Central File (Sekretariat)

Central File (Sekretariat)

Form D.1.2 PEMBERKASAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIF

Form D.1.2 PEMBERKASAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIF

Penyimpanan Berkas di Filling Cabinet

Penjelasan atau petunjuk pengisian Form isian D 1 2 tentang PEMBERKASAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIF:

  1. Form D.1.2 Penciptaan Arsip adalah formulir isian yang harus diisi oleh Pencipta Arsip, yaitu petugas persuratan (pengelola arsip) yang ditandatangani oleh KTU nya.
  2. Pemberkasan dan Penataan Arsip Aktif (dilakukan oleh tenaga fungsional arsiparis atau pengelola arsip) di Central File disetiap unit kerja.
  3. Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

    Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

    Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis.
    Tujuan penataan berkas:

    1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
    2. Mempermudah penyusutan arsip

     

Peralatan/Sarana Pemberkasan:

  1. Folder/Ordner (Surat yang status akhirnya musnah boleh dibolongi dan disimpan di Ordner, tapi Surat yang status akhirnya  permanen/statis disimpan di Folder.   Status akhir surat bisa dilihat di JRA/Jadwal Retensi Arsip)
  2. Sekat/Guide
  3. Filling Cabinet/Lemari Arsip
  4. Ruang Penyimpanan Arsip Aktif (biasa disebut Central File)
Berkas Arsip disimpan di dalam Folder

Folder dengan tab diatas

Folder dengan tab diatas

Ordner

Ordner

Guide atau Sekat

Filling Cabinet

Guide/Sekat, Folder, Filling Cabinet, Rak Arsip, Rol O Pack

Guide/Sekat, Folder, Filling Cabinet, Rak Arsip, Rol O Pack

Central File ada di lokasi Pencipta Arsip

Central File

Prinsip Penataan Berkas terdiri dari:

  1. Penataan berkas arsip secara Dosier maksudnya adalah arsip/dokumen disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas.
    Contoh : Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012).

  2. Penataan berkas arsip secara Seri maksudnya adalah arsip/dokumen disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas.
    Contoh: Seri Surat Edaran tahun 2009.
  3. Penataan berkas arsip secara Subjek/Rubrik maksudnya adalah arsip/dokumen disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas.
    Contoh: Berkas Pembelian ATK, 2012.

Note:
Penataan berkas yang dilakukan di unit kerja pencipta arsip boleh bergantian antara dosier / rubrik / seri tergantung jenis berkas nya.
Yang terbaik jika bisa menyusun berkas berdasarkan Dosier karena bercerita dari awal sampai akhir kegiatan.

Setiap folder bisa berisi satu berkas yang disusun secara Dosier (arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas, contoh Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012), atau disusun secara Seri (arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas, contoh Seri Surat Edaran tahun 2009), atau beberapa berkas arsip yang disusun berdasarkan Subjek/Rubrik (arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas, contoh Berkas Pembelian ATK, 2012 ). Dosier, Seri dan Rubrik adalah bentuk-bentuk penyusunan sekumpulan arsip dalam satu berkas.

 

Prosedur Pemberkasan Surat/Dokumen:

  1. Pastikan surat yang kita terima sudah mendapatkan status SIMPAN pada lembar Disposisi, artinya sudah selesai prosesnya dan sudah dibaca oleh pimpinan.
  2. Baca isi surat dengan seksama lalu tentukan isi ringkas surat tersebut
  3. Tentukan indeks subjek surat tersebut
  4. Tentukan Kode klasifikasi nya apakah KP, TU atu PP dsb
  5. Catat tahun terbitnya surat
  6. Surat tersebut digabungkan dengan surat lain yang terkait (jika ada)
  7. Simpan atau masukkan surat ke dalam Folder, sekarang surat disebut dikataka sudah memberkas
  8. Tentukan Indeks berkas nya (Indeksing)
  9. Tentukan Kode Klasifkasi nya (Koding)
  10. Jika ada isi berkas yang berada diluar folder tersebut, tuliskan (Tunjuk Silang)
  11. Buat Labeling pada pada TAB FOLDER.  Label pada tab folder tuliskan Koding dan  Indeksing yang tadi sudah kita tentukan
  12. Masukkan ke rak Filling Kabinet lalu letakkan berkas tersebut sesuai kelompoknya (sesuai Tab Tertiernya, Sekunder dan Primernya).  Hal ini disebut Penataan Berkas.

