DIKLAT OTOMASI ARSIP

Berikut adalah catatan saya ketika mengikuti Diklat Otomasi Arsip yang diadakan oleh Unit Arsip IPB pada hari selasa 28 Oktober 2014 kemarin.

Materi Diklat berjudul OTOMASI KEARSIPAN yang disampaikan oleh:
Nama : Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI
Pendidikan : S2 Sistem Informasi, UniversitasGunadarma
Jabatan : Pranata Komputer Madya
Bekerja sebagai :
– Dosen pada STMIK Bani Saleh – Bekasi (2001 – Sekarang)
– Staf Arsip Nasional RI (2006 – Sekarang)

Dalam presentasinya dikatakan bahwa: Universitas Airlangga SIKD nya sudah online, alamatnya: http://sik.unair.ac.id/

Jika sudah melakukan scan arsip penting, segera buat berita acaranya. Sehingga arsip yang sudah di alih mediakan tersebut bisa dijadikan alat bukti jika diperlukan.

SASARAN OTOMASI KEARSIPAN

  1. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien;
  2. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah;
  3. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel;
  4. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien;
  5. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP

  1. Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya.
  2. Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).

MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN

  1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
    Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.
  2. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
    Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
    Meningkatkan pelayanan publik.

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

  1. Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang.
  2. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance.

PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

  1. Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured) ke dalam sistem kearsipan
  2. Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
  3. “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem
  4. Pencatatan / registrasi
  5. Klasifikasi
  6. Penyimpanan dan penanganan
  7. Akses
  8. Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)
  9. Pelaksanaan penyusutan
  10. Dokumentasi proses manajemen arsip

INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN
DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

A. INSTRUMEN PRINSIP:
1) Klasifikasi Arsip
2) Jadwal Retensi Arsip
3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:
1) Thesaurus
2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya

C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:
1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi
2) Analisis Resiko ‘Bisnis’
3) Aturan Pendelegasian
4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

Modul pengelolaan arsip statis

Modul Pengelolaan Arsip Aktif

Modul pengelolaan arsip statisterima_kasih_semoga_bermanfaatModul Pengelolaan Arsip AktifBerikutnya adalah:

  1. Penjelasan tentang apa itu SIKD, dan apa gunanya bagi arsip dinamis / arsip aktif (surat menyurat)
  2. Instalasi aplikasi SIKD berbasis web dengan database mysql
  3. Cara input arsip dinamis di aplikasi SIKD
  4. Universitas Airlangga SIKD nya sudah online, alamatnya: http://sik.unair.ac.id/

File download:

  1. Otomasi_Kearsipan_oleh_irwanto_eko_saputro
  2. Tentang_SIKD
  3. Manual_Instalasi_SIKD_New
  4. Manual_Penggunaan_SIKD_Untuk_Pengguna
  5. Manual_Penggunaan_SIKD_Untuk_Administrator