[ANRI] Cara Membuat Aturan Penyerahan Arsip di JIKN

 [ANRI] Cara Membuat Aturan Penyerahan Arsip kepada Konsumen

Seperti kita ketahui arsip yang mau di unduh di JIKN hanya bisa dilihat saja, itupun ada watermarknya, hal ini dilakukan buat menghindari penyalahgunaan arsip.

Admin simpul pencipta arsip biasanya membuat aturan tertentu buat menyerahkan copy digital arsip yang diminta oleh konsumen.

Nah sekarang bagaimana cara membuat aturan tersebut?

Pengetahuan ini saya dapatkan ketika mengikuti Bimbingan Teknis / Magang Lanjutan  di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (Pusat Jibang SIK) ANRI Jakarta pada anggal 10 dan 11 November 2014 yll.

Cara membuat aturan penyerahan arsip:

1. Admin simpul jaringan masuk ke portal JIKN dengan menggunakan user dan password sama dengan user dan passwordnya admin simpul jika masuk ke SIKN
   
2. Klik Masuk
3. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
   Dimana disudut atas ada nama login admin simpu jaringan
4. Lalu klik Tab Simpul Jaringan/Management Info Pemesanan
   
5. Lalu isi kotaknya sesuai dengan aturan yang mau kita pakai.
   Hal ini kita tulis di Tab Info Ketentuan
   Di kolom Isi Ketentuan secara defaukt sudah ada tulisannya yaitu Isi ketentuan Baca Arsip.  Kalimat ini bisa diubah jika mau.
   Misalnya di kolom ketentuan isi pesan kopi kita isi kalimat berikut:
   Untuk mendapatkan hasil file digital arsip ukuran sebenarnya, pemesan dapat menghubungi Unit Arsip IPB c.q. Anita Handayani.  Untuk hasil ini dikenakan biaya dan di transfer ke rekening …  Terkait harga dapat menghubungi no hp 08129668892
6. Setelah itu klik tombol simpan/OK
7. Lalu klik Tab Info Pembayaran
   
8. Secara default Nama Metode Pembayaran ada Tunai dan Transfer.  Metode pembayaran ini bias di edit.
9. Sampai sini pembuatan aturan Cara Membuat Aturan Penyerahan Arsip sudah selesai
10. Sekarang kita test dengan masuk sebagai konsumen, lalu ingin cari arsip yang ada kata ipb nya, maka akan muncul tampilan seperti ini:
    Perhatikan saya ;ogin sebagai Anita HAndayani, konsumen arsip
    Cari arsip dengan kata kunci: IPB
    Maka akan tampil semua arsip yang ada kata IPB nya
11. Lalu klik Detail
12. Maka akan terbuka tampilan seperti ini:
13. Klik icon panah kebawah disamping tulisan Lihat
14. Maka akan tampil tampilan seperti ini:
    Ta arsip ada watermark nya dan hanya bisa di lihat
15. Jika ingin mendapatkan file download an nya maka klik tab Pesan Baca Arsip, maka akan muncul tampilan seperti ini:
    
16. Jika tidak setuju maka klik Tombol Pesan Ruang Baca untuk ngobrol dengan admin simpul jaringannya
17. Jika setuju maka klik Tab Kopi Arsip
    
18. Maka akan muncul pop up bahwa Pesan Kopi Arsip Berhasil
    
19. Selesai.