 


Alat pemberkasan:

  1. Indeks
  2. Kode Klasifikasi Arsip (KKA)
  3. Guide/Sekat
  4. Folder

INDEKS

  • Indeks adalah suatu tanda pengenal berkas atau judul berkas.
  • Fungsi Indeks yaitu  untuk membedakan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya, serta untuk mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip.
  • Penulisan Indeks biasanya disesuaikan dengan klasifikasi arsip, namun dapat dibuat berdasarkan Indeks Nama Orang atau Indeks Nama Organisasi.
  • Contoh Indeks “PK.03.09 Jadwal Retensi Arsip Kementerian Kehutanan”
    —–> Indeks atau tanda pengenal berkas atau judul berkas ini yang dituliskan di TAB FOLDER
    Folder arsip
  • Jika menggunakan indeks nama orang, maka nama orang tersebut sebagai kata tangkap baru kemudaian diikuti nama organisasinya diikuti kedudukan hukum organisasinya di dalam kurung
    Contoh:
    RS Fatmawati —> Fatmawati, RS
    P.T. Bank Central Asia —> Central Asia, Bank (PT)
    Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo —> Mangunkusumo, Cipto (Dr), Rumah Sakit.
  • Jika menggunakan indeks nama badan, maka gunakan nama badan yang sudah banyak dikenal orang diletakkan dibagian depan kemudian baru diikuti nama organisasinya.
    Contoh:
    Sudarpo Corporation —-> Sudarpo Corporation
    Fakultas Pertanian IPB —-> FAPERTA IPB

PENGINDEKSAN (INDEXING)

Pengindeksan (Indexing), adalah kegiatan menetapkan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung cara pemberkasan yang digunakan. Pada sistem alfabetis kata tangkapnya adalah nama (orang, badan usaha, nstansi dsb.). Kata tangkap pada sistem numerik adalah kode angka, kata tangkap pada organisasi yang sudah memiliki klasifikasi arsip adalah kode klasifikasi.

Tata cara dalam penentuan indeks antara lain:

  1. Indeks harus singkat, jelas mewakili isi arsip
  2. Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
  3. Kata yang digunakan harus sudah lazim
  4. Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
  5. Indeks harus kata benda atau yang dibendakan

 TATA CARA PENULISAN INDEKS NAMA ORANG

Tata cara penulisan INDEKS Nama Orang, ada dua, yaitu:

  1. Straigth order
    Contoh:  Dr. Achmad Sagalana —->  Achmad, Sagalana, Dr.
  2. Indexing order
    Contoh: Dr. Achmad Sagalana —–> Sagalana, Achmad, Dr.
Straight Order

Contoh penulisan Index berdasarkan nama orang dengan sistem Straight Order

Indexing Order

Contoh penulisan Index berdasarkan nama orang dengan sistem Indexing Order

PENULISAN INDEKS ORGANISASI:

Indeks Nama Organisasi

Contoh penulisan Indeks berdasarkan Nama Organisasi


KODE KLASIFIKASI ARSIP (KKA)

  • Kode Klasifikasi Arsip maksudnya adalah penggolongan dan pengelompokkan arsip atas dasar PERSAMAAN MASALAH yang terkandung dalam arsip
  • Fungsi penulisan kode Klasifikasi Arsip adalah untuk mempermudah penyimpanan dan temu kembali arsip dengan cepat dan tepat jika diperlukan

GUIDE/SEKAT

Guide atau Sekat

bentuk guide atau sekat

Jenjang Masalah pada setiap sekat:

Jenjang Masalah

Jenjang masalah dalam sekat

Jenjang Masalah

Penyekat PRIMER berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file

Penyekat SEKENDER berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus

Penyekat TERTIER berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus

Note: Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan, tapi biasanya dpakai adalah berwarna putih, hijau dan merah

FOLDER

Folder berisi Berkas/surat

Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif.

