JADWAL RETENSI ARSIP
(JRA)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
TAHUN 2014
- SUBSTANTIF
KO DE | JENIS ARSIP | JANGKA WAKTU SIMPAN | NILAI GUNA | KETERANGAN | ||||
AKTIF | INAKTIF | |||||||
PP | PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN | |||||||
PP.00 | Penerimaan mahasiswa baru | |||||||
00 | Daya tampung mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Kepanitiaan PMB (nama, tugas, notulen, pelaksanaan, surat) | 2 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
02 | Administrasi pendaftaran dan seleksi mahasiswa baru | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Daftar calon mahasiswa | |||||||
01 | Tes masuk | |||||||
02 | Hasil penilaian tes mahasiswa baru | |||||||
03 | Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima | |||||||
03 | Naskah soal tes PMB | 1 tahun setelah pelaksanaan | – | Administrasi | Musnah | |||
04 | Penetapan mahasiswa yang diterima | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Permanen | |||
05 | Orientasi mahasiswa baru | |||||||
00 | Sertifikat/piagam/surat keterangan | 1 tahun | 4 tahun | Administrasi | Selama menjadi mahasiswa | |||
01 | Administrasi penyelenggaraan | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
02 | Laporan orientasi | 1 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
06 | Berkas pendaftaran | |||||||
00 | Yang diterima | 1 tahun | – | Administrasi | Selama menjadi mahasiswa | |||
01 | Yang tidak diterima | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
07 | Data mahasiswa yang diterima | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Permanen | |||
08 | Mahasiswa asing | Selama menjadi mahasiswa | 3 tahun | Pendidikan | Permanen s.d. mahasiswa lulus maksimal 6 tahun | |||
00 | Registrasi | |||||||
01 | Rekomendasi | |||||||
02 | Pertukaran mahasiswa | |||||||
03 | Personal file | |||||||
PP.01 | Registrasi mahasiswa | |||||||
00 | Registrasi administrasi | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Bukti pembayaran pendidikan | |||||||
01 | Kartu mahasiswa dan daftar NIM | |||||||
01 | Daftar ulang mahasiswa lama | Selama menjadi mahasiswa | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | FRS | |||||||
01 | KRS | |||||||
02 | KHS | |||||||
03 | IRS | |||||||
02 | Daftar registrasi mahasiswa baru | Selama menjadi mahasiswa | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | FRS | |||||||
01 | KRS | |||||||
02 | KHS | |||||||
03 | IRS | |||||||
03 | Daftar registrasi mahasiswa reguler dan non reguler | Selama menjadi mahasiswa | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | FRS | |||||||
01 | KRS | |||||||
02 | KHS | |||||||
03 | IRS | |||||||
PP.02 | Perkuliahan | |||||||
00 | Jadwal perkuliahan | |||||||
00 | Administrasi penyusunan/Jadwal/perkuliahan | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
01 | Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap) | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Daftar kehadiran | |||||||
00 | Mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Dosen | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
02 | Laporan kehadiran | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
03 | Pelayanan data kehadiran | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
02 | Daftar mahasiswa peserta mata kuliah | Selama aktif kuliah | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
PP.03 | Kurikulum | |||||||
00 | Kalender akademik | |||||||
00 | Administrasi penyusunan kalender akademik | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
01 | Penetapan kalender akademik | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
02 | Pendistribusian | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
01 | Administrasi pelaksanaan kurikulum | |||||||
00 | Buku pedoman akademik | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
01 | Katalog IPB, katalog fakultas/program studi | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Prasyarat mata kuliah | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
03 | Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB) | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
04 | Silabus | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
05 | GBPP | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
06 | SAP (kuliah dan praktikum) | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
07 | Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Bahan ajar / media pembelajaran / modul | |||||||
00 | Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
01 | Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
02 | Pengembangan proses belajar mengajar | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
03 | Modul perkuliahan / praktikum | 2 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
03 | Evaluasi dan pengembangan kurikulum | |||||||
00 | Penetapan kurikulum baru | Selama masih berlaku | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
PP.04 | Program studi | |||||||
00 | Administrasi penyelenggaraan program studi | |||||||
00 | Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru | Selama masih berlaku | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
01 | Penolakan usulan pembukaan program studi baru | 1 tahun | 2 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
01 | Evaluasi dan tindak lanjut | 2 tahun | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
PP.05 | Evaluasi mahasiswa | |||||||
00 | Ujian tengah semester | |||||||
00 | Administrasi ujian tengah semester | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Nilai hasil ujian tengah semester | Selama aktif kuliah | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
01 | Ujian akhir semester | |||||||
00 | Administrasi ujian akhir semester | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Nilai hasil ujian akhir semester | Selama aktif kuliah | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Tugas akhir (penelitian, skripsi, tesis, disertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang) | |||||||
00 | Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa | 1 tahun setelah ujian | 2 tahun | Administrasi | Musnah, kecuali tugas akhirnya | |||
01 | Nilai tugas akhir | 1 tahun setelah ujian | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
PP.06 | Kelulusan (yudisium) | |||||||
00 | Administrasi kelulusan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Penetapan kelulusan | 1 tahun | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Ijazah dan transkrip | |||||||
00 | Berkas pegusulan pengadaan blanko | 1 tahun | Administrasi | Musnah | ||||
01 | Duplikat ijazah dan transkrip | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Surat keterangan pengganti ijazah dan transkrip | 1 tahun | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
03 | Buku induk nomor registrasi lulusan | 1 tahun | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
03 | Wisuda (pendaftaran, pelaksanaan, pasca wisuda) | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PP.07 | Dosen | |||||||
00 | Pengajaran | |||||||
00 | Daftar hadir mengajar | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
01 | Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Laporan realisasi pengajaran | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
01 | Evaluasi mahasiswa terhadap dosen | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
02 | Pembimbingan dan pengujian mahasiswa | |||||||
00 | Dosen pembimbing akademik | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
01 | Dosen pembimbing tugas akhir | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
02 | Dosen penguji ujian semester | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
03 | Dosen penguji ujian tugas akhir | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
04 | Dosen pendamping asistensi | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
PP.08 | Penunjang pendidikan | |||||||
00 | Administrasi pelaksana kegiatan (laboratorium, perpustakaan, unit arsip, kebun percobaan, studio, bengkel, asrama, UPT, poliklinik, unit keamanan, unit pengadaan, dll) | 2 tahun | 1 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Ketentuan pemakaian | S.d. tidak berlaku | 2 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Olahraga dan seni | 2 tahun | 1 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PP.09 | Alumni | |||||||
00 | Registrasi alumni | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Organisasi alumni | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
02 | Program kegiatan alumni | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
03 | Penelusuran alumni | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
04 | Laporan perkembangan alumni | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
PP.10 | Evaluasi pendidikan | |||||||
00 | Rencana evaluasi | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
01 | Pelaksanaan evaluasi | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
02 | Hasil dan tindak lanjut | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
03 | Pelaporan | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
PP.11 | Akreditasi | |||||||
00 | Akreditasi institusi | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
01 | Akreditasi unit kerja/fakultas/departemen | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
02 | Akreditasi program studi | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
KM | KEMAHASISWAAN | |||||||
KM.00 | Status mahasiswa | |||||||
00 | Cuti mahasiswa | 1 tahun | 2 tahun | Adminsitrasi | Musnah | |||
01 | Putus kuliah dan DO | 2 tahun | 3 tahun | Adminsitrasi | Dinilai kembali | |||
02 | Perpanjangan masa studi | 2 tahun | 3 tahun | Adminsitrasi | Dinilai kembali | |||
03 | Laporan status mahasiswa | 1 tahun | 2 tahun | Adminsitrasi | Permanen | |||
04 | Mutasi mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Adminsitrasi | Dinilai kembali | |||
05 | Skorsing, dll | 2 tahun | 3 tahun | Adminsitrasi | Dinilai kembali | |||
KM.01 | Dispensasi tidak mengikuti kuliah | 1 tahun | 2 tahun | Adminsitrasi | Musnah | |||
KM.02 | Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa | |||||||
00 | Beasiswa | |||||||
00 | Ketentuan beasiswa | s.d. tidak berlaku | 4 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Tawaran beasiswa | 2 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
02 | Daftar calon penerima beasiswa | 2 tahun | 1 tahun | Administrasi | Musnah | |||
03 | Seleksi calon penerima beasiswa | 2 tahun | 1 tahun | Administrasi | Musnah | |||
04 | Penetapan penerima beasiswa | Selama masih menerima | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
05 | Perpanjangan beasiswa | Selama masih menerima | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
01 | Keringanan SPP | Selama masih menerima | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
02 | Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi, dll) | s.d. tidak berlaku | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
KM.03 | Organisasi mahasiswa | |||||||
00 | Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF) | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Proses pembentukan pengurus | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
02 | Pengangkatan pengurus | 1 tahun setelah penggantian pengurus | 2 tahun | Administrasi | Permanen | |||
03 | Laporan pelaksanaan kegiatan | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
KM.04 | Himpunan orangtua mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
KM.05 | Kegiatan mahasiswa (umum, agama, sosial dll) | |||||||
00 | Proses usulan sampai dengan laporan kegiatan mahasiswa yang diterima | 1 tahun setelah diperiksa | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang ditolak | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
KM.06 | Lomba kegiatan kemahasiswaan lokal/nasional/internasional | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Permanen | |||
KM.07 | Pengembangan seni, budaya, dan olah raga | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
KM.08 | Mahasiswa berprestasi | |||||||
00 | Administrasi pendaftaran dan seleksi | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Penetapan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Permanen | |||
KM.09 | Mahasiswa meningal dunia | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
KM.10 | Berkas perorangan mahasiswa | Selama masih aktif kuliah | 3 tahun | Administrasi | Musnah, kecuali KHS dan KRS | |||
00 | Kartu induk mahasiswa | |||||||
01 | Kartu mahasiswa | |||||||
02 | Kartu peserta kuliah | |||||||
03 | Kartu tanda anggota perpustakaan | |||||||
04 | Kartu Rencana Studi (KRS) | |||||||
05 | Kartu Hasil Studi (KHS) | |||||||
06 | Kartu daftar ulang | |||||||
07 | Kartu Tanda Registrasi administrasi Mahasiswa (KTRM) | |||||||
08 | Surat Keterangan ijin/tugas belajar | |||||||
| ||||||||
PN | PENELITIAN | |||||||
PN.01 | Penawaran penelitian | 2 tahun | 1 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Perencanaan penelitian | |||||||
00 | Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, proposal penelitian, surat ijin penelitian) | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Proposal ditolak | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
PN.02 | Laporan dan evaluasi hasil penelitian | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
PN.03 | Penyebaran hasil penelitian | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
