JADWAL RETENSI ARSIP
(JRA)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
TAHUN 2014

  1. SUBSTANTIF
KO DE JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN NILAI GUNA KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
PP.00 Penerimaan mahasiswa baru
00 Daya tampung mahasiswa 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
01 Kepanitiaan PMB (nama, tugas, notulen, pelaksanaan, surat) 2 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
02 Administrasi pendaftaran dan seleksi mahasiswa baru 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
00 Daftar calon mahasiswa
01 Tes masuk
02 Hasil penilaian tes mahasiswa baru
03 Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima
03 Naskah soal tes PMB 1 tahun setelah pelaksanaan – Administrasi Musnah
04 Penetapan mahasiswa yang diterima 1 tahun 2 tahun Administrasi Permanen
05 Orientasi mahasiswa baru
00 Sertifikat/piagam/surat keterangan 1 tahun 4 tahun Administrasi Selama menjadi mahasiswa
01 Administrasi penyelenggaraan 1 tahun – Administrasi Musnah
02 Laporan orientasi 1 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
06 Berkas pendaftaran
00 Yang diterima 1 tahun – Administrasi Selama menjadi mahasiswa
01 Yang tidak diterima 1 tahun – Administrasi Musnah
07 Data mahasiswa yang diterima 1 tahun 2 tahun Informasi Permanen
08 Mahasiswa asing Selama menjadi mahasiswa 3 tahun Pendidikan Permanen s.d. mahasiswa lulus maksimal 6 tahun
00 Registrasi
01 Rekomendasi
02 Pertukaran mahasiswa
03 Personal file
PP.01 Registrasi mahasiswa
00 Registrasi administrasi 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
00 Bukti pembayaran pendidikan
01 Kartu mahasiswa dan daftar NIM
01 Daftar ulang mahasiswa lama Selama menjadi mahasiswa 2 tahun Administrasi Musnah
00 FRS
01 KRS
02 KHS
03 IRS
02 Daftar registrasi mahasiswa baru Selama menjadi mahasiswa 2 tahun Administrasi Musnah
00 FRS
01 KRS
02 KHS
03 IRS
03 Daftar registrasi mahasiswa reguler dan non reguler Selama menjadi mahasiswa 2 tahun Administrasi Musnah
00 FRS
01 KRS
02 KHS
03 IRS
PP.02 Perkuliahan
00 Jadwal perkuliahan
00 Administrasi penyusunan/Jadwal/perkuliahan 1 tahun – Administrasi Musnah
01 Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap) 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Daftar kehadiran
00 Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Dosen 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
02 Laporan kehadiran 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
03 Pelayanan data kehadiran 1 tahun – Administrasi Musnah
02 Daftar mahasiswa peserta mata kuliah Selama aktif kuliah 4 tahun Administrasi Permanen
PP.03 Kurikulum
00 Kalender akademik
00 Administrasi penyusunan kalender akademik 1 tahun – Administrasi Musnah
01 Penetapan kalender akademik 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
02 Pendistribusian 1 tahun – Administrasi Musnah
01 Administrasi pelaksanaan kurikulum
00 Buku pedoman akademik 2 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
01 Katalog IPB, katalog fakultas/program studi 2 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
02 Prasyarat mata kuliah 2 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
03 Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB) 2 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
04 Silabus 2 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
05 GBPP 2 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
06 SAP (kuliah dan praktikum) 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
07 Bahan bacaan wajib, pendukung, atau referensi lainnya 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
02 Bahan ajar / media pembelajaran / modul
00 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan 2 tahun 4 tahun Pendidikan Dinilai kembali
01 Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
02 Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
03 Modul perkuliahan / praktikum 2 tahun 4 tahun Pendidikan Dinilai kembali
03 Evaluasi dan pengembangan kurikulum
00 Penetapan kurikulum baru Selama masih berlaku 4 tahun Pendidikan Permanen
PP.04 Program studi
00 Administrasi penyelenggaraan program studi
00 Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru Selama masih berlaku 2 tahun Pendidikan Permanen
01 Penolakan usulan pembukaan program studi baru 1 tahun 2 tahun Pendidikan Dinilai kembali
01 Evaluasi dan tindak lanjut 2 tahun 2 tahun Pendidikan Permanen
PP.05 Evaluasi mahasiswa
00 Ujian tengah semester
00 Administrasi ujian tengah semester 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
01 Nilai hasil ujian tengah semester Selama aktif kuliah 3 tahun Pendidikan Permanen
01 Ujian akhir semester
00 Administrasi ujian akhir semester 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
01 Nilai hasil ujian akhir semester Selama aktif kuliah 3 tahun Pendidikan Permanen
02 Tugas akhir (penelitian, skripsi, tesis, disertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang)
00 Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa 1 tahun setelah ujian 2 tahun Administrasi Musnah, kecuali tugas akhirnya
01 Nilai tugas akhir 1 tahun setelah ujian 2 tahun Pendidikan Permanen
PP.06 Kelulusan (yudisium)
00 Administrasi kelulusan 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Penetapan kelulusan 1 tahun 2 tahun Pendidikan Permanen
02 Ijazah dan transkrip
00 Berkas pegusulan pengadaan blanko 1 tahun Administrasi Musnah
01 Duplikat ijazah dan transkrip 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
02 Surat keterangan pengganti ijazah dan transkrip 1 tahun 2 tahun Pendidikan Permanen
03 Buku induk nomor registrasi lulusan 1 tahun 2 tahun Pendidikan Permanen
03 Wisuda (pendaftaran, pelaksanaan, pasca wisuda) 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
PP.07 Dosen
00 Pengajaran
00 Daftar hadir mengajar 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
01 Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
02 Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
01 Evaluasi mahasiswa terhadap dosen 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
02 Pembimbingan dan pengujian mahasiswa
00 Dosen pembimbing akademik 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
01 Dosen pembimbing tugas akhir 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
02 Dosen penguji ujian semester 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
03 Dosen penguji ujian tugas akhir 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
04 Dosen pendamping asistensi 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
PP.08 Penunjang pendidikan
00 Administrasi pelaksana kegiatan (laboratorium, perpustakaan, unit arsip, kebun percobaan, studio, bengkel, asrama, UPT, poliklinik, unit keamanan, unit pengadaan, dll) 2 tahun 1 tahun Administrasi Musnah
01 Ketentuan pemakaian S.d. tidak berlaku 2 tahun Pendidikan Permanen
02 Olahraga dan seni 2 tahun 1 tahun Administrasi Musnah
PP.09 Alumni
00 Registrasi alumni 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
02 Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
03 Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
04 Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
PP.10 Evaluasi pendidikan
00 Rencana evaluasi 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
01 Pelaksanaan evaluasi 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
02 Hasil dan tindak lanjut 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
03 Pelaporan 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
PP.11 Akreditasi
00 Akreditasi institusi 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
01 Akreditasi unit kerja/fakultas/departemen 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
02 Akreditasi program studi 2 tahun 3 tahun Pendidikan Permanen
KM KEMAHASISWAAN
KM.00 Status mahasiswa
00 Cuti mahasiswa 1 tahun 2 tahun Adminsitrasi Musnah
01 Putus kuliah dan DO 2 tahun 3 tahun Adminsitrasi Dinilai kembali
02 Perpanjangan masa studi 2 tahun 3 tahun Adminsitrasi Dinilai kembali
03 Laporan status mahasiswa 1 tahun 2 tahun Adminsitrasi Permanen
04 Mutasi mahasiswa 2 tahun 3 tahun Adminsitrasi Dinilai kembali
05 Skorsing, dll 2 tahun 3 tahun Adminsitrasi Dinilai kembali
KM.01 Dispensasi tidak mengikuti kuliah 1 tahun 2 tahun Adminsitrasi Musnah
KM.02 Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa
00 Beasiswa
00 Ketentuan beasiswa s.d. tidak berlaku 4 tahun Informasi Musnah
01 Tawaran beasiswa 2 tahun 2 tahun Informasi Musnah
02 Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 1 tahun Administrasi Musnah
03 Seleksi calon penerima beasiswa 2 tahun 1 tahun Administrasi Musnah
04 Penetapan penerima beasiswa Selama masih menerima 4 tahun Administrasi Permanen
05 Perpanjangan beasiswa Selama masih menerima 4 tahun Administrasi Permanen
01 Keringanan SPP Selama masih menerima 4 tahun Administrasi Permanen
02 Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi, dll) s.d. tidak berlaku 2 tahun Informasi Musnah
KM.03 Organisasi mahasiswa
00 Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF) 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
01 Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
02 Pengangkatan pengurus 1 tahun setelah penggantian pengurus 2 tahun Administrasi Permanen
03 Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
KM.04 Himpunan orangtua mahasiswa 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
KM.05 Kegiatan mahasiswa (umum, agama, sosial dll)
00 Proses usulan sampai dengan laporan kegiatan mahasiswa yang diterima 1 tahun setelah diperiksa 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang ditolak 1 tahun – Administrasi Musnah
KM.06 Lomba kegiatan kemahasiswaan lokal/nasional/internasional 1 tahun 2 tahun Administrasi Permanen
KM.07 Pengembangan seni, budaya, dan olah raga 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
KM.08 Mahasiswa berprestasi
00 Administrasi pendaftaran dan seleksi 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Penetapan 1 tahun 2 tahun Administrasi Permanen
KM.09 Mahasiswa meningal dunia 2 tahun – Administrasi Musnah
KM.10 Berkas perorangan mahasiswa Selama masih aktif kuliah 3 tahun Administrasi Musnah, kecuali KHS dan KRS
00 Kartu induk mahasiswa
01 Kartu mahasiswa
02 Kartu peserta kuliah
03 Kartu tanda anggota perpustakaan
04 Kartu Rencana Studi (KRS)
05 Kartu Hasil Studi (KHS)
06 Kartu daftar ulang
07 Kartu Tanda Registrasi administrasi Mahasiswa (KTRM)
08 Surat Keterangan ijin/tugas belajar
﷐
PN PENELITIAN
PN.01 Penawaran penelitian 2 tahun 1 tahun Administrasi Musnah
00 Perencanaan penelitian
00 Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, proposal penelitian, surat ijin penelitian) 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Proposal ditolak 1 tahun – Administrasi Musnah
PN.02 Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
PN.03 Penyebaran hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
PN.04 Forum komunikasi penelitian dan pengembangan 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
PN.05 Data statistik penelitian 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
PN.06 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil penelitian 2 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
PN.07 Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian, dan pengembangan 2 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
PM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
PM.00 Penyuluhan 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
PM.01 Bantuan sosial 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
PM.02 Konsultasi 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
PM.03 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
00 Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Piagam/sertifikat KKN Setelah dilaksanakan – Administrasi –
PM.04 Penemuan teknologi terbarukan 2 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
DT TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
DT.00 Majelis Wali Amanah (MWA) 5 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
DT.01 Senat Akademik (SA) 5 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
DT.02 Dewan Guru Besar (DGB)
00 Komisi Guru Besar
00 Proses pengangkatan Komisi Guru Besar 1 tahun – Administrasi Musnah
01 Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan 5 tahun 3 tahun Administrasi Permanen
DT.03 Perencanaan, program kerja, pembinaan, penilaian, pengembangan Komisi Guru Besar 5 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
DT.04 Badan Penjamin Mutu Akademik 5 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
DT.05 Badan/Kantor Audit Internal 5 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
AK DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
AK.00 Data akademik
00 Data kepakaran 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
01 Data lulusan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
02 Data mahasiswa asing dan Program Darma 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
AK.01 Data mahasiswa
00 Data prestasi mahasiswa 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
01 Data inventori mahasiswa 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
02 Data nilai akhir/transkrip 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
03 Data mahasiswa asing 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
AK.02 Statistik Perguruan Tinggi 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
AK.03 Informasi akademik
00 Profil lembaga 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
01 Publikasi dan informasi akademik 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
02 Buku pedoman akademik 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
03 EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri) 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
04 Buku wisuda 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
05 Buku dies natalis 2 tahun 3 tahun Informasi Permanen
  1. FASILITATIF

 
HK HUKUM
HK.00 Peraturan/Keputusan/Instruksi (meliputi, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah) Selama berlaku 5 tahun Hukum Permanen
00 Peraturan Rektor/Koordinator Kopertis
01 Keputusan Rektor/Koordinator Kopertis
02 Keputusan/peraturan pejabat lainnya
03 Dan lain-lain
HK.01 Instrumen hukum (meliputi draft s.d. final, pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah)
00 Standar/Pedoman Selama berlaku 3 tahun Hukum Permanen
01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis 1 tahun setelah diperbaharui 4 tahun Hukum Dinilai kembali
02 Surat Edaran 1 tahun setelah diperbaharui 4 tahun Hukum Dinilai kembali
03 MOU, kontrak, kerjasama S.d. kontrak / perjanjian berakhir 2 tahun Hukum Permanen
HK.02 Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern)
00 UU, PP pengganti UU, PP, Perpres, Permen (meliputi, naskah akademik, draft s.d. final, pertimbangan hukum, risalah) Sampai dengan diundangkan 3 tahun Hukum Permanen
01 Undang-Undang Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Hukum Musnah
02 Peraturan Pemerintah pengganti Undang-Undang Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Hukum Musnah
03 Peraturan Pemerintah Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Hukum Musnah
04 Peraturan dan Keputusan Presiden Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Hukum Musnah
05 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Hukum Musnah
06 Dan lain-lain
HK.03 Sosialisasi atau penyuluhan hukum 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Hukum Musnah
00 Sosialisasi
01 Penyuluhan
02 Pembinaan hukum
HK.04 Bantuan dan konsultasi hukum (berkas-berkas bantuan/konsultasi hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara, dan Agama) 2 tahun 2 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Kasus/Sengketa Hukum Pidana Sampai berkekuatan hukum tetap 3 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran
01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
03 Telaahan hukum dan opini hukum
01 Kasus/Sengketa Hukum Perdata Sampai berkekuatan hukum tetap 3 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata
01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
03 Telaahan hukum dan opini hukum
02 Kasus/Sengketa Hukum Tata Usaha Negara Sampai berkekuatan hukum tetap 3 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara
01 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
02 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
03 Telaahan hukum dan opini hukum
03 Kasus/Sengketa Hukum Agama Sampai berkekuatan hukum tetap 3 tahun Hukum Dinilai kembali
HK.05 Perizinan S.d. izin diperbaharui 2 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Berkas perizinan sejak permohonan sampai diterbitkannya surat izin
HK.06 Sertifikasi dan paten S.d. tidak berlaku 2 tahun Hukum Permanen
00 Sertifikasi
01 Hak paten
02 Hak atas kekayaan intelektual (HAKI)
OT ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN
OT.00 Statuta 2 tahun 4 tahun Administrasi Permanen
OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis 1 tahun setelah diperbaharui 4 tahun Administrasi Permanen
OT.02 Tata laksana organisasi 1 tahun setelah diperbaharui 4 tahun Administrasi Permanen
00 Sistem dan prosedur kerja
01 Pembakuan sarana kerja
OT.03 Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan 1 tahun 5 tahun Administrasi Dinilai kembali
OT.04 Evaluasi organisasi dan tata kerja
00 Laporan berkala
00 Laporan Bulanan 1 tahun 1 tahun Informasi Musnah
01 Laporan Triwulanan 1 tahun 3 tahun Informasi Musnah
02 Laporan Semesteran/Tengah Tahunan 1 tahun 3 tahun Informasi Musnah
03 Laporan Tahunan Unit Kerja 1 tahun 4 tahun Informasi Musnah
04 Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis 1 tahun 4 tahun Informasi Permanen
01 Laporan insidentil 1 tahun 4 tahun Informasi Dinilai kembali
OT.05 Sejarah Organisasi 2 tahun 4 tahun Kebuktian Permanen
OT.06 Pengembangan/penambahan atau perampingan organisasi 2 tahun 4 tahun Kebuktian Permanen
KS KERJA SAMA
KS.00 Kerjasama Dalam Negeri S.d. berakhir 2 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Kerjasama dengan lembaga pemerintah
01 Kerjasama dengan swasta/LSM
02 Kerjasama antar perguruan tinggi
03 Kerjasama dengan perusahaan
KS.01 Kerjasama Luar Negeri (bilateral, regional, multilateral) S.d. berakhir 2 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Kerjasama antar pemerintah
01 Kerjasama dengan badan internasional
02 Kerjasama dengan lembaga non pemerintah
03 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
04 Kerjasama dengan sekolah asing di Indonesia
05 Kerjasama dengan sekolah Indonesia di luar negeri
06 Pertukaran pelajar/mahasiswa
HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM.00 Hubungan antar lembaga
00 Hubungan antar lembaga pemerintah 1 tahun 4 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Hubungan dengan swasta / LSM 1 tahun 4 tahun Administrasi Dinilai kembali
02 Hubungan dengan perusahaan 1 tahun 4 tahun Administrasi Dinilai kembali
03 Hubungan dengan perguruan tinggi 1 tahun 4 tahun Administrasi Dinilai kembali
04 Hubungan dengan media massa 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
HM.01 Siaran pers/berita 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
HM.02 Kunjungan wartawan / liputan 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
HM.03 Kunjungan dinas 2 tahun 4 tahun Administrasi Dinilai kembali
00 Dalam Negeri
01 Luar Negeri
HM.04 Dengar pendapat dengan DPR/DPRD atau Sidang Kabinet 1 tahun 4 tahun Informasi Permanen
HM.05 Penerbitan, promosi, dan publikasi 1 tahun 2 tahun Informasi Dinilai kembali
00 Buletin/majalah
01 Pameran
02 Sayembara/lomba/festival
03 Pembuatan spanduk / iklan
04 Brosur/leaflet/poster/plakat
HM.06 Dokumentasi/liputan kegiatan kedinasan
00 Foto/audio/video/film 2 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
01 Guntingan koran / kliping koran 1 tahun 2 tahun Informasi Dinilai kembali
HM.07 Perpustakaan
00 Pengadaan buku / bahan pustaka 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Daftar koleksi S.d. Perbaharui – Informasi Musnah
02 Kartu Anggota / Keanggotaan S.d. Perbaharui – Administrasi Musnah
03 Katalog S.d. Perbaharui – Informasi Musnah
04 Peminjaman 1 tahun – Administrasi Musnah
05 Penghapusan buku / bahan pustaka 1 tahun setelah pemeriksaan – Administrasi Musnah
HM.08 Guntingan berita / kliping koran 1 tahun 2 tahun Informasi Dinilai kembali
HM.09 Pengumuman / pemberitahuan 1 tahun – Informasi Musnah
HM.10 Studi banding, magang, praktek kerja 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
PR PERENCANAAN
PR.00 Usulan perencanaan unit kerja beserta data pendukung 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
PR.01 RPJM bidang pendidikan / pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan bidang pendidikan (Renstra) Selama berlaku 4 tahun Pendidikan Permanen
PR.02 Program Kerja Tahunan dan lima tahunan
00 Program kerja tahunan/lima tahunan unit kerja 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
01 Program kerja tahunan/lima tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis 1 tahun 2 tahun Informasi Permanen
PR.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 1 tahun 4 tahun Informasi Permanen
00 LAKIP unit kerja
01 LAKIP Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.04 Laporan Monitoring dan Evaluasi program
00 Laporan Monitoring dan Evaluasi masing-masing unit kerja 2 tahun 4 tahun Informasi Musnah
01 Laporan Monitoring dan Evaluasi tingkat Perguruan Tinggi dan Kopertis 2 tahun 4 tahun Informasi Permanen
PR.05 Laporan Perencanaan
00 Laporan berkala 1 tahun 3 tahun Informasi Musnah
01 Laporan insidentil 1 tahun 4 tahun Informasi Dinilai kembali
LK PERLENGKAPAN
LK.00 Rencana kebutuhan barang 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
00 Usulan unit kerja
01 Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis
LK.01 Berkas Penawaran / Dokumen pengadaan barang dan jasa melalui jasa konvensional dan e-procurement 1 tahun setelah pemeriksaan S.d. barang dihapuskan Administrasi Dinilai kembali
LK.02 Pengadaan barang
00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) 1 tahun setelah pemeriksaan 4 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Usulan unit kerja beserta data pendukung
01 Proses pengadaan barang
02 Serah terima barang
01 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang 1 tahun setelah pemeriksaan 4 tahun Hukum Dinilai kembali
00 Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang
01 Pengadaan baran g investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang
02 Pengadaan barang melalui bantuan/hibah 1 tahun setelah pemeriksaan S.d. barang dihapuskan Hukum Dinilai kembali