Ada 3 macam folder yaitu:

  1. Folder Individual, berisi arsip dari satu koresponden,perorangan atau instansi, diletakkan diposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis atau nomor.
  2. Folder Khusus, berisi arsip yang menunjukkan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi mengikuti guide sekunder (guide pembantu) dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus seperti: Aplikasi (lamaran), pertama disusun berdasarkan nama responden, jika koresponden mempunyai lebih dari satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal.
  3. Folder macam-macam, berisi arsip yang bermacam-macam koresponden, diatur berdasar nama koresponden kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, tanggal baru ada di depan. Folder ini diletakkan paling belakang ditiap-tiap alphabet atau nomor.
Folder dengan tab diatas

Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya

Huruf dan Label di Tab.
Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder.
Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca.

Daftar Arsip Aktif terdiri dari:

  1. Daftar Isi Berkas
  2. Daftar Berkas Aktif

DAFTAR ISI BERKAS

Membuat Daftar Isi Berkas DP3

Contoh penulisan DAFTAR ISI BERKAS dituliskan di setiap Folder yang ada di laci Filling Cabinet

Keterangan yang terdapat pada Daftar Isi Berkas terdiri dari :

  1. Nomor Berkas
  2. Nomor Item Arsip
  3. Kode Klasifikasi
  4. Uraian Informasi Arsip
  5. Tanggal
  6. Jumlah Item
  7. Keterangan

 Daftar ISi Berkas disimpan disetap Folder/Map Gantung

DAFTAR BERKAS

Membuat Daftar Berkas

Contoh penulisan DAFTAR BERKAS AKTIF disimpan di setiap Laci Filling Cabinet atau di Box Arsip

  
Daftar Berkas Aktif Disimpan di setiap laci yang ada di Filling Cabinet

 Keterangan yang terdapat pada Daftar Berkas terdiri dari :

  1. Nomor Berkas
  2. Kode Klasifikasi
  3. Uraian Informasi Berkas
  4. Kurun Waktu
  5. Jumlah Folder
  6. Keterangan

Contoh Praktek Menyimpan Surat yang sesuai dengan ilmu kearsipan (sistem berkas):

  1. Surat2 yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan
  2. Jika ada surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip. Setiap berkas beri nomor urut dan diberi klip dari pastik yang anti karat.
    Dalam contoh ini disebutkan bahwa penyusunan berkasnya berdasarkan Sistem Numerik, yaitu diurutkan berdasarkan nomor urut berkas
    1, 2, 3, 4, 5 , dst
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_15cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_7cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_6cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_5
  3. Dalam satu map folder berisi 1 (satu) berkas.
    Perhatikan gambar dibawah ini Berkas ke 1 tulis tab nya seperti ini:
    PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip Kementerian Hukum dan HAM
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_16
  4. dan Berkas ke 2 tulis tab nya seperti ini:
    PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip PT Perusahaan Gas Negara
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_17
  5. dan seterusnya
  6. Perhatikan di ujung kiri atas tab dituliskan nomor berkasnya
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_4Note:
    Setiap menuliskan judul tab jangan lupa sisipkan kata2:

….. Sub-sub Masalahnya …..