PN.04 | Forum komunikasi penelitian dan pengembangan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PN.05 | Data statistik penelitian | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
PN.06 | Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil penelitian | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
PN.07 | Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian, dan pengembangan | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
PM | PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT | |||||||
PM.00 | Penyuluhan | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
PM.01 | Bantuan sosial | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
PM.02 | Konsultasi | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PM.03 | Kuliah Kerja Nyata (KKN) | |||||||
00 | Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Piagam/sertifikat KKN | Setelah dilaksanakan | – | Administrasi | – | |||
PM.04 | Penemuan teknologi terbarukan | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
DT | TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI | |||||||
DT.00 | Majelis Wali Amanah (MWA) | 5 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
DT.01 | Senat Akademik (SA) | 5 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
DT.02 | Dewan Guru Besar (DGB) | |||||||
00 | Komisi Guru Besar | |||||||
00 | Proses pengangkatan Komisi Guru Besar | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
01 | Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan | 5 tahun | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
DT.03 | Perencanaan, program kerja, pembinaan, penilaian, pengembangan Komisi Guru Besar | 5 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
DT.04 | Badan Penjamin Mutu Akademik | 5 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
DT.05 | Badan/Kantor Audit Internal | 5 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
AK | DATA DAN INFORMASI AKADEMIK | |||||||
AK.00 | Data akademik | |||||||
00 | Data kepakaran | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
01 | Data lulusan mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
02 | Data mahasiswa asing dan Program Darma | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
AK.01 | Data mahasiswa | |||||||
00 | Data prestasi mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
01 | Data inventori mahasiswa | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
02 | Data nilai akhir/transkrip | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
03 | Data mahasiswa asing | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
AK.02 | Statistik Perguruan Tinggi | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
AK.03 | Informasi akademik | |||||||
00 | Profil lembaga | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
01 | Publikasi dan informasi akademik | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
02 | Buku pedoman akademik | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
03 | EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri) | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
04 | Buku wisuda | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
05 | Buku dies natalis | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Permanen | |||
|
||||||||
HK | HUKUM | |||||||
HK.00 | Peraturan/Keputusan/Instruksi (meliputi, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah) | Selama berlaku | 5 tahun | Hukum | Permanen | |||
00 | Peraturan Rektor/Koordinator Kopertis | |||||||
01 | Keputusan Rektor/Koordinator Kopertis | |||||||
02 | Keputusan/peraturan pejabat lainnya | |||||||
03 | Dan lain-lain | |||||||
HK.01 | Instrumen hukum (meliputi draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah) | |||||||
00 | Standar/Pedoman | Selama berlaku | 3 tahun | Hukum | Permanen | |||
01 | Prosedur Kerja/Juklak/Juknis | 1 tahun setelah diperbaharui | 4 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
02 | Surat Edaran | 1 tahun setelah diperbaharui | 4 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
03 | MOU, kontrak, kerjasama | S.d. kontrak / perjanjian berakhir | 2 tahun | Hukum | Permanen | |||
HK.02 | Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern) | |||||||
00 | UU, PP pengganti UU, PP, Perpres, Permen (meliputi, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, risalah) | Sampai dengan diundangkan | 3 tahun | Hukum | Permanen | |||
01 | Undang-Undang | Sampai dengan tidak berlaku | 2 tahun | Hukum | Musnah | |||
02 | Peraturan Pemerintah pengganti Undang-Undang | Sampai dengan tidak berlaku | 2 tahun | Hukum | Musnah | |||
03 | Peraturan Pemerintah | Sampai dengan tidak berlaku | 2 tahun | Hukum | Musnah | |||
04 | Peraturan dan Keputusan Presiden | Sampai dengan tidak berlaku | 2 tahun | Hukum | Musnah | |||
05 | Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen | Sampai dengan tidak berlaku | 2 tahun | Hukum | Musnah | |||
06 | Dan lain-lain | |||||||
HK.03 | Sosialisasi atau penyuluhan hukum | 1 tahun setelah pelaksanaan | 2 tahun | Hukum | Musnah | |||
00 | Sosialisasi | |||||||
01 | Penyuluhan | |||||||
02 | Pembinaan hukum | |||||||
HK.04 | Bantuan dan konsultasi hukum (berkas-berkas bantuan/konsultasi hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara, dan Agama) | 2 tahun | 2 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Kasus/Sengketa Hukum Pidana | Sampai berkekuatan hukum tetap | 3 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran | |||||||
01 | Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis | |||||||
02 | Berkas pembelaan dan bantuan hukum | |||||||
03 | Telaahan hukum dan opini hukum | |||||||
01 | Kasus/Sengketa Hukum Perdata | Sampai berkekuatan hukum tetap | 3 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata | |||||||
01 | Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis | |||||||
02 | Berkas pembelaan dan bantuan hukum | |||||||
03 | Telaahan hukum dan opini hukum | |||||||
02 | Kasus/Sengketa Hukum Tata Usaha Negara | Sampai berkekuatan hukum tetap | 3 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara | |||||||
01 | Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis | |||||||
02 | Berkas pembelaan dan bantuan hukum | |||||||
03 | Telaahan hukum dan opini hukum | |||||||
03 | Kasus/Sengketa Hukum Agama | Sampai berkekuatan hukum tetap | 3 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
HK.05 | Perizinan | S.d. izin diperbaharui | 2 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Berkas perizinan sejak permohonan sampai diterbitkannya surat izin | |||||||
HK.06 | Sertifikasi dan paten | S.d. tidak berlaku | 2 tahun | Hukum | Permanen | |||
00 | Sertifikasi | |||||||
01 | Hak paten | |||||||
02 | Hak atas kekayaan intelektual (HAKI) | |||||||
