PEMUSNAHAN ARSIP

Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 PENYUSUTAN ARSIP adalah merupakan kegiatan PENGURANGAN JUMLAH ARSIP dengan cara:

Pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna
Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Prosedur Pemusnahan Arsip:

Pemeriksaan —-> JRA
Pendaftaran. memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. Satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan
Pembentukan Panitia Pemusnahan.
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun.
Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip
Penilaian dan Persetujuan
Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
- Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK
- Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN
Pembuatan Berita Acara
Pelaksanaan pemusnahan :
– dicacah
– dibakar
– menggunakan bahan kimia
– di daur ulang

Catatan:
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan

Ketentuan Pemusnahan Arsip:

Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip
Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan organisasi
Tidak mempunyai nila iguna bagi kepentingan nasional
Tidak ada perundang-undangan yang melarang
Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses
Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Nilai guna Arsip:

Nilai guna Primer : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi.
Nilai guna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & / atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional.