PEMUSNAHAN ARSIP
Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 PENYUSUTAN ARSIP adalah merupakan kegiatan PENGURANGAN JUMLAH ARSIP dengan cara:
- Pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
- Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna
- Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Prosedur Pemusnahan Arsip:
- Pemeriksaan —-> JRA
- Pendaftaran. memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. Satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan
- Pembentukan Panitia Pemusnahan.
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun.
Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip - Penilaian dan Persetujuan
Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota- Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK
- Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN
- Pembuatan Berita Acara
- Pelaksanaan pemusnahan :
– dicacah
– dibakar
– menggunakan bahan kimia
– di daur ulang
Catatan:
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan
Ketentuan Pemusnahan Arsip:
- Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip
- Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan organisasi
- Tidak mempunyai nila iguna bagi kepentingan nasional
- Tidak ada perundang-undangan yang melarang
- Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses
- Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Nilai guna Arsip:
- Nilai guna Primer : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi.
- Nilai guna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & / atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional.
Contoh bentuk formulir Pemusnahan Arsip:
Link Terkait:
File Downlaod dalam bentuk pdf:
File Download dalam bentuk Power Point:
Penulis: Anita Handayani
Leave a Reply