03 Pengadaan barang melalui tukar-menukar 1 tahun setelah pemeriksaan S.d. barang dihapuskan Hukum Dinilai kembali
04 Pengadaan barang melalui pinjaman 1 tahun setelah pemeriksaan S.d. barang dihapuskan Hukum Musnah
05 Pengadaan barang melalui sewa 1 tahun setelah pemeriksaan S.d. barang dihapuskan Hukum Musnah
LK.03 Pengadaan jasa
00 Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga, terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian S.d. kontrak habis 3 tahun Hukum Dinilai kembali
LK.04 Penyimpanan/pergudangan S.d. barang didistribusikan 2 tahun Administrasi Musnah
00 Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan
LK.05 Kartu barang / kartu gudang S.d. diperbaharui 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
LK.06 Penyaluran / distribusi
00 Berkas penyaluran/distribusi barang : surat permintaan barang dari unit kerja / formulir permintaan, persetujuan sampai dengan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Administrasi Musnah
LK.07 Inventaris barang S.d. diperbaharui 2 tahun Informasi Musnah
00 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01 Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02 Daftar Inventaris Barang (DIB)
03 Kartu Inventaris Barang (KIB)
LK.08 Perbaikan/pemeliharaan (Surat Permintaan Perbaikan, Penawaran pada/dari rekanan, SPK, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan)
00 Pemeliharaan barang bergerak / inventaris kantor 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Administrasi Musnah
01 Perbaikan/pemeliharaan barang investasi 1 tahun setelah pemeriksaan 4 tahun Administrasi Musnah
LK.09 Penghapusan barang
00 Penghapusan barangbergerak / barang inventaris kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan , panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang 1 tahun setelah penghapusan 4 tahun Administrasi Musnah
01 Penghapusan barang investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang. 1 tahun setelah penghapusan/ dipindahtangankan 4 tahun Administrasi Dinilai kembali
LK.10 Bukti-bukti kepemilikan aset S.d. dihapuskan/ dipindahtangankan 4 tahun Hukum Permanen
00 Sertifikat Tanah
01 IMB
02 BPKB
03 STNK
04 Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas
05 Daftar aset
TU KETATAUSAHAAN
TU.00 Persuratan
00 Surat Tugas/Perintah beserta lampirannya (yang sifatnya umum) 1 tahun 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Surat Undangan 1 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun Administrasi Musnah
02 Pengumuman 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
03 Risalah/Notulen Rapat
00 Rapat staf 1 tahun 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
01 Rapat pimpinan 1 tahun 4 tahun Informasi Permanen
04 Daftar nama/alamat kantor Selama berlaku 2 tahun Informasi Permanen
05 Daftar nama/alamat pejabat Selama berlaku 2 tahun Informasi Permanen
06 Ucapan terima kasih 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
07 Surat Kuasa 1 tahun 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
08 Surat Keterangan 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
09 Administrasi pengendalian surat
00 Formulir 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Buku Agenda 1 tahun 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
02 Buku Ekspedisi 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
03 Kartu Kendali 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
04 Lembar Pengantar 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
10 Data surat masuk dan keluar 1 tahun 2 tahun Informasi Dinilai kembali
11 Pendistribusian surat 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
TU.01 Kearsipan
00 Arsip administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku) 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Permintaan penggandaan dokumen/arsip 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
02 Pengelolaan Arsip Dinamis 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
03 Pengelolaan Arsip Statis 2 tahun 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
04 Pembinaan kearsipan 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
00 Sosialisasi/penyuluhan kearsipan
01 Bimbingan teknis
02 Monitoring
05 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
00 Daftar Pertelaan Arsip S.d. diperbaharui 2 tahun Administrasi Musnah
01 Pemeliharaan arsip (pembersihan, fumigasi, dll) 2 tahun – Administrasi Musnah
06 Peminjaman dan penggunaan arsip 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
07 Penyusutan arsip
00 Pemindahan arsip inaktif S.d. arsip dimusnahkan 2 tahun Administrasi Musnah
00 Berita acara pemindahan
01 Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan
01 Pemusnahan arsip 2 tahun 5 tahun Administrasi Permanen
00 Berita acara pemusnahan
01 Daftar arsip yang dimusnahkan
02 Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan pemusnahan arsip dari instansi terkait
03 Keputusan pemusnahan
02 Penyerahan arsip 2 tahun 5 tahun Administrasi Permanen
00 Berita Acara Serah Terima Arsip
01 Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan
08 Berkas proses alih media arsip 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
09 Penetapan instrumen kearsipan (JRA dll) S.d. ditetapkan 3 tahun Administrasi Permanen
RT KERUMAHTANGGAAN
RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya, serta pemeliharaan dan perbaikannya 2 tahun – Administrasi Musnah
RT.01 Pengamanan/sekuriti 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
00 Personil
01 Administrasi
02 Jadwal piket
RT.02 Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat 2 tahun 3 tahun Informasi Musnah
RT.03 Telekomunikasi 1 tahun – Administrasi Musnah
