Diklat Pemberkasan Arsip

Featured

DIKLAT PEMBERKASAN ARSIP

21-22 OKTOBER 2014

IMG_7879

Teman2 Pengelola Arsip peserta Diklat Pemberkasan Arsip tgl 21 Oktober 2014, jangan lupa PR dari Bu Tumini nya ya….

Soalnya ada di Slide 53, dibikin seperti Slide 57 (buatlah Daftar Inventory Rekod)

Kirimkan ke email arsip@ipb.ac.id dan arsip@apps.ipb.ac.id. Terakhir pengiriman tgl 28 Oktober 2014.

Tampilan Slide 53 seperti berikut:

Continue reading


Rakornas SIKN/JIKN 23-25 September 2014 di Jakarta

Featured

Rakornas SIKN/JIKN

pada tanggal 23-25 September 2014 di Jakarta

Kemarin baru saja saya mengikuti acara Rapat Kerja Nasional (Rakornas) SIKN/JIKN yang diselenggarakan oleh Pusat Kajian dan Pengembangan Informasi Kearsipan pada tanggal 23-25 September 2014 yang diadakan di Hotel de Rivier Jakarta.

Anita Handayani ikut Rakornas SIKN/JIKN tanggal 23-25 September 2014 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan ANRI

Saya ikut Rakornas SIKN/JIKN tanggal 23-25 September 2014 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan ANRI

Pada kesempatan ini saya juga mewakili Unit Arsip IPB menerima penghargaan sebagai admin SIMPUL JARINGAN:

Penerima Penghargaan sebanyak 12 Simpul Jaringan, salah satunya IPB

Penerima Penghargaan sebanyak 12 Simpul Jaringan, salah satunya Unit Arsip IPB

Continue reading


Cara Cepat dan Mudah Membuat Sertifikat Memakai MS Word 2007

Featured

Cara Cepat dan Mudah Membuat Sertifikat Memakai MS Word 2007

Update 31 Oktober 2014

Semula saya cukup pusing membuat sertifikat dan mengeprint nya dengan program Corel Draw 12, hasilnya tampilan seperti gambar dibawah ini:

Setelah saya searching di internet ternyata ada cara lebih mudah membuat sertifikat, yaitu dengan program Microsoft Word 2007, bahkan bisa entry nama langsung dengan mail merge, wow ! emazing…… jadi gak usah repot2 ketik nama satu2 cukup membuat tabelnya langsung link kan degan mail merge. Continue reading


Listening Music

Featured

MP3 Mother How Are You Today.  Lagu ini adalah lagu favourite saya.
listen to ‘Mother How Are You Today’ on Audioboo

Mp3 Selamat Ulang Tahun by Angelina.  Lagu ini syairnya bagus.

Mp3 Mbok Jamu.  Lagu ini jenaka menarik buat didengar.
listen to ‘Mbok Jamu’ on Audioboo

MP3 Diamonds by Rihanna.  Lagu ini energik sekali, saya suka musik dan syairnya.
listen to ‘Rihanna – Diamonds LYRICS’ on Audioboo

notesdacline_rosesnotestaffblk


Diklat Otomasi Arsip

DIKLAT OTOMASI ARSIP

Berikut adalah catatan saya ketika mengikuti Diklat Otomasi Arsip yang diadakan oleh Unit Arsip IPB pada hari selasa 28 Oktober 2014 kemarin.

Materi Diklat berjudul OTOMASI KEARSIPAN yang disampaikan oleh:
Nama         :  Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI
Pendidikan  :   S2 Sistem Informasi, UniversitasGunadarma
Jabatan      :  Pranata Komputer Madya
Bekerja sebagai :
- Dosen pada STMIK Bani Saleh – Bekasi (2001 – Sekarang)
- Staf Arsip Nasional RI (2006 – Sekarang)

Dalam presentasinya dikatakan bahwa: Universitas Airlangga SIKD nya sudah online, alamatnya: http://sik.unair.ac.id/

Jika sudah melakukan scan arsip penting, segera buat berita acaranya.  Sehingga arsip yang sudah di alih mediakan tersebut bisa dijadikan alat bukti jika diperlukan.