Nomor Kalisifikasi + Judul Sub-sub Masalahnya + Nama Berkas

Dalam contoh  ini Sub-sub Masalahnya adalah “Jadwal Retensi Arsip”

  • Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah
    Sekat kelompok tersier berwarna merah.
    Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
    Sekat Tertiernya berwarna merah, dalam contoh ini dituliskan kata-kata berikut: “PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip (JRA)”
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_22cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_23
  • Di Depan nya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder uu mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer).
    Sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
    Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah PK 03 Konsultasi Supervisi dan Implementasi Sistem Kearsipan
    Sekat Sekundernya berwarna hijau, dalam contoh ini dituliskan kata-kata berikut: “PK 03 Konsultasi Supervisi dan Implementasi Sistem Kearsipan

    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_20cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_21
  • Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Sekat kelompok primer berwarna putih.
    Disini di contohkan Pokok Masalah nya adalah PK Pembinaan Kearsipan
    Sekat Primernya berwarna putih, dalam contoh ini dituliskan kata-kata berikut: “PK Pembinaan Kearsipan
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_18cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_19Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP.  Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang menonjol yang disebut TAB.
  • Lalu Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas masukkan ke dalam folder, setelah itu simpan di map gantung
  • Masukkan ke Filling Cabinet (Lemari Arsip) letakkan  setelah sekat tertier, seperti gambar dibawah ini:
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_1
  • Filling Cabinet tersebut pastikan ada kuncinya
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_2
  • Perhatikan setiap Filling Cabinet diberi nama
    Dalam contoh ini Filling Cabinet nya diberi nama intansi dan tahun, contoh  “ANRI 2012
    Setiap Laci pada filling cabinet juga di beri nama, “Laci 1“, “Laci 2“, dst
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_24cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_8
  • Begitu juga lacinya diberi nama
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_3 copy
  • Setiap laci (berarti setiap tahun) buat DAFTAR ISI BERKAS  berupa buku di setiap laci, letakkan buku daftar isi berkas di paling depan laci filling cabinet
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_9
  • Dalam contoh ini, judul buku daftar isi berkasnya adalah:  DAFTAR ARSIP AKTIF, DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT, TAHUN ANGGARAN 2011cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_10
  • Isi buku daftar isi berkasnya adalah:  DAFTAR ARSIP AKTIF, DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT, TAHUN ANGGARAN 2011
    berisi Tabel Daftarnya seperti gambar dibawah ini:

    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_11
  • Tabel Daftar Arsip Aktif tsb bila dibesarkan jadi seperti ini:
    (Ini untuk menjawab pertanyaan Pak Setyo Edy Susanto:
    Perhatikan disini bahwa Nomor Berkas kembali ke nomor 1 di setiap Klasifikasi Anak yang berbeda, demikian juga dengan Nomor Isi Berkas kembali ke nomor 1 di setiap Berkas yang berbeda).

 

Judul berkas disesuikan dengan RKAT yang dibuat setiap tahun.

Dalam satu berkas sebaiknya mempunyai kode klasifikasi yang sama, misalnya surat undangan diklat, klasifikasinya bukan TU tapi DL karena undangannya nya adalah undangan diklat)
cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_27
cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_28cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_29

  • Didalam buku Daftar Isi Berkas dituliskan Unit kerja yang membuat, dalam contoh ini dituliskan:

    ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
    DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN
    DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT

    Keterangan dalam buku Daftar Isi Berkas meliputi:
    1. KODE KLASIFUKASI/INDEKS
    2. Uraian Informasi Berkas
    3. Nomor Berkas
    4. JUMLAH
    5. Nomor Isi Berkas
    6. URAIAN
    7. KURUN WAKTU
    8. TINGKAT PERKEMBANGAN
    9. JUMLAH
    10. Lokasi Filling Cabinet II
    (Tanda II ini artinya  adalah contoh buku daftar pada Filling Cabinet nomor II)cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_12cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_13

  • Berkas Arsip ini adalah arsip dinamis yaitu arsip aktif maka disimpan di ruangan berkas yang diberi Nama Central File
    Central File di IPB terdapat di Departemen-departemen dan Direktorat-direktorat
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_0
  • Setelah arsipnya menjadi inaktif maka pindah kan ke kotak arsip, siap untuk di pindahkan ke Record Center
    Record Center di IPB terdapat di setiap Fakultas dan Sekretariat Rektor
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_14
  • Selesai.

 


 Dalam memberkaskan arsip dikenal Prosedur A (Cara A) dan Prosedur B (Cara B).


