Cara Menyimpan Arsip Dinamis
dengan Sistem Berkas
pengurusan_surat_menjadi_arsip

cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_25Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum’at pagi tanggal 14 November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Pemberkasan arsip ini bernama Novi Elita, yaitu arsiparis yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6. Saya senang sekali karena diterima dengan baik dan ramah.

Berikut saya sajikan cara penyimpanan berkas arsip dinamis (arsip aktif) yang dilakukan oleh Direktorat Kearsipan Pusat ANRI yang patut kita contoh karena penyimpanan arsipnya ada dalam satu berkas yang bercerita dari awal sampai akhir arsip itu tercipta.

Alur Pengurusan Surat Menjadi Arsip:pengurusan_surat_menjadi_arsipAlur Pemberkasan:

alur_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkasskema_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkasCara Menyimpan Arsip Dinamis (Arsip Aktif) dengan Sistem Berkas:
(Cara Memberkaskan Arsip)

  1. Surat2 yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan
  2. Jika ada surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip. Setiap berkas beri nomor urut
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_15cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_7 cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_6 cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_5
  3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas. Perhatikan gambar dibawah ini
    Berkas ke 1 tulis tab nya seperti ini:
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_16
  4. dan Berkas ke 2 tulis tab nya seperti ini:
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_17
  5. dan seterusnya
  6. Perhatikan di ujung kiri atas tab dituliskan nomor berkasnya
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_4Note:
    Setiap menuliskan judul tab jangan lupa sisipkan kata2:

    ….. Sub-sub Masalahnya …..

    Nomor Kalisifikasi + Judul Sub-sub Masalahnya + Nama Berkas

    Dalam hal ini Sub-sub Masalahnya adalah Jadwal Retensi Arsip

  7. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah
    Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.
    Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip (JRA)cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_22cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_23
  8. Di Depan nya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder uu mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer).
    Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
    Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah
    PK 03 Konsultasi Supervisi dan Implementasi Sistem Kearsipan
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_20cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_21
  9. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat kelompok primer berwarna putih.
    Disini di contohkan Pokok Masalah nya adalah PK Pembinaan Kearsipan
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_18cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_19Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP.Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang disebut TAB.
  10. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip seperti ini:
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_1
  11. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_2
  12. Perhatikan setiap Filling Cabinet diberi nama
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_24cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_8
  13. Begitu juga lacinya diberi nama
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_3 copy
  14. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_9
  15. Dalam contoh inni, judul bukunya adalah:

    DAFTAR ARSIP AKTIF, DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT, TAHUN ANGGARAN 2011

    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_10

  16. Tabel Daftarnya seperti ini:

    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_11
  17. Tabel Daftar Arsip Aktif tsb bila dibesarkan jadi seperti ini:
    (Ini untuk menjawab pertanyaan Pak Setyo Edy Susanto:
    Perhatikan disini bahwa Nomor Berkas kembali ke nomor 1 di setiap Klasifikasi Anak yang berbeda, demikian juga denganNomor Isi Berkas kembali ke nomor 1 di setiap Berkas yang berbeda). Judul berkas disesuikan dengan RKAT yang dibuat setiap tahun. Dalam satu berkas sebaiknya mempunyai kode klasifikasi yang sama, misalnya surat undangan diklat, klasifikasinya bukan TU tapi DL karena undangannya nya adalah undangan diklat)
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_27
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_28cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_29
  18. Isinya dalah sebagai berikut:
    DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN 2013:
    1. Kode Klasifikasi/Indeks
    2. Uraian Informasi Berkas
    3. Nomor Berkas
    4. JULAH
    5. Nomor Isi Berkas
    6. URAIAN
    7. KURUN WAKTU
    8. Tngkat Perkembanga
    9. JUMLAH
    10. Lokasi Filling Cabinet II
    (Ini adalah contoh buku daftar pada Filling Cabinet nomor II)cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_12cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_13
  19. Arsip dinamis (arsip aktif) disimpan di ruangan yang diberi Nama Central File
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_0
  20. Setelah arsipnya menjadi in-aktif maka pindah kan ke kotak arsip
    cara_menyimpan_arsip_dinamis_dengan_sistem_berkas_14
  21. Selesai.

Copyright © Anita Handayani (http://anitanet.staff.ipb.ac.id)