OT | ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN | |||||||
OT.00 | Statuta | 2 tahun | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
OT.01 | Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis | 1 tahun setelah diperbaharui | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
OT.02 | Tata laksana organisasi | 1 tahun setelah diperbaharui | 4 tahun | Administrasi | Permanen | |||
00 | Sistem dan prosedur kerja | |||||||
01 | Pembakuan sarana kerja | |||||||
OT.03 | Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan | 1 tahun | 5 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
OT.04 | Evaluasi organisasi dan tata kerja | |||||||
00 | Laporan berkala | |||||||
00 | Laporan Bulanan | 1 tahun | 1 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Laporan Triwulanan | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
02 | Laporan Semesteran/Tengah Tahunan | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
03 | Laporan Tahunan Unit Kerja | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Musnah | |||
04 | Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Permanen | |||
01 | Laporan insidentil | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
OT.05 | Sejarah Organisasi | 2 tahun | 4 tahun | Kebuktian | Permanen | |||
OT.06 | Pengembangan/penambahan atau perampingan organisasi | 2 tahun | 4 tahun | Kebuktian | Permanen | |||
KS | KERJA SAMA | |||||||
KS.00 | Kerjasama Dalam Negeri | S.d. berakhir | 2 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Kerjasama dengan lembaga pemerintah | |||||||
01 | Kerjasama dengan swasta/LSM | |||||||
02 | Kerjasama antar perguruan tinggi | |||||||
03 | Kerjasama dengan perusahaan | |||||||
KS.01 | Kerjasama Luar Negeri (bilateral, regional, multilateral) | S.d. berakhir | 2 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Kerjasama antar pemerintah | |||||||
01 | Kerjasama dengan badan internasional | |||||||
02 | Kerjasama dengan lembaga non pemerintah | |||||||
03 | Kerjasama antar Perguruan Tinggi | |||||||
04 | Kerjasama dengan sekolah asing di Indonesia | |||||||
05 | Kerjasama dengan sekolah Indonesia di luar negeri | |||||||
06 | Pertukaran pelajar/mahasiswa | |||||||
HM | HUBUNGAN MASYARAKAT | |||||||
HM.00 | Hubungan antar lembaga | |||||||
00 | Hubungan antar lembaga pemerintah | 1 tahun | 4 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Hubungan dengan swasta / LSM | 1 tahun | 4 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
02 | Hubungan dengan perusahaan | 1 tahun | 4 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
03 | Hubungan dengan perguruan tinggi | 1 tahun | 4 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
04 | Hubungan dengan media massa | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
HM.01 | Siaran pers/berita | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
HM.02 | Kunjungan wartawan / liputan | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
HM.03 | Kunjungan dinas | 2 tahun | 4 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
00 | Dalam Negeri | |||||||
01 | Luar Negeri | |||||||
HM.04 | Dengar pendapat dengan DPR/DPRD atau Sidang Kabinet | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Permanen | |||
HM.05 | Penerbitan, promosi, dan publikasi | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
00 | Buletin/majalah | |||||||
01 | Pameran | |||||||
02 | Sayembara/lomba/festival | |||||||
03 | Pembuatan spanduk / iklan | |||||||
04 | Brosur/leaflet/poster/plakat | |||||||
HM.06 | Dokumentasi/liputan kegiatan kedinasan | |||||||
00 | Foto/audio/video/film | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
01 | Guntingan koran / kliping koran | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
HM.07 | Perpustakaan | |||||||
00 | Pengadaan buku / bahan pustaka | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Daftar koleksi | S.d. Perbaharui | – | Informasi | Musnah | |||
02 | Kartu Anggota / Keanggotaan | S.d. Perbaharui | – | Administrasi | Musnah | |||
03 | Katalog | S.d. Perbaharui | – | Informasi | Musnah | |||
04 | Peminjaman | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
05 | Penghapusan buku / bahan pustaka | 1 tahun setelah pemeriksaan | – | Administrasi | Musnah | |||
HM.08 | Guntingan berita / kliping koran | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
HM.09 | Pengumuman / pemberitahuan | 1 tahun | – | Informasi | Musnah | |||
HM.10 | Studi banding, magang, praktek kerja | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PR | PERENCANAAN | |||||||
PR.00 | Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendukung | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PR.01 | RPJM bidang pendidikan / pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan bidang pendidikan (Renstra) | Selama berlaku | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
PR.02 | Program Kerja Tahunan dan lima tahunan | |||||||
00 | Program kerja tahunan/lima tahunan unit kerja | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Program kerja tahunan/lima tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Permanen | |||
PR.03 | Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Permanen | |||
00 | LAKIP unit kerja | |||||||
01 | LAKIP Perguruan Tinggi dan Kopertis | |||||||
PR.04 | Laporan Monitoring dan Evaluasi program | |||||||
00 | Laporan Monitoring dan Evaluasi masing-masing unit kerja | 2 tahun | 4 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Laporan Monitoring dan Evaluasi tingkat Perguruan Tinggi dan Kopertis | 2 tahun | 4 tahun | Informasi | Permanen | |||
PR.05 | Laporan Perencanaan | |||||||
00 | Laporan berkala | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Laporan insidentil | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
LK | PERLENGKAPAN | |||||||
LK.00 | Rencana kebutuhan barang | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Usulan unit kerja | |||||||
01 | Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis | |||||||
LK.01 | Berkas Penawaran / Dokumen pengadaan barang dan jasa melalui jasa konvensional dan e-procurement | 1 tahun setelah pemeriksaan | S.d. barang dihapuskan | Administrasi | Dinilai kembali | |||
LK.02 | Pengadaan barang | |||||||
00 | Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) | 1 tahun setelah pemeriksaan | 4 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Usulan unit kerja beserta data pendukung | |||||||
01 | Proses pengadaan barang | |||||||
02 | Serah terima barang | |||||||
01 | Pengadaan/pembelian barang melalui lelang | 1 tahun setelah pemeriksaan | 4 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
00 | Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang | |||||||
01 | Pengadaan baran g investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang | |||||||