RT.04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi 1 tahun – Administrasi Musnah
RT.05 Kebersihan gedung dan taman 2 tahun – Administrasi Musnah
RT.06 Konsumsi dan akomodasi (termasuk pakaian dinas) 2 tahun – Administrasi Musnah
RT.07 Perjalanan dinas 2 tahun – Administrasi Musnah
RT.08 Pengurusan visa/paspor 2 tahun – Administrasi Musnah
RT.09 Penerimaan tamu
00 Tamu biasa 1 tahun – Administrasi Musnah
01 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya) 1 tahun 2 tahun Administrasi Permanen
02 Tamu asing 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
03 Buku Tamu 2 tahun 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
RT.10 Acara kedinasan 1 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
00 Upacara/seremonial
01 Pelantikan
02 Jamuan makan
RT.11 Kegiatan sosial dan keagamaan 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
00 Bakti sosial
01 Wisata dan hiburan
02 Keagamaan
TI INFORMATIKA/SIM/TIK
TI.00 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi 2 tahun 3 tahun Informasi Musnah
00 Sistem informasi
00 SIM kepegawaian
01 SIM keuangan
02 SIM barang
03 SIM persuratan
04 SIM akademik
05 SIM kearsipan
01 Sistem komunikasi
TI.01 Pengumpulan dan pengolahan data 2 tahun 2 tahun Informasi Musnah
TI.02 Data base 1 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
TI.03 Hardware, software, dan netware 1 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
TI.04 Design sistem informasi dan komunikasi 1 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
TI.05 Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
TI.06 Evaluasi sistem dan media 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
TI.07 Media Informasi 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
TI.08 Pemeliharaan, perbaikan, penggantian sistem informasi 1 tahun 3 tahun Informasi Dinilai kembali
DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DL.00 Rencana program diklat
00 Rencana kebutuhan 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 Kurikulum diklat S.d. diperbaharui 2 tahun Administrasi Permanen
02 Modul/materi/bahan diklat S.d. diperbaharui 2 tahun Administrasi Musnah
03 Jadwal/silabus dan panduan fasilitator 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
DL.01 Penyelenggaraan diklat
00 Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain. 1 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
DL.02 Laporan/evaluasi diklat 2 tahun 3 tahun Pendidikan Dinilai kembali
DL.03 Buku register peserta/alumni diklat Disimpan di instansi selamanya 2 tahun Administrasi –
DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL S.d. diklat selesai – Administrasi –
DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat S.d. diklat selesai 2 tahun Administrasi Musnah
00 Diklat dalam negeri
01 Diklat luar negeri
DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal 1 tahun setelah selesai 2 tahun Administrasi Musnah
00 Pendidikan dalam negeri
01 Pendidikan luar negeri
DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop 1 tahun setelah selesai 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
00 Penyelenggaraan seminar
01 Pengiriman peserta mengikuti seminar
DL.08 Data dan Sistem Informasi Diklat 1 tahun 5 tahun Informasi Musnah
PG PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN
PG.00 Administrasi kegiatan pengkajian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dll. 1 ahun 2 tahun Administrasi Musnah
PG.01 Data dan informasi pendidikan S.d. diperbaharui 2 tahun Informasi Musnah
00 Pengumpulan data
01 Pengolahan data
02 Data informasi dan statistik
PG.02 Pelaksanaan pengembangan 1 tahun 4 tahun Pendidikan Dinilai kembali
00 Kurikulum
01 Penilaian dan pengujian
02 Kebijakan dan inovasi
03 Statistik bidang pendidikan
PG.03 Hasil pengkajian dan pengembangan 1 tahun 4 tahun Pendidikan Permanen
00 Proses sistem pengujian
01 Pengembangan kurikulum
02 Kebijakan, inovasi pendidikan
PG.04 Sosialisasi dan diseminasi hasil pengkajian dan pengembangan 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
PG.05 Bimbingan teknis pengkajian dan pengembangan 1 tahun 2 tahun Pendidikan Musnah
PG.06 Forum komunikasi pengkajian dan pengembangan 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
WS PENGAWASAN
WS.00 Perencanaan 2 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
00 Program kerja pemeriksaan tahunan
01 Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah
02 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
03 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
04 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis
WS.01 Administrasi pengawasan meliputi: surat penugasan, surat pemberitahuan, dll. 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
WS.02 Pelaksanaan pengawasan, meliputi keuangan, manajemen, dan operasional Setelah tindak lanjut selesai 3 tahun Administrasi Dinilai kembali
00 Rutin
01 Khusus
02 Monitoring
WS.03 Laporan S.d. ditindaklanjuti 4 tahun Informasi Dinilai kembali
00 Laporan hasil pemeriksaan BPK
01 Laporan hasil pemeriksaan BPKP
02 Laporan hasil pemeriksaan Itjen
03 Laporan pengaduan masyarakat
04 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
05 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
07 Laporan pemutakhiran data / rekonsiliasi
08 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
09 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
10 Laporan hasil seminar/lokakarya
11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi/Kopertis
12 Analisis hasil pengawasan
13 Ekspose hasil pengawasan
WS.04 Laporan tindak lanjut S.d. ditindaklanjuti 4 tahun Informasi Permanen
WS.05 Administrasi layanan pengawasan eksternal 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
