Cara Pengurusan Surat Menjadi Arsip (Lengkap)

Pengurusan Surat Menjadi Arsip

Pengurusan Surat Menjadi Arsip

Pengurusan Surat Menjadi Arsip

Pengurusan Surat Menjadi Arsip

Surat setelah diberi nomor register barulah resmi menjadi arsip !

Sistem Pengurusan Surat:

A. Sistem Agenda

Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana pencatatan surat masuk dan surat keluar secara kronologis sesuai dengan kedatangan surat masuk dan dikirimnya surat keluar.  Buku agenda digunakan sebagai alat untuk penemuan kembali surat.

Ciri Sistem Agenda:

  1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara terpisah
  2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yg saling terkait (jawab menjawab) tdk dlm satu berkas.
  3. Surat masuk disimpan secara terpisah dg copy (tindasan) surat keluarnya.
  4. Hal terpenting untuk dimasukkan ke dalam buku agenda adalah nomor urut (bukan berdasarkan pokok masalah atau klasifikasi arsip).
  5. Nomor urut dlm 1 tahun dimulai dg nomor 1, tahun berikutnya dimulai lagi dg nomor 1 kembali, dst.
  6. Bila buku agenda, baik untuk surat masuk maupun keluar, sudah terisi penuh maka  diganti dg buku yg baru.
  7. Penulisan nomor berlanjut dari buku yg lama kepada buku yg baru dalam 1 tahun.
    ContohBUKU AGENDA SURAT MASUKbila sudah dikumpulkan

    Contoh Buku Agenda Surat Masuk bila sudah dikumpulkan

    Buku Agenda Surat Masuk

    Kolom isian pada Buku Agenda Surat Masuk

    Buku Agenda Surat Keluar

    Kolom isian pada Buku Agenda Surat Keluar

Keuntungan sistem agenda :

  1. Tidak menggunakan banyak sarana/lebih efisien
  2. Pencatatan sederhana

Kelemahannya sistem agenda :

  1. Sulit dilakukan penyusutan arsip karena pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara terpisah
  2. Sulit dilakukan pencarian surat
  3. Sulit dalam penyusutan

B. Sistem Pola Baru Kearsipan/Sistem Kartu Kendali

Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dan lembar pengantar sebagai sarana pencatatan surat biasa dan rahasia

Ciri Sistem Kartu Kendali:

  1. Ada perbedaan pencatatan untuk surat penting, biasa dan surat rahasia
  2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yg saling terkait (jawab menjawab) disimpan dlm satu berkas.
  3. Kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dibuat rangkap 3
    KK1 disimpan di bagian pencatatan sbg pengganti bk agenda.
    KK2 disimpan di bagian penataan sbg pengganti buku ekspedisi / ditata berdasar kode klasifikasi.
    KK3 disimpan di unit pengolah.

    Contoh Form Isian pada Kartu Kendali

    Contoh Form Isian pada Kartu Kendali

    Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau Surat Rahasia

    Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa atau Surat Rahasia

Keuntungan sistem kartu kendali:

  1. Penelusuran surat mudah dilakukan
  2. Penyusutan arsip mudah dilakukan

Kelemahannya sistem kartu kendali:

  1. Kartu kendali berupa lembaran sehingga mudah hilang
  2. Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat maka pemberian klasifikasi surat menjadi tidak tepat

C. Sistem Takah/Sistem Tata Naskah

yaitu sistem pengelolaan surat yang menggunakan berbagai sarana pendukung seperti buku agenda surat masuk/surat keluar, map takah, buku takah, buku indeks persoalan, lembar catatan, buku ekspedisi, kartu pemeriksaan peredaran takah.

Pendisposisian surat:

  1. Untuk memberikan wewenang dan tugas kpd bawahan sesuai dgn instruksi yg ada di dalamnya.
  2. Diperlukan formulir / lembar disposisi.
    Apabila surat perlu koordinasi segera dgn pihak lain dapat di foto copi dan diberi stempel disposisi.

Prosedur dan Tata Kerja, faktor-faktor yg harus diperhatikan :

  1. Kecenderungan pimpinan ingin mengetahui semua informasi shg menyebabkan keterlambatan pemrosesan surat
  2. Sosialisasi dan penjelasan prosedur kerja agar tujuan pengurusan surat tercapai
  3. Pendisposisian surat yg disampaikan lebih dari satu unit kerja/ pejabat, maka perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yg berlaku.à pertimbangannya penggandaan & duplikasi bertambah menyebabkan tdk terjaminnya informasi.

    Lembar Disposisi

    Form Lembar Disposisi

Prosedur Pengurusan Surat Masuk:

  1. Penerimaan
  2. Pengarahan
  3. Pencatatan
  4. Pendistribusian

Perencanaan pengurusan Surat Keluar, hal-hal yg harus diperhatikan :

  1. Azas yg digunakan
  2. Batas waktu menjawab surat
  3. Pendelegasian wewenang
  4. Penulisan tanggal surat
  5. Faktor Pengamanan
  6. Pengiriman Surat

Azas yang digunakan:

  1. Untuk organisasi kecil sebaiknya menggunakan azas sentralisasi.
  2. Sedangkan organisasi yn besar menggunakan desentralisasi dalam perencanaan pengurusan surat keluarnya.

Batas waktu menjawab surat:

  1. Ketertiban unit kerja yg menjawab surat
  2. Pentingnya tidaknya informasi yg ada
  3. Perhatikan tanggal penerimaan surat

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk:

  1. Menerima surat yang telah ditandatangani dari unit-unit kerja
  2. Memilah surat menjadi surat rahasia, surat penting dan surat biasa
  3. Meneliti surat untuk melihat segala kelengkapan seperti: format surat, tandatangan dsb
  4. Pengetikan tanggal surat sesuai dengan tanggal pengiriman
  5. Pemberian stempel
  6. Pemilihan sampul sesuai jenis, ukuran dan tipe surat yang dikirim
  7. Penyimpanan tindasan surat keluar
  8. Memasukan surat ke dalam sampul dan menandai sampul sesuai dengan derajat pengirimannya

Link Terkait:

  1. Cara Menghitung Angka Kredit oleh Arsiparis Tingkat Ahli
  2. Form Buku Agenda Surat Keluar
  3. Form Buku Agenda Surat Masuk
  4. Form Daftar Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
  5. Form Surat Dinas di Perguruan Tinggi
  6. Foto Kunjungan ke ANRI Jakarta
  7. Pengelolaan Arsip Statis (Lengkap)
  8. Prosedur Pemberkasan Arsip (Lengkap)
  9. Tahapan Penyerahan Arsip Statis (Lengkap)

Sumber: Catatan pribadi setelah mengikuti Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli di IPB
Update 11 Juni 2016, 26 Juli 2016
Penulis: Anita Handayani