02 | Pengadaan barang melalui bantuan/hibah | 1 tahun setelah pemeriksaan | S.d. barang dihapuskan | Hukum | Dinilai kembali | |||
03 | Pengadaan barang melalui tukar-menukar | 1 tahun setelah pemeriksaan | S.d. barang dihapuskan | Hukum | Dinilai kembali | |||
04 | Pengadaan barang melalui pinjaman | 1 tahun setelah pemeriksaan | S.d. barang dihapuskan | Hukum | Musnah | |||
05 | Pengadaan barang melalui sewa | 1 tahun setelah pemeriksaan | S.d. barang dihapuskan | Hukum | Musnah | |||
LK.03 | Pengadaan jasa | |||||||
00 | Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga, terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian | S.d. kontrak habis | 3 tahun | Hukum | Dinilai kembali | |||
LK.04 | Penyimpanan/pergudangan | S.d. barang didistribusikan | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan | |||||||
LK.05 | Kartu barang / kartu gudang | S.d. diperbaharui | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
LK.06 | Penyaluran / distribusi | |||||||
00 | Berkas penyaluran/distribusi barang : surat permintaan barang dari unit kerja / formulir permintaan, persetujuan sampai dengan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) | 1 tahun setelah pemeriksaan | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
LK.07 | Inventaris barang | S.d. diperbaharui | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 | Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) | |||||||
01 | Daftar Inventaris Ruangan (DIR) | |||||||
02 | Daftar Inventaris Barang (DIB) | |||||||
03 | Kartu Inventaris Barang (KIB) | |||||||
LK.08 | Perbaikan/pemeliharaan (Surat Permintaan Perbaikan, Penawaran pada/dari rekanan, SPK, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan) | |||||||
00 | Pemeliharaan barang bergerak / inventaris kantor | 1 tahun setelah pemeriksaan | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Perbaikan/pemeliharaan barang investasi | 1 tahun setelah pemeriksaan | 4 tahun | Administrasi | Musnah | |||
LK.09 | Penghapusan barang | |||||||
00 | Penghapusan barangbergerak / barang inventaris kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan , panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang | 1 tahun setelah penghapusan | 4 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Penghapusan barang investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang. | 1 tahun setelah penghapusan/ dipindahtangankan | 4 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
LK.10 | Bukti-bukti kepemilikan aset | S.d. dihapuskan/ dipindahtangankan | 4 tahun | Hukum | Permanen | |||
00 | Sertifikat Tanah | |||||||
01 | IMB | |||||||
02 | BPKB | |||||||
03 | STNK | |||||||
04 | Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas | |||||||
05 | Daftar aset | |||||||
TU | KETATAUSAHAAN | |||||||
TU.00 | Persuratan | |||||||
00 | Surat Tugas/Perintah beserta lampirannya (yang sifatnya umum) | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Surat Undangan | 1 tahun setelah dilaksanakan | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
02 | Pengumuman | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
03 | Risalah/Notulen Rapat | |||||||
00 | Rapat staf | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
01 | Rapat pimpinan | 1 tahun | 4 tahun | Informasi | Permanen | |||
04 | Daftar nama/alamat kantor | Selama berlaku | 2 tahun | Informasi | Permanen | |||
05 | Daftar nama/alamat pejabat | Selama berlaku | 2 tahun | Informasi | Permanen | |||
06 | Ucapan terima kasih | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
07 | Surat Kuasa | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
08 | Surat Keterangan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
09 | Administrasi pengendalian surat | |||||||
00 | Formulir | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Buku Agenda | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
02 | Buku Ekspedisi | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
03 | Kartu Kendali | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
04 | Lembar Pengantar | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
10 | Data surat masuk dan keluar | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
11 | Pendistribusian surat | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
TU.01 | Kearsipan | |||||||
00 | Arsip administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku) | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Permintaan penggandaan dokumen/arsip | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
02 | Pengelolaan Arsip Dinamis | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
03 | Pengelolaan Arsip Statis | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
04 | Pembinaan kearsipan | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Sosialisasi/penyuluhan kearsipan | |||||||
01 | Bimbingan teknis | |||||||
02 | Monitoring | |||||||
05 | Penyimpanan dan pemeliharaan arsip | |||||||
00 | Daftar Pertelaan Arsip | S.d. diperbaharui | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Pemeliharaan arsip (pembersihan, fumigasi, dll) | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
06 | Peminjaman dan penggunaan arsip | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
07 | Penyusutan arsip | |||||||
00 | Pemindahan arsip inaktif | S.d. arsip dimusnahkan | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 Berita acara pemindahan | ||||||||
01 Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan | ||||||||
01 | Pemusnahan arsip | 2 tahun | 5 tahun | Administrasi | Permanen | |||
00 Berita acara pemusnahan | ||||||||
01 Daftar arsip yang dimusnahkan | ||||||||
02 Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan pemusnahan arsip dari instansi terkait | ||||||||
03 Keputusan pemusnahan | ||||||||
02 | Penyerahan arsip | 2 tahun | 5 tahun | Administrasi | Permanen | |||
00 Berita Acara Serah Terima Arsip | ||||||||
01 Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan | ||||||||
08 | Berkas proses alih media arsip | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
09 | Penetapan instrumen kearsipan (JRA dll) | S.d. ditetapkan | 3 tahun | Administrasi | Permanen | |||
RT | KERUMAHTANGGAAN | |||||||
RT.00 | Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya, serta pemeliharaan dan perbaikannya | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.01 | Pengamanan/sekuriti | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Personil | |||||||
01 | Administrasi | |||||||
02 | Jadwal piket | |||||||
RT.02 | Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