Memberkaskan arsip Prosedur A (CARA A) adalah sebagai berikut:

  1. Pemeriksaan (Inspecting), adalah kegiatan memeriksa arsip yang akan disimpan. Bebeapa hal yang harus dicermati adalah:
    1) Apakah sudah ada diposisi simpan
    2) Apakah lampiran-lampiran (jika ada) sudah lengkap
    3) Apakah akan disatukan dengan suratnya (jika ada surat) atau dipisahkan karena bentuk fisiknya menghastuskan demikian.
  2. Pengindeksan (Indexing), adalah kegiatan menetapkan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung cara pemberkasan yang digunakan. Pada sistem alfabetis kata tangkapnya adalah nama (orang, badan usaha, nstansi dsb.). Kata tangkap pada sistem numerik adalah kode angka, kata tangkap pada organisasi yang sudah memiliki klasifikasi arsip adalah kode klasifikasi. Tata cara dalam penentuan indeks antara lain:
    1) Indeks harus singkat, jelas mewakli isi arsip
    2) Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
    3) Kata yang digunakan harus sudah lazim
    4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
    5) Indeks harus kata benda atau yang dibendakan
  3. Pengkodean (Coding), adalah kegatan pemberian tanda atau kode yang mewakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling pas dalam fle. Dengan kode tersebut petugas dapat mensortir atau menempatkan arsip sesuai kelompoknya.
  4. Pembuatan tunjuk silang (Cross reference).
    Tunjuk silang dipergunakan apabila:
    1) Ada arsip yang mempunyai 2 masalah atau lebih
    2) Apabila ada pergantian nama (orang, organisasi atau perusahaan, nama tempat dsb.)
    3) Jika ada surat yang lampirannya bukan merupakan surat, seperti: disket, buku dsb.
    Tunjuk silang pada dasarnya merupakan catatan agar dapat memperoleh informasi arsip baik secara langsung (intern file) ataupun tidak langsung (antar file).
    Tunjuk silang langsung adalah menunjukkan keterkaitan informasi arsip dari file itu sendiri (intern file) karena file tersebut dipandang perlu menggunakan tanda (X), atyau dengan istilah “Lihat (See)”.
    Tunjuk silang tidak langsung menunjukkan keterkaitan informasi arsip dengan file atau berkas lain, biasanya menggunakan tanda (XX), atau dengan istilah lihat juga (See also),
    Contoh: Surat dari ANRI tentang Diklat Kearsipan yang ditunjukan kepada suatu instansi dapat dikenal dengan: Diklat Kearsipan (sebagai subyek) atau dengan ANRI (asal arsip).
Tunjuk Silang

Contoh penulisan Tunjuk Silang

  • Penyortiran (sortir), yaitu kegiatan menyimpan surat aslinya saja yang mempunyai tanda tangan basah, yang copy an nya boleh dibuang.  Atau jika semuanya copy an maka sisakan satu saja surat yang sama untuk disimpan sedangkan surat yang lainnya yang sama segera dibuang.  Surat/berkas yang subjek dan tahun nya sama dijadikan satu.
  • Pembuatan Label (labeling), yaitu kegiatan menempelkan label merk Tom & Jerry yang sudah ditulis kata tangkap atau indeks atau tanda pengenal berkas atau judul berkas nya pada folder,  serta menempelkan label merk Tom & Jerry pada tab sekat primer, tab sekat sekunder, tab sekat tertier dan tab folder.
  • Pemberkasan (filling) yaitu kegiatan penyimpanan berkas kedalam filling cabinet, sesuai kan letak berkasnya dengan sekat tertier, sekunder, dan primernya.