SASARAN OTOMASI KEARSIPAN

  1. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien;
  2. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah;
  3. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel;
  4. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien;
  5. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP

  1. Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis  adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya.
  2. Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).

MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN

  1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
    Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.
  2. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
    Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
    Meningkatkan  pelayanan publik.

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

  1. Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang.
  2. Manajemen pengawasan  akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance.

PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

  1. Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured)  ke dalam sistem kearsipan
  2. Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
  3. “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem
  4. Pencatatan / registrasi
  5. Klasifikasi
  6. Penyimpanan dan penanganan
  7. Akses
  8. Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)
  9. Pelaksanaan penyusutan
  10. Dokumentasi proses manajemen arsip

INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN
DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

A.  INSTRUMEN PRINSIP:
1)    Klasifikasi Arsip
2)    Jadwal Retensi Arsip
3)    Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:
1)    Thesaurus
2)    Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya

C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:
1)    Analisis Kerangka Kerja Regulasi
2)    Analisis Resiko ‘Bisnis’
3)    Aturan Pendelegasian
4)    Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

Modul Pengelolaan Arsip Aktif

Modul pengelolaan arsip inaktifModul pengelolaan arsip statisterima_kasih_semoga_bermanfaatBerikutnya adalah:

  1. Penjelasan tentang apa itu SIKD, dan apa gunanya bagi arsip dinamis / arsip aktif (surat menyurat)
  2. Instalasi aplikasi SIKD berbasis web dengan database mysql
  3. Cara input arsip dinamis di aplikasi SIKD
  4. Universitas Airlangga SIKD nya sudah online, alamatnya: http://sik.unair.ac.id/

File download:

  1. Otomasi_Kearsipan_oleh_irwanto_eko_saputro
  2. Tentang_SIKD
  3. Manual_Instalasi_SIKD_New
  4. Manual_Penggunaan_SIKD_Untuk_Pengguna
  5. Manual_Penggunaan_SIKD_Untuk_Administrator

Gallery Foto Diklat Pemberkasan Arsip 2014

GALLERY FOTO

DIKLAT PEMBERKASAN ARSIP

21-22 OKTOBER 2014

IMG_7915

Acara Diklat Tematik Kearsipan IPB Tahap II
dengan Tema “Pemberkasan Arsip”

Pemberi Materi:

  1. Ir. Anon Mirmani, MIM-Arc./Rec.
    (Magister Information Management Archive Record)
    Makalah berjudul “Manajemen Arsip Perguruan Tinggi
    Beliau S1 lulusan FAPET IPB angkatan 16, S2 nya di Australia
    Jabatan: Kepala Unit Arsip Universitas Indonesia
    anon_mirmani
  2. Tumini Sujiono, M.Hum
    (Magister Humaniora)
    Makalah berjudul “Pelatihan Pemberkasan dan Klasifikasi Arsip
    Jabatan: Kepala Unit Kearsipan (Pusat Rekod) Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia
    tumini_sujono Continue reading

Klasifikasi Arsip IPB 2014

KLASIFIKASI ARSIP

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

Daftar Klasifikasi Arsip di lingkungan Institut Pertanian Bogor digunakan oleh petugas arsip sebagai pedoman penataan arsip secara sistematis sehingga memudahkan penemuan kembali arsip apabila diperlukan.

Arsip diklasifikasi berdasarkan perbedaan yang ada, kemudian dikelompokkan berdasarkan persamaannya.

Daftar Klasifikasi Arsip ini disusun berdasarkan masalah, yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan semua satuan organisasi dalam lingkungan Institut Pertanian Bogor, yang terdiri dari Tugas Umum dan Pembangunan Bidang Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Continue reading