RT.03 | Telekomunikasi | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.04 | Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.05 | Kebersihan gedung dan taman | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.06 | Konsumsi dan akomodasi (termasuk pakaian dinas) | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.07 | Perjalanan dinas | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.08 | Pengurusan visa/paspor | 2 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
RT.09 | Penerimaan tamu | |||||||
00 | Tamu biasa | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
01 | Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya) | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Permanen | |||
02 | Tamu asing | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
03 | Buku Tamu | 2 tahun | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
RT.10 | Acara kedinasan | 1 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Upacara/seremonial | |||||||
01 | Pelantikan | |||||||
02 | Jamuan makan | |||||||
RT.11 | Kegiatan sosial dan keagamaan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Bakti sosial | |||||||
01 | Wisata dan hiburan | |||||||
02 | Keagamaan | |||||||
TI | INFORMATIKA/SIM/TIK | |||||||
TI.00 | Perencanaan sistem informasi dan komunikasi | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 | Sistem informasi | |||||||
00 | SIM kepegawaian | |||||||
01 | SIM keuangan | |||||||
02 | SIM barang | |||||||
03 | SIM persuratan | |||||||
04 | SIM akademik | |||||||
05 | SIM kearsipan | |||||||
01 | Sistem komunikasi | |||||||
TI.01 | Pengumpulan dan pengolahan data | 2 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
TI.02 | Data base | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
TI.03 | Hardware, software, dan netware | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
TI.04 | Design sistem informasi dan komunikasi | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
TI.05 | Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
TI.06 | Evaluasi sistem dan media | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
TI.07 | Media Informasi | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
TI.08 | Pemeliharaan, perbaikan, penggantian sistem informasi | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
DL | PENDIDIKAN DAN PELATIHAN | |||||||
DL.00 | Rencana program diklat | |||||||
00 | Rencana kebutuhan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Kurikulum diklat | S.d. diperbaharui | 2 tahun | Administrasi | Permanen | |||
02 | Modul/materi/bahan diklat | S.d. diperbaharui | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
03 | Jadwal/silabus dan panduan fasilitator | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
DL.01 | Penyelenggaraan diklat | |||||||
00 | Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain. | 1 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
DL.02 | Laporan/evaluasi diklat | 2 tahun | 3 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
DL.03 | Buku register peserta/alumni diklat | Disimpan di instansi selamanya | 2 tahun | Administrasi | – | |||
DL.04 | Buku nomor ijazah/STTPL | S.d. diklat selesai | – | Administrasi | – | |||
DL.05 | Administrasi pengiriman peserta diklat | S.d. diklat selesai | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Diklat dalam negeri | |||||||
01 | Diklat luar negeri | |||||||
DL.06 | Administrasi pengiriman pendidikan formal | 1 tahun setelah selesai | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Pendidikan dalam negeri | |||||||
01 | Pendidikan luar negeri | |||||||
DL.07 | Seminar/lokakarya/temukarya/workshop | 1 tahun setelah selesai | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
00 | Penyelenggaraan seminar | |||||||
01 | Pengiriman peserta mengikuti seminar | |||||||
DL.08 | Data dan Sistem Informasi Diklat | 1 tahun | 5 tahun | Informasi | Musnah | |||
PG | PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN | |||||||
PG.00 | Administrasi kegiatan pengkajian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dll. | 1 ahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
PG.01 | Data dan informasi pendidikan | S.d. diperbaharui | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 | Pengumpulan data | |||||||
01 | Pengolahan data | |||||||
02 | Data informasi dan statistik | |||||||
PG.02 | Pelaksanaan pengembangan | 1 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Dinilai kembali | |||
00 | Kurikulum | |||||||
01 | Penilaian dan pengujian | |||||||
02 | Kebijakan dan inovasi | |||||||
03 | Statistik bidang pendidikan | |||||||
PG.03 | Hasil pengkajian dan pengembangan | 1 tahun | 4 tahun | Pendidikan | Permanen | |||
00 | Proses sistem pengujian | |||||||
01 | Pengembangan kurikulum | |||||||
02 | Kebijakan, inovasi pendidikan | |||||||
PG.04 | Sosialisasi dan diseminasi hasil pengkajian dan pengembangan | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
PG.05 | Bimbingan teknis pengkajian dan pengembangan | 1 tahun | 2 tahun | Pendidikan | Musnah | |||
PG.06 | Forum komunikasi pengkajian dan pengembangan | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
WS | PENGAWASAN | |||||||
WS.00 | Perencanaan | 2 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
00 | Program kerja pemeriksaan tahunan | |||||||
01 | Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah | |||||||
02 | Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional | |||||||
03 | Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan | |||||||
04 | Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis | |||||||
WS.01 | Administrasi pengawasan meliputi: surat penugasan, surat pemberitahuan, dll. | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
WS.02 | Pelaksanaan pengawasan, meliputi keuangan, manajemen, dan operasional | Setelah tindak lanjut selesai | 3 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
00 | Rutin | |||||||
01 | Khusus | |||||||
02 | Monitoring | |||||||
WS.03 | Laporan | S.d. ditindaklanjuti | 4 tahun | Informasi | Dinilai kembali | |||
00 | Laporan hasil pemeriksaan BPK | |||||||
01 | Laporan hasil pemeriksaan BPKP | |||||||
02 | Laporan hasil pemeriksaan Itjen | |||||||
03 | Laporan pengaduan masyarakat | |||||||
04 | Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik | |||||||
05 | Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan | |||||||
06 | Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan | |||||||
07 | Laporan pemutakhiran data / rekonsiliasi | |||||||
08 | Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan | |||||||
09 | Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan | |||||||
10 | Laporan hasil seminar/lokakarya | |||||||
11 | Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi/Kopertis | |||||||
12 | Analisis hasil pengawasan | |||||||
13 | Ekspose hasil pengawasan | |||||||