WS.06 Penanganan kasus
00 Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis serta penyelesaiannya 1 tahun 2 tahun Administrasi Dinilai kembali
KP KEPEGAWAIAN
KP.00 Pengadaan pegawai
00 Formasi pegawai 2 tahun 3 tahun Informasi Musnah
00 Analisis jabatan
01 Analisis dan perencanaan kebutuhan pegawai
02 Evaluasi jabatan
03 Standar kompetensi dan kualifikasi
04 Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
05 Usulan dari unit kerja
06 Usulan penerimaan alokasi/formasi
07 SK penetapan formasi
01 Penerimaan pegawai
00 Proses penerimaan 2 tahun 3 tahun Informasi Musnah
00 Pengumuman
01 Seleksi administrasi
02 Pemanggilan peserta tes
03 Pelaksanaan ujian tertulis
04 Keputusan hasil ujian tertulis
05 Wawancara
06 SK penetapan tahap akhir
01 Lamaran yang tidak diterima 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
02 Pengangkatan pegawai
00 Usul pengangkatan CPNS/PNS 2 tahun setelah SK terbit 3 tahun Informasi Musnah
00 Berkas lamaran yang diterima
01 Surat keterangan hasil screening
02 Berkas usul CPNS/PNS
01 SK Kolektif 2 tahun setelah tahun anggaran 3 tahun Informasi Musnah
02 SK Perorangan – Personal file Informasi Permanen
03 Pegawai Kontrak IPB – Personal file Informasi Permanen
KP.01 Mutasi pegawai
00 Kenaikan pangkat pegawai/golongan/jabatan 1 tahun setelah SK terbit Personal file Informasi Permanen
01 Pengangkatan/pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional 1 tahun setelah SK terbit Personal file Informasi Permanen
02 Alih tugas, diperbantukan, dipekerjakan: Usul, Nota persetujuan 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
03 Mutasi keluarga: kawin, cerai, kelahiran anak, adopsi anak, meninggal dunia 1 tahun 2 tahun Informasi Diperbaharui
04 Kenaikan gaji berkala 1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Informasi Musnah
KP.02 Pembinaan karir pegawai
00 Prajabatan, diklat, kursus, magang, tugas belajar, ujian dinas, ujian penyesuaian ijazah, ijin belajar 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
01 Laporan kegiatan, STTPL 1 tahun Personal file Informasi Permanen
02 Pembinaan Jabatan Fungsional 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
03 Pembinaan Jabatan Struktural 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
04 Peninjauan masa kerja 1 tahun setelah SK terbit 3 tahun Informasi Musnah
05 DP3 1 tahun 3 tahun Informasi Musnah
06 Disiplin pegawai 1 tahun 3 tahun Informasi Ditinjau kembali
00 Daftar hadir, rekap daftar hadir
01 Berkas pelanggaran disiplin dan sanksi
07 Penyelesaian keberatan pegawai 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap 2 tahun Informasi Musnah
KP.03 Administrasi pegawai
00 Cuti
00 Cuti diluar tanggungan negara 1 tahun setelah SK terbit 2 tahun setelah pelaksanaan Informasi Musnah
01 Cuti lainnya (cuti tahunan, cuti sakit, cuti alasan penting, cuti melahirkan, cuti besar) 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Informasi Musnah
01 Dokumen identitas pegawai 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
00 Pembuatan KARPEG/KARIS/KARSU/NIP/NPWP
02 Keanggotaan organisasi profesi /kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, Arsiparis, Pustakawan, dll.) 1 tahun 2 tahun Informasi Musnah
00 Keangotaan parpol, LSM, ormas
03 Surat ijin, surat tugas, Surat perjalanan dinas (DL/LN) 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
KP.04 Kesejahteraan pegawai
00 Layanan kesehatan pegawai 1 tahun Personal file Administrasi Dinilai kembali
00 Asuransi sosial PNS, asuransi komersil, poliklinik
01 Layanan kesejahteraan
00 Insentif kinerja 1 tahun 3 tahun Administrasi Musnah
01 Bapetarum (bantuan perumahan) 1 tahun Personal file Administrasi Musnah
02 Rumah dinas 1 tahun Personal file Administrasi Musnah
03 Taspen 1 tahun setelah SK keluar Personal file Administrasi Musnah setelah pensiun
04 Olahraga dan rekreasi 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
05 Koperasi 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
06 Bantuan sosial 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
07 Angkutan pegawai (jemputan) 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
KP.05 Pemberhentian pegawai /pensiun
00 Pemberhentian pegawai, pensiun, meninggal
00 Proses pemberhentian pegawai 1 tahun 2 tahun Administrasi Musnah
01 SK pemberhentian, pensiun, meninggal 1 tahun setelah SK terbit Personal file Informasi Permanen
01 Pemberhentian dengan tidak hormat
00 Proses pemberhentian 1 tahun – Administrasi Musnah
01 SK pemberhentian, SK pemutusan hubungan kerja 1 tahun setelah SK terbit Personal file Informasi Permanen
KP.06 Pemberian tanda jasa / penghargaan 1 tahun setelah menerima penghargaan Personal file Informasi Permanen
00 Satya lencana
01 Dosen/pegawai berprestasi
02 Penghargaan lainnya
KP.07 Dokumentasi kepegawaian (personal file) 1 tahun setelah pensiun/berhenti Sampai hak/ kewajiban habis Informasi Permanen
00 Berkas PNS
01 Berkas pegawai kontrak
KU KEUANGAN
KU.00 Penyusunan Anggaran
00 Petunjuk/pedoman penyusunan anggaran Selama masih berlaku 4 tahun Keuangan Permanen
01 Bahan penyusunan anggaran 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Keuangan Musnah
02 Target penerimaan anggaran 1 tahun setelah RKA disahkan 5 tahun Keuangan Musnah
KU.01 Rencana Anggaran
00 Arah Kebijakan umum, strategi, prioritas, dan renstra Selama masih berlaku 4 tahun Keuangan Permanen
01 Usulan Rencana Anggaran 4 tahun 4 tahun Keuangan Dinilai kembali
02 Pembahasan anggaran 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Keuangan Musnah
03 Revisi anggaran 4 tahun 4 tahun Keuangan Dinilai kembali
04 Pengesahan RKA oleh MWA 4 tahun 4 tahun Keuangan Dinilai kembali
