dimaksudkan sebagai sarana penemuan;
  • Ditulis dengan menggunakan kartu fiches

 

Unsur – unsur Dalam Pekerjaan membuat kartu Inventarisasi Arsip

  • Deskripsi Arsip
    • Ukuran kertas 10 x 15 cm
    • Dimulai dengan arsip-arsip jenis seri

      • Dimulai dengan arsip-arsip jenis seri
      • Seri resolusi
      • Seri akte
      • Seri surat keputusan
    • Mengerjakan berkas yang lepas
  • Penyusunan kartu-kartu fiches

 

Fungsi pembuatan kartu inventaris

  • Sebagai pengontrolan sehingga dapat ditemukan arsip
  • Buku petunjuk yang di dalam pelayanan referensi, fungsinya seperti buku katalog dalam perpustakaan

 

Unsur – unsur Pokok Dalam Pembuatan Deskripsi Arsip

  • Bentuk Redaksi
  • Isi Informasi
  • Tingkat Perkembangan
  • Tanggal
  • Bentuk Luar

 

Bentuk redaksi kartu inventaris

  • Menyatakan jenis, berkas dan bahasa yang dipergunakan dalam berkas tersebut seperti nota dinas, laporan, teks, surat, dsb;
  • Contoh:

    Bentuk Redaksi Kartu Inventaris Arsip

 

Isi informasi kartu inventaris

  • Apa yang terkandung dalam arsip tersebut ditulis secara ringkas dan padat.
  • Contoh:

    Isi informasi pada kartu inventaris

 

Tingkat perkembangan

  • Menyatakan identitas serta asal sumber arsip, misalnya : asli, konsep, tembusan, tindasan, copy, salinan, dsb.
  • Contoh

    Tingkat perkembangan kartu inventaris

 

Tanggal

  • Penulisan tanggal , bulan dan tahun dalam deskripsi mutlak diperlukan, terutama untuk menggabungkan beberapa surat menjadi satu berkas dalam urutan yang kronologis.
  • Contoh:

 

Bentuk Luar

  • Pada akhir deskripsi perlu diberi penjelasan mengenai bentuk luar yang menyatakan jumlah arsip, misalnya lembar, berkas, sampul, folder, dsb.
  • Contoh:

    Bentuk luar kartu inventaris

 

 

Penjelasan khusus pada kartu inventaris

  • Keterangan untuk mencatat kekhususan-kekhususan yang terdapat arsip, misalnya, arsip berbahasa Belanda, kertas rusak, lampiran hilang, dsb.
  • Contoh:

    Penjelasan khusus pada kartu inventaris

 

Pendeskripsian Arsip Media Baru

Pendeskripsian arsip media baru

Keterangan :
* Kode pendeskripsian arsip (Datuk) dan nomor pendeskripsian
** Bentuk redaksi
*** Isi ringkas informasi arsip
**** Tingkat perkembangan
****** Tanggal/kurun waktu arsip
******* Bentuk luar

 

Penyusunan Fiches

  • Sesuai dengan skema / bagan inventaris;
  • Nomor definitif diberikan pada fiches dan arsipnya;
  • Pemindahan deskripsi dari fiches ke dalam inventaris secara menyeluruh

 

Unsur-unsur Dalam Inventarisasi

  • Judul (periode arsip, pembuatan inventaris dan kapan inventaris dibuat)
  • Daftar Isi (diambil dari skema/bagan inventaris)
  • Pendahuluan
  • Inventaris : deskripsi yang dipindahkan dari fiches
  • Lampiran-lampiran
    1. Struktur organisasi
    2. Daftar Arsip Musnah
    3. Daftar singkatan
    4. Daftar penjelasan istilah asing
    5. Daftar pejabat/fungsionaris
  • Indek nama

 

Pembuatan Pendahuluan

  • Asal usul atau sejarah singkat instansi pemilik arsip dan untuk arsip pribadi harus ada riwayat hidup dari pemilik arsip tersebut
  • Sejarah arsip termasuk prosedur administrasi arsip dari tahap penciptaan sampai diserahkan ke ANRI/BAD/KAD
  • Pertanggungjawaban dalam pelaksanaan inventararisasi umum, terutama apabila ada perubahan/perbaikan dalam inventarisasi

 

Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis

Pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengendalian arsip baik fisik maupun informasinya dapat dilakukan secara optimal.

Tahapan Penataan Arsip Statis

Tahapan penataan arsip statis

 

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis

Memeliharan dan merawat arsip dengan seksama agar terhindar dari gangguan jamur, binatang dan manusia

 

Faktor Terpenting Dalam Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis

  • Gedung arsip
  • Penggunaan sistem pendingin ruangan
  • Fumigasi
  • Penghilangan asam
  • Merestorasi arsip
  • Mentranfer arsip ke dalam mikrofilm

 

Sumber:
Pengetahuan ini saya dapatkan ketika ada pertemuan dengan ANRI tanggal 29 Oktober 2013. MAteri ini disampaikan oleh Ibu Rini Susilowati, SS, M.Hum Arsiparis MAdya ANRI

 

Tulisan ini bisa di download disini: ARSIP STATIS RINI – IPB