Memberkaskan arsip Prosedur B (CARA B) adalah sebagai berikut:

  1. Membaca isi surat, untuk menentukan isi ringkas
  2. Pemeriksaan (Inspecting), adalah kegiatan memeriksa arsip yang akan disimpan.
    Beberapa hal yang harus dicermati adalah:
    1) Apakah sudah ada diposisi simpan
    2) Apakah lampiran-lampiran (jika ada) sudah lengkap
    3) Apakah akan disatukan dengan suratnya (jika ada surat) atau dipisahkan karena bentuk fisiknya menghastuskan demikian.
  3. Penentuan Indeks subjek , kode klasifikasi arsip (KKA), dan tahun
    1) Arsip disusun berdasarkan Subjek, tentukan indeks subjek nya
    2) Tentukan Kode Klasifikasi nya
    3) Arsip disusun berdasarkan Tahun

Contoh arsip-arsip yang disimpan dalam 1 berkas

Note: jangan lupa Menuliskan KKA (Kode Klasifikasi Arsip), Indeks Subjek dan Tahun berkasnya pada TAB FOLDER.


Contoh penulisan Label pada Penyekat Primer, Sekunder dan Tertier serta Folder tentang CUTI TAHUNAN:

  1. Pada Folder 1 dituliskan “851 Cuti Tahunan Th. 2012”, artinya folder ini berisi semua surat tentang Cuti Tahunan yang dibuat pada tahun 2012
  2. Pada Folder 2 dituliskan “851 Cuti Tahunan Th. 2013”, artinya folder ini berisi semua surat tentang Cuti Tahunan yang dibuat pada tahun 2013
  3. Pada Folder 3 dituliskan “851 Cuti Tahunan Th. 2014”,  artinya folder ini berisi semua surat tentang Cuti Tahunan yang dibuat pada tahun 2014
    Tahun yang lebih muda diletakkan paling depan
  4. Pada Sekat Tertier (w. merah) dituliskan “851 CUTI TAHUNAN”
  5. Pada Sekat Sekunder (w. hijau) dituliskan “850 MUTASI”
  6. Pada Sekat Primer (w. putih) dituliskan “800 KEPEGAWAIAN”
    Contoh: Cuti Tahunan

Contoh penulisan Label pada Penyekat Primer, Sekunder dan Tertier serta Folder tentang PERJALANAN DINAS:

  1. Pada Folder 1 dituliskan “090 Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado 2013”, artinya folder ini berisi semua surat yang berkaitan dengan Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado pada tahun 2013, dari awal sampai selesai
  2. Pada Folder 2 dituliskan “090 Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makasar 2013”, artinya folder ini berisi semua surat yang berkaitan dengan dengan Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makasar tahun 2013, dari awal sampai selesai
  3. Abjad yang lebih awal iletakkan paling depan
  4. Pada Sekat Tertier (w. merah) tidak ada
  5. Pada Sekat Sekunder (w. hijau) dituliskan “090 PERJALANAN DINAS”
  6. Pada Sekat Primer (w. putih) dituliskan “000 UMUM”

Note: Sekat Tertier tidak selalu harus ada, jadi bisa saja folder diletakkan langsung setelah sekat sekunder, tergantung JRA nya.
Contoh: Perjalanan Dinas

Contoh penulisan Label pada Penyekat Primer, Sekunder dan Tertier serta Folder tentang BERKAS TES KESEHATAN:

  1. Pada Folder 1 dituliskan “812 Berkas Tes Kesehatan 2011”, artinya folder ini berisi kumpulan surat yang berkaitan dengan Tes Kesehatan pada tahun 2011, dari awal sampai selesai
  2. Pada Folder 2 dituliskan “812 Berkas Tes Kesehatan 2012”, artinya folder ini berisi kumpulan surat yang berkaitan dengan Tes Kesehatan pada tahun 2012, dari awal sampai selesai
  3. Abjad yang lebih awal iletakkan paling depan
  4. Pada Sekat Tertier (w. merah) dituliskan “812 PENGUJIAN KESEHATAN”
  5. Pada Sekat Sekunder (w. hijau) dituliskan “810 PENGADAAN”
  6. Pada Sekat Primer (w. putih) dituliskan “800 KEPEGAWAIAN”

Sekat Berkas Tes Kesehatan yang diurut berdasarkan Tahun
Sekat Tugas Belajar a.n. Pegawai

 

 

 

Penulis: Anita Handayani