05 Perpanjangan rencana anggaran 4 tahun 4 tahun Keuangan Dinilai kembali
KU.02 Pelaksanaan anggaran
00 Pengusulan/pencairan anggaran 4 tahun 4 tahun Keuangan Dinilai kembali
01 Pendapatan/penerimaan
00 APBN 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
01 Dana Masyarakat
00 Penjualan formulir mahasiswa baru dan rekapnya 4 tahun 4 tahun Keuangan Dinilai kembali
01 Uang pengembangan pendidikan dan uang kuliah meliputi : uang kuliah pokok, uang kuliah per kredit, uang kepanitiaan, uang praktikum, uang pendaftaran semester , uang jaket, denda keterlambatan dan uang administrasi lainnya. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
02 Uang ujian, meliputi ujian siding dan komprehensif 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
03 Uang wisuda termasuk dari alumni 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
04 Donatur atau hibah dari : penyelenggara seminar / konferensi, penyelenggara pertandingan/turnamen, alumni, perusahaan/organisasi swasta dalam dan luar negeri, instansi pemerintah, Bank Dunia. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
05 Hasil Kerjasama meliputi swasta dan instansi pemerintah, dalam dan luar negeri 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
06 Bunga Bank dan investasi lainnya 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
07 Penerimaan lain meliputi: kelebihan pembayaran, surplus proyek penelitian, usaha lain, dll 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
08 Jasa layanan 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
09 Pengelolaan aset 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
10 Lain-lain
02 Belanja
00 Honorarium 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
00 Daftar honor/gaji
01 Tunjangan 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
02 Lembur 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
03 Pajak 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
04 Pensiun, dana hari tua, jamsostek 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
05 Barang
00 Dokumen pengadaan barang/jasa beserta data penduku ngnya 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
– Barang habis pakai
– Barang inventaris
– Jasa
01 Operasional kerumahtanggaan, meliputi: kendaraan, listrik, telepon, air, seragam, alat dapur, alat kebersihan, konsumsi, kepanitiaan upacara non akademik, pertamanan, Koran, penjilidan, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
02 Operasional Akademik, meliputi: kelebihan bayar uang kuliah, potongan uang kuliah, honor mengawas, honor koreksi, honor pembimbing, honor penguji, honor lainnya, sarana prasarana, cetak/copy, pengembangan program studi, rapat, visitasi, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
03 Operasional penelitian, meliputi: biaya proposal, survey, penelitian, asisten, copy/jilid, seminar, dll 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
04 Operasional pengabdian kepada masyarakat, meliputi: survey, pelaksanaan di lapangan, jasa konsultan, pembuatan laporan, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
05 Operasional Kemahasiswaan dan alumni, meliputi: biaya organisasi kemahasiswaan, ikatan alumni, mahasiswa baru, kegiatan mahasiswa, kegiatan alumni, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
06 Operasional kerjasama, perjalanan dinas, tugas belajar, peningkatan mutu pegawai, biaya pegawai, penerimaan pegawai, kenaikan golongan, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
07 Operasional humas, meliputi: promosi, pameran, wartawan, protokoler, publikasi, dll 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
08 Pengadaan, sewa, pemeliharaan sarana dan prasarana, meliputi: peralatan kuliah, alat kantor, alat berat, kendaraan dinas, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
09 Pengembangan sarana dan prasarana, meliputi: perluasan/penambahan gedung, pengembangan sarana olahraga, sarana parker, dll. 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
10 Pinjaman/Hutang mahasiswa, meliputi: dokumen permohonan, persetujuan/penolakan, perpanjangan 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
11 Pinjaman/Hutang pegawai, meliputi: dokumen permohonan, persetujuan/penolakan, perpanjangan 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
06 Investasi 4 tahun 10 tahun Keuangan Permanen
00 Aktiva berwujud
01 Aktiva tidak berwujud
02 Surat berharga
03 Surat Perintah Pembayaran (SPP) 1 tahun 5 tahun Keuangan Musnah
04 Pembukuan anggaran 4 tahun 10 tahun Keuangan Dinilai kembali
00 Buku Kas Umum
01 Buku Kas Pembantu
02 Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran
03 Rekening Koran Bank
KU.03 Laporan pertanggungjawaban keuangan 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
00 Arus kas
00 Berita Acara Pemeriksaan
01 Kas
01 Laporan keuangan tahunan
00 Realisasi anggaran
01 Neraca
02 Catatan atas Laporan Keuangan
KU.04 Bantuan/pinjaman (DN/LN)
00 MOU 1 tahun 3 tahun Keuangan Permanen
KU.05 Perbendaharaan 4 tahun 10 tahun Keuangan Setelah 10 tahun diaudit
KU.06 Sistem Akuntansi/Keuangan
00 Manual Implementasi Sistem Akuntansi/Keuangan 1 tahun 2 tahun Keuangan Permanen
01 Berita Acara Rekonsiliasi 1 tahun 5 tahun Keuangan Musnah
02 Daftar Transaksi, Pengeluaran, Penerimaan, Dokumen Sumber, Bukti Jurnal, Surat Tanda Setor, Surat Setor Bukan Pajak, SPM 1 tahun 5 tahun Keuangan Musnah
03 Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca Bulanan/Triwulanan/Semesteran 1 tahun 2 tahun Keuangan Musnah

 

JRA IPB 2014, Jadwal Retensi Arsip Perguruan Tinggi ini 2014 ini bisa di download dalam bentuk file pdf disini:
JADWAL_RETENSI_ARSIP-IPB-edy.pdf

Link Terkait:

  1. 2014 JRA IPB
  2. 2014 Pola Klasifikasi Arsip IPB