Fungsi dan Tugas serta Kewenangan seorang Arsiparis di Bidang Kearsipan

Fungsi dan Tugas Arsiparis (menurut Pasal 4 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

  1. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri.

  2. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

  3. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

  4. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

  5. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

  6. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

  7. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

 

Kewenangan Arsiparis di Bidang Kearsipan (menurut Pasal 5 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

  1. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;

  2. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

  3. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

 

Tugas pokok Arsiparis Kategori Keterampilan dan Keahlian (menurut Pasal 8 ayat 1 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) adalah:

  1. melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis,
  2. pengelolaan arsip statis,
  3. pembinaan kearsipan dan
  4. pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Pasal 1 ayat 11 pada Permenpan nomor 13 tahun 2016 tentang Perubahan Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :

Kegiatan kearsipan adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan dan penyajikan arsip menjadi informasi.

Angka Kredit Kumulatif untuk Kenaikan Pangkat/Jabatan Arsiparis Kategori Keterampilan

Angka Kredit Kumulatif untuk Kenaikan Pangkat/Jabatan Arsiparis Kategori Keterampilan

Angka Kredit Kumulatif untuk Kenaikan Pangkat/Jabatan Arsiparis Kategori Keahlian

Angka Kredit Kumulatif untuk Kenaikan Pangkat/Jabatan Arsiparis Kategori Keahlian

Angka Kredit Kumulatif adalah akumulasi nilai angka kredit minimal yang harus dicapai oleh Jabatan Fungsional Arsiparis sebagai salah satu syarat kenaikan pangkat dan/atau jabatan.

Pasal 1 ayat 11 pada Permenpan nomor 13 tahun 2016 tentang Perubahan Permenpan nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :

Kegiatan kearsipan adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan yang meliputi:

  • pengelolaan arsip dinamis,
  • pengelolaan arsip statis,
  • pembinaan kearsipan, dan
  • pengolahan dan
  • penyajikan arsip menjadi informasi.

URAIAN TUGAS/KEGIATAN Arsiparis dalam Kegiatan Pengelolaan ARSIP DINAMIS (menurut Pasal 8 ayat 3a Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis), meliputi:

  1. melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip;
  2. melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta;
  3. melakukan pemberkasan arsip aktif;
  4. melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;
  5. melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis;
  6. melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentifikasi
  7. melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga;
  8. melakukan identifikasi, verifikasi, dan penyusunan daftar salinan otentik arsip terjaga
  9. melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip vital;
  10. melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif;
  11. melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan jadwal retensi arsip;
  12. melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip;
  13. melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan;
  14. melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis;
  15. melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis; dan
  16. memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis.

HASIL KERJA Arsiparis dalam Kegiatan Pengelolaan ARSIP DINAMIS (menurut Pasal 8 ayat 2a Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

  1. registrasi arsip;
  2. daftar verifikasi arsip aktif yang autentik;
  3. daftar arsip aktif;
  4. daftar arsip inaktif;
  5. daftar arsip dinamis yang dialih media;
  6. daftar arsip dinamis yang akan diautentikasi;
  7. daftar arsip terjaga;
  8. daftar salinan otentik arsip terjaga;
  9. daftar arsip vital;
  10. daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;
  11. persetujuan (pertimbangan) jadwal retensi arsip/dokumen perusahaan.
  12. persetujuan (pertimbangan) pemusnahan arsip/dokumen perusahaan;
  13. daftar arsip yang dimusnahkan;
  14. daftar arsip statis yang akan diserahkan;
  15. laporan pelayanan arsip dinamis; dan
  16. laporan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip
    dinamis.

URAIAN TUGAS/KEGIATAN Arsiparis dalam Kegiatan Pengelolaan ARSIP STATIS (menurut Pasal 8 ayat 3b Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis), meliputi:

  1. melakukan identifikasi dan analisis arsip dalam rangka penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA);
  2. melakukan identifikasi dan analisis dalam rangka menyusun pertimbangan pemberian penghargaan atau imbalan atas pelindungan dan penyelamatan arsip statis;
  3. melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis;
  4. melakukan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis;
  5. melakukan pengelolaan arsip sejarah lisan;
  6. melakukan identifikasi, verifikasi, dan preservasi arsip statis;
  7. melakukan identifikasi dan penilaian arsip yang akan direproduksi/alih media;
  8. melakukan identifikasi dan penilaian arsip statis yang akan diautentifikasi;
  9. melakukan identifikasi dan penilaian penerbitan naskah sumber arsip;
  10. melakukan pameran arsip tekstual dan virtual;
  11. melakukan pelayanan arsip statis; dan
  12. melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip statis.

HASIL KERJA Arsiparis dalam Kegiatan Pengelolaan Arsip Statis (menurut Pasal 8 ayat 2b Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

  1. laporan verifikasi arsip statis yang akan diserahkan;
  2. Daftar Pencarian Arsip (DPA);
  3. pertimbangan pemberian penghargaan atau imbalan atas pelindungan dan penyelamatan arsip statis;
  4. daftar arsip satis;
  5. sarana bantu penemuan kembali arsip statis (daftar arsip, inventaris arsip, guide arsip baik tematik maupun khasanah;
  6. daftar arsip sejarah lisan;
  7. daftar arsip statis yang dipreservasi;
  8. daftar arsip statis yang akan direproduksi/alih media;
  9. daftar arsip statis yang diautentikasi;
  10. naskah sumber arsip;
  11. laporan pameran kearsipan;
  12. laporan pelayanan arsip statis;
  13. laporan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip
    statis.

URAIAN TUGAS/KEGIATAN Arsiparis dalam melaksanakan PEMBINAAN KEARSIPAN (menurut Pasal 8 ayat 3c Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis), meliputi:

  1. memberikan Bimbingan Teknis (BINTEK) Kearsipan;
  2. memberikan Bimbingan dan Konsultasi (BIMKOS) Penyelenggaraan Kearsipan;
  3. memberikan penyuluhan Kearsipan;
  4. memberikan fasilitasi Kearsipan;
  5. melakukan supervisi penyelenggaraan Kearsipan;
  6. melakukan Monitoring dan Evaluasi (MONEV) sistem informasi Kearsipan;
  7. melakukan analisis rencana kebutuhan jabatan Arsiparis;
  8. melakukan evaluasi fungsi dan tugas jabatan Arsiparis;
  9. melakukan penilaian prestasi kerja Arsiparis;
  10. mengikuti uji kompetensi sertifikasi Arsiparis;
  11. melakukan sertifikasi arsiparis;
  12. melakukan pengawasan penyelenggaraan Kearsipan;
  13. melakukan akreditasi kearsipan;
  14. menyusun pertimbangan pemberian penghargaan Kearsipan; dan
  15. menyusun Norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan.

HASIL KERJA Arsiparis dalam Kegiatan PEMBINAAN KEARSIPAN (menurut Pasal 8 ayat 2c Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

  1. laporan Bimbingan Teknis (BINTEK) Kearsipan;
  2. laporan Bimbingan dan Konsultasi (BIMKOS) penyelenggaraan Kearsipan;
  3. laporan penyuluhan Kearsipan;
  4. laporan hasil fasilitasi Kearsipan;
  5. laporan supervisi penyelenggaraan Kearsipan;
  6. laporan Monitoring dan Evaluasi (MONEV) sistem informasi Kearsipan;
  7. laporan hasil analisis kebutuhan jabatan arsiparis;
  8. laporan evaluasi fungsi dan tugas jabatan arsiparis;
  9. laporan penilaian prestasi kerja arsiparis;
  10. sertifikat kompetensi arsiparis;
  11. laporan sertifikasi;
  12. laporan pengawasan penyelenggaraan Kearsipan;
  13. laporan akreditasi kearsipan;
  14. pertimbangan pemberian penghargaan Kearsipan; dan
  15. Norma, standar, prosedur dan kriteria Kearsipan.

URAIAN TUGAS/KEGIATAN Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI (menurut Pasal 8 ayat 3d Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis), meliputi:

  1. mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi;
  2. mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi;
  3. mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi;
  4. mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi;
  5. mengolah dan menyajikanarsip statis menjadi informasi; dan
  6. mengolah dan menyajikan informasi kearsipan untuk JIKN.

HASIL KERJA Arsiparis dalam Kegiatan PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI  (menurut Pasal 8 ayat 2d Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

  1. daftar informasi arsip aktif;
  2. daftar informasi arsip inaktif;
  3. daftar informasi arsip vital;
  4. daftar informasi arsip terjaga;
  5. daftar informasi arsip statis dan
  6. daftar informasi Kearsipan.

TUGAS TAMBAHAN Arsiparis (menurut Pasal 8 ayat 4 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis), adalah:

  1. ikut peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan;
  2. melakukan kajian, telaah/analisis kearsipan dalam bentuk Policy Breef.
  3. menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan;
  4. menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional maupun internasional;
  5. menjadi anggota dalam tim penilai kinerja Jabatan Arsiparis;
  6. memperoleh penghargaan/tanda jasa kehormatan atau penghargaan lainnya;
  7. memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat;
  8. mengajar/melatih di bidang kearsipan;
  9. menulis karya ilmiah di bidang kearsipan;
  10. melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, BINTEK, modul Diklat Kerasipan dan sosialisasi; dan
  11. melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya.

Pasal 9 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis menyatakan bahwa:

  1. Pada awal tahun, setiap Arsiparis WAJIB menyusun SKP yang akan dilaksanakan dalam 1 (satu) tahun berjalan.
  2. SKP Arsiparis disusun berdasarkan penetapan kinerja unit kerja Arsiparis yang bersangkutan.
  3. SKP Arsiparis untuk masing-masing jenjang jabatan diambil dari kegiatan sebagai turunan dari penetapan kinerja unit dengan mendasarkan kepada tingkat kesulitan dan syarat kompetensi untuk masing-masing jenjang jabatan.
  4. SKP yang telah disusun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus disetujui dan ditetapkan oleh atasan langsung.

Penulis: Anita Handayani