WS.04 | Laporan tindak lanjut | S.d. ditindaklanjuti | 4 tahun | Informasi | Permanen | |||
WS.05 | Administrasi layanan pengawasan eksternal | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
WS.06 | Penanganan kasus | |||||||
00 | Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis serta penyelesaiannya | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Dinilai kembali | |||
KP | KEPEGAWAIAN | |||||||
KP.00 | Pengadaan pegawai | |||||||
00 | Formasi pegawai | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 | Analisis jabatan | |||||||
01 | Analisis dan perencanaan kebutuhan pegawai | |||||||
02 | Evaluasi jabatan | |||||||
03 | Standar kompetensi dan kualifikasi | |||||||
04 | Daftar Urut Kepangkatan (DUK) | |||||||
05 | Usulan dari unit kerja | |||||||
06 | Usulan penerimaan alokasi/formasi | |||||||
07 | SK penetapan formasi | |||||||
01 | Penerimaan pegawai | |||||||
00 | Proses penerimaan | 2 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 Pengumuman | ||||||||
01 Seleksi administrasi | ||||||||
02 Pemanggilan peserta tes | ||||||||
03 Pelaksanaan ujian tertulis | ||||||||
04 Keputusan hasil ujian tertulis | ||||||||
05 Wawancara | ||||||||
06 SK penetapan tahap akhir | ||||||||
01 | Lamaran yang tidak diterima | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
02 | Pengangkatan pegawai | |||||||
00 | Usul pengangkatan CPNS/PNS | 2 tahun setelah SK terbit | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 Berkas lamaran yang diterima | ||||||||
01 Surat keterangan hasil screening | ||||||||
02 Berkas usul CPNS/PNS | ||||||||
01 | SK Kolektif | 2 tahun setelah tahun anggaran | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
02 | SK Perorangan | – | Personal file | Informasi | Permanen | |||
03 | Pegawai Kontrak IPB | – | Personal file | Informasi | Permanen | |||
KP.01 | Mutasi pegawai | |||||||
00 | Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan | 1 tahun setelah SK terbit | Personal file | Informasi | Permanen | |||
01 | Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional | 1 tahun setelah SK terbit | Personal file | Informasi | Permanen | |||
02 | Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan: Usul, Nota persetujuan | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
03 | Mutasi keluarga: kawin, cerai, kelahiran anak, adopsi anak, meninggal dunia | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Diperbaharui | |||
04 | Kenaikan gaji berkala | 1 tahun setelah SK terbit | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
KP.02 | Pembinaan karir pegawai | |||||||
00 | Prajabatan, diklat, kursus, magang, tugas belajar, ujian dinas, ujian penyesuaian ijazah, ijin belajar | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Laporan kegiatan, STTPL | 1 tahun | Personal file | Informasi | Permanen | |||
02 | Pembinaan Jabatan Fungsional | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
03 | Pembinaan Jabatan Struktural | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
04 | Peninjauan masa kerja | 1 tahun setelah SK terbit | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
05 | DP3 | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Musnah | |||
06 | Disiplin pegawai | 1 tahun | 3 tahun | Informasi | Ditinjau kembali | |||
00 | Daftar hadir, rekap daftar hadir | |||||||
01 | Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi | |||||||
07 | Penyelesaian keberatan pegawai | 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
KP.03 | Administrasi pegawai | |||||||
00 | Cuti | |||||||
00 | Cuti diluar tanggungan negara | 1 tahun setelah SK terbit | 2 tahun setelah pelaksanaan | Informasi | Musnah | |||
01 | Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti alasan penting, cuti melahirkan, cuti besar) | 1 tahun setelah pelaksanaan | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
01 | Dokumen identitas pegawai | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 | Pembuatan KARPEG/KARIS/KARSU/NIP/NPWP | |||||||
02 | Keanggotaan organisasi profesi /kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan, dll.) | 1 tahun | 2 tahun | Informasi | Musnah | |||
00 | Keangotaan parpol, LSM, ormas | |||||||
03 | Surat ijin, surat tugas, Surat perjalanan dinas (DL/LN) | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
KP.04 | Kesejahteraan pegawai | |||||||
00 | Layanan kesehatan pegawai | 1 tahun | Personal file | Administrasi | Dinilai kembali | |||
00 | Asuransi sosial PNS, asuransi komersil, poliklinik | |||||||
01 | Layanan kesejahteraan | |||||||
00 | Insentif kinerja | 1 tahun | 3 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | Bapetarum (bantuan perumahan) | 1 tahun | Personal file | Administrasi | Musnah | |||
02 | Rumah dinas | 1 tahun | Personal file | Administrasi | Musnah | |||
03 | Taspen | 1 tahun setelah SK keluar | Personal file | Administrasi | Musnah setelah pensiun | |||
04 | Olahraga dan rekreasi | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
05 | Koperasi | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
06 | Bantuan sosial | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
07 | Angkutan pegawai (jemputan) | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
KP.05 | Pemberhentian pegawai /pensiun | |||||||
00 | Pemberhentian pegawai, pensiun, meninggal | |||||||
00 | Proses pemberhentian pegawai | 1 tahun | 2 tahun | Administrasi | Musnah | |||
01 | SK pemberhentian, pensiun, meninggal | 1 tahun setelah SK terbit | Personal file | Informasi | Permanen | |||
01 | Pemberhentian dengan tidak hormat | |||||||
00 | Proses pemberhentian | 1 tahun | – | Administrasi | Musnah | |||
01 | SK pemberhentian, SK pemutusan hubungan kerja | 1 tahun setelah SK terbit | Personal file | Informasi | Permanen | |||
KP.06 | Pemberian tanda jasa / penghargaan | 1 tahun setelah menerima penghargaan | Personal file | Informasi | Permanen | |||
00 | Satya lencana | |||||||
01 | Dosen/pegawai berprestasi | |||||||
02 | Penghargaan lainnya | |||||||
KP.07 | Dokumentasi kepegawaian (personal file) | 1 tahun setelah pensiun/berhenti | Sampai hak/ kewajiban habis | Informasi | Permanen | |||
00 | Berkas PNS | |||||||
01 | Berkas pegawai kontrak | |||||||
KU | KEUANGAN | |||||||
KU.00 | Penyusunan Anggaran | |||||||
00 | Petunjuk/pedoman penyusunan anggaran | Selama masih berlaku | 4 tahun | Keuangan | Permanen | |||
01 | Bahan penyusunan anggaran | 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir | 3 tahun | Keuangan | Musnah | |||
02 | Target penerimaan anggaran | 1 tahun setelah RKA disahkan | 5 tahun | Keuangan | Musnah | |||
KU.01 | Rencana Anggaran | |||||||
00 | Arah Kebijakan umum, strategi, prioritas, dan renstra | Selama masih berlaku | 4 tahun | Keuangan | Permanen | |||
