TU Tata Usaha

(KETATAUSAHAAN)

Klasifikasi Arsip

U Tata Usaha

TU KETATAUSAHAAN
Dokumen berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran dalam menunjang fungsi unit kerja di lingkungan institut, mencakup kesekretariatan, tata persuratan dan sistem kearsipan
TU.00 Kesekretariatan
Dokumen berkaitan dengan kegiatan kesekretariatan, mencakup rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan  surat/dokumen
00 Administrasi Rapat dan Pertemuan

00

Undangan rapat/seminar/konfrensi/diskusi/panel/rapat umum/pertemuan

01

Risalah/notulen rapat staf

02

Risalah/notulen rapat pimpinan

03

Daftar nama/alamat kantor/alamat pejabat

04

Ucapan terima kasih, surat kuasa, surat keterangan

05

Permohonan dan jawaban menjadi pembicara/narasumber/moderator/keynote speaker/MC/pengisi acara/dosen tamu

06

Permohonan dan jawaban atas permohonan dana, izin menyelenggarakan rapat/ seminar/konfrensi/diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum

07

Pointers/papers/makalah/hand-out/materi rapat/prosiding, seminar/ konferensi/ diskusi/panel/serasehan/rapat umum/kuliah umum

08

Biodata pembicara/moderator/keynote speaker/narasumber/dosen tamu
01 Tatapersurataan
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pengurusan surat mulai menerima, mengirimkan surat masuk dan keluar, hingga mengarahkan dan mendistribusikan surat ke meja-meja kerja

00

Pengurusan Surat Masuk/Surat Keluar

01

Pedoman pengelolaan surat masuk/Surat Keluar

02

Disposisi surat masuk dan pencatatannya

03

Daftar/pencatatan pengirimansurat keluar
02 Perjalanan dinas
03 Pengurusan visa/paspor
TU.01 Sistem Kearsipan
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan manajemen arsip aktif (pengelolaan arsip aktif) dan administrasi arsip statis guna memenuhi kebutuhan operasional institut, persyaratan akuntabilitas, ekspektasi stakeholders, dan masyarakat
00 Manajemen arsip aktif/arsip dinamis dan manajemen korespondensi

00

Kebijakan, pedoman, prosedur pemberkasan dan manajemen korespondensi

01

Format/template/standarisasi formulir dan laporan

02

Skema klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA)

03

Transfer rekod aktif/inaktif dari unit kerja ke Arsip Universitas/Institut

04

Manajemen korespondensi
01 Administrasi Arsip Statis
00 Administrasi arsip statis di Arsip Universitas/Institut
01 Kebijakan, POB, pedoman, prosedur penyusutan, penyimpanan, pelestarian, dan atau pemeliharaan arsip statis
02 Pembinaan kerarsipan:
00 Sosialisasi/penyuluhan kearsipan/bimbingan teknis/monitoring
03 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
00 Daftar pertelaan arsip
01 Pemeliharaan arsip
04 Penyusutan arsip
00 Pemindahan arsip inaktif: berita acara pemindahan, dan daftar pertelaaan arsip yang dipindahkan
01 Pemusnahan arsip :  berita acara pemusnahan, dan daftar arsip yang dimusnahkan, rekomendasi/pertimbangan/persetujuan, pemusnahan arsip dari instansi terkait dan keputusan pemusnahan
02 Penyerahan arsip : berita acara serah terima arsip, daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan
05 Berkas proses alih media arsip