Kegiatan Penciptaan Arsip

Ir. Setyo Edy Susanto menyampaikan materi berjudul Kegiatan Penciptaan Arsip

Ir. Setyo Edy Susanto menyampaikan materi berjudul Kegiatan Penciptaan Arsip

Peserta Diklat Sosialisasi dan Advokasi Peranan serta Pentingnya Arsip

Peserta Diklat Sosialisasi dan Advokasi Peranan serta Pentingnya Arsip

Pada acara “Sosialisasi dan Advokasi Peranan serta Pentingnya Arsip” yang di hadiri oleh para KTU, arsiparis dan pengelola arsip yang ada di Institut Pertanian Bogor, yang bertempat di ruang baca Perpustakaan IPB pada tanggal 26 Nopember 2014 kemarin. Bapak Ir. Setyo Edy Susanto (Kepala Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan) menyampaikan tentang Kegiatan Penciptaan Arsip.

Berikut catatan saya tentang penjelasan Kegiatan Penciptaan Arsip tersebut yang perlu ada di setiap unit kerja di IPB:

  1. Tata Naskah Dinas

    Didalam tata naskah dinas IPB 2014 ini ada 20 formulir
    Perjalanan pembuatan Tata Naskah Dinas IPB ini cukup panjang, dimulai pembuatan nya pada tahun 2006, lalu tahun 2012, lalu tahun 2013 dan selesai pada tahun ini yaitu tahun 2014 dengan terbitnya SK Rektor tentang Naskah Dinas.
    Didalam Tata Naskah Dinas IPB ini Kode Hal sama dengan Kode Klasifikasi
    Kode Hal di surat tidak perlu detail dalam penulisannya. Contoh: Untuk klasifikasi Pendidikan dan Pengajaran penulisan hal nya bisa PP saja atau PP.02 (bisa 1 digit atau 2 digit atau 3 digit terserah saja).
    Kode Unit:

    IT3 + Kode Unit / Kode Hal

    cara_penulisan_kode_hal_pada_surat_dinas_ipb_1

  2. Pemberkasan Arsip

    Pedomannya Pola Klasifikasi Arsip
    Surat keluar dan surat masuk yang saling berkaitan di berkaskan menjadi 1 berkas.
    Surat masuk dan keluar yang sudah menjadi satu berkas disimpan dalam folder berkas berdasarkan Kode Klasifikasi, bukan berdasarkan kode hal.
    Contoh:
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_16

  3. Penyusutan

    Butuh Pedoman
    Jadwal Retensi Arsip (JRA)
    Jadwal Simpan Arsip
    Kode Klasifikasi = Kode Hal = JRA
    Kode Klasifikasi [aling banyak 3 digit saja, contoh PP.00.01
    JRA meliputi Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Arsip Statis (permanen)
    Arsip Aktif adalah arsip yang sering digunakan, retensi arsipnya biasanya 2 tahun
    Arsip Aktif masih berada di Departemen
    Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang digunakan, retensi arsipnya > 2 tahun. Pindahkan tempat Arsip Inaktif nya ke Fakutas di ruangan Record Center
    Arsip Statis adalah arsip yang permanen dan bernilai guna sejarah, setelah 10 tahun pindahkan ke Unit Arsip IPB (ke Pusat Arsip Institut).
    Jadi arsip yang disimpan BUKAN 1 surat tapi 1 BERKAS
    Jika Arsip Inaktif = 3 tahun, maka setelah 3 tahun arsip inaktif ini di nilai kembali apakah retensinya menjadi musnah atau permanen
    Yang memusnahkan arsip adalah Fakultas, bukan Departemen (bukan pencipta arsip).
    Jika arsip inaktif setelah diniali kembali masuk ke arsip permanen (panduan penilaian ini ada di JRA) maka tidak boleh di musnahkan, arsip seperti ini disebut arsip statis
    Arsip statis kirim ke Unit Arsip
    Jika pencipta arsip nya adalah unit kerja yang ada di rektorat, maka arsip inaktifnya di simpan di Sekreariat Rekltor.
    Jika pencipta arsipnya adalah departemen, maka arsip aktifnya di simpan di Record Center Fakultas.
    Penyusutan, ada 3 cara penyusutan arsip:

    1. Departemen memindahkan arsip inaktif ke Fakultas
    2. Fakultas menyerahkan arsip statis ke Unit Arsip
    3. Pemusnahan

    Inpassing syaratnya SMA (Inpassing hanya berlaku bagi lulusan SLTA) dan dalam jangka waktu 5 tahun harus mendapatkan ijazah D3, jika tidak maka ybs akan kembali menjadi tenga biasa bukan arsiparis.

    Jadi jika ada inpassing, maka lulusan SLTA bisa langsung menjadi Arsiparis dalam jangka waktu 5 tahun, dan akan menetap jabatan fungsional arsiparisnya jika setelah 5 tahun dapat memperoleh ijaza h D3.

    Jika tidak ada inpassing, maka PNS yang mau jadi arsiparis haruslah mempunyai pendidikan D3 terlebih dahulu.

    Dulu 5 tahun sebelum pensiun bisa menjadi arsiparis. Dulu umur 50 tahun adalah batas akhir untuk bisa menjadi arsiparis. Dulu pegawai biasa pensiun umur 55 tahun.

    Sekarang 3 tahun sebelum pensiun dapat menjadi arsiparis. Sekarang umur 55 tahun adalah batas akhir bagi seseorang untuk bisa menduduki jabatan fungsional arsiparis. Sekarang pegawai biasa pensiun ukur 58 tahun.

  4. Pola Keamanan dan Akses Arsip

    Setiap arsip ada label terbuka/tertutup, rahasia/tidak rahasia.
    Kegiatan layanan dan penggunaan arsip pegangannya adalah Pola Keamanan dan Akses Arsip.
    Rektor bisa mengakses seluruh arsip yang ada di unit kerja IPB
    Tapi Dekan Fakultas A tidak bisa mengakses arsip Fakultas B
    Layanan arsip dilakukan oleh Unit Arsip IPB
    Ada yang disebut Arsip Vital yaitu arsip yang penting banget
    Ada pula yang di ssebut Arsip Terjaga yaitu arsip yang berkenaan dengan batas suatu negara.
    Arsip Umum adalah arsip yang dapat di akses atau dibaca oleh masyarakat secara luas.
    Arsip Dinamis terbagi menjadi 3 yaitu:

    1. Arsip Aktif
    2. Arsip Inaktif
    3. Arsip Vital

    Arsip Dinamis ini menggunakan aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan dinamis)
    Arsip Statis menggunakan aplikasi SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis)
    Arsip yang retensinya lebih dari 10 tahun diserahkan ke Unit Arsip.
    Aplikasi SIKD dan SIKS berbasis Web dengan database MySQL.
    Aplikasi SIKD di install di 1 server yang nantinya bisa diakses oleh seluruh unit kerja yang ada di IPB.
    Didalam SIKD pola klasifikasi dimasukkan, JRA nya juga dimasukkan.

 

Penulis: Anita Handayani