01 | Usulan Rencana Anggaran | 4 tahun | 4 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | |||
02 | Pembahasan anggaran | 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir | 3 tahun | Keuangan | Musnah | |||
03 | Revisi anggaran | 4 tahun | 4 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | |||
04 | Pengesahan RKA oleh MWA | 4 tahun | 4 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | |||
05 | Perpanjangan rencana anggaran | 4 tahun | 4 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | |||
KU.02 | Pelaksanaan anggaran | |||||||
00 | Pengusulan/pencairan anggaran | 4 tahun | 4 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | |||
01 | Pendapatan/penerimaan | |||||||
00 | APBN | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
01 | Dana Masyarakat | |||||||
00 Penjualan formulir mahasiswa baru dan rekapnya | 4 tahun | 4 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | ||||
01 Uang pengembangan pendidikan dan uang kuliah meliputi : uang kuliah pokok, uang kuliah per kredit, uang kepanitiaan, uang praktikum, uang pendaftaran semester , uang jaket, denda keterlambatan dan uang administrasi lainnya. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
02 Uang ujian, meliputi ujian siding dan komprehensif | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
03 Uang wisuda termasuk dari alumni | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
04 Donatur atau hibah dari : penyelenggara seminar / konferensi, penyelenggara pertandingan/turnamen, alumni, perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri, instansi pemerintah, Bank Dunia. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
05 Hasil Kerjasama meliputi swasta dan instansi pemerintah, dalam dan luar negeri | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
06 Bunga Bank dan investasi lainnya | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
07 Penerimaan lain meliputi: kelebihan pembayaran, surplus proyek penelitian, usaha lain, dll | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
08 Jasa layanan | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
09 Pengelolaan aset | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
10 Lain-lain | ||||||||
02 | Belanja | |||||||
00 | Honorarium | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
00 Daftar honor/gaji | ||||||||
01 | Tunjangan | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
02 | Lembur | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
03 | Pajak | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
04 | Pensiun, dana hari tua, jamsostek | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
05 | Barang | |||||||
00 Dokumen pengadaan barang/jasa beserta data penduku ngnya | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
– Barang habis pakai | ||||||||
– Barang inventaris | ||||||||
– Jasa | ||||||||
01 Operasional kerumahtanggaan, meliputi: kendaraan, listrik, telepon, air, seragam, alat dapur, alat kebersihan, konsumsi, kepanitiaan upacara non akademik, pertamanan, Koran, penjilidan, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
02 Operasional Akademik, meliputi: kelebihan bayar uang kuliah, potongan uang kuliah, honor mengawas, honor koreksi, honor pembimbing, honor penguji, honor lainnya, sarana prasarana, cetak/copy, pengembangan program studi, rapat, visitasi, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
03 Operasional penelitian, meliputi: biaya proposal, survey, penelitian, asisten, copy/jilid, seminar, dll | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
04 Operasional pengabdian kepada masyarakat, meliputi: survey, pelaksanaan di lapangan, jasa konsultan, pembuatan laporan, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
05 Operasional Kemahasiswaan dan alumni, meliputi: biaya organisasi kemahasiswaan, ikatan alumni, mahasiswa baru, kegiatan mahasiswa, kegiatan alumni, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
06 Operasional kerjasama, perjalanan dinas, tugas belajar, peningkatan mutu pegawai, biaya pegawai, penerimaan pegawai, kenaikan golongan, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
07 Operasional humas, meliputi: promosi, pameran, wartawan, protokoler, publikasi, dll | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
08 Pengadaan, sewa, pemeliharaan sarana dan prasarana, meliputi: peralatan kuliah, alat kantor, alat berat, kendaraan dinas, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
09 Pengembangan sarana dan prasarana, meliputi: perluasan/penambahan gedung, pengembangan sarana olahraga, sarana parker, dll. | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
10 Pinjaman/Hutang mahasiswa, meliputi: dokumen permohonan, persetujuan/penolakan, perpanjangan | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
11 Pinjaman/Hutang pegawai, meliputi: dokumen permohonan, persetujuan/penolakan, perpanjangan | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | ||||
06 | Investasi | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Permanen | |||
00 Aktiva berwujud | ||||||||
01 Aktiva tidak berwujud | ||||||||
02 Surat berharga | ||||||||
03 | Surat Perintah Pembayaran (SPP) | 1 tahun | 5 tahun | Keuangan | Musnah | |||
04 | Pembukuan anggaran | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Dinilai kembali | |||
00 | Buku Kas Umum | |||||||
01 | Buku Kas Pembantu | |||||||
02 | Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran | |||||||
03 | Rekening Koran Bank | |||||||
KU.03 | Laporan pertanggungjawaban keuangan | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
00 | Arus kas | |||||||
00 | Berita Acara Pemeriksaan | |||||||
01 | Kas | |||||||
01 | Laporan keuangan tahunan | |||||||
00 | Realisasi anggaran | |||||||
01 | Neraca | |||||||
02 | Catatan atas Laporan Keuangan | |||||||
KU.04 | Bantuan/pinjaman (DN/LN) | |||||||
00 | MOU | 1 tahun | 3 tahun | Keuangan | Permanen | |||
KU.05 | Perbendaharaan | 4 tahun | 10 tahun | Keuangan | Setelah 10 tahun diaudit | |||
KU.06 | Sistem Akuntansi/Keuangan | |||||||
00 | Manual Implementasi Sistem Akuntansi/Keuangan | 1 tahun | 2 tahun | Keuangan | Permanen | |||
01 | Berita Acara Rekonsiliasi | 1 tahun | 5 tahun | Keuangan | Musnah | |||
02 | Daftar Transaksi, Pengeluaran, Penerimaan, Dokumen Sumber, Bukti Jurnal, Surat Tanda Setor, Surat Setor Bukan Pajak, SPM | 1 tahun | 5 tahun | Keuangan | Musnah | |||
03 | Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca Bulanan/Triwulanan/Semesteran | 1 tahun | 2 tahun | Keuangan | Musnah |
JRA IPB 2014, Jadwal Retensi Arsip Perguruan Tinggi ini 2014 ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini:
JADWAL_RETENSI_ARSIP-IPB-edy.pdf
Link Terkait